mamy rok 2021 i spójrzmy prawdzie w oczy: wirtualny pokój danych (VDR) zostanie tutaj. Od czasu ich wprowadzenia do przestrzeni wirtualne pokoje danych były ważnym narzędziem usprawniania komunikacji na różnych etapach transakcji, szczególnie jeśli chodzi o należytą staranność po zakończeniu transakcji. Dzięki dzisiejszej technologii możemy powiedzieć, że fizyczne pomieszczenia danych należą już do przeszłości.
oto, co musisz wiedzieć o wirtualnych pokojach danych do udostępniania poufnych informacji, dokumentów wrażliwych, informacji finansowych, plików transakcji M&, dokumentów zarządzania prawami, własności intelektualnej i wszelkich innych poufnych informacji lub zasobów cyfrowych w bezpiecznym pokoju danych.
stan wirtualnego pokoju danych (VDR) w 2021 r.
dostawcy wirtualnego pokoju danych, tacy jak Intralinks i Merrill Datasite, od dawna są uważani za standard, jeśli chodzi o optymalizację wydajności i szybkości transakcji.
jak wszyscy wiemy, VDRs są używane przede wszystkim w celu ułatwienia obu stronom transakcji poprzez należytą staranność, jako ostatni krok transakcji. Due diligence jest kluczowym krokiem w różnych branżach i przypadkach użycia. Niezależnie od tego, czy chodzi o ukończenie m&a, ofert nieruchomości komercyjnych, ofert pozyskiwania funduszy, czy prawie każdego innego rodzaju transakcji.
przerażający proces due diligence często dominuje w dyskusjach na temat wartości wirtualnych pomieszczeń danych. Rzeczywistość jest jednak taka, że wirtualne pokoje danych mogą być cennym narzędziem na każdym etapie procesu zawierania transakcji-od poszukiwania po należytą staranność. (Więcej o tym za chwilę!)
zwycięskie podejście do VDR
wraz ze wzrostem zależności od wirtualnego pokoju danych, bezpieczeństwo dokumentów pozostaje zasadniczą kwestią przy wyborze VDR. Trudno sobie wyobrazić efektywny wirtualny pokój danych, który nie oferuje przynajmniej ochrony hasłem lub podstawowego szyfrowania dokumentów. Bez ochrony hasłem nieautoryzowane udostępnianie dokumentów jest tylko kwestią czasu.
zwycięską strategią, jeśli chodzi o optymalizację wirtualnych pomieszczeń danych, jest połączenie bezpiecznego udostępniania dokumentów z przydatną analizą dokumentów. To parowanie pozwala zachować kontrolę nad dokumentami, które są dla Ciebie ważne, a jednocześnie priorytetyzuje kontakt z potencjalnymi osobami, które są bardziej zaangażowane, i monitorowanie ich.
spójrzmy na przykład, jak to wygląda w prawdziwym świecie. Powiedzmy, że Jessica właśnie rozpoczęła proces sprzedaży firmy. Musi mieć perspektywę, spotykać się i rozwijać relacje z potencjalnymi nabywcami. Korzystanie z wirtualnego pokoju danych z zaawansowanymi rozwiązaniami do zabezpieczania dokumentów i analizy dokumentów może przyspieszyć i zoptymalizować każdy etap procesu M&, dając Jessica portret tego, kto jest Zainteresowany transakcją M& i jak bardzo są zainteresowani, a może nawet podkreślając konkretne obszary zainteresowania lub obaw.
Intralinks & : Behind legacy virtual data rooms
dostawcy starszych (lub tradycyjnych pomieszczeń danych), tacy jak Intralinks i Merrill Datasite, oferują wirtualne pokoje danych, które zabezpieczają dokumenty i (do pewnego stopnia) śledzą zaangażowanie i wydajność użytkowników.
