kluczowym dokumentem w aktach personalnych pracownika jest dobrze zredagowana pisemna notatka, jeśli chcesz wzmocnić swoją obronę przed działaniem zainicjowanym przez pracownika. Większość pisemnych ostrzeżeń i notatek dyscyplinarnych jest niewystarczająca, ponieważ nie zawierają kilku bardzo ważnych elementów.
elementy, które należy uwzględnić
niezależnie od tego, czy musisz bronić się przed niezasłużonym roszczeniem o ubezpieczenie od bezrobocia, czy przed pozwem o bezprawne zwolnienie, chcesz uwzględnić następujące elementy w notatkach ostrzegawczych i dyscyplinarnych:
1. Nagłówek tematyczny, np. ” pisemne ostrzeżenie.”
2. Data i godzina ostrzeżenia lub działania.
3. Imię i nazwisko zaangażowanego pracownika.
4. Stanowisko pracownika.
5. Imię i nazwisko osoby udzielającej ostrzeżenia lub podejmującej działanie.
6. Stanowisko osoby udzielającej ostrzeżenia lub podejmującej działanie.
7. Osoba lub osoby, którym wydawane są kopie.
8. Polityka pracodawcy odnosząca się do incydentu lub przedmiotu i/lub zachowania lub wyników oczekiwanych od pracownika.
9. Konkretne zdarzenie powodujące ostrzeżenie lub działanie. Bądź konkretny z datą, godziną i tym, co miało miejsce.
10. Zachowanie, które powinno mieć miejsce. Wymagana zmiana zachowania. Bądź konkretny.
11. Jakie działania mogą wynikać z dalszego nieprawidłowego zachowania pracownika i konsekwencje, jeśli pracownik się nie zmieni.
12. Podpis osoby udzielającej ostrzeżenia lub podejmującej działanie.
13. Data otrzymania przez pracownika.
14. Podpis pracownika otrzymującego ostrzeżenie lub działanie. (Uwaga: jeśli pracownik odmawia podpisania, sugeruj, aby pracownik zapisał na notatce powód lub powody odmowy podpisania. To stwierdzenie we własnym skrypcie pracownika-czy to trzy słowa, Czy długi akapit – jest solidnym dowodem na to, że pracownik otrzymał i zrozumiał treść notatki.)
15. Podpis świadka na spotkaniu z pracownikiem oraz oświadczenia złożone na spotkaniu.
Przykładowe Pisemne Ostrzeżenie
Temat: Pisemne Ostrzeżenie
Data: Listopad 2011 17, 2005 at 13: 30
do: Jane Row, magazynier
od: Betty Fram, Stock Supervisor
kopie do: Hank Black, Dept. Mgr inż. i Mary Grey, dyrektor Personalny
Jane, nasza polityka w tej firmie polega na tym, abyś zadzwoniła do pracy co najmniej godzinę przed rozpoczęciem zaplanowanego czasu pracy, kiedy się spóźnisz, zachorujesz lub nie możesz przyjść. Masz rozmawiać bezpośrednio ze swoim przełożonym lub kimś innym.
16, nie zadzwoniłeś, żeby powiedzieć, że nie możesz wejść. Przyszedłeś dziś do pracy późno, o 11: 00, bez wyjaśnienia. Powinieneś był zadzwonić wczoraj i dziś, żeby dać znać przełożonemu, że nie będzie cię w środę i dziś się spóźnisz.
to już trzeci raz w tym roku. Ostrzegałem cię wcześniej słownie. Incydenty wczoraj i dziś są na tyle poważne, że mogę wydać to Ostrzeżenie.: następnym razem, gdy opuścisz pracę bez wezwania, zgodnie z naszą polityką, zostaniesz samowolnie zwolniony.