proces weryfikacji faktur i jak go ulepszyć
dostawcy wykorzystują faktury do pobierania płatności za produkty i usługi świadczone swoim klientom zgodnie z warunkami umowy, zamówienia zakupu lub Formularza Zamówienia. Nawet jeśli warunki umowne wskazują inaczej, faktury mogą mieć inne warunki lub dodatkowe warunki w porównaniu z dokumentami regulującymi. Dodatkowe warunki często zawierają błędy i pominięcia oczekiwane (E&OE) oświadczenia w celu usprawiedliwienia niewielkich niedopatrzeń są błędami i zmniejszenia ich odpowiedzialności prawnej za potencjalnie niekompletne lub nieprawidłowe informacje.
faktury za produkty i usługi informatyczne (IT) często mają wyższy wskaźnik błędów w porównaniu do produktów i usług innych niż IT. Dotyczy to zwłaszcza faktur związanych z oprogramowaniem dotyczących licencji, aktualizacji, konserwacji i pomocy technicznej. Kilka badań wskazuje, że do 75% faktur za oprogramowanie jest niepoprawnych, gdy średnia spada między 50 a 60%. To powiedziawszy, nie wszystkie błędy są istotne dla kosztów i ryzyka. Istnieje jednak korelacja między umowami z negocjowanymi warunkami a błędami fakturowymi. Im więcej wynegocjowanych warunków, tym większe prawdopodobieństwo, że faktura będzie niepoprawna.
inne przyczyny wyższych błędów to:
- sprzedawca lub produkt został nabyty przez innego dostawcę, który używa innego modelu biznesowego i systemu rozliczeniowego (takiego jak SAP)
- Globalne różnice, takie jak podatki i waluta
- system rozliczeniowy Dostawcy jest nieelastyczny i Nieaktualny. Systemy nie są w stanie uwzględnić niestandardowych lub aktualnych warunków, niezależnie od tego, czy zostały wynegocjowane, czy mają zastosowanie w ramach obecnego modelu biznesowego sprzedawcy
- faktura opiera się na niewłaściwym dokumencie regulującym, takim jak nieprawidłowy formularz zamówienia lub nieprawidłowy harmonogram
- na fakturze brakuje informacji, takich jak tytuły produktów, ilości, daty rozpoczęcia i zakończenia itp.
- zmiany w modelu biznesowym dostawcy i / lub terminologii
weryfikacja faktury sprawdza, czy masz to, co zapłaciłeś za nią, zanim dokonasz płatności na rzecz sprzedawcy. Na poziom weryfikacji faktury wpływa wiele czynników, w tym priorytet i organizacja stawiają na zapewnienie prawidłowego wystawiania faktur, apetyt na ryzyko oraz dostępność narzędzi i zdefiniowanych procesów.
uzgadnianie faktur
wiele firm zautomatyzowało proces płatności faktur i tych, którzy zazwyczaj nie decydują się na przekazanie decyzji pracownikom księgowym. Problem z tym podejściem jest to, że personel jest często obeznany z branżami i dokumentami regulującymi, z którymi współpracuje organizacja. W obu przypadkach decyzja o opłaceniu faktury opiera się na trójstronnym procesie dopasowywania, który porównuje zamówienie zakupu z paragonem towaru i fakturą. Niezależnie od tego, czy porównanie jest ręczne, czy zautomatyzowane, może brać pod uwagę tylko numer i kwotę zamówienia, bez uwzględniania innych informacji, które mogą być ważne. Czasami systemy mogą porównywać dokumenty w 2-way match lub 4-way match. Niektóre firmy rozpoczynają jeden proces uzgadniania, ale zmieniają go w miarę rozwoju firmy lub pojawiania się problemów z Fakturowaniem. Ważne jest, aby często przeglądać proces pojednania, aby ocenić, jak dobrze działa.
Zaostrz Warunki
niektóre firmy tworzą warunki płatności, które są specyficzne dla klienta. Może to być wspaniałe dla małych firm z kilkoma klientami. W miarę rozwoju firmy staje się ona przeszkodą. Zaostrzenie warunków na fakturze do uniwersalnego terminu zmniejszy błędy. Globalne firmy mogą potrzebować różnych warunków w zależności od kraju, z którym współpracują, ale warunki te muszą mieć zastosowanie do wszystkich klientów w tym kraju. Ułatwia automatyzację i oszczędza czas podczas tworzenia faktury. Wiele firm ustanowi standardowy termin z nową klienteli, a następnie zaktualizuje swoją ugruntowaną klientelę.
ponowna ocena procesów
identyfikacja obszarów problemowych jest ważnym czynnikiem w ulepszaniu metod. Jest kilka rzeczy do rozważenia przy ponownej ocenie:
- wysyłasz faktury papierowe?
- czy każdemu z dostawców przypisujesz kody firmowe?
- jakie są limity tolerancji?
- jaka jest twoja wielkość zamówień zakupu każdego tygodnia/miesiąca/kwartału?
- jaka jest twoja ilość faktur wysyłanych co tydzień / miesiąc/kwartał?
- jaka jest twoja ilość faktur otrzymanych w każdym tygodniu/miesiącu/kwartale?
- jak często korzystasz z rabatów?
- kto zajmuje się zarządzaniem materiałami?
przyjrzyj się uważnie każdemu działowi i jego zaangażowaniu w istniejące procesy. Może być miejsce, w którym sprawy zaczynają się wąskie gardła. Uzyskaj informacje od tych działów na temat ich sugestii, aby uprościć sprawy. Rozważ automatyzację i elektroniczne fakturowanie, aby zminimalizować fizyczne ślady papieru. Wykorzystanie Miro do współpracy zespołowej ma kluczowe znaczenie dla sukcesu w komunikacji. Enterprise resource planning (ERP) pokaże procesy w czasie rzeczywistym i pomoże ocenić system.
dostawcy problemów z odpalaniem
kiedy masz dostawcę lub dostawców, którzy mają zwyczaj nie płacenia na czas, mogą siać spustoszenie w procesach fakturowania i przepływach pieniężnych. Twoje warunki muszą zawierać opłatę za zwłokę lub opłatę procentową od wszystkich faktur przychodzących. Zmień lokalizację tych opłat i umieść je w pobliżu kwoty faktury. Opłaty te mają być generowane automatycznie w programach jako pozycja w linii. Sprawdź datę faktury. Czy jest to widoczne, gdy skanuje się informacje? Problematyczni dostawcy tworzą więcej pracy w zakresie zarządzania zapasami i finansów. Jeśli sprzedawca odmawia przestrzegania umów płatniczych, nadszedł czas, aby poszukać nowego dostawcy.
dotyczy to również sposobu, w jaki sprzedawca śledzi własne faktury. Niektórzy dostawcy mają problematyczne procesy, w których nie jest jasne, za co płacisz. Lub dokonujesz płatności za fakturę, która ma zastosowanie do innych faktur. Kiedy sprzedawca robi tego typu rzeczy, spowalnia proces po twojej stronie. Musi zostać zmieniony, aby Twoje procesy były płynniejsze, a obraz finansowy firmy jaśniejszy. Kody transakcji i numer dokumentu mogą pomóc w ustaleniu, w jaki sposób płatności zostały zastosowane.
porównanie benchmarków
porównanie Twojej firmy z innymi na tym samym rynku może być korzystne dla firmy. Dostarczą pomysłów na to, jak utrzymać to, co działa i rozwiązania problemów. Może to być doświadczenie otwierające oczy, które wiele uczy. Wiedza o tym, jak stoisz obok konkurencji, jest korzyścią. Jeśli dobrze sobie radzisz, może to być motywator do poprawy sprzedaży i relacji. Koszt może być wysoki, ale jest to inwestycja w firmę. Wiele firm może powiedzieć, że mają obszary problemowe, ale koszt tych obszarów ujawnia się w porównaniu. Warto zapłacić za usługę, która pomoże zmienić procesy i zaoszczędzić pieniądze firmy.
Przeglądaj programy rabatowe
jeśli chodzi o rachunki płatnicze, skorzystanie z każdego dostępnego rabatu jest cenne dla rachunkowości finansowej. Problem polega na tym, że zalegają z płaceniem tych faktur i tracą zniżki. Przegląd tego, co ma miejsce, aby nie płacić tych faktur podczas kwalifikowalności do rabatu, jest koniecznością.
kolejną rzeczą do rozważenia jest renegocjacja warunków ze sprzedawcą, aby uzyskać zniżkę lub lepszą zniżkę. Jeśli sprzedawca nie chce, Zakupy dla nowego sprzedawcy chętnego do zaoferowania rabatu to sposób na poprawę procesów i finansów.
czy firma oferuje rabaty za wczesną czy terminową wypłatę? Jest to coś do rozważenia w celu poprawy przepływu środków pieniężnych i procesów dla należności. Jest to również atrakcyjne narzędzie przetargowe przy pozyskiwaniu nowych klientów.
zawsze dobrze jest Oceniać proces weryfikacji faktury co najmniej raz w roku, aby upewnić się, że wszystko jest tak wydajne, jak to tylko możliwe.