standardy są wokół nas, za kulisami. Po cichu zapewniają nam bezpieczeństwo, komfort i wygodę w każdym aspekcie życia prywatnego i zawodowego. Dla niewtajemniczonych standardy mogą stać się zauważalne tylko przez ich nieobecność, gdy coś pójdzie nie tak.
jeśli czytasz ten przewodnik, prawdopodobnie znasz standardy systemów zarządzania lub już je używasz do zarządzania wydajnością organizacji. Standardy powinny być zaufanym i niezbędnym odniesieniem do planowania, wdrażania i optymalizacji systemów zarządzania.
celem tego przewodnika jest dwojaki cel: po pierwsze, zapewnienie punktu wyjścia dla osób, które nie znają norm, a po drugie, zapewnienie odświeżenia dla tych, którzy stosują normy, aby wykorzystać z nich maksymalną wartość.
daje to impuls do odczuwania i przepływu dokumentu, zrozumienie ogólnych wymagań mających zastosowanie do zakresu norm i konkretnych pojęć nagłówkowych dla kluczowych dyscyplin systemów zarządzania. Obejmują one ISO 9001:2015 systemy zarządzania jakością i ISO 14001: 2015 Systemy Zarządzania Środowiskowego.
jakie są standardy?
ISO opublikowało ponad 19 000 międzynarodowych norm i definiuje standard jako dokument, który zawiera wymagania, specyfikacje, wytyczne lub cechy, które mogą być konsekwentnie stosowane w celu zapewnienia, że materiały, produkty, procesy i usługi są odpowiednie do ich przeznaczenia.
pierwszą zauważalną kwestią jest to, że standard jest dokumentem, który należy rozumieć i wdrażać . Podobne w koncepcji do kodeksu drogowego-jest udokumentowane, praktykowane i testowane w celu zapewnienia, że kierowcy spełniają minimalne przyjęte kompetencje w zakresie bezpieczeństwa publicznego.
istnieje wiele rodzajów standardów, ale skupimy się na standardach systemów zarządzania, których są dwa główne typy:
-
standardy ogólne. Ma zastosowanie do każdego rodzaju organizacji poprzez zajęcie się dyscyplinami zarządzania, takimi jak jakość, środowisko, energia lub Bezpieczeństwo informacji. Standardy te należą do najszerzej przyjętych systemów zarządzania na świecie.
-
normy branżowe. Zaprojektowany z myślą o szczególnych potrzebach rynków wertykalnych. Na przykład norma AS 9100 wykorzystuje ISO 9001 jako podstawę i dodaje specyficzne wymagania łańcucha dostaw w lotnictwie i lotnictwie.
standardy systemów zarządzania ISO zapewniają ramy planowania, wdrażania i optymalizacji systemów zarządzania dla różnych dziedzin zarządzania lub obszarów ryzyka. Nie są one mocno nakazowe i dają dobry stopień elastyczności dla różnych typów organizacji do wdrożenia systemu zarządzania, który działa dla nich w ich specyficznym kontekście.
wspólna struktura i koncepcje
normy systemów zarządzania ISO są obecnie zgodne z dokumentem ISO Annex SL, który określa strukturę wysokiego poziomu i podstawowe koncepcje systemów zarządzania. Struktura ta obejmuje kilka norm, w tym ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 i ISO 27001:2013. Wkrótce pojawi się Norma bezpieczeństwa i higieny pracy ISO 45001.
ten znaczący rozwój umożliwia integrację różnych systemów zarządzania z większą wydajnością i efektywnością. Wspólna struktura jest parafrazowana na stronach treści i sekcjach standardów w następujący sposób:
1. Zakres. Określa to zamierzony wynik i granice normy. Nie należy mylić z zakresem systemu zarządzania organizacjami lub zakresem certyfikacji, który odnosi się do zakresu struktury organizacyjnej i działań, do których norma została wdrożona.
2. Odniesienia Normatywne. Normy mogą również odnosić się do powiązanych norm i wytycznych, a te określone w odniesieniach normatywnych. Niektóre normy, takie jak ISO 14001:Rok 2015 nie ma odniesień normatywnych i zawiera wszystkie informacje niezbędne do wdrożenia.
3. Terminy i definicje. Standardy pochodzą z własnym językiem technicznym, aby zapewnić dokładną implementację. Sekcja 3 definiuje wszystkie wymagane terminy i definicje.
