jest to pierwszy blog z naszej serii, który wyjaśnia, jak wykorzystać Zarządzanie usługami i zmianami w celu zapewnienia zgodności z przepisami, przechwytując wszystkie informacje niezbędne do przetwarzania zatwierdzeń zmian i ustanowienia kontrolowanej dokumentacji. W tym artykule wyjaśniamy, dlaczego zgodność procesów biznesowych jest kluczowym elementem fundamentu budowania udanej organizacji. Nasz drugi artykuł wyjaśnia, w jaki sposób zgodność z przepisami w różnych branżach zapewnia ważne wskazówki dla organizacji, które dążą do osiągnięcia swoich celów biznesowych. W naszym trzecim i ostatnim artykule (opublikowanym 29 czerwca 2021 r.) wyjaśniamy, w jaki sposób audyt zgodności jest wykorzystywany nie tylko do oceny, czy Twoja firma przestrzega zewnętrznych przepisów, ale także do określenia, czy przestrzega własnych wewnętrznych procedur i zasad.
jeśli nie masz systemu zarządzania usługami i zmianami, który poradziłby sobie z przepływami pracy zgodnymi z przepisami, istnieje wiele czynników, które należy wziąć pod uwagę przed podjęciem decyzji o zakupie. Help Net Security rozmawiał z kilkoma profesjonalistami z branży, aby uzyskać ich wgląd w ten temat, a starszy wiceprezes SunView Software, Michael W. Hechler, rozważył kilka cennych zaleceń. Istnieje wielu dostawców, którzy oferują rozwiązania, które mogą obsługiwać zgodność procesów biznesowych. Ważne jest, aby pamiętać, że budujesz długoterminowe partnerstwo, więc musisz czuć się komfortowo z produktem oprócz znalezienia firmy, której możesz zaufać. „Wybierając rozwiązanie ITSM,” według Michaela W. Hechlera, Starszego Wiceprezesa SunView Software, ” zawsze należy zacząć od bieżących wymagań biznesowych.”Aby przeczytać cały wywiad, odwiedź Stronę jak wybrać rozwiązanie ITSM dla mojej firmy?
co to jest proces biznesowy?
podobnie jak „zgodność” może oznaczać wiele rzeczy dla różnych ludzi, procesy biznesowe wymagają jasnej definicji i zrozumienia. Na potrzeby tego artykułu proces biznesowy to szereg kroków wykonywanych przez grupę interesariuszy w celu osiągnięcia określonego celu. Każdy krok w procesie biznesowym oznacza zadanie przypisane do uczestnika. Każde zadanie jest podstawowym elementem wielu powiązanych pomysłów, takich jak zarządzanie procesami biznesowymi, automatyzacja procesów i inne. Organizacje każdej wielkości korzystają z jasno zdefiniowanych procesów, ale korzyści płynące z posiadania dobrych procesów biznesowych są najbardziej zauważalne w skalowalnych organizacjach. Procesy stanowią podstawę większości firm i pomagają usprawnić poszczególne działania, zapewniając optymalne wykorzystanie zasobów.
firmy, które odniosły sukces, koncentrują swoją działalność na osiąganiu jasno określonych i mierzalnych celów. Aby osiągnąć te cele, procesy i procedury są wprowadzane w celu zapewnienia, że wysokiej jakości produkty i usługi są dostępne na czas i spełniają oczekiwania klientów. Dobrze zaprojektowane plany procesów mogą pomóc Twojej firmie:
- opracowywanie wysokiej jakości produktów i usług
- osiąganie spójnych i wydajnych wyników
- skrócenie czasu wprowadzania na rynek
- spełnianie potrzeb klientów i poprawa satysfakcji
- zachowanie zgodności z wymogami regulacyjnymi
dlaczego ludzie opierają się nowym procesom?
czy kiedykolwiek czułeś się całkowicie pewny, że stworzyłeś „idealny” proces biznesowy—tylko po to, aby rozczarować się wynikami? Wykorzystałeś najnowszą technologię do automatyzacji procesów pracy i opracowałeś wiele dokumentacji, aby szczegółowo opisać każdy krok. Co się stało, gdy próbowałeś wdrożyć ten proces? Zadziałało? Być może lepszym pytaniem jest, czy wszyscy w Twoim dziale lub organizacji postępują zgodnie z tym procesem, tak jak zamierzałeś? Jeśli Twoja odpowiedź na to ostatnie pytanie brzmi „nie”, to odpowiedni interesariusze nie spełnili wymogów Twojego procesu biznesowego—z różnych powodów.
