spośród wszystkich procesów, które obejmuje zespół finansowy, proces zamykania końca miesiąca szczególnie zasługuje na uwagę. Jeśli pracujesz w dziale księgowości, wiesz, że sprawozdania finansowe z pewnością mają znaczenie, ale równie ważny jest spójny, aktualny rejestr, dzięki czemu żadne faktury, paragony lub inna ważna dokumentacja nie zostaną pozostawione w tyle.
zespoły księgowe powinny przejrzeć comiesięczny proces zamykania, opracować listę zadań, aby zapewnić płynne i prawidłowe działanie, przestrzegać najlepszych praktyk i korzystać z dostępnych im narzędzi programowych. Ten przewodnik ma pomóc ci rozpocząć tę podróż.
Co To jest zamknięcie końca miesiąca?
firmy dbają o terminowe składanie sprawozdań finansowych, ponieważ pomaga utrzymać zdrowy przepływ środków pieniężnych, ułatwia planowanie finansowe, pomaga w podejmowaniu strategicznych decyzji biznesowych i mierzy postępy w dążeniu do długoterminowych celów.
pod koniec każdego miesiąca firmy często upewniają się, że ich Księgi są zamknięte, tak aby zapisy były ustawione w kamieniu. Zadanie to, znane jako proces zamykania końca miesiąca, skutkuje:
- niezawodny i dokładny system księgowy
- bardziej świadome decyzje biznesowe
- lepszy wgląd w kondycję finansową Twojej firmy
- łatwiejszy audyt finansowy
- uproszczone rozliczanie podatków
pod koniec każdego miesiąca możesz mieć pewność, że wszystkie transakcje zostały w pełni zrealizowane przed zamknięciem lub po nim oraz że saldo na koniec miesiąca jest dokładne i aktualne. W pełni wypełniony zestaw danych finansowych z poprzedniego miesiąca może być również wykorzystany jako podstawa do podejmowania decyzji biznesowych w przyszłym miesiącu, ponieważ okres zamknięcia wskazuje obszary, w których można poprawić.
innymi słowy, robisz pełny przegląd działalności finansowej i wyników za cały miesiąc i masz pewność, że rekord za Ten miesiąc prawdopodobnie się nie zmieni w przyszłości. Dokładne informacje, które tutaj „zamykasz”, obejmują:
- bilansów, które wymagają certyfikacji i zapewnienia o braku rozbieżności.
- handel Wewnątrzfirmowy i wszystkie transakcje zawierane z innymi firmami.
- pełna lista kontrolna, o której porozmawiamy później.
inne istotne dokumenty to niezapisane faktury, wyciągi bankowe lub karty kredytowej, wpisy hipoteczne i rachunki ubezpieczeniowe. Gromadzenie danych jest oczywiście dużą częścią procesu, a niektóre z informacji, które należy zebrać, obejmują:
- przychody ogółem rachunki bankowe
- sprawozdania finansowe i bilanse
- środki trwałe i stany inwentarzowe
- informacje o rachunkach bankowych
- przychody i koszty
- Fundusz pieniężny
- dane księgi głównej
dokładne podejście do miesięcznego procesu zamykania różni się w zależności od rodzaju działalności i jej specyficznej metodologii rachunkowości. Niektóre firmy stosują wersję roczną znaną jako zamknięcie końca roku.
proces zamykania końca miesiąca, do przeglądu, jest aktem dostosowania wpisów do poprawienia rachunków za zamknięty okres. Znany jest alternatywnie jako ” record To report.”
etapy procesu zamykania końca miesiąca
zamknięcie finansowe nie musi być bólem głowy dla zespołu księgowego. Postępowanie zgodnie z odpowiednim zestawem kroków przy prowadzeniu dokumentacji finansowej na koniec każdego miesiąca będzie miało pozytywny wpływ na organizację jako całość.
zbieraj informacje
zamykanie książek to zadanie wymagające dużej ilości danych. Zacznij od zebrania różnych punktów danych dotyczących danego okresu rozliczeniowego:
- spis inwentarza
- rachunek zysków i strat rachunki
- rozliczenia międzyokresowe kosztów
- Księga główna
zawsze mają zapis codziennych transakcji operacyjnych, najlepiej w momencie ich dokonania, a nie czekania do końca miesiąca.
połącz części księgowości
systemy księgowe nie są jednorodnymi jednostkami; zwykle występują w modułach obejmujących określone cele, takie jak dział zobowiązań i należności. Częścią procesu zamykania jest pogodzenie wszystkich tych elementów.
