the Skills Gap Analysis-a Full Guide

w czasach, gdy firmy doświadczają szybko rosnącej potrzeby podnoszenia kwalifikacji swoich pracowników, analiza luk w umiejętnościach staje się coraz bardziej odpowiednim narzędziem. Ale od czego zacząć? W tym artykule wyjaśnimy, czym jest analiza luk w umiejętnościach, dlaczego może być użytecznym narzędziem, a także podzielimy się trzystopniowym podejściem do przeprowadzenia analizy luk w umiejętnościach.

treść
co to jest analiza luki w umiejętnościach?
dlaczego analiza luk w umiejętnościach jest przydatna?
jak przeprowadzić analizę luki w umiejętnościach
ilościowe podejście do przeprowadzenia analizy luki w umiejętnościach
na koniec
FAQ

co to jest analiza luki w umiejętnościach? Definicja

analiza luki umiejętności jest narzędziem służącym do oceny różnicy (lub luki) między stanem rzeczywistym a przyszłym stanem celu. Organizacje wykorzystują go do identyfikacji umiejętności, których potrzebuje dany pracownik, ale niekoniecznie musi jeszcze wykonywać swoją pracę lub skutecznie wykonywać określone zadania (Antonucci, Ovidio, 2012).

dla HR analiza luk w umiejętnościach jest sposobem na sprawdzenie, jakich umiejętności i wiedzy brakuje wśród pracowników w organizacji. Po uzyskaniu tych informacji HR może rozwiązać lukę w umiejętnościach w organizacji. Można to zrobić poprzez upskilling, reskilling, l&d decyzje inwestycyjne, planowanie sukcesji, i tak dalej. Omówimy różne opcje w dalszej części tego artykułu.

jeśli wolisz obejrzeć film o tym, jak przeprowadzić analizę luk w umiejętnościach, sprawdź nasz Dział Nauki poniżej:

dlaczego analiza luk w umiejętnościach jest przydatna?

w raporcie 2018 The Future of Jobs Światowe Forum Ekonomiczne stwierdza, że do 2022 r. nie mniej niż 54% wszystkich pracowników będzie musiało zaktualizować lub wymienić swoje kompetencje. Jest to wynik szybkiego rozwoju technologicznego i rosnącej cyfryzacji, które wpływają zarówno na nasze życie osobiste, jak i zawodowe.

w przypadku organizacji we wszystkich branżach oznacza to, że niektóre zadania znikną z powodu automatyzacji, podczas gdy inne zmienią się pod względem podstawowych zadań i obowiązków. W tym miejscu redesign zadań staje się istotny; przeorganizowanie tych zadań i obowiązków w celu dostosowania ich do zmieniającej się rzeczywistości pracy.

zanim jednak przejdziesz do przeprojektowania miejsc pracy, ważne jest, aby wiedzieć, jakich umiejętności i wiedzy brakuje obecnie w Twoich pracownikach i które z tych umiejętności są niezbędne dla wydajności Twojej organizacji.

to sprowadza mnie do powodów, dla których przeprowadzenie analizy luki w umiejętnościach jest przydatne:

użyj 1: Daje wgląd w całą siłę roboczą

będziesz w stanie określić, którzy pracownicy mają największą wiedzę na temat poszczególnych aspektów działalności, a także pracowników z (ważnymi) lukami w umiejętnościach.

dzięki temu będziesz w stanie lepiej ukierunkować zasoby (treningowe) na te umiejętności, które wymagają największej uwagi. To z kolei doprowadzi do optymalnego wykorzystania zasobów w zakresie poprawy ogólnej wydajności zespołu.

Zastosowanie 2: zwiększa indywidualne uczenie się i rozwój

poszczególni pracownicy będą mogli dowiedzieć się, jakie ulepszenia będą musieli wprowadzić, aby zdobyć lub poprawić umiejętności i kompetencje potrzebne do jak najlepszego wykonywania swojej (przyszłej) roli. Ostatecznie będzie to miało również pozytywny wpływ na produktywność Twoich pracowników.

Użyj 3: pomoże Ci w strategicznym planowaniu siły roboczej

Strategiczne planowanie siły roboczej polega między innymi na upewnieniu się, że masz odpowiednią liczbę osób z odpowiednimi umiejętnościami we właściwym miejscu. Jest to trochę trudne do rozpoczęcia planowania na przyszłość, choć jeśli nie wiesz dokładnie, na czym teraz stoisz z perspektywy umiejętności …

Użyj 4: może poprawić twoje wysiłki rekrutacyjne

to idzie w parze z poprzednim akapitem. O wiele łatwiej jest rekrutować dobrych ludzi, jeśli można zidentyfikować kandydatów, których umiejętności lepiej pasują do tych potrzebnych do skutecznego funkcjonowania w danej roli.