brak zgodności może być rozczarowujący i frustrujący dla menedżerów, zwłaszcza jeśli dużo czasu i pieniędzy zostało zainwestowanych w projekt specjalnie zaprojektowany do wdrażania nowych procedur. Oto niektóre z powodów, dla których możesz uzyskać odpowiedź na nowy proces:
- istoty z przyzwyczajenia-ludzie są stworzeniami z przyzwyczajenia i generalnie nie lubią zmian. Jeśli Twoi pracownicy wykonują swoją pracę w określony sposób od dłuższego czasu, prawdopodobnie owijają się w wiele warstw nawyków związanych z pracą, które są trudne do złamania.
- wątpienie w nowy proces-jeśli Twoi pracownicy już wierzą, że wykonują dobrą robotę, mogą się zastanawiać, dlaczego chcesz, aby się zmienili. Czy Twój nowy zabieg spowolni ich? Czy celem twojego procesu jest wyeliminowanie miejsc pracy lub zastąpienie niektórych pracowników?
- strach przed większą odpowiedzialnością-pracownicy mogą czuć się tak, jakby nie mieli czasu i / lub umiejętności potrzebnych do podjęcia większej odpowiedzialności.
- brak zrozumienia nowego procesu-Twoi pracownicy mogą nie rozumieć, jaka będzie ich rola w nowym procesie. Złożone procesy mogą wymagać wdrożenia przy użyciu małych, przyrostowych zmian, aby uzyskać akceptację.
- brak wpływu na klientów—pracownicy, którzy nie wchodzą w interakcje z klientami, mogą nie rozumieć, w jaki sposób nowy proces wpłynie na produkty, usługi i zadowolenie klientów Twojej firmy.
- Nowy Proces jest nieefektywny – może to być trudne do zaakceptowania, ale pracownicy mogą „pracować” nad nowym procesem, ponieważ jest on zepsuty. Może brakować ważnych kroków lub nie przydzielono odpowiednich osób do odpowiednich zadań.
- brak wsparcia zarządzania-pracownicy mogą czuć się opuszczeni, jeśli kierownictwo wyższego szczebla nie wspiera w pełni nowego procesu lub nie chce czekać wystarczająco długo, aby korzyści się zmaterializowały.
- konflikty z innymi zadaniami-pracownicy mogą być zmuszeni do odejścia od nowego procesu, aby zrealizować specjalne życzenia lub zasoby mogą zostać wycofane z procesu, aby pracować nad innymi zadaniami.
chociaż istnieje wiele powodów, dla których pracownicy mogą być niechętni do przyjęcia nowego procesu, posiadanie odpowiedniego systemu zarządzania zmianami jest pierwszym krokiem w kierowaniu organizacją do właściwego przygotowania, wyposażenia i wsparcia pracowników w celu skutecznego przyjęcia zmian i osiągnięcia pozytywnych wyników.
Jak Poprawić Zgodność Procesów?
nowoczesne organizacje wymagają rozwiązania do zarządzania zmianami zoptymalizowanego w celu wspierania dramatycznego wzrostu i złożoności zmian. Dzięki zaawansowanej automatyzacji i przepływom pracy ChangeGear został zaprojektowany w celu usprawnienia całego zarządzania zmianami i procesów zgodności, które umożliwiają organizacjom spełnienie wymagań dotyczących audytu i zgodności.
kluczowym elementem skutecznego zarządzania zmianą jest zrozumienie, że żadna zmiana nie zachodzi w izolacji. W ten czy inny sposób zmiana ma wpływ na całą organizację i wszystkich jej członków. Dzięki dobremu systemowi zarządzania zmianami możesz zachęcić wszystkich do dostosowania się do nowego sposobu pracy. Skuteczne zarządzanie zmianą opiera się na pięciu kluczowych krokach:
Krok 1—zrozum zmianę
aby skutecznie promować korzyści płynące ze zmiany, musisz zrozumieć te korzyści samodzielnie. Zadaj sobie pytanie, dlaczego uważasz, że ten proces wymaga zmiany. Jakie są Twoje cele? Jak Twoja firma skorzysta na tej zmianie? Jak twoja zmiana wpłynie pozytywnie na pracowników? Jak wpłynie to na sposób, w jaki ludzie pracują i postrzegają swoją pracę? Co ludzie będą musieli zrobić, aby pomyślnie zakończyć zmianę? Ważne może być również zastanowienie się, co się stanie, jeśli zmiana nie zostanie wdrożona. Aby zmiana działała, musi istnieć wystarczające niezadowolenie ze starego sposobu robienia rzeczy. Ale ludzie muszą również mieć pewność, że nowe podejście będzie lepsze niż stare i że istnieje jasna Ścieżka migracji.
