zagrożenie ze strony koronawirusa wymusiło wprowadzenie bardziej rygorystycznego programu zgodności korporacyjnej. Poprawa norm regulacyjnych i odnowienie wysiłków w zakresie egzekwowania przepisów jest zatem ważniejsze niż kiedykolwiek.
w tym poście na blogu zajmiemy się najczęstszymi pytaniami dotyczącymi zgodności korporacyjnej i wszystkim, co musisz wiedzieć o budowaniu najlepszego programu zgodności dla Twojej organizacji.
co to jest zgodność?
w naszym ostatnim poście dotyczącym zgodności biznesowej zdefiniowaliśmy zgodność zarówno jako działanie, jak i standard. Zgodność jako działanie oznacza konieczność przestrzegania ustalonych przepisów i polityk. Mówi również o obowiązkach i odpowiedzialności firmy wobec jej pracowników i społeczeństwa. Rozumiejąc swoje obowiązki, firma musi podjąć niezbędne działania i środki w celu spełnienia wymagań prawnych i rządowych, aby zachować zgodność jako organizacja.
z drugiej strony, zgodność staje się standardem, gdy firma wykracza poza i nie traktuje zgodności jako zwykłego wymogu, ale raczej Kodeksu postępowania lub kompasu etycznego dla pracowników.
ogólnie rzecz biorąc, zgodność z przepisami korporacyjnymi jest zarówno działaniem ograniczającym ryzyko prawne, jak i związane z bezpieczeństwem. Ale jest to również standard, który prowadzi ludzi do odpowiedniego zachowania.
aby lepiej zrozumieć znaczenie zgodności biznesowej, należy postrzegać ją zarówno jako działanie, jak i standard. Jeśli jest to postrzegane jako działanie samo w sobie, może być zredukowane do zbioru zasad. Podobnie może służyć tylko jako ozdoba marki, jeśli jest traktowana jako standard.
czy wszystkie firmy potrzebują korporacyjnego programu zgodności?
wszystkie firmy potrzebują korporacyjnego programu zgodności. Niezależnie od wielkości, zasięgu lub branży firma musi mieć zdefiniowany lub ustrukturyzowany program zgodności, który określa jej zasady, procedury i działania.
zgodnie z badaniem z 2017 r. opłaca się inwestować w Zgodność, widząc koszty większej liczby działań w zakresie zgodności (np., audyty, szkolenia i personel ekspercki) jest niższy niż koszt firm nieprzestrzegających standardów branżowych.
w tym samym badaniu stwierdzono również, że koszt niezgodności jest 2,71 razy większy niż koszt zgodności. Oto tylko kilka skutków niezgodności:
- zakłócenia w działalności
- utrata wydajności
- utrata przychodów
- grzywny, kary i opłaty rozliczeniowe
dzięki temu podjęcie środków zapobiegawczych w celu przestrzegania wymogów zgodności może uchronić Cię przed kłopotami i pomóc zaoszczędzić znaczną ilość kosztów organizacyjnych.
jakie elementy powinny zawierać korporacyjne programy zgodności?
wiele korporacji nie ma pewności, co powinien obejmować program szkolenia w zakresie zgodności korporacyjnej. I cóż, wszystko zależy od zasad, które chcesz wprowadzić i kwestii, które chcesz rozwiązać. Jednak ogólnie rzecz biorąc, zgodność korporacyjna koncentruje się na tych podstawowych problemach:
korupcja
budowanie silnej kultury zgodności zaczyna się od zaangażowania w prowadzenie biznesu w sposób uczciwy, etyczny i prawny. Ale różne formy korupcji, takie jak łapówkarstwo, fałszowanie ofert i inne nielegalne praktyki biznesowe czasami rujnują moralne włókno niektórych pracowników. Dlatego tworzenie zasad zgodności, które koncentrują się na opracowywaniu wysokich standardów uczciwości, minimalizuje występowanie tego problemu.
zachowanie pracowników
zachowanie pracowników ma bezpośredni związek z produktywnością, zaangażowaniem i wydajnością w miejscu pracy. A wszelkie działania, które są postrzegane jako nieprofesjonalne lub nieetyczne, zakłócają prawidłowy przepływ procesów korporacyjnych. Aby uniknąć tych problemów, należy uwzględnić programy zgodności, takie jak polityka przeciwdziałania molestowaniu i dyskryminacji.
