„musisz ustalać priorytety”-wszyscy słyszeliśmy to zdanie przynajmniej raz w życiu, prawda? Ale dlaczego „musisz” to robić? Co dokładnie oznacza ustalanie priorytetów i jak ci to pomaga?
dlaczego niektórym tak trudno jest ustalać priorytety zadań? A co pomaga w końcu coś zmienić? Wszystkie te i wiele innych ciekawych pytań, na które odpowiadamy poniżej i pomagamy w końcu ustalić priorytety w życiu.
co oznacza ustalanie priorytetów?
nadawanie priorytetu oznacza, że wszystkie zadania układasz w hierarchicznej kolejności. Sortujesz je przede wszystkim według pilności i użyteczności. Pomaga to wykorzystać swoje zasoby i energię tak rozsądnie, jak to możliwe.
najpierw pracujesz nad rzeczami, które są szczególnie ważne. Następnie pracujesz na swój sposób do przodu, aż zasoby na dzień są wyczerpane. W ten sposób najważniejsze zadanie przyciąga największą uwagę.
zmiana priorytetów
ty i Twoja rozwijająca się osobowość stale się rozwijacie. W rezultacie twoje priorytety prawdopodobnie zmienią się w czasie. To, co wydaje się wam dziś szczególnie ważne, może zająć miejsce w przyszłym roku. Priorytety zatem również odzwierciedlają w pewien sposób Twoje cele życiowe, twoje poglądy i wartości.
na przykład, można zauważyć raz po raz, że kiedy jesteśmy młodzi, to przede wszystkim nasza kariera jest na szczycie naszej listy priorytetów. Im jesteśmy starsi,tym większą wartość przykładamy do miłości i zdrowia. Kariera i pieniądze często wychodzą na dalszy plan. Potwierdzają to nawet liczne badania, m.in. psycholog Janiny Larissy Bühler z Uniwersytetu w Bazylei.
dlaczego priorytetyzacja jest tak ważna?
jeśli potrafisz ustawić priorytety, masz ważny klucz do sukcesu. W końcu nikt nigdy nie dotarł tak daleko, jeśli był stale grzęźnięty przez małe, bezużyteczne i zupełnie nieistotne zadania, prawda? Jeśli nie uporządkujesz swojej listy rzeczy do zrobienia rozsądnie, ryzykujesz, że znowu i znowu utkniesz i stracisz cenny czas i energię. W końcu oba są ograniczone i powinieneś z nich korzystać mądrze.
jednocześnie zmniejsza stres. Dzięki ukierunkowanemu wykorzystaniu zasobów, co jest możliwe dzięki priorytetyzacji, najpierw sprawdzasz wszystkie zadania, które zajmują dużo czasu i energii. W ten sposób opanowałeś już największe przeszkody dnia i zawsze możesz postępować w bardziej zrelaksowany sposób.
Dlaczego czasami tak trudno jest nam ustalać priorytety?
na twojej liście zadań jest niewiarygodna liczba zadań, a dziś masz również niezliczoną liczbę spotkań. Łatwo się ugrzęznąć, a z perspektywy czasu żałuję, że nie zająłeś się wszystkim w innej kolejności. Poznajesz się tutaj? Nie martw się, nie jesteś sam. Więcej ludzi tak myśli, niż mogłoby się wydawać.
czy masz tendencję do spontanicznego podejmowania decyzji w oparciu o jelita? Wtedy możesz nie mieć niezbędnego przewidywania. Patrzysz tylko na obecną sytuację i nie zwracasz uwagi na to, co jest mądrzejszym wyborem na dłuższą metę. Ale może nie potrafisz tego wystarczająco ocenić, bo nie wiesz, co jest dla ciebie naprawdę ważne.
czy pozwalasz sobie łatwo ulegać wpływom innych i oddajesz decyzje, gdy tylko to możliwe? Oczywiście, ten, kto dokonuje wyboru, bierze również odpowiedzialność za konsekwencje, a Ty jesteś zbyt szczęśliwy, aby to zdradzić, prawda? Ale rezygnujesz też z kontroli nad swoim życiem. Tylko wtedy, gdy jesteś osobą, która decyduje o priorytetach, kierujesz swoją przyszłość w kierunku, w którym chcesz iść. Ustalanie priorytetów oznacza działanie w sposób samostanowiony.
korzystasz z tych zalet ustalając priorytety
przeczytałeś już o niektórych zaletach ustalania priorytetów. Podsumowujemy je dla Was po raz kolejny.
1. oswajasz chaos w codziennym życiu i utrzymujesz porządek.