Użyj 5: tworzy przewagę konkurencyjną

jeśli połączysz wszystkie powyższe, będziesz w stanie stworzyć przewagę konkurencyjną i wyprzedzić konkurencję. Poznasz mocne i słabe strony swoich pracowników, będziesz w stanie zaplanować z wyprzedzeniem proces uczenia się, rozwoju i rekrutacji, a tym samym zoptymalizować wydajność swojej organizacji.

jak przeprowadzić analizę luk w umiejętnościach

jeśli chodzi o rzeczywiste przeprowadzenie analizy luk w umiejętnościach, proponujemy dwie metody analizy luk w umiejętnościach, metodę jakościową i metodę ilościową.

pierwsze podejście jest jakościowe i luźno oparte na procesie rozwoju organizacyjnego. Druga jest metodą zaproponowaną przez Antonucciego i Ovidio i opiera się na podejściu ilościowym. Omówimy obie metody analizy luk w umiejętnościach, zaczynając od metody jakościowej.

zakres i diagnostyka

ten pierwszy etap polega na określeniu zakresu zadania. W przypadku analizy luk w umiejętnościach oznacza to określenie potrzebnych umiejętności.

aby zidentyfikować umiejętności, których organizacja potrzebuje teraz – i w przyszłości – musisz najpierw zadać pewne pytania i odpowiedzieć na nie. Na przykład:

• jaka jest misja organizacji?
• jakie są cele biznesowe organizacji?
• jakie krytyczne umiejętności są potrzebne, aby móc wykonać misję i osiągnąć cele biznesowe?

kryterium decydujące o tym, czy dana umiejętność jest krytyczna czy niekrytyczna, jest następujące. Jeśli pracownikowi brakuje pewnej umiejętności, ale nadal wykonuje zadanie w sposób zadowalający, umiejętność ta jest niekrytyczna. Z drugiej strony, jeśli pracownik wykonuje określone zadanie, ale z niezadowalającym wynikiem, brakująca umiejętność ma kluczowe znaczenie.

jeśli chodzi o przyszłe umiejętności, które są potrzebne w Twojej organizacji i branży, musisz wiedzieć między innymi:

• jakie zadania w Twojej organizacji / branży mogą być (częściowo) zautomatyzowane?
• jakie umiejętności rozwijają się obecnie w Twojej branży?
• jakiego rodzaju (nieistniejących) miejsc pracy potrzebuje Twoja firma?

gromadzenie i analiza danych

drugim krokiem jest gromadzenie i analiza danych. Celem tej fazy jest trzykrotne: aby przeanalizować, jakie zadania są obecnie wykonywane, ocenić, jak ważne są te zadania i zapytać o umiejętności wymagane do prawidłowego wykonywania pracy. W przypadku analizy luk w umiejętnościach działania związane z gromadzeniem i analizą danych mogą obejmować:

• przegląd aktualnych opisów stanowisk pod kątem przyszłych potrzeb
• rozważenie wpływu nadchodzących zmian (regulacyjnych), a także przyszłych trendów w pracy na pracę
• poświęć czas na opracowanie listy kompetencji, które najlepiej i dokładnie opisują, co jest potrzebne do wykonania pracy

– przeprowadzanie inwentaryzacji aktualnych umiejętności pracowników

• opisy stanowisk
• specyfikacje klas pracy
• wyniki oceny i oceny pracowników
• wywiady / spotkania grup fokusowych z przełożonymi, menedżerami i pracownikami

– Identyfikacja kompetencji i poziomu umiejętności twoich pracowników

• umieść informacje zebrane z ocen kompetencji w jednej, przeszukiwalnej bazie danych
• baza danych wszystkich pracowników i ich istniejących kompetencji
• przejście ze zidentyfikowanymi niezbędnymi umiejętnościami krytycznymi na teraz i w przyszłości

technologia HR może Ci w tym pomóc. Zwłaszcza, gdy Twoja organizacja kwalifikuje się do kategorii średniej lub dużej, ręczne śledzenie każdego pracownika oraz jego kompetencji i poziomu umiejętności szybko staje się niemożliwe.

na przykład system zarządzania talentami może być pojedynczą, przeszukiwalną bazą danych, która gromadzi wszystkie informacje z ocen wydajności i kompetencji pracowników.

projektowanie interwencji

ten etap polega na stworzeniu interwencji, która odpowiada potrzebom organizacji. W naszym przypadku oznacza to, że po ustaleniu, gdzie znajdują się luki w umiejętnościach w Twojej organizacji, możesz stworzyć strategię, która najlepiej wypełni te luki.

potencjalne luki w umiejętnościach, które możesz napotkać, mogą być na przykład niedoborem umiejętności cyfrowych – jak stwierdzono w holenderskim raporcie, który wykazał, że 50% pracowników musi być niewykwalifikowanych w zakresie umiejętności cyfrowych.

Innym przykładem jest brak pracowników posiadających miękkie umiejętności cyfrowe (takie jak koncentracja na kliencie i pasja do uczenia się); według raportu Capgemini i LinkedIn 59% pracodawców doświadcza tego.

i oczywiście są przykłady umiejętności branżowych i zawodowych, których firmom może brakować. Na przykład w badaniu skills gap z 2018 r. Deloitte i Manufacturing Institute ujawniły, że luka w umiejętnościach w amerykańskim przemyśle wytwórczym może pozostawić około 2,4 miliona pozycji niewypełnionych w latach 2018-2028.

to samo badanie wykazało, że stanowiska związane w szczególności z wykwalifikowaną produkcją, talentami cyfrowymi i kierownikami operacyjnymi mogą być trudne do obsadzenia nawet trzykrotnie.

interwencje analizy luk w umiejętnościach

w zależności od umiejętności, których brakuje, i możliwości obecnych pracowników, istnieje kilka „interwencji”, które możesz wprowadzić:

• szkolenie i rozwój istniejących pracowników
• przeprojektowanie pracy
• Rekrutacja osób o krytycznych umiejętnościach
• połączenie jednej lub więcej z powyższych

przejdźmy przez każdą z tych opcji jeden po drugim.

szkolenie i rozwój istniejących pracowników

wyniki analizy luk w umiejętnościach mogą prowadzić do opracowania programów uczenia się i rozwoju, które przywrócą Twoim pracownikom nowe wymagane lub brakujące umiejętności.

Job redesign

pytania o misję firmy, cele biznesowe i umiejętności potrzebne do osiągnięcia tych celów – teraz i w przyszłości – mogą prowadzić do wniosku, że należy zmienić zadania i obowiązki niektórych stanowisk. Jest to coś, co nazywamy przeprojektowaniem pracy, a to może również skutkować ponownym kształceniem pracowników w nowo wymaganych umiejętnościach.

Rekrutacja osób o krytycznych umiejętnościach

wyniki analizy luk w umiejętnościach mogą również zmienić kryteria, na podstawie których ludzie są zatrudniani. Ponieważ nawet jeśli jesteś w stanie zmienić lub podnieść umiejętności swoich obecnych pracowników, w pewnym momencie będziesz musiał rekrutować nowych ludzi (z powodu odejścia pracowników, przejścia na emeryturę itp.).

bezpośrednie zatrudnienie kogoś o krytycznych umiejętnościach pozwoli Ci zaoszczędzić czas na szkolenie go w tych umiejętnościach. Pomoże im to również w szybszym działaniu i produktywności. Jeśli nie możesz znaleźć ludzi wystarczająco szybko, możesz wykorzystać siłę roboczą i zatrudnić freelancera lub wykonawcę, który pomoże Ci (tymczasowo) wypełnić lukę w umiejętnościach.

podejście ilościowe do analizy luk w umiejętnościach

inną metodę pomiaru luk w umiejętnościach proponują Antonucci i Ovidio. Ich podejście ilościowe mierzy lukę każdej Kompetencji dla każdego badanego przedmiotu. Zaprojektowany przez nich algorytm uwzględnia jedynie sytuację, w której znaleziono tzw. lukę ujemną. Oznacza to, że kompetencje pracownika są niższe niż te potrzebne.

w zależności od tego, czy luka jest mała, czy duża, firmy mogą organizować zajęcia samokształceniowe lub będą musiały zwrócić się do programu szkoleniowego. Innym rozróżnieniem, które należy tu wprowadzić, jest różnica między umiejętnościami w zakresie często używanych kompetencji a luką w kompetencjach, które są rzadko używane.

podobnie jak w przypadku poprzedniej metody, którą opisaliśmy, punktem wyjścia jest mapowanie umiejętności potrzebnych dla każdego profilu roboczego. Benchmark dla każdej wymaganej kompetencji może być określony w procesie odgórnym (od menedżerów do pracowników) lub oddolnym (od pracowników do menedżerów).

zalety benchmarkingu w ten sposób to:

• procedura nie zmienia się, jeśli stosowane jest podejście odgórne lub oddolne
• otrzymujesz ilościowe szacunki luki umiejętności, biorąc pod uwagę znaczenie i częstotliwość użycia
• umożliwia to elastyczny, półautomatyczny proces planowania kursów szkoleniowych

, co skutkuje następującym wskaźnikiem luki umiejętności:

w tym wzorze obliczany jest wskaźnik g luki w j-tej umiejętności. Pozostałe zmienne we wzorze oznaczają:

• N – oznacza wynik konieczności przypisany do
• i-tego rozmówcy dla
• J-tej umiejętności
• P – oznacza wynik przypisany do poziomu umiejętności posiadanych przez pracownika
• F wskazuje częstotliwość korzystania z umiejętności przez tego samego pracownika
• C – jest stałą zmniejszającą efekt luk niskich lub ujemnych (tj. zero lub jeden)
• f wskazuje częstotliwość użytkowania, która w idealnym benchmarku firmy stanowi próg, powyżej którego niedobór umiejętności stanowi problem, który ma zostać rozwiązany (przy uwzględnieniu kosztów szkolenia).
• K pozwala brać pod uwagę tylko luki pozytywne (gdy pewna, stosunkowo często używana umiejętność nie jest dostatecznie)

rodzi to kilka pytań, zaczynając od tego, w jaki sposób gromadzone są istotne dane? Ogólnie rzecz biorąc, można to zrobić za pomocą papierowych ocen i wywiadów pomocniczych lub za pomocą oprogramowania do zarządzania umiejętnościami. Zwłaszcza, gdy przeprowadzasz analizę luk w umiejętnościach wśród dużej liczby pracowników, ta ostatnia staje się bardziej oczywistą opcją.

firmy takie jak Skills Base, AG5 i Avilar zapewniają oprogramowanie do zarządzania umiejętnościami, które pozwala łatwo zidentyfikować (przyszłe) wymagania dotyczące umiejętności i rejestrować poziom umiejętności i zainteresowania całej siły roboczej.

kolejne pytanie, które przychodzi na myśl, to jakiego rodzaju oceny można użyć, aby uzyskać wymagane informacje? Informacje na temat, na przykład, potrzeb przedsiębiorstwa w zakresie umiejętności, częstotliwości korzystania z niektórych umiejętności i przechowywania umiejętności specyficznych dla każdej roli mogą być zbierane poprzez ankiety samooceny lub oceny 360 stopni. Te ostatnie są ocenami między współpracownikami i przełożonymi.

tutaj również technologia HR może pomóc. Możesz korzystać z narzędzi feedback, takich jak te dostarczane przez Impraise, 15Five i Reflektive, aby zbierać i analizować opinie od i na temat swoich pracowników.

trzecie pytanie dotyczyłoby samej oceny, jak działa ocena? W przykładzie wspomnianym przez Antonucciego i Ovidio oceny umiejętności są wyrażone w skali 1 o 5, przy czym 1 oznacza najniższy, a 5 najwyższy poziom. Dla każdego poziomu, każdy rozmówca daje wynik do poziomu umiejętności rzeczywiście posiadanych i poziom umiejętności uważają za konieczne. Ta sama metoda punktacji służy do wskazania, jak intensywnie parapet jest używany w firmie.

po zebraniu wszystkich istotnych danych będziesz mógł zbadać odchylenia między poziomem umiejętności posiadanych i niezbędnych przez poszczególnych pracowników, a także częstotliwością, z jaką są one wykorzystywane w firmie. Pozwoli to na podjęcie działań skutkujących jedną lub kilkoma interwencjami w zakresie luki w umiejętnościach, które opisaliśmy powyżej.

na koniec

w czasach, gdy firmy coraz częściej chcą przygotować swoich pracowników na przyszłość, ważne jest, aby wiedzieć, jakie umiejętności i kompetencje posiadają obecnie Twoi pracownicy. Analiza luk w umiejętnościach może być dobrym narzędziem do wykorzystania w tym celu; dobrze przeprowadzona analiza daje cenny wgląd w całą siłę roboczą, może pomóc w strategicznym planowaniu siły roboczej i poprawić wysiłki rekrutacyjne. Efektywna analiza luk w umiejętnościach pozwoli Ci również zoptymalizować programy uczenia się i rozwoju, aby w razie potrzeby znaleźć nowych pracowników.

w Academy to Innovate HR (AIHR) pomagamy specjalistom HR w ich umiejętnościach – aby mogli sami uniknąć luki w umiejętnościach. W związku z tym każdy specjalista HR, który angażuje się w uczenie się przez całe życie, może poszerzyć swój zestaw umiejętności o odpowiednie i pożądane umiejętności.

FAQ