W tym celu zorganizuj paragony i zapisz wszystkie zakupy. Sprawdź swoje rekordy podczas tego kroku, aby upewnić się, że wszystko zostało zapłacone.
w przypadku wpisów dotyczących należności, sprawdź wszystkie źródła przychodów od pożyczek do płatności faktur. Czy klient nie ukończył jeszcze płatności lub zapomniałeś wysłać fakturę? Uporządkuj te wpisy przed końcem miesiąca.
uzgadnianie kont
uzgadnianie wszystkich kont jest głównym etapem zamykania. Sprawdź wyciągi z konta z paragonami, formularzami bankowymi i innymi wpisami zewnętrznymi. Konta, które wymagają tego leczenia są:
- gotówka, czeki i oszczędności
- konta przedpłacone
- inne konta bilansowe
- drobne gotówki
najpierw pogódź się z kontami gotówkowymi, które są łatwiejsze do przetworzenia, ponieważ rozbieżności i błędy są widoczne podczas transakcji gotówką. Ten krok uświadamia ci również, ile gotówki masz pod ręką jako firma.
stamtąd przejdź do uzgadniania kont bilansowych. Nie zapomnij również przejrzeć rachunków przychodów i wydatków, aby upewnić się, że wszystkie wpisy zostały dokładnie odzwierciedlone.
rozważ inwentaryzację i środki trwałe
nie wszystko, co ma wartość w organizacji, można ustawić na kwotę pieniężną. Środki trwałe-które mogą obejmować sprzęt, nieruchomości i pojazdy—dodają długoterminowej wartości Twojej firmie. Należy pamiętać, że mogą one obniżać wartość w czasie.
w podobny sposób wykonuj co miesiąc inwentaryzację w ramach zamknięcia. Potrzebujesz uzupełnienia zapasów. Jeśli tak, to ile? Czy jakieś przedmioty są łatwo psujące się lub wymagają wymiany?
spisywanie sprawozdań finansowych
po aktualizacji księgi głównej następnym krokiem jest przygotowanie sprawozdań finansowych, które można wykonać za pomocą skompilowanych danych w arkuszu kalkulacyjnym lub narzędzi automatyzacji. Tematy poruszane w tych dokumentach są zazwyczaj podsumowaniem księgi głównej, rachunku zysków i strat oraz bilansów.
sam akt przeglądania sprawozdań finansowych może dać ci informacje na temat tego, co kupujesz i czy uzyskujesz odpowiedni zwrot z inwestycji. Są one również wskaźnikiem nadmiernych wydatków i innych problemów budżetowych.
organizowanie oświadczeń jest równie ważne, aby nie szukać ich w ostatnich dniach miesiąca. Większość form oprogramowania księgowego ma wbudowane funkcje w tym celu.
przegląd końcowy
Cała powiązana dokumentacja jest wysyłana do kierownictwa wyższego szczebla do przeglądu. Osoba przeglądająca dokumenty zamykające nie jest bezpośrednio związana z procesem zamykania do tego momentu i ma szansę spojrzeć na wszystko świeżym okiem.
zamknięcie końca miesiąca kończy się, gdy poprzedni miesiąc został ustalony w kamieniu i nie są na nim rejestrowane żadne nowe transakcje.
czego nauczyłeś się w trakcie tego procesu i co możesz zastosować, aby ułatwić następny miesiąc? Kiedy zaczniesz od nowa w przyszłym miesiącu, poświęć się budowaniu kalendarza finansowego, aby nadążyć za książkami. Zapisz terminy dla:
- zbieranie wszystkich transakcji
- otrzymywanie i rejestrowanie nowych raportów
- Księgowanie wszystkich dochodów i wydatków
- ogólny harmonogram dostosowywania księgi głównej
przekaż swoje plany innym członkom zespołu zaangażowanym w proces zamykania końca miesiąca, aby wszyscy mogli się przyłączyć. Możesz dostosować kalendarz w miarę upływu czasu, aby dopasować go do swojego harmonogramu.
Lista kontrolna zakończenia miesiąca
po przeczytaniu tej listy kroków zamknięcie dokumentacji finansowej może wydawać się nieco zniechęcające. Rola rachunkowości finansowej wykracza poza transakcje, obejmujące gotówkę dochodową, kredyty bankowe, konta oszczędnościowe, miesięczne wydatki i inne istotne części, które mają wpływ na całą organizację.
jak się upewnić, że niczego nie przeoczyłeś? Zagubiona faktura lub oświadczenie może skutkować ciekawymi stratami, których nie będziesz w stanie rozliczyć. Poniżej znajduje się lista kontrolna, aby przejść, jeśli znajdziesz się za comiesięczny proces zamykania.
- Gotówka: Dostosuj wszystkie zaległe Czeki lub depozyty, dopóki saldo gotówkowe nie będzie zgodne z wyciągiem bankowym. Wpłać niezapłacone środki z poprzedniego miesiąca.
- Inwentaryzacja i środki trwałe: prawidłowo udokumentować wartość amortyzacji i Nieaktualny/przeterminowany inwentarz.
- zobowiązania i należności: poszukaj niezastąpionych kredytów lub przeterminowanych sald do odpisania.
- Banknoty płatne w banku: należy wziąć pod uwagę harmonogramy amortyzacji i prawidłowo udokumentować koszt miesięcznych odsetek.
- : Zobowiązania i należności powinny być zgodne między obiema firmami. Sprawdź również przedpłacone wydatki.
- naliczone urlopy i listy płac: do zwrotu pracownikowi.
- podatki naliczone: w tym te, które dotyczą nieruchomości, sprzedaży i płac.
- wydatki: w tym koszty zaopatrzenia i konserwacji.
Ta lista kontrolna nie musi być wypełniona w celu. W rzeczywistości niektóre zadania mogą zostać przekazane do innego działu. Identyfikacja zależności zadań będzie nieuchronnie dodatkowym krokiem dla większych organizacji.
najlepsze praktyki
oprócz rozplanowanego planu i listy kontrolnej omówmy kilka najlepszych praktyk, aby ten niezbędny proces biznesowy był tak płynny, jak to tylko możliwe.
- nigdy nie poświęcaj dokładności na rzecz szybkości: zamykanie ksiąg może być czasochłonne, ale dane, z którymi pracujesz, będą odzwierciedlać twoje przyszłe decyzje biznesowe. Odpowiednio zarządzaj swoimi oczekiwaniami, nie spiesząc się z pracą i przypadkowo pomijając ważne oświadczenia lub wpisy. Dobrą zasadą jest zaplanowanie zakończenia procesu w ciągu 10 dni po zakończeniu miesiąca.
- ale pamiętaj, aby dobrze zarządzać swoim czasem: efektywność ma znaczenie w dziale księgowości. Jeśli masz datę zamknięcia, poświęć się na spotkanie go najlepiej jak potrafisz. Porozmawiaj z członkami zespołu o realistycznych osiach czasu i komunikuj się właściwie, aby uniknąć opóźnień.
- powoli ucz się na błędach: zamykasz pod koniec każdego miesiąca, więc zawsze jest kolejna szansa na poprawę po niepowodzeniach obserwowanych w poprzednim miesiącu. Nowi księgowi będą potrzebować trochę czasu na zapoznanie się z odpowiednimi narzędziami i oprogramowaniem i powinni skorzystać z wszelkich dostępnych programów szkoleniowych.
- nawiąż relacje z innymi zespołami, nawet tymi, które nie zajmują się finansami: jeśli więcej osób jest świadomych tego, co robisz, inne działy mogą pomóc wnieść potrzebne dane finansowe i zrozumieć, dokąd zmierzają wysiłki. Kierownictwo wyższego szczebla powinno mieć pojęcie o twoich celach.
- skorzystaj z automatyzacji: technologia znacznie usprawniła zadania księgowe. Narzędzia programowe mogą być używane do szybkiego zbierania danych i uruchamiania obliczeń bez ryzyka błędu ludzkiego, między innymi optymalizacji.
o automatyzacji w przestrzeni księgowej porozmawiamy później. Ale niezależnie od tego, czy jesteś doświadczonym profesjonalistą, czy Nowym księgowym, który bierze na siebie zadanie zamknięcia ksiąg, mając te praktyki na uwadze, pomoże Ci zacząć działać.
pułapki i wyzwania
ta procedura księgowa nie jest pozbawiona wyzwań. Jednym z najbardziej rażących problemów dobrze znanych administratorom biznesowym jest nieefektywność gromadzenia wszystkich potrzebnych informacji.
problem polega na tym, że dane finansowe pochodzą z kilku różnych źródeł, a po ich wyodrębnieniu księgowi muszą je wyczyścić i przekształcić w spójny format. Konieczność tworzenia wielu arkuszy kalkulacyjnych w celu pokrycia pracochłonnego czyszczenia danych spowalnia proces i zwiększa koszty administracyjne.
kolejnym wąskim gardłem jest koordynacja pracy wszystkich działów zajmujących się danymi finansowymi. Zwłaszcza większe przedsiębiorstwa muszą borykać się ze złożonymi współzależnościami, które w ostatnich dniach miesiąca trzeba rozplątać. Jak upewnić się, że nie pozostajesz w tyle lub nie tracisz informacji o tym, gdzie jesteś na liście kontrolnej?
ta czasochłonna praca zabiera czas biznesowy, który można wykorzystać w bardziej użytecznych aplikacjach, takich jak zarządzanie ryzykiem, administrowanie kontrolami wewnętrznymi i analiza wydajności.
znalezienie rozwiązania za pomocą narzędzi automatyzacji
oprogramowanie księgowe jest dziś bardziej niż w stanie przyspieszyć wiele żmudnych zadań związanych z zamknięciem końca miesiąca, w tym gromadzenie danych księgowych, przygotowywanie raportów i zapewnianie, że wszystko jest składane i raportowane przed datą zamknięcia. Korzyści płynące z zastosowania tych rozwiązań są liczne.
mniej pracy ręcznej
eliminacja ręcznego wprowadzania danych jest zwykle pierwszym punktem sprzedaży, na który oczekują zespoły księgowe, ale zaleta tutaj wykracza poza to.
niektóre zadania muszą być zaplanowane zgodnie z datą lub czasem lub muszą być wyzwalane przez zależności. Dzięki automatyzacji nie będzie potrzeby ciągłego monitorowania każdego zadania i powiadamiania odpowiedzialnych osób o kolejnych krokach.
technologia może być również używana do standaryzacji uzgadniania kont i automatyzacji tworzenia i przetwarzania tysięcy wpisów do czasopism, z którymi firmy nieuchronnie współpracują.
poprawiona widoczność
wróć do listy kontrolnej zamknięcia końca miesiąca. Każda pozycja na liście jest często wykonywana za pomocą oddzielnego arkusza kalkulacyjnego przez pojedyncze osoby specyficzne dla ich działów. W tradycyjny sposób zadania te są niewidoczne dla szerszej funkcji finansowej i może być trudno zintegrować pracę z comiesięcznym procesem zamykania jako całości.
nawet większe organizacje borykają się z rozdrobnieniem i koordynacją prac finansowych w całej firmie, ponieważ są one rozproszone w wielu lokalizacjach geograficznych. Frustrację dodatkowo pogarsza duża liczba współzależności, które należy uwzględnić.
celem oprogramowania księgowego jest zbudowanie jednolitego, cyfrowego środowiska, w którym każdy zespół może współpracować w celu ukończenia listy kontrolnej. Pulpity nawigacyjne i powiadomienia dodatkowo monitorują postęp w czasie rzeczywistym i dają kierownictwu wyobrażenie o tym, co robić dalej. Ten poziom widoczności zapewnia, że wszyscy są na tej samej stronie i że problemy są zauważane, zanim staną się poważnymi problemami.
uproszczony audyt
oprogramowanie łatwo rejestruje czynności zamykające, kto je wykonał i o której godzinie, co daje wygodną ścieżkę audytu. Specjaliści ds. księgowości są w stanie zweryfikować, czy przestrzegane są najlepsze praktyki i mogą prześledzić odpowiedzialność za każde popełnione błędy.
bardziej wyrafinowane podejście do księgowości
duże problemy podczas procesu zamykania końca miesiąca mogą wskazywać na podstawowe problemy z podejściem Twojej firmy do księgowości. Na przykład, jeśli zespół accounts payable nie zaangażuje się w proces zakupu na czas, będzie musiał nadrobić zaległości pod koniec miesiąca, aby wystawić wszystkie pominięte płatności i dwukrotnie sprawdzić zaległości w dokumentach i fakturach.
oprogramowanie automatyzacji daje tym zespołom świadomość działalności finansowej w całej firmie, dając im szansę na wczesne podejmowanie decyzji zakupowych.