2. dajesz sobie jasną linię, do której zawsze się orientujesz i która daje Ci bezpieczeństwo.
3. skupiasz się na tym, co naprawdę ważne i nie ugrzęźniesz w małych, błahych zadaniach.
4. wykorzystujesz swoje zasoby (czas, koncentrację, energię) w sposób ukierunkowany.
5. pomimo chęci zrobienia jak najwięcej w tym samym czasie, skupiasz się na jednej rzeczy na raz i robisz to pilnie.
6. pracujesz zorientowany na cel.
7. oszczędzasz się przed niepotrzebnymi objazdami.
8. zmniejszasz swój poziom stresu, ponieważ najpierw robisz najpilniejsze rzeczy, a tym samym uwalniasz się od presji, która Cię obciąża.
9. pracujesz efektywniej, a tym samym tworzysz dla siebie wolną przestrzeń, którą możesz wykorzystać na inne rzeczy, które cię uszczęśliwiają.
dziesięć. Poprawiasz równowagę między pracą a życiem prywatnym.
dzięki tym 8 wskazówkom uda Ci się ustalić priorytety i trzymać się swoich priorytetów w przyszłości
gdzie znowu minął czas i dlaczego nie wykonałem jeszcze wszystkich ważnych zadań? Czy zadajesz sobie to pytanie częściej niż byś chciał? Następnie te 8 wskazówek dotyczących ustalania priorytetów są właśnie tym, czego potrzebujesz!
poznaj lepiej siebie
gdzie są Twoje mocne strony, gdzie są twoje słabości? Na jakie zadania potrzebujesz zatem szczególnie dużo, a raczej mniej czasu? Kiedy możesz skoncentrować się szczególnie dobrze i co jest dla Ciebie ważne, aby osiągnąć Twoje cele?
wszystkie te pytania są ważne przy ustalaniu priorytetów. Ale możesz odpowiedzieć tylko wtedy, gdy dobrze znasz siebie. Więc poświęć czas na autorefleksję na bieżąco.
umieść nieprzyjemne zadania na górze listy
kochasz odkładać rzeczy, których nie lubisz robić? Niestety, Zwiększa to poziom stresu. Często właśnie te zadania kosztują cię dużo czasu i koncentracji. Jeśli poczekasz do ostatniej chwili, oba są rzadkie, a to stresuje cię jeszcze bardziej.
wątpliwe jest, czy z tego wynikną dobre wyniki. Wiesz to sam i stres wzrasta jeszcze bardziej. Możesz zaoszczędzić sobie tego wszystkiego, sprawiając, że ukończenie nieprzyjemnych zadań jest priorytetem. W ten sposób opanujesz największą przeszkodę wcześnie i często szybciej, i możesz poświęcić się przyjemniejszym zadaniom bez wyrzutów sumienia.
zwróć uwagę na zarządzanie czasem
niestety, najbardziej rozbudowana lista priorytetów nie przyniesie Ci wiele dobrego, jeśli całkowicie stracisz poczucie czasu. Najlepiej więc zanotować swoje cele czasowe. Ale pozostań realistyczny i nie poddawaj się niepotrzebnej presji utopijnych pomysłów.
napisz sobie listę na jutro wieczorem
wiesz już dzisiaj co musisz zrobić jutro? Następnie zapisz trzy najważniejsze zadania dnia wieczorem. Więc masz je bezpośrednio rano przed oczami i przygotuj się na to mentalnie. Zbierasz pierwsze ważne myśli i możesz je sprawdzić, więc może nawet szybciej niż zwykle. Poza tym, czuję się niesamowicie dobrze, kiedy możesz sprawdzić trzy duże zadania dnia na raz, prawda?
nie pozwól innym kraść cennego czasu
Pomoc To świetna cecha i niezwykle ważna w zespole. Ktoś prosi Cię o odebranie telefonu lub pomoc w trudnym zadaniu? Oczywiście możesz to zrobić, ale nie zapomnij o własnych zadaniach. Jeśli jesteś w niebezpieczeństwie, że nie będziesz w stanie nadążyć, powiedz ” Nie ” czasami.
nie pozwól nikomu mówić, co masz robić
priorytety mogą być obiektywne, ale także subiektywne. Na przykład terminy są obiektywne, ale to, co osobiście chcesz szybko zrobić, jest subiektywne. Nie pozwól, aby inni mówili ci, co masz robić.
może się okazać, że jedno zadanie wymaga większej koncentracji niż inne, więc chcesz to zrobić z samego rana. Twoi koledzy mogą zobaczyć to inaczej i wolą przesunąć to na popołudnie. Ale ty jesteś osobą, która musi to zrobić, więc twoje subiektywne odczucie jest również tym, co się liczy.