Bezpieczeństwo i higiena pracy
pracodawcy mają prawny obowiązek i moralną odpowiedzialność za zapewnienie bezpieczeństwa i ochrony swoich pracowników podczas pracy. Dlatego firmy muszą mieć zestaw polityk, planów i procedur, które pomagają zarządzać bezpieczeństwem i higieną pracy. Jego celem jest zminimalizowanie ryzyka urazu lub choroby wśród pracowników i dlatego jest równie ważne, aby to uwzględnić.
Occupational Safety and Health Administration lub OSHA jest jedną z wiodących agencji regulacyjnych na świecie, która zapewnia standardowe wytyczne dotyczące zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy.
zgodność środowiskowa
niektóre firmy uważają zgodność środowiskową za opcjonalną. Ale ponieważ problemy ekologiczne, takie jak zmiana klimatu i zanieczyszczenie środowiska, mają negatywny wpływ na przedsiębiorstwa, przestrzeganie przepisów środowiskowych powinno być poważnym czynnikiem przy każdym programie zgodności.
zarządzanie danymi
każdy, kto wejdzie w kontakt z Twoją firmą, przynosi mnóstwo danych osobowych. Obowiązkiem Twojej firmy jest ochrona wszelkich poufnych informacji, które mogą prowadzić do problemów z prywatnością danych. Zgodność w tej dziedzinie oznacza określenie polityk i procesów zapewniających ochronę danych. Proces ten może obejmować wdrożenie Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji lub ISMS.
zgodność produktu
konieczne jest, aby produkty biznesowe spełniały podstawowe wymagania prawne. W związku z tym zgodność powinna stanowić dowód, że produkt spełnia te wymogi regulacyjne. Pamiętaj, że branie odpowiedzialności za swoje produkty i usługi to inteligentny biznes.
pięć podstawowych elementów skutecznego korporacyjnego programu compliance
teraz znasz podstawowe elementy korporacyjnego programu compliance. Ale jedną rzeczą jest decydowanie o treści. Inną rzeczą jest to, jak zbudować swój program i upewnić się, że jest skuteczny od samego początku.
im bardziej złożone jest zarządzanie zgodnością, tym trudniej je przekazać. Tak więc udany program zgodności jest czymś, co jest skoncentrowane, dobrze zdefiniowane i proste. Aby to osiągnąć, upewnij się, że masz te pięć podstawowych elementów:
standardy i procedury
Twój program zgodności powinien zawierać jasny zestaw zasad i procedur, aby określić ramy działania Twojej firmy. Prawa lub wytyczne muszą być konkretne, praktyczne, a co najważniejsze, dostępne. Kiedy mówimy „dostępny”, mamy na myśli to, że zasady zgodności firmy powinny być regularnie przekazywane – zwłaszcza w przypadku wprowadzania zmian.
władza
inicjatywa lub wsparcie kompletnego i kompleksowego programu zgodności musi pochodzić od najwyższego kierownictwa. Jeśli menedżerowie lub przełożeni nie autoryzują planowania i wdrażania zgodności, program pojawi się jak bezużyteczny i bezzębny zestaw reguł.