Zacznijmy od przeglądu środków bezpieczeństwa dokumentów, które zapewnia Intralinks. Intralinks reklamuje ” bezpieczną synchronizację i udostępnianie plików, wspólne przestrzenie pracy zespołowej, wielkoskalowe wirtualne pomieszczenia danych i ustrukturyzowane przepływy pracy.”Dzięki Intralinkom możesz zapewnić dostęp do zaszyfrowanych materiałów bez konieczności angażowania działu IT poprzez ochronę hasłem.
za pośrednictwem Pulpitu Insights Intralinks oferuje wgląd w Popularność dokumentów i aktywność użytkowników na poziomie makr. Korzystając z Pulpitu Insights Intralinks, możesz określić:
- którzy użytkownicy weszli w interakcję z jaką treścią
- ogólny poziom aktywności użytkowników i grup
- najpopularniejsze dokumenty zarówno na poziomie użytkownika, jak i grupy
rozwiązanie Merrill Datasite data room ma podobne podejście do bezpieczeństwa i analityki VDR. Oznacza to, że Merrill Datasite zapewnia „opartą na rolach kontrolę dostępu do zabezpieczeń z aktualizacją uprawnień w czasie rzeczywistym i w przyszłości.”Zasadniczo ta funkcjonalność sprowadza się do zarządzania dokumentami w czasie rzeczywistym w oparciu o role.
po stronie analizy dokumentów, Merrill Datasite umożliwia śledzenie zaangażowania na poziomie makr według dokumentu, użytkownika, roli i Q&aktywności. Następnie możesz wyeksportować dane i śledzić te wyniki w czasie.
co dzieje się w starszych wirtualnych pokojach danych podczas zabezpieczania dokumentów
pułapki bezpieczeństwa dokumentów
nawet dzięki ochronie hasłem i dynamicznemu znakowi wodnemu powierzasz wszystkie materiały Biznesowe w wirtualnym pokoju Danych każdej przeglądarce. Dzieląc dokumenty z tradycyjnymi pokojami danych, skutecznie liczysz na to, co najlepsze. Jeśli polegasz wyłącznie na ochronie hasłem, udostępnianie wirtualnego pokoju danych jest tak proste, jak udostępnianie hasła.
z tego powodu weryfikacja przeglądarki jest koniecznością dla wirtualnych pokoi danych w 2021 roku. Wirtualne pokoje danych, które oferują weryfikację widza, umożliwiają wymaganie od widzów nie tylko podania adresu e-mail, aby uzyskać dostęp do VDR, ale także kliknięcia łącza w wiadomości e-mail z potwierdzeniem, aby zweryfikować swoją tożsamość. Może to znacznie zmniejszyć rozprzestrzenianie się materiałów o wysokiej stawce w wirtualnych pomieszczeniach danych.
jeśli chodzi o uzyskanie ogólnego, nieskomplikowanego poczucia zainteresowania perspektywą, legacy wirtualne pokoje danych mogą wystarczyć. Intralinks i Merrill Datasite oferują tylko ogólne spojrzenie na analizę dokumentów w różnych rolach i segmentach. Te analizy dokumentów zaczynają się i kończą na poziomie VDR; pokazują, który dokument lub dokumenty zdominowały czas zaangażowania potencjalnych klientów.
pułapki analizy dokumentów
to, czego te wirtualne pokoje danych nie dają, to zrozumienie, gdzie potencjalni klienci spędzali czas w twoich dokumentach. Starsze wirtualne pokoje danych oferują dane, które przestają opowiadać historię, gdy potencjalni klienci klikną dokument. Nie można naprawdę dowiedzieć się, co napędza zainteresowanie perspektywą, nieważne, które aktywa i materiały są skuteczne, a które nie. musisz wiedzieć, co nakazuje ich uwagę w tej talii, wniosek, kontrakt,lub inne aktywa.
te wirtualne pokoje danych również nie identyfikują kluczowych interesariuszy transakcji, o których możesz nawet nie wiedzieć. Śledzenie linków, które zostały przesłane do kogoś, z kim jeszcze nie współpracowałeś, może dostarczyć cennych informacji. W szczególności możesz zrozumieć, co znajduje się w domenach kontaktów(a nawet innych interesariuszy firmy). Korzystając z tych spostrzeżeń, możesz idealnie dostosować każdą rozmowę do każdego interesariusza.
gdzie najlepsze zabezpieczenia dokumentów spotykają się z zaawansowaną analityką dokumentów
starsze wirtualne pokoje danych, takie jak Intralinks i Merrill Datasite, przestają opowiadać historię analizy dokumentów, gdy historia zaczyna się dobrze układać. Jak więc korzystać z wirtualnych pomieszczeń danych DocSend, aby zbierać przydatne, wnikliwe analizy dokumentów bez poświęcania ochrony dokumentów?