Krok 2—Zaplanuj zmianę
skuteczna zmiana nie dzieje się przypadkiem—musi zostać zaprojektowana tak, aby pasowała do Twojej organizacji. Sposób zarządzania zmianami różni się w zależności od organizacji. Niektóre firmy mają bardzo sztywne metody zmian, podczas gdy inne są bardziej otwarte i elastyczne w swoim podejściu. Menedżerowie muszą zrozumieć uzasadnienie swojego obecnego otoczenia przed podjęciem jakichkolwiek znaczących zmian.
musisz wziąć pod uwagę sponsoring, zaangażowanie, wpisowe i wpływ na zmianę. Badania wykazały, że ogromnym czynnikiem wpływającym na pomyślny projekt zarządzania zmianą jest widoczność sponsora wśród innych interesariuszy. Musisz upewnić się, że sponsor jest skuteczny i jest aktywnie zaangażowany w całym procesie.
nieodpowiednie planowanie i zaniedbywanie wpływu zmian na personel może skutkować utratą wydajności, zwolnieniem pracowników, wysoką rotacją i odpornością. Te negatywne konsekwencje i ryzyko wiążą się również z konsekwencjami finansowymi. Może to potrwać dłużej, zanim pracownicy zaczną korzystać z nowego systemu, dłużej zajmie opanowanie etapów procesu, a także dłużej, gdy Twoja firma zobaczy dobry zwrot z inwestycji (ROI).
Krok 3-wykorzystaj okna konserwacji, okresy zaciemnienia i zmień okna
okno konserwacji to zaplanowany czas, podczas którego zasoby lub usługi (pozycja konfiguracji (ci) dla organizacji zgodnych z ITIL) mogą zostać zmienione. Ponieważ zmiany mogą wiązać się z przestojami, okna te mogą być używane do minimalizacji zakłóceń krytycznych procesów biznesowych. Ogólnie rzecz biorąc, zaplanowane zmiany powinny wystąpić w oknie konserwacji.
okres zaciemnienia to zaplanowany czas, w którym może nastąpić ograniczenie wsparcia, takiego jak wakacje, Impreza firmowa, zobowiązanie umowne z klientem lub krytyczny czas biznesowy, taki jak koniec roku podatkowego. Zaplanowane zmiany nie powinny wystąpić w uzgodnionych okresach zaciemnienia. Okresy zaciemnienia określają czasy, w których normalna aktywność zmiany nie powinna być zaplanowana, ale nie zapobiegają zmianie. Zazwyczaj istnieją wyjątki w przypadku sytuacji nadzwyczajnych, ale te powinny być rzadkie i wymagają zatwierdzenia na poziomie wykonawczym przed wdrożeniem.
okno zmiany zwykle wskazuje, że określone zasoby lub usługi mogą zostać przerwane w związku ze zmianą. Niektóre firmy, na przykład, definiują określone bloki czasu (tj. w każdą środę od 2:00 AM – 4:00 AM ET) w porozumieniu z konsumentami usługi i powiązanymi klientami lub działami. Zmień System windows pomaga zaplanować zmiany, aby zminimalizować wpływ na krytyczne procesy biznesowe.
Krok 4—komunikuj zmianę
komunikuj się wcześnie i często przez cały proces zmiany. Upewnij się, że pracownicy lub klienci w pełni rozumieją, jaki będzie wpływ, na jak długo i jaka będzie ich rola po zakończeniu wdrożenia. Komunikacja może być elementem zarządzania zmianą. Zmiana, którą chcesz wdrożyć, musi być jasna i istotna, aby ludzie rozumieli, co chcesz, aby zrobili i dlaczego muszą to zrobić. Jeśli pracownicy dowiedzą się, czym jest zmiana, nie słysząc, dlaczego jest ona dokonywana, będą skłonni oprzeć się i nic nie robić.
Krok 5—wdrożenie zmiany
menedżerowie odgrywają ważną rolę we wdrażaniu procesu zmiany. Aby być skutecznym, menedżerowie muszą zrozumieć zmianę i jej wpływ