Przeprowadzki biur? Oto twoja ostateczna lista kontrolna

tak jak rodzina może wyrosnąć z domu, firmy mogą wyrosnąć z powierzchni biurowej. Badania sugerują, że firmy przeprowadzają się średnio co siedem lat, niezależnie od tego, czy chodzi o rozwój firmy, relokację firmy, czy po prostu zmianę otoczenia, Przeprowadzka biur może mieć ogromny wpływ na pracowników.

w wyniku globalnej pandemii wiele firm chce zmienić swoje fizyczne Środowisko pracy, aby spełnić niezbędne przepisy dotyczące dystansowania społecznego.

niezależnie od twojej sytuacji organizacyjnej, wraz z rozwojem i rozwojem Twojej firmy, w końcu nadejdzie czas, w którym Twoje obecne Biuro nie będzie w stanie obsłużyć całego personelu i technologii, których potrzebujesz. Kiedy tak się stanie, staniesz przed złożonym, ale koniecznym złem: zmianą. Podczas gdy zmiana może być cenną rzeczą w świecie biznesu, jest to również coś, co wielu pracowników i liderów biznesu ma problemy z zarządzaniem.

przygotowaliśmy nasz najlepszy przewodnik po relokacji biura, aby pomóc ci płynnie prowadzić biuro, łagodzić negatywne skutki zmian i pozycjonować przeprowadzkę jako pozytywny, ekscytujący rozwój dla Twojej firmy i Twoich pracowników.

krok po kroku Lista kontrolna przeprowadzki biura

nasza pomocna Lista kontrolna krok po kroku pomoże ci zaplanować i przygotować się do przeprowadzki dużego biura i zbadać, jak to zrobić:

Krok 1. Rozważ potrzeby związane z przeprowadzką biura

zanim zdecydujesz się na dużą przeprowadzkę, ważne jest, aby ocenić potrzeby Twojej firmy. Istnieje wiele powodów przeniesienia lokalizacji biura, ale określenie przyczyn przeniesienia na wczesnym etapie procesu może pomóc w stworzeniu bardziej strategicznego, starannie przemyślanego procesu przenoszenia biura.

Zmiana lokalizacji biura może podnieść morale pracowników, poprawić wydajność i otworzyć firmę na nową pulę talentów. Istnieje wiele powodów, aby przenieść lokalizację biura, ale wiele firm przenosi się z następujących możliwych powodów:

• rozwój firmy

wraz z rozwojem firmy ważne jest planowanie ekspansji pod względem środowiska fizycznego. Relokacja może pomóc w dostosowaniu projektu biura w sposób, który pasuje do Twojego zespołu na poziomie praktycznym, ale również pasuje do twojego etosu i wartości organizacyjnych. Niezależnie od tego, czy chcesz wprowadzić więcej stacji roboczych, bardziej otwartą przestrzeń do współpracy, czy zapewnić większą dostępność sal konferencyjnych, wybór nowej powierzchni biurowej, która w dłuższej perspektywie będzie odpowiadała potrzebom Twojego zespołu, jest kluczowym czynnikiem dla nowoczesnych firm poszukujących idealnego biura do rozwoju.

• przyciąganie klientów

Twoja przestrzeń biurowa działa jak „witryna sklepowa” dla Twojej marki, więc musi powiedzieć Twoim klientom, co oznacza Twoja organizacja. Lokalizacja biura, z której czujesz się dumny i do której możesz wygodnie zapraszać swoich klientów, jest ważna. Przestrzeń, którą zamieszkujesz jako firma, może pozostawić trwały wpływ na tych, którzy współpracują z Tobą, wybierając przestrzeń biurową w godnej pozazdroszczenia lokalizacji, może pomóc Twojej firmie uzyskać więcej powagi, aw niektórych przypadkach może nawet pomóc ci przyciągnąć nowy biznes.

• poprawa produktywności

Wybierz lokalizację biura z myślą o produktywności swoich pracowników. Dobre samopoczucie pracowników jest kluczem do produktywności i morale, dlatego należy wziąć pod uwagę równowagę między pracą a życiem prywatnym oraz zdrowie i dobre samopoczucie jako kluczowy czynnik przy wyborze nowej lokalizacji biurowej. Czy w pobliżu jest siłownia? Czy w okolicy jest dużo terenów zielonych? Czy w pobliżu są miejsca, gdzie pracownicy mogą kupić lunch lub przekąski? Nawet mniejsze względy, takie jak naturalne światło i otwarty plan, mogą mieć ogromny wpływ na morale i produktywność personelu. Przeniesienie biura biznesowego i przeniesienie się do bardziej nowoczesnego środowiska może poprawić łączność, motywować zespoły i rozwijać zaangażowanie pracowników.

