saldo księgi należności firmy, w tym długów w wieku i dni sprzedaży zaległych (DSO), może zapewnić wgląd w nieefektywności w procesie O2C, które można rozwiązać w celu poprawy przepływu środków pieniężnych.
te nieefektywności zwykle wynikają z procesów ręcznych, co wpływa na zdolność zespołu accounts receivable (AR) do obsługi tworzenia, prezentacji i dystrybucji faktur. W rezultacie nieefektywny proces O2C będzie miał negatywny wpływ na ramy czasowe płatności, potencjalnie zwiększając OSD i hamując przepływ środków pieniężnych.
dobra wiadomość jest taka, że są rozwiązania. Automatyzując cały proces należności, od zarządzania kredytami po fakturowanie i uzgadnianie płatności, firmy mogą zoptymalizować każdy etap procesu O2C w celu poprawy przepływu środków pieniężnych poprzez szybsze dostarczanie pieniędzy do Twojej organizacji.
co to jest order-to-cash i gdzie to się mieści w cyklu gotówkowym?
proces od zamówienia do zapłaty obejmuje wszystkie etapy od momentu złożenia zamówienia przez Klienta do momentu zapłaty (gotówka). Te kroki obejmują zarządzanie zamówieniami i ich realizację, aż do zarządzania kredytami, a następnie fakturowanie i ostatecznie pobieranie płatności.
O2C ma dorozumiany związek z dostawą towarów i realizacją zamówień, co powoduje potrzebę wdrożenia dobrych procesów zarządzania łańcuchem dostaw.
korzyści płynące z optymalizacji procesu od zamówienia do zapłaty
największą przeszkodą w produktywności należności jest fakt, że procesy AR są często zbyt złożone, ze zbyt dużą liczbą różnych systemów finansowych, zbyt małą standaryzacją i zbyt wieloma krokami ręcznymi. Procesy te są często spotęgowane przerwami wynikającymi z problemów wymagających szybkiego rozwiązania.
jak wie każdy lider biznesu, wolne przepływy pieniężne są najważniejszym wskaźnikiem decydującym o kondycji ich biznesu. Dział AR ma wyjątkowo wpływową rolę w ułatwianiu przepływu środków pieniężnych. Dzięki skróceniu czasu od zakupu do dostarczenia zamówienia i faktury, a także uproszczeniu procesu płatności, przepływy pieniężne są łatwiejsze. Dlatego Ocena i dostosowanie procesu O2C jest najbardziej oczywistym miejscem do rozwiązywania problemów związanych z przepływami pieniężnymi.
oprócz poprawy przepływów pieniężnych, najważniejsze korzyści z optymalizacji procesu od zamówienia do gotówki obejmują następujące:
- generowanie przychodów ─ usprawniony proces zakupu i realizacji zamówień, szybkie, dokładne fakturowanie i łatwość płatności poprawiają zadowolenie klientów i zachęcają do wielokrotnych zakupów, a także wspierają klientów. Czynniki te mogą mieć pozytywny wpływ na wzrost sprzedaży.
- doświadczenie klienta ─ relacje z klientami można wygrać lub stracić na doświadczeniu realizacji zamówień, fakturowania i płatności. Niezawodny system O2C do zarządzania fakturowaniem i realizacją, oprócz sporów i windykacji należności, Promuje dokładność i terminowość, przyczyniając się do poprawy obsługi klienta.
- oszczędność kosztów ─ silniejsze kontrole wewnętrzne dzięki zautomatyzowanemu procesowi O2C znacznie redukują lub eliminują błędy i ułatwiają obsługę rabatów za wcześniejsze płatności. Dzięki doskonaleniu procesów biznesowych każda firma może obniżyć koszty ogólne, co skutkuje niższymi kosztami operacyjnymi i wspiera dźwignię operacyjną.
Zarządzanie zamówieniami
wszystko zaczyna się od zamówienia. Klient składa zamówienie za pośrednictwem e-commerce, procesów zamówień sprzedaży bezpośredniej lub innych środków. Po złożeniu zamówienia zapasy są sprawdzane przez system przetwarzania zamówień w celu potwierdzenia, że towary mogą zostać wysłane. Po weryfikacji wystawiany jest termin dostawy. Kredyt Klienta zostanie sprawdzony w celu ustalenia, czy zamówienie zostało przyjęte na istniejących warunkach kredytowych. Zamówienie jest następnie rejestrowane w Księdze sprzedaży, a towary są wysyłane. Wreszcie, automatyczne ponowne zamawianie za pośrednictwem systemu ERP, jest uruchamiany w łańcuchu dostaw, aby zapewnić zapasy są uzupełniane dla przyszłej sprzedaży.
2. Zarządzanie kredytami
zdecydowana większość sprzedaży B2B odbywa się na kredyt, co pozwala na wygenerowanie, wysłanie i opłacenie faktury, bez spowalniania realizacji każdego zamówienia. Ale kredyt musi być przyznany na podstawie oceny zdolności każdego kupującego do zapłaty. Dokładne określenie kredytu na tym wczesnym etapie zapobiega ryzyku płatności, gdy faktury są wymagalne.
