reklamy:
funkcja archiwizacji powinna być zorganizowana w taki sposób, aby pomagała w prawidłowym prowadzeniu dokumentacji. Ważne jest, aby pamiętać, że zapisy powinny być udostępniane w razie potrzeby. Kierownik biura musi zdecydować, czy zgłoszenia powinny być scentralizowane lub zdecentralizowane scentralizowane zgłoszenia i zdecentralizowane zgłoszenia mają swoje zalety i wady.
1. Scentralizowany System Archiwizacji:
jest to system, w którym wszystkie rejestry dotyczące różnych działów danego przedsiębiorstwa są składane w jednym miejscu lub w biurze centralnym. Innymi słowy, poszczególne działy lub sekcje organizacji nie robią archiwizacji.
ogłoszenia:
zalety scentralizowanego systemu archiwizacji
1. Jest on pod kontrolą specjalistów, co ułatwia większą wydajność.
2. Dostępna przestrzeń jest wykorzystywana ekonomicznie.
3. Będzie nad nimi skuteczna kontrola.
ogłoszenia:
4. Nie będzie powielania sprzętu do archiwizacji i pracy (jak w zdecentralizowanym systemie) i jako takie istnieje ekonomia w segregacji.
5. Istnieje jednolity standard składania dokumentów i ich wyjmowania. Umożliwia to szybką lokalizację dokumentów.
6. Ludzie, którzy wykonują tę samą pracę raz po raz stają się specjalistami w swojej pracy. Zwiększa to wydajność.
7. Dokumenty zostaną złożone tego samego dnia.
ogłoszenia:
8. Lokalizacja brakujących plików lub dokumentów jest łatwo znana (dzięki odpowiedniemu użyciu wskaźnika).
Kiedy szef departamentu pilnie potrzebuje jakiegokolwiek listu, nie dotrze do niego na czas z powodu długiej procedury. Jest to główna wada.
2. Mogą pojawić się błędy.
ogłoszenia:
3. Dużo czasu jest zużywane, jeśli dział składania znajduje się w odległych pomieszczeniach.
4. W dawaniu i zwracaniu plików obowiązują sztywne zasady. Zasady stają się ważniejsze niż interesy.
5. Nie można zachować tajemnicy.
2.
ogłoszenia:
w ramach tego systemu Archiwizacja odbywa się przez różne działy niezależnie, a nie centralnie w jednym miejscu. Każdy dział instaluje osobny sprzęt i powołuje pracowników do opieki nad pracą zgłoszenia. System ten jest również znany jako system archiwizacji departamentów.
1. Odpowiednie, proste i łatwe metody mogą być przyjęte w zależności od wygody działu.
2. Pliki są łatwo i szybko dostępne.
3. Szybka dostępność pliku ułatwia zwiększenie wydajności.
4. Można zachować tajemnicę.
5. Odbierający Urzędnik złoży listy bez błędów, ponieważ ma do czynienia tylko z kilkoma listami.
W jednej organizacji, w różnych działach, będą stosowane różne metody składania. W związku z tym żaden standardowy system nie będzie przeważał.
2. Urzędnik archiwizacji ma wiele innych zadań; nie może stać się specjalistą w systemie archiwizacji.
3. Międzyzakładowe przeniesienie urzędników nie zrozumie systemu archiwizacji innych działów.
4. Jeśli jeden dokument dotyczy dwóch lub więcej działów, będą trudności w złożeniu dokumentu.
5. Złożenie będzie odbywać się w dogodnym dla urzędnika, który ma wiele innych zadań do wykonania wraz z złożeniem. W związku z tym może on zgubić listy lub przechowywać je w innych rejestrach lub pozostawić je niezauważone.