najpierw przejrzyjmy ofertę zabezpieczeń wirtualnego pokoju danych, które towarzyszą zaawansowanemu planowi DocSend. W szczególności, Plan Advanced umożliwia budowanie lekkich sal dealowych do przechowywania wszystkich dokumentów dotyczących transakcji. Dzięki zaawansowanemu planowi DocSend możesz:
- szyfrowanie dokumentów za pomocą zaawansowanej ochrony hasłem. (Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się, jak wysłać i śledzić Bezpieczny plik PDF.)
- Włącz białą listę i weryfikację przeglądarki, aby dodać dodatkową warstwę zabezpieczeń do linków.
- łatwo znak wodny całego dokumentu lub wszystkich dokumentów w przestrzeni.
- Włącz lub wyłącz możliwość pobierania plików.
- przypisuj warstwowe role administratora, aby bezpiecznie zarządzać wewnętrzną współpracą i uprawnieniami.
- obowiązkowo należy podpisać NDA przed przejrzeniem poufnego dokumentu.
Twój wirtualny pokój danych i DocSend
jak możesz to zrobić dla siebie i swojej firmy? Po pierwsze, zacznij od DocSend—pierwsze dwa tygodnie są całkowicie bezpłatne! Następnie będziesz chciał po prostu utworzyć przestrzeń i dodać foldery i zawartość.
po zorganizowaniu wszystkich plików, które zamierzasz wysłać, możesz oznakować swoje dokumenty znakiem wodnym i utworzyć łącza z białą listą i weryfikacją przeglądarki, aby udostępniane dokumenty były jeszcze bezpieczniejsze niż te udostępniane w starszych wirtualnych pokojach danych.
śledzenie zaangażowania w wirtualnym pokoju danych
teraz, gdy dokumenty są gotowe do udostępniania, możesz je udostępniać i śledzić zaangażowanie w dokumencie po dokumencie (a nawet strona po stronie!) poziom.
jak długo przeglądarka przeglądała dokumenty w bezpiecznym pokoju danych DocSend? Gdzie w Twojej przestrzeni (i w każdym oglądanym dokumencie) skupiali swój czas? Komu przekazali przestrzeń? DocSend pozwala łatwo odpowiedzieć na te i wiele innych pytań. Wszystko, co musisz zrobić, to zapoznać się z zakładkami” Ostatnia aktywność”, „wydajność” i „wykorzystanie” danego dokumentu.
co możesz zrobić z tymi nowymi spostrzeżeniami? Nie ma granic. Być może decydujesz się na priorytetowe traktowanie swoich obserwacji za pomocą potencjalnych klientów, które angażują się w Twoje treści, ale nie odpowiadają formalnie. Być może zdecydujesz się udoskonalić poufne dokumenty i materiały Biznesowe w oparciu o wskaźniki dokumentów, które mają znaczenie dla Ciebie i Twojego zespołu. (Następnie możesz przesłać zmienione zasoby i porównać zaangażowanie za pomocą funkcji kontroli wersji DocSend.)
bez względu na to, jak zdecydujesz się zastosować te dane do swojego podejścia do transakcji, analiza dokumentów DocSend zapewni cenny wgląd w interakcje w najbardziej wrażliwych punktach transakcji.
Optymalizacja wirtualnego pokoju danych w skali
po zbudowaniu pierwszego VDR w rozwiązaniu Secure data room DocSend można go łatwo zduplikować, dzięki czemu nie trzeba ręcznie tworzyć każdego pokoju danych. Pozwoli to personalizować, zabezpieczać i śledzić zaangażowanie na dużą skalę. (W rzeczywistości, gdy wgrasz nową wersję dokumentu w danym miejscu, automatycznie zastosuje go do wszystkich spacji!)
w końcu potrzebujesz wirtualnego pokoju danych, który jest nie tylko bezpieczny, ale także aktywnie działa, aby zapewnić Ci coraz bardziej wyrafinowane zrozumienie potencjalnych klientów i klientów oraz tego, na czym im zależy.