możesz myśleć, że wszystkie szafki na dokumenty są podobne, ale to nieprawda. Nie zakładaj po prostu, że system pamięci masowej nie może zostać ulepszony. Masz opcje do rozważenia. Regały ruchome, systemy otwartych regałów kodowane kolorami, a nawet kodowanie kreskowe stały się powszechne w wielu biurach, które obsługują dużą ilość rekordów. Stary standardowy pionowy szuflada Szafka na dokumenty po raz pierwszy wszedł do użytku pod koniec 19 wieku i wielu menedżerów rekordów uważają te szafki za funkcjonalnie przestarzałe dla większości nowoczesnych aplikacji biurowych. „jest najbardziej kosztownym ze wszystkich urządzeń do archiwizacji, ponieważ wymaga więcej miejsca na podłodze i więcej fizycznego czasu i wysiłku, aby uzyskać dostęp do folderów. Nie zapewnia również pełnej korzyści z wizualnych pomocy wyszukiwania, takich jak specjalne etykietowanie i kodowanie kolorami.”Jeśli wiesz, że Twój system jest nieefektywny, rozważ sprawdzenie bardziej nowoczesnego sprzętu. Chociaż początkowo będzie to kosztować pieniądze, może zaoszczędzić pieniądze w dłuższej perspektywie, oszczędzając miejsce w biurze, odkładając w ten sposób potrzebę rozbudowy lub relokacji oraz zmniejszając czas personelu marnowany na nieefektywny system archiwizacji z uciążliwymi magazynami.
codzienne zarządzanie dokumentacją i informacją Przewodnik dla samorządów, wydany przez Krajowe Stowarzyszenie Administracji archiwów i rejestrów państwowych, s. 8.