Ponadto firma musi mieć oficjalnego Dyrektora ds. zgodności, który może służyć jako nadzorca wszystkich działań w zakresie zgodności.
szkolenia i edukacja
aby formalnie kształcić swoich pracowników w zakresie przepisów i polityk branżowych lub rządowych, powinieneś mieć dedykowany program szkoleń w zakresie zgodności, aby uprościć ten proces.
podobnie jak każda inna działalność w zakresie rozwoju pracowników w ramach Akademii learningowej, cele szkolenia w zakresie zgodności muszą być inteligentne. Posiadanie celów i celów SMART compliance może usprawnić Twoje działania edukacyjne. Pomaga również zidentyfikować odpowiednie narzędzia i najlepsze podejście do sukcesu w inicjatywach szkoleniowych.
dzięki inteligentnym celom znajdziesz sposoby, aby proces uczenia się był bardziej angażujący i odpowiedni dla pracowników. Posiadając właściwy sposób myślenia i wgląd, możesz odkrywać różne strategie, takie jak korzystanie z systemu zarządzania nauczaniem do e-learningu lub szkoleń online z zakresu zgodności.
audyt i monitorowanie
jednym ze sposobów, aby organizacje nigdy nie straciły nadzoru nad programem zgodności, jest ciągłe monitorowanie i audyt. Dobry system monitorowania i audytu zgodności zapewnia firmom spójny zestaw protokołów i ułatwia proces regularnego sprawdzania i wykrywania problemów.
w przypadku stwierdzenia rozbieżności w zakresie zgodności, monitorowanie i audyt ułatwiają natychmiastową analizę i odpowiednią reakcję, aby zapobiec awariom.
zasady monitorowania zgodności obejmują rejestrowanie bieżących zmian regulacji, opracowywanie procedur kontroli wewnętrznej w celu dostosowania się do tych zmian i informowanie całej organizacji o istotnych aktualizacjach.
z drugiej strony audyt zgodności wiąże się z przeglądem i weryfikacją skuteczności bieżących procesów monitorowania. Działanie związane z audytami zgodności obejmuje sprawdzenie, czy istniejący system monitorowania osiąga pożądane rezultaty.
w każdym przypadku Dyrektor ds. zgodności z przepisami powinien upewnić się, że zarówno działy audytu, jak i monitorowania pracują ramię w ramię, aby ograniczyć ewentualne zagrożenia związane z przestrzeganiem przepisów.
procedury działań naprawczych
Zgodność jest zarówno reakcją proaktywną, jak i reaktywną. W związku z tym system zarządzania zgodnością musi zawierać nie tylko konkretne wytyczne, ale także jasne działania naprawcze. Oznacza to, że za każdym razem, gdy pojawia się problem niezgodności lub niestosowności, wiesz, jak zareagować odpowiednimi środkami przeciwdziałającymi.
ale pamiętaj, że działania naprawcze nie istnieją w próżni. Żadna odpowiedź przeciwdziałająca nie powinna być oddzielona od odpowiednich obszarów przepisów lub regulacji dotyczących zgodności. Innymi słowy, działania, które powinny rozwiązać problemy związane z niezgodnością, powinny być powiązane z odpowiednimi źródłami, takimi jak:
- wyniki audytu
- rzeczywiste zdarzenia lub błąd ludzki
- skargi klientów
- agenci niezgodni
zwykle procedura korygująca następuje po tych sześciu fazach: identyfikacja, ocena, analiza przyczyn źródłowych, odpowiedź korygująca i kontynuacja.
Zdigitalizuj swój korporacyjny program zgodności
transformacja cyfrowa jest niemal nieunikniona, jeśli chodzi o procesy korporacyjne – nawet w zakresie zgodności. Niestety, firmy postrzegają transformację cyfrową jako możliwość jedynie wzmocnienia relacji z klientami,usprawnienia operacji i zwiększenia skali swojej działalności. W rezultacie zgodność korporacyjna staje się przemyślana.
jednak technologia cyfrowa skłania organizacje do ponownego zaprojektowania systemów zgodności korporacyjnej. Pierwszym krokiem w kierunku modernizacji programów zgodności biznesowej jest identyfikacja barier, które utrudniają cyfrową transformację.
i chcemy pomóc ci przełamać te bariery! Dowiedz się więcej o naszych usługach i pozwól nam pomóc ci rozpocząć cyfrową transformację. Kliknij ten link, aby dowiedzieć się, w jaki sposób możesz zdigitalizować swój program zgodności. Lub skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, w jaki sposób możesz zbudować własne rozwiązanie szkoleniowe w zakresie zgodności.