nie zwalaj winy na innych
dzisiaj ledwo coś zrobiłeś i obwiniasz ruch w godzinach szczytu za to, dlaczego spóźniłeś się do pracy? Czy zła pogoda, która sprawiła, że jesteś dziś taka zmęczona? To cię nigdzie nie zaprowadzi. Tylko Ty jesteś odpowiedzialny za swoje działania. Przypominaj sobie o tym.
nie rozłączaj się na drobiazgi
Napełniasz słoik małymi ziarenkami piasku, a następnie próbujesz wcisnąć do niego większe skały. To nie działa, prawda? Bo nie masz więcej miejsca. Ale jeśli najpierw włożysz duże skały, nadal masz miejsce na ziarna piasku.
tak samo jest z Twoimi zadaniami. Jeśli najpierw robisz duże, często masz czas na mniejsze zadania. Ale jeśli od samego początku utkniesz z błahymi rzeczami, często nie poradzisz sobie z ważnymi zadaniami.
Ustaw priorytety: te metody sprawiają, że działa
czy słyszałeś kiedyś o matrycy Covey ’ a? Składa się z czterech pól i pomaga kategoryzować dokładnie według ważności i pilności. W pierwszym polu piszesz to, co jest ważne i pilne w tym samym czasie, w drugim polu to, co jest ważne, ale nie pilne. W trzecim polu piszesz to, co nie jest ważne, ale wciąż pilne, a w ostatnim polu piszesz to, co nieistotne, a także nie pilne. Pomaga to niezmiernie dowiedzieć się, które zadania należy wykonać jako pierwsze, a które mają trochę więcej czasu.
możesz też ocenić, co powinno być na górze listy bez matrycy? Więc po prostu napisz dziennik kul. Jest to w zasadzie bardzo nieskomplikowana lista rzeczy do zrobienia, które posortowano według priorytetu i krok po kroku.
i chcielibyśmy przedstawić Wam trzecią, bardzo prostą metodę: metodę ALPEN. „ALPEN” to skrót od „tasks”, „length”, „buffer time”, „decisions”I” follow-up”. Więc zapisujesz wszystkie rzeczy, które musisz zrobić dzisiaj, oszacuj, ile czasu potrzebujesz dla każdego zadania, a także zaplanuj czas buforowania. Następnie sortujesz wszystkie zadania według priorytetu, wykonujesz je jeden po drugim i sprawdzasz, co osiągnąłeś. Zadania, które zostały cofnięte, są przenoszone na następny dzień.
Unikaj tych 5 typowych błędów
nawet jeśli udało ci się mądrze ustalić priorytety, nadal możesz napotkać kilka pułapek. Zebraliśmy dla ciebie 5 najczęstszych.
1. zaplanowałeś zbyt mało czasu na poszczególne zadania i ostatecznie nie udało Ci się ukończyć ich wszystkich.
2. coraz więcej rzeczy do zrobienia jest dodawanych przez cały dzień i po prostu wepchasz je pomiędzy. Straciłeś ogólny obraz sytuacji, a twoje priorytety były dla kota.
3. jesteś łatwo rozproszony i szybko wyrzucić swoje dobre intencje za burtę.
4. czasami sensowne jest pozostawienie pewnych zadań innym, którzy są do nich lepiej dopasowani. Jednak zgodnie z mottem „out of sight, out of mind”, zapominasz sprawdzić postęp i na koniec dnia zadanie może pozostać cofnięte bez Twojej wiedzy o tym.
5. nie dostosowujesz listy priorytetów, gdy zmieniają się okoliczności, kradnąc cenny czas od siebie.
twój następny krok w kierunku bardziej znaczącego priorytetyzacji
ustalanie priorytetów jest ważnym krokiem w kierunku samostanowienia i satysfakcji. Ale jest jeden warunek: musicie wiedzieć, co jest dla Was naprawdę ważne w życiu, ponieważ jest to również kluczowe dla ustalania priorytetów. Nie jesteś tego taki pewien, bo nigdy nie myślałeś o tym poważnie? Wtedy masz szansę dowiedzieć się w kontekście naszych wizji wyzwanie wreszcie szansę, aby to zrobić!
razem dowiemy się, do czego dążysz i czego chcesz od życia. Co Cię wbija w głąb siebie i co sprawia, że radzisz sobie z codziennością tak, jak to robisz? Gdzie chcesz, aby Twoja ścieżka Cię prowadziła i jak chcesz się tym zająć? W ciągu siedmiu dni znajdziemy Twoją wizję i stworzymy podstawę dla Twoich priorytetów!