• przyciąganie talentów

oprócz potencjalnego przyciągnięcia nowych firm, przeniesienie biura może potencjalnie pomóc w przyciągnięciu lepszej puli talentów, aby pomóc w kształtowaniu przyszłych liderów Twojej organizacji. Jeśli trudno jest dostać się do Twojego biura biznesowego, w niepożądanym obszarze lub w szczególnie wiejskiej okolicy, wielkim kandydatom może być trudniej wyobrazić sobie przyszłość jako część twojej organizacji. Jako Twarz Twojej firmy, Twoja lokalizacja biura powinna być wybrana jako dostępne Centrum dla następnego pokolenia utalentowanych pracowników, co pomoże Ci przyciągnąć odpowiednich ludzi do odegrania roli w Twojej przyszłości.

Krok 2. Zaplanuj przeprowadzkę biura

dobrze zorganizowany plan przeprowadzki biura ma kluczowe znaczenie w każdej strategii transformacji-niezależnie od tego, czy przenosisz się do nowego systemu telefonicznego, czy do innego biura.

upewnij się, że postępujesz zgodnie z tymi wskazówkami dotyczącymi tworzenia planu relokacji biura:

• Stwórz harmonogram relokacji biura z terminami, w których należy ustanowić nowe technologie i systemy.
• przeanalizuj nową lokalizację i upewnij się, że rozumiesz jej możliwości IT, obiekty i narzędzia.
• Zaprojektuj swoją przestrzeń biurową i pomyśl o zmianach, które mogą być konieczne do wprowadzenia w stacjach roboczych, infrastrukturze IT i urządzeniach.
• zastanów się, jak przeprowadzka Twojego biura wpłynie na istniejące projekty, które masz w ruchu.

Krok 3: Identyfikacja kosztów i planowanie budżetu

Przeprowadzka biura może być kosztowna, a także może być poważnym przewrotem pod względem kosztów związanych z przestojami. Ważne jest, aby określić wszystkie możliwe koszty przeniesienia biura przed ustaleniem budżetu. W ten sposób kierownik projektu relokacji biura może ustalić, jaki poziom budżetu może być rozsądny i wykonalny.

aby rozpocząć badanie kosztów i ukrytych wydatków, które możesz napotkać, przygotowaliśmy listę typowych wydatków na przeprowadzkę do rozważenia.

• czynsz (w tym przeglądy czynszu i VAT)
• Depozyty i opłaty za rozpad umowy
• opłaty administracyjne/agencyjne
• bezpieczeństwo
• przeprowadzki firmy/dostawcy relokacji
• opłaty magazynowe
• ubezpieczenie
• opłaty za usługi
• opłaty za remonty/aranżację wnętrz
• opłaty za media
• opłaty za łączność i usługi telekomunikacyjne
• przekierowanie postów

Pobierz listę kontrolną kosztów przeprowadzki biura jako poręczny szablon punktu początkowego, aby zestawić klucz koszty przeprowadzki biura.

KROK 4: Tworzenie listy kontrolnej zadań projektu

gdy zdecydujesz się na zmianę biura, będziesz potrzebować planu, aby nie przegapić żadnych istotnych szczegółów w procesie relokacji.

jeśli Przeprowadzka w biurze nie będzie sprawna, może spowodować wiele problemów i znacznie zaszkodzić twoim dochodom. Koncentrując się na zachowaniu maksymalnej produktywności i ograniczeniu zakłóceń dla pracowników i klientów, wczesne planowanie strategii i planowanie głównych działań biznesowych może zapobiec frustracji personelu, nieodebranym fakturom i uszkodzonym relacjom z klientami.

po ustaleniu budżetu i przewidywaniu kosztów przeprowadzki biura należy sporządzić kompleksową listę kontrolną projektu z jasnymi celami i celami, które mogą być łatwo przestrzegane przez zespół projektowy i personel. Uwzględnij mierzalne cele dotyczące skal czasowych i minimalizacji przestojów, a także uwzględnij to w kompleksowej i wykonalnej liście kontrolnej zadań.