3. System fakturowania klientów
klienci są fakturowani za każde zamówienie, aby zażądać zapłaty, w określonym terminie, za zakupiony towar. Najlepsze systemy fakturowania klientów automatycznie generują i dostarczają faktury klientom przy zakupie. Automatyzacja fakturowania musi jednak uwzględniać wiele niuansów i zmiennych, w tym format faktury, mechanizm dostawy i nośnik, odbiorcę, proces zatwierdzania, powiązaną dokumentację i wiele innych czynników.
4. Należności
po dokonaniu sprzedaży i wysłaniu towarów rozpoczyna się proces należności. Obejmuje to generowanie i dostarczanie faktur, śledzenie i uzgadnianie płatności z Księgą rachunkową.
doświadczone zespoły ds. należności automatyzują wysyłanie przypomnień o płatności lub wyciągów przed wymagalnością faktur. Obowiązkiem zespołu ds. należności jest zbadanie i usunięcie błędów fakturowania, ponowne wystawienie faktur do prawidłowej kwoty, jeśli wystąpiły błędy.
5. Pobieranie płatności
proces płatności dla klientów powinien być jasno określony w momencie zakupu oraz na fakturze (lub dołączonej dokumentacji). Zbieranie płatności następuje poprzez klientów dokonujących płatności online, przelewy bankowe lub przesyłających płatności w innym formacie. Numer zamówienia zakupu to typowy numer śledzenia, który zapewnia prawidłowe dopasowanie każdej płatności do odpowiedniego zamówienia. Zaległe faktury są ścigane bezpośrednio do określonego punktu, w którym są one odpisywane jako nieściągalne należności lub przekazywane do zewnętrznej agencji windykacyjnej.
6. Zarządzanie danymi
w procesie O2C kluczowe jest dobre zarządzanie danymi. System zarządzania zamówieniami musi łączyć się w czasie rzeczywistym z zarządzaniem zapasami za pomocą systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa (lub ERP). W ten sposób organizacja może pracować w różnych systemach, aby określić poziom zapasów i realizować zamówienia lub uruchamiać ponowne zamówienia.
system fakturowania musi zaakceptować WYZWALACZ, aby utworzyć fakturę, gdy zamówienia są realizowane, system następnie pobiera dane o zamówieniu, sprawdzając limity kredytowe klienta i uzgodnione warunki płatności, przed wygenerowaniem i dostarczeniem faktury do właściwego kontaktu.
proces zbierania płatności musi następnie połączyć się z Księgą zakupów, aby upewnić się, że płatności są zgodne z prawidłowym zamówieniem. Każdy krok może i powinien być zautomatyzowany, aby poprawić wydajność i dokładność.
Optymalizacja zleceń z automatyzacją
kompleksowe podejście do optymalizacji procesu O2C połączy technologię, usługi doradcze i usługi finansowe. Wiele organizacji wykorzystuje technologię, ponieważ może zautomatyzować decyzje kredytowe klientów lub procesy AR i Treasury w cyklu O2C. Automatyzacja ogranicza lub eliminuje procesy ręczne i papierowe. Związane z tym oszczędności i redukcja błędów zwykle zapewniają pozytywny zwrot z inwestycji. Automatyzacja procesu O2C przynosi wiele korzyści, w tym:
oszczędność czasu: Tworzenie i dostarczanie faktur może być procesem bardzo ręcznym, pochłaniającym cenne godziny wykwalifikowanych pracowników. Automatyzując drukowanie i wysyłanie pocztą elektroniczną faktur i dostarczanie informacji uzupełniających w celu śledzenia płatności, zespół AR może skupić się na kwestiach bardziej biznesowych. Automatyzacja może nawet pobierać dane wyjściowe z systemu ERP i łączyć je bezpośrednio z portalami fakturowania należności kupujących – omijając potrzebę ręcznego ponownego klucza lub kopiowania i wklejania faktur do nich.
: Automatyzacja nie tylko oszczędza czas procesu, ale zapobiega wąskim gardłom w dostarczaniu faktur, przetwarzaniu płatności i uzgadnianiu. Czynniki te zmniejszają tarcie w doprowadzeniu gotówki do firmy, poprawiając w ten sposób przepływ środków pieniężnych.
Zwiększona dokładność: Automatyzacja ma pozytywny wpływ na dokładność w całym procesie O2C. Gdy systemy maszyn komunikują się ze sobą poprzez bezpośredni transfer danych, nie ma ryzyka wystąpienia błędów kopiowania i wklejania ani innych błędów ludzkich.
Redukcja Kosztów: Oszczędność czasu wynikająca z automatyzacji procesów, a także redukcja zapytań i wywołań helpdesk, może być tak znacząca, że często inwestycje w aspekty automatyzacji O2C, takie jak automatyzacja AR, opłacają się w ciągu kilku miesięcy.
poprawa jakości obsługi klienta: relacje z Klientami korzyści płynące z usprawnień automatyzacja zapewnia spójność procesu, niezawodność realizacji, postrzeganie marki i łatwość płatności.
uzyskaj widoczność w czasie rzeczywistym: Automatyzacja procesów od zamówienia do płatności oznacza, że każdy etap jest obsługiwany cyfrowo, dzięki czemu można go łatwo śledzić i prezentować na pierwszy rzut oka za pomocą pulpitów informacji zarządczych lub innych metod.
Uprość raportowanie i audyty: dzięki automatyzacji procesu O2C wszystkie działania i dane są dostępne do grupowania i analizowania jako raporty lub ścieżki audytu za jednym naciśnięciem przycisku.