4. Kontekst organizacji. Kontekst odnosi się do wewnętrznych i zewnętrznych czynników, które stwarzają ryzyko i szanse dla organizacji. Narzędzia takie jak analiza PESTELA, Model McKinsey 7S i SWOT mogą pomóc w określeniu kontekstu. Narzędzia te stają się coraz bardziej istotne dla systemów zarządzania, ponieważ standardy wymagają strategicznego przywództwa.
5. Przywództwo. Standardy systemów zarządzania podkreślają przywództwo, a nie tylko zarządzanie, a wymagania liderów i decydentów są określone w tej sekcji.
6. Planowanie. Każda norma ma wymagania dotyczące definiowania działań niezbędnych do pomyślnego osiągnięcia celów, wykorzystania szans i zarządzania ryzykiem.
7. Wsparcie. Liderzy organizacji muszą zapewnić zasoby potrzebne do ustanowienia, utrzymania i ciągłego doskonalenia systemu zarządzania.
8. Operacja. Ta sekcja przenosi się do operacyjnego wdrożenia systemu z wymaganiami dotyczącymi ustanawiania, wdrażania i kontrolowania procesów. W zależności od charakteru normy, może ona zawierać wiele lub kilka wymagań. W przypadku ISO 9001:2015 większość wymagań znajduje się w tej sekcji.
9. Ocena Wydajności. Zdefiniowana w każdej normie jako potrzeba monitorowania, pomiaru, analizy i oceny wydajności. Wymagania dotyczące audytu wewnętrznego i przeglądu zarządzania znajdują się tutaj.
10. Poprawa. Korzystając z wyników oceny wydajności, podejmij działania podejmowane w celu osiągnięcia ciągłego doskonalenia. Jest to wyraźny wymóg standardów systemów zarządzania.
warto zauważyć, że każdy standard wykorzystuje model planu-Do-Check-Act (PDCA) jako podstawową zasadę i proces ciągłego doskonalenia systemu zarządzania. Struktura załącznika SL przedstawiona powyżej wyrównuje się bezpośrednio do etapów modelu PDCA w następujący sposób:
Plan = kontekst > przywództwo > planowanie > wsparcie
Do = Działanie
Check = Ocena wydajności
Act = Poprawa
anatomia standardu systemów zarządzania ISO
warto zapoznać się ze strukturą udokumentowanego standardu, z którym zdecydowałeś się pracować. Stanie się niezbędnym punktem odniesienia, a wiedza, gdzie szukać konkretnych informacji, będzie nieoceniona.
elementami konstrukcyjnymi norm są:
-
Strona tytułowa. Podaje dokładną nazwę i numer danego standardu. Jest to niezbędne, ponieważ często standardy systemów zarządzania stanowią część powiązanych serii. Na przykład ISO 9000 nie jest tym samym standardem co ISO 9001. W pierwszym z nich przedstawiono podstawy i słownictwo systemów zarządzania jakością. Ten ostatni określa wymagania systemu zarządzania jakością i odnosi się do ISO 9000 w swoich normatywnych referencjach.
-
spis treści. Na stronach treści znajdują się wszystkie sekcje normy, w tym wymagania. Jest to przydatne szybkie odniesienie do identyfikacji klauzul, podpunktów i podpunktów.
-
Przedmowa. Wyjaśnia, który Komitet ISO jest odpowiedzialny za opracowanie normy. Informacje te mają charakter poglądowy i nie mają żadnego praktycznego wpływu na wdrożenie systemu zarządzania.
-
wstęp. Określa tło i główne cele normy, czasami określane jako „duch” normy.
-
wymagania. Sekcje od 1 do 10 szczegółowo opisują specyficzne wymagania normy. Sekcje 1-3 ogólnie określają zakres uprawnień dla normy i nie są wymogami podlegającymi kontroli. W sekcjach 4-10 określono wymagania dotyczące systemu zarządzania, jak wyjaśniono we wspólnej strukturze powyżej.
-
załączniki. Zapewnić dodatkowe wytyczne i wyjaśnić, czego oczekuje się pod względem zgodności z określonymi wymaganiami.
-
Bibliografia Odnosi się do powiązanych norm, które mogą być również zdefiniowane w sekcji 2 odniesienia normatywne.
-
indeks terminów. Zawiera alfabetyczny indeks terminów, odwołujący się do sekcji 3 terminy i definicje.
tłumaczenie języka norm
oprócz terminów i definicji, normy ISO używają następujących dwóch terminów, które nie powinny być używane synonimicznie.
-
„”wskazuje wymóg, który musi być spełniony, aby był zgodny z normą. Audytorzy wewnętrzni i zewnętrzni będą oceniać zgodność, w przypadku gdy klauzule mówią „powinien”.
-
„powinien” wskazuje zalecenie. Jest to zgodne z duchem najlepszych praktyk i chociaż nie jest obowiązkowe, może zapewnić możliwości poprawy, co jest wymogiem.
warunki te określają, co należy zrobić, aby się do nich zastosować i co jest zalecaną dobrą praktyką.
od czego zacząć wdrażanie
gdy zdecydujemy się na stosowanie standardów do wdrożenia systemu zarządzania, możesz podążać za modelem PDCA w całym procesie zarządzania projektem.
niezależnie od wybranej metody, poniższe wskazówki pomogą Ci zacząć:
-
Zdobądź kopię standardu. Kup go od ISO tutaj
-
przeczytaj to przynajmniej dwa razy. Przeczytaj standard kilka razy, aby zorientować się w jego strukturze, definicjach i wymaganiach nagłówkowych.
-
Rób notatki. Przeczytaj standard bardziej szczegółowo, korzystając z preferowanej metody robienia notatek przed szczegółowym planowaniem-określ kluczowe działania, potencjalnych członków zespołu, krytyczne zasoby, sponsorów projektu itp.
-
zrób analizę luk. Wykonaj audyt suchotrwały przed rozpoczęciem wdrażania. Audyt wymogów zawartych w klauzulach 4-10 w celu zidentyfikowania istotnych luk i prawdopodobnych wyzwań. Pomoże to skoncentrować swój wysiłek.
-
Zbuduj swój zespół. Wdrożenie może być trudne bez wsparcia; rozważ przeszkolenie lub zatrudnienie konsultanta-nie są one niezbędne, ale mogą pomóc w zależności od budżetu, zasobów i ram czasowych wdrożenia.
istnieje wiele innych praktycznych wskazówek dotyczących wdrożenia systemu zarządzania, które omówimy w przyszłych artykułach.
podstawowe wymagania określonych norm
oprócz ogólnej struktury i koncepcji przedstawionych w załączniku SL, każdy standard systemów zarządzania ma swoje własne wymagania dotyczące zarządzania określonymi dyscyplinami i ryzykiem.
tutaj pokrótce przyjrzymy się pojęciom następujących norm:
-
ISO 9001: 2015-systemy zarządzania jakością
-
ISO 14001:2015-Systemy Zarządzania Środowiskowego
zrozumienie poniższych pojęć i zasad jest punktem wyjścia do uzyskania jak największej wartości z konkretnych wymagań każdej normy.
ISO 9001:2015 Systemy Zarządzania Jakością
ostatecznym celem ISO 9001 jest pomoc organizacjom w konsekwentnym zaspokajaniu potrzeb klientów i poprawianiu ich ogólnej wydajności, stając się bardziej efektywnym i wydajnym.
podstawowe zasady to:
-
7 zasady zarządzania-ISO 9001:Rok 2015 opiera się na siedmiu zasadach zarządzania, które mają zastosowanie do dobrego funkcjonowania każdej organizacji. Są one w pełni opisane w ISO 9000:2015
-
zorientowanie na klienta. Głównym celem zarządzania jakością jest spełnienie wymagań klientów i dążenie do przekraczania oczekiwań klientów.
-
przywództwo. Liderzy na wszystkich poziomach ustanawiają jedność celu i kierunku oraz stwarzają warunki, w których ludzie są zaangażowani w osiąganie celów jakości organizacji.
-
zaangażowanie ludzi. Kompetentni, upoważnieni i zaangażowani ludzie na wszystkich poziomach w całej organizacji są niezbędni do zwiększenia zdolności organizacji do tworzenia i dostarczania wartości.
-
podejście procesowe. Spójne i przewidywalne wyniki są osiągane skuteczniej i efektywniej, gdy działania są rozumiane i zarządzane jako powiązane ze sobą procesy, które funkcjonują jako spójny system.
-
Poprawa. Organizacje odnoszące sukcesy nieustannie koncentrują się na doskonaleniu.
-
podejmowanie decyzji w oparciu o dowody. Decyzje oparte na analizie i ocenie danych i informacji są bardziej prawdopodobne, aby przynieść pożądane rezultaty.
-
zarządzanie relacjami. Aby osiągnąć trwały sukces, organizacje zarządzają relacjami z zainteresowanymi stronami, takimi jak dostawcy, pracownicy i organy regulacyjne.
-
-
Plan-Do-Check-Act model-jak wyjaśniono powyżej, model PDCA jest podstawą ciągłego doskonalenia.
-
myślenie oparte na ryzyku. Ta wyraźna koncepcja odnosi się do podświadomego lub dynamicznego procesu, który uwzględnia ryzyko i szanse ze źródeł wewnętrznych i zewnętrznych. Nie wymaga formalnej oceny ryzyka; koncepcja ta jest podobna do dojeżdżających do pracy kierowców i pieszych, którzy przeprowadzają w czasie rzeczywistym podświadomą ocenę ryzyka, aby uniknąć wypadków.
ISO 14001: 2015 Systemy Zarządzania Środowiskowego
ISO 14001 określa wymagania dla systemu zarządzania środowiskowego, ale nie szczegółowe kryteria efektywności środowiskowej, które są dla organizacji do zdefiniowania.
jej głównym celem jest zapewnienie ram, które pomagają organizacjom:
-
poprawa efektywności środowiskowej. Poprzez ochronę środowiska poprzez zapobieganie, łagodzenie i odwracanie negatywnych skutków.
-
wypełnianie obowiązków w zakresie zgodności. Wymogi obowiązkowe i dobrowolne. (np. wymogi prawne i inne, w tym odpowiednie potrzeby i oczekiwania zainteresowanych stron).
-
osiągać cele środowiskowe. Ustalanie wskaźników KPI dotyczących zarządzania ryzykiem i poprawy efektywności środowiskowej.
kluczowe zasady realizacji tych celów to:
-
kontekst. Ocena kontekstu organizacyjnego ma na celu zapewnienie wysokiego poziomu zrozumienia kluczowych kwestii, które pozytywnie lub negatywnie wpływają na zarządzanie odpowiedzialnością za środowisko. Pochodzą one z trzech głównych źródeł:
-
warunki środowiskowe (związane z aspektami środowiskowymi) – klimat, jakość powietrza, jakość wody, użytkowanie gruntów, zanieczyszczenie, zasoby naturalne, bioróżnorodność itp.
-
zewnętrzne-prawne/regulacyjne, ekonomiczne, technologiczne, społeczne/kulturalne, konkurencyjne, kierowcy/trendy, zainteresowane strony itp.
-
wewnętrzny-kierunek strategiczny, możliwości, status zgodności, kultura, standardy, systemy operacyjne, stosunki umowne itp.
-
-
zainteresowane strony. Aby zidentyfikować potencjalne obowiązki w zakresie zgodności, organizacja musi ocenić zakres interesariuszy, na których mogą mieć wpływ aspekty środowiskowe organizacji, na przykład:
-
akcjonariusze, członkowie zarządu i pracownicy
-
klienci, dostawcy i wykonawcy
-
organy regulacyjne, społeczności i grupy nacisku
-
-
perspektywa cyklu życia. Ocena aspektów środowiskowych powinna uwzględniać kwestie Wyższego i niższego szczebla, od pozyskiwania surowców do ostatecznego unieszkodliwiania. Zapewnia to całościową ocenę zrozumienia relacji między aspektami jako wzajemnie powiązanego systemu, ale nie wymaga szczegółowej analizy cyklu życia.
Streszczenie: Wprowadzenie
kluczem do rozpoczęcia pracy z normami systemów zarządzania ISO jest stosunkowo prosta: uzyskać standard i przestudiować kluczowe pojęcia, terminologię i wymagania nagłówkowe. Zrób to przed planowaniem wdrożenia, aby upewnić się, że Twoje plany zmierzają we właściwym kierunku; pozwoli to zaoszczędzić czas i skoncentrować zasoby.
w przyszłych artykułach omówimy bardziej szczegółowo praktyczne aspekty implementacji. Przyjrzymy się bliżej specyficznym wymaganiom standardów kluczowych systemów zarządzania oraz wymaganym wspólnym działaniom, takim jak ocena kontekstu, przegląd zarządzania i audyt wewnętrzny. Zastanowimy się również, jak zintegrować systemy zarządzania, aby zmaksymalizować wydajność i osiągnąć synergię.
aby uzyskać więcej informacji na temat rozpoczęcia pracy ze standardami:
-
zacznij od początku-przeczytaj opisy standardów zarządzania ISO.
-
Zbuduj swoje umiejętności-zobacz nasze szkolenia z wdrażania systemów zarządzania i audytu.
-
Zaplanuj swój budżet-uzyskaj szybką wycenę certyfikacji systemów zarządzania.
-
Znajdź konsultanta – jeśli potrzebujesz pomocy, przeszukaj nasz rejestr konsultantów.
- integracja w celu optymalizacji-dowiedz się więcej o integracji systemów.
jeśli masz jakieś porady dotyczące rozpoczęcia pracy ze standardami, chcielibyśmy usłyszeć od ciebie.