pamiętaj, że zapewnienie, że możesz przygotować wszystko z wyprzedzeniem i wykonać ruch w danym dniu, przy minimalnym przestoju i minimalnym zakłóceniu pracy personelu, jest kluczowym czynnikiem podczas zarządzania projektem w najbliższym biurze.

zalecenia, które należy uwzględnić w liście kontrolnej:

Do:

wyznacz menedżera przeprowadzki biura

musisz wyznaczyć jedną osobę, która może kierować projektem przeprowadzki biura. Podczas gdy będziesz potrzebował buy-in od całego zespołu, a Twój menedżer będzie potrzebował ludzi do delegowania, Twoja przeprowadzka biurowa będzie potrzebowała jednej osoby, która może być odpowiedzialna za budżetowanie, planowanie i odpowiadanie na wszelkie pytania dotyczące przeprowadzki biurowej.

poświęć dużo czasu na proces planowania

proces planowania przeprowadzki biura powinien rozpocząć się około 3-6 miesięcy przed terminem przeprowadzki biura. Pamiętaj, aby zostawić sobie wystarczająco dużo czasu na budżet, badania, delegowanie zadań i upewnić się, że cała logistyka jest wykonalna w tym czasie.

ustal swoje priorytety (ale nie tylko w zespole kierowniczym wyższego szczebla)

upewnij się, że wiesz, czego szukasz podczas przeprowadzki biura. Możesz skupić się na zmniejszeniu kosztów wynajmu, podczas gdy Twoi pracownicy mogą potrzebować lepszego parkingu lub bezpieczniejszego środowiska, gdy wyjeżdżają późno w nocy. Przeprowadzenie ankiety z pracownikami może pomóc Ci poczuć się bardziej zaangażowanymi i zaangażowanymi w projekt, więc pamiętaj, aby wziąć pod uwagę ich potrzeby podczas zestawiania priorytetów.

Określ swoje kryteria budżetowe

gdy już masz ogólne pojęcie o tym, ile wszystko powinno kosztować, powinno być łatwiej ustalić, jaki powinien być całkowity budżet. Pamiętaj, aby zawsze przeceniać swój budżet, aby mieć trochę miejsca na manewr w przypadku, gdy rzeczy sumują się trochę więcej niż się spodziewałeś.

Stwórz realistyczną oś czasu i trzymaj się jej

Ustaw rozsądną oś czasu, jasno określając terminy i wyznaczając członków zespołu projektowego do konkretnych zadań. Staraj się nie przegapić terminów; im bardziej uda ci się wcześnie zaznaczyć listę kontrolną, tym mniej stresujący będzie twój dzień przeprowadzki (i tygodnie przed nią).

Nie:

nie próbuj wykonywać przeprowadzki samodzielnie

chociaż może to być kuszące, aby zaoszczędzić koszty na firmie przeprowadzkowej lub zarządzać projektem wyłącznie na własną rękę, upewnij się, że udostępniasz ładunek. Nie lekceważ, jak obszerny może być projekt przeprowadzki biura. Pamiętaj, aby delegować i zatrudnić godną zaufania firmę przeprowadzkową, która pomoże Ci wykonać ciężkie podnoszenie.

nie lekceważ swojego budżetu

nie mów sobie, że możesz być w stanie skrócić czas na drobniejsze szczegóły swojej przeprowadzki w biurze. Nie można zaprzeczyć, że będzie to kosztowne. Zaakceptuj to i pozostaw sobie trochę swobody, aby jeśli sprawy okażą się droższe, mieć bufor. Jeśli tak się nie stanie, podaruj swojemu zespołowi coś ekstra, aby każdy mógł cieszyć się nowym środowiskiem pracy.

nie zostawiaj wszystkiego do ostatniej chwili

zwlekanie z procesem relokacji nie jest dobrym pomysłem. Jak mówi przysłowie, przeprowadzka jest najbardziej stresującym wydarzeniem życiowym, jakie musimy pokonać. Przeprowadzka biura z pewnością nie odbywa się bez znacznego stresu, ale jeśli trzymasz się harmonogramu i nie zapychasz się w logistyce na koniec, Twój dzień przeprowadzki może przebiegać płynniej niż się spodziewasz.

nie wykluczaj swoich pracowników lub klientów

dzielenie się planami i informowanie pracowników o tym, w jaki sposób mogą wnieść swój wkład, może mieć ogromny wpływ na morale pracowników. Zaangażowanie pracowników w przeprowadzkę biura jest integralną częścią zaangażowania pracowników jest bardzo ważne, jeśli chodzi o uzyskanie masowego udziału pracowników. W ten sam sposób wczesne komunikowanie się z klientami i informowanie ich o przeprowadzce biura może pomóc wzmocnić relacje z klientami w dłuższej perspektywie.

nie zapomnij o drobniejszych szczegółach

upewnienie się, że burza mózgów z zespołem projektowym może być kluczem do upewnienia się, że pomyślałeś o wszystkich drobniejszych szczegółach. Na przykład stwórz listę ogólnych materiałów eksploatacyjnych, które możesz potrzebować, aby je zdobyć, takich jak następujące:

• pudełka do przechowywania w różnych rozmiarach
• papiery opakowaniowe i folia bąbelkowa
• stół do pakowania / dedykowane biurko do pakowania
• markery i etykiety permanentne
• wyściółka wypełniona powietrzem

Twoja lista kontrolna ruchu w biurze

etap pierwszy:

• wyznacz kierownika projektu office move i zespół projektowy
• Sprawdź swoją aktualną umowę najmu i ustal wszelkie koszty wczesnej przerwy
• Określ swoje kryteria i przeprowadź niezbędne badania personelu
• koszty badań i ustal swój budżet
• ustal termin przeprowadzki biura
• Firmy przeprowadzkowe biur badawczych i koszty ubezpieczenia przeprowadzki
• rozpocznij wyszukiwanie w Internecie powierzchni biurowych, które odpowiadają twoim potrzebom biznesowym
• udokumentuj swój plan i harmonogram
• wybieraj, dyskutuj i wybieraj nowe

etap drugi: komunikować się

• upewnij się, że obecne listy klientów są aktualne
• przeprowadź szczegółowy audyt wszystkich treści online i offline oraz list wymagających aktualizacji na adres
• powiadom pocztę o nowym adresie
• współpracuj z zespołami prawnymi w celu aktualizacji niezbędnych umów z nowym adresem
• zaktualizuj swoje konta społecznościowe i internetowe (w tym Google business itp.
• przejrzyj listy partnerów i interesariuszy, aby poinformować o zmianie adresu (Aktualizuj listy w razie potrzeby)
• Uruchom audyt materiałów papierniczych i materiałów brandingowych, aby zaktualizować adresy w razie potrzeby
• Przejrzyj i zaktualizuj wszystkie subskrypcje dostawy
• Poinformuj swoich pracowników o swoich planach (daj im znać, jak/czy mogą się zaangażować)
• powiadom obecny właściciel/kierownik budynku
• ustaw w dzienniku datę aktualizacji adresu w mailu
• zarezerwuj wybraną firmę przeprowadzkową
• Zacznij koordynować logistykę przeprowadzek biurowych ze swoim zespołem IT, aby omówić potrzeby związane z systemami i sprzętem IT
• Wysyłaj powiadomienia o zmianie adresu klientom, klientom, partnerom, organom branżowym i publikacjom medialnym, których jesteś członkiem lub subskrybentem
• Poinformuj swoich dostawców usług internetowych o przeprowadzce biura i przedyskutuj potrzeby związane z połączeniem internetowym
• poinformuj swojego dostawcę usług telekomunikacyjnych o przeprowadzce biura i zorganizuj wszelkie niezbędne aktualizacje numeru telefonu, systemów telefonicznych lub okablowania potrzeby

etap trzeci: przygotuj swoją logistykę

• przeprowadź audyt swoich obecnych mebli biurowych i zidentyfikuj wszystkie nowe meble, których możesz potrzebować
• Zaplanuj swój nowy projekt biura ze szczegółowym planem pięter i wymiarami
• Zaplanuj swoją nową przestrzeń zgodnie z przestrzenią biurową i blokami biurka
• Zidentyfikuj pomieszczenia sal konferencyjnych i wspólne w nowym układzie biurowym
• Zaplanuj dowolną przestrzeń zewnętrzną tymczasowe przechowywanie w razie potrzeby
• zaplanuj dowolne materiały biurowe i sprzęt dla nowego biura
• określ wszelkie potrzeby bezpieczeństwa dla nowego biura
• zorganizuj/wyznacz usługi sprzątania (zarówno w celu wymeldowania ze starego biura, jak i regularnego sprzątania nowej przestrzeni)
• Sprawdź i zarezerwuj miejsca załadunkowe lub dedykowany parking na dzień przeprowadzki
• sfinalizuj wszystkie nowe dokumenty kontraktowe
• omówienie i uzgodnienie każdego nowego sprzętu informatycznego dla nowej przestrzeni biurowej i sal konferencyjnych
• zameldowanie z Internetem/telekomunikacją i innymi dostawcami niezbędnymi do zapewnienia wielki dzień przebiega płynnie i bez nadmiernych przestojów

krok 5: Przygotuj sprzęt biurowy podczas przeprowadzki

co planujesz zrobić ze swoim sprzętem fizycznym podczas przeprowadzki do nowego biura? Jeśli planujesz przenieść się do komunikacji w chmurze lub masz już hostowany system, wszystko, co musisz zrobić, to przenieść telefony biurkowe i inne punkty końcowe do nowej lokalizacji. Jeśli masz kompletny system komunikacji biznesowej w miejscu, być może trzeba zastanowić się, czy nadszedł czas, aby uaktualnić, lub czy warto zabrać go ze sobą.

pamiętaj, aby wziąć pod uwagę te rzeczy podczas przygotowywania sprzętu biurowego przed przeprowadzką biura:

• stwórz listę kontrolną wszystkich zasobów IT i telekomunikacyjnych, które chcesz wnieść do nowego biura.
• Określ, czy wszystkie zasoby będą dobrze współpracować z infrastrukturą IT w nowej lokalizacji.
• zdecyduj, czy nadszedł czas na ulepszenie różnych części strategii komunikacji, przechodząc do chmury.
• rozważ wszelkie nadchodzące przejęcia lub modernizacje IT/telekomunikacji i ustal, czy można je osiągnąć w tym samym czasie, co ruch.

Krok 6: Zaadresuj swój System telekomunikacyjny

jak wspomniano powyżej, sprzęt w systemie telekomunikacyjnym jest tylko jednym z elementów do zaadresowania podczas przeprowadzki biura. Będziesz także musiał pomyśleć o różnych innych częściach strategii komunikacji biznesowej.

rozważ tę listę kontrolną ruchu biura systemu telekomunikacyjnego:

• Oceń, co musisz zrobić z danymi głosu w Nowym Systemie. Czy zamierzasz korzystać z nowych technologii i rozwiązań chmurowych?
• określ, ile linii telefonicznych potrzebujesz i powiadom swojego dostawcę usług telekomunikacyjnych, jeśli chcesz z nimi zostać.
• zdecyduj, co zrobisz z istniejącymi numerami telefonów. Jeśli twoi klienci już je znają, może warto zachować je takie same.
• Przeglądaj wszelkie aktualizacje, które mogą być dostępne w ramach przeprowadzki. Czy dodatkowa przepustowość udostępnia nowe opcje komunikacji?
• Twórz kopie zapasowe wszelkich danych głosowych lub komunikacyjnych, które będziesz zabierał ze sobą. Pamięć masowa w chmurze zapewni szybki powrót do pracy po drugiej stronie.

Krok 7: Zarządzaj bezpieczeństwem podczas przenoszenia biura

na koniec pamiętaj, aby nie przeoczyć danych administracyjnych podczas przenoszenia biura. Teraz jest idealna okazja, aby rozważyć bezpieczeństwo sieci i upewnić się, że wszystko jest bezpieczne.

pamiętaj o zarządzaniu bezpieczeństwem sieci przed przeprowadzką biura:

• Stwórz spis wszystkich swoich zasobów i zasobów oraz opracuj plan ochrony danych w transporcie.
• Utwórz listę pracowników i praw dostępu do sieci, które powinni mieć.
• szczegółowo i zaktualizuj zasady bezpieczeństwa, jeśli to konieczne, przed przeniesieniem biura.
• oceniaj umowy z dostawcami zabezpieczeń i sprawdzaj rozwiązania bezpieczeństwa dostępne u Twojego dostawcy usług telekomunikacyjnych.

Przeprowadzka biura w najlepszym momencie może być skomplikowanym doświadczeniem. Na szczęście dzięki elastycznym systemom komunikacyjnym RingCentral opartym na chmurze możesz zminimalizować stres związany z przeprowadzką i ograniczyć zakłócenia w działalności.