zmiana następuje. Bez względu na to, w jakiej branży pracujesz, prawdopodobnie miałeś do czynienia ze zmianami w swojej organizacji-czy jest to coś poważnego, jak praca z nową aplikacją, czy coś mniejszego, jak przejście z papierowych kubków na Ceramiczne Kubki.
jak organizacje wprowadzają i monitorują te zmiany? Być może wcześniej słyszałeś zwroty „zarządzanie zmianami” i „kontrola zmian” – być może używane zamiennie. Chociaż zarządzanie zmianami i kontrola zmian mają wspólne podobieństwa, odnoszą się do dwóch różnych procesów. W szczególności, Kontrola zmian odnosi się do konkretnego elementu większej procedury zarządzania zmianami; podczas gdy zarządzanie zmianami odnosi się do pełnego zakresu konkretnego procesu zmiany, Kontrola zmian opisuje proces deliberacji i zatwierdzenia, który określa, czy dana zmiana nastąpi w danej organizacji.
przyjrzyjmy się bliżej definicjom tych dwóch procesów i zbadajmy, w jaki sposób współdziałają ze sobą:
Zarządzanie zmianą
zarządzanie zmianą to proces logistyczny polegający na wprowadzaniu i śledzeniu zmian w organizacji. Proces zarządzania zmianami jest istotnym elementem wszystkich organizacji, Jednak jest szczególnie ważny w branżach, w których procesy są precyzyjne i regulowane, takich jak produkcja i opieka zdrowotna.
chociaż z pozoru wprowadzenie zmian w organizacji może wydawać się proste, zmiana jest skomplikowanym procesem, który wymaga przemyślenia, badań, planowania i zatwierdzenia. W każdej organizacji działają dziesiątki, jeśli nie setki ruchomych części, a zmiana tylko jednego kawałka układanki może spowodować efekt domina o dalekosiężnym wpływie na poszczególne działy.
każda organizacja powinna mieć własną procedurę zarządzania zmianami. To, czym jest ten proces, zależy w dużej mierze od branży, w której pracujesz, rodzaju procesów, które Twoja organizacja działa na co dzień oraz od tego, jakich standardów i przepisów firma jest zobowiązana. Niezależnie od branży, istnieje jednak kilka standardowych elementów dobrego procesu zarządzania zmianami, w tym:
- identyfikacja problemu u źródła zmiany
- złożenie wniosku o zmianę
- uzyskanie zgody interesariuszy
- opracowanie strategii wprowadzenia zmiany
- śledzenie sukcesu zmiany po jej wdrożeniu
dr John Kotter, autor i lider myśli w dziedzinie zarządzania przedsiębiorstwem, ma zarys praktycznej zmiany model zarządzania w bestsellerowej książce leading change; ten zarys jest dobrym miejscem startowym dla organizacji, które chcą ustanowić własny proces. Gdy proces został nakreślony i sfinalizowany, dobre oprogramowanie do zarządzania procesami, takie jak Issuetrak, może być nieocenione w zapewnieniu, że każdy krok zostanie ukończony szybko i we właściwej kolejności.
Kontrola zmian
Kontrola zmian, choć głęboko związana z zarządzaniem zmianami, odnosi się do odrębnej koncepcji. Kontrola zmian to proces oceny sugerowanych zmian i określania, czy powinny one zostać wprowadzone w organizacji. Proces kontroli zmian istnieje jako sposób na zapobieganie organizacjom przed zbyt wieloma niepotrzebnymi zmianami, zapewniając, że każda zatwierdzona zmiana będzie korzystna i warta wysiłku integracji.
w większości przypadków Kontrola zmian podlega jurysdykcji osoby lub grupy osób, które mają wiedzę i autorytet do podejmowania nadrzędnych decyzji w organizacji-zazwyczaj osoby na stanowiskach kierowniczych lub kierowniczych. Osoby te pełnią bardzo ważną funkcję, obiektywnie oceniając propozycje zmian i pomagając utrzymać porządek w całej firmie. Analizują wnioski o zmianę, zadają istotne pytania, analizują potencjalny wpływ całej firmy i ostatecznie podejmują ostateczną decyzję o zatwierdzeniu.
rozwiązania programowe, takie jak Issuetrak, zapewniają zarówno tym, którzy proponują zmiany, jak i tym, którzy rozważają zatwierdzenie, narzędzia, które usprawniają i przyspieszają cały proces. Od automatycznych powiadomień i aktualizacji dla interesariuszy po łatwo dostosowane formularze i szablony do szybkiego przesyłania, Issuetrak pomaga ujednolicić i uprościć procesy zarządzania zmianami i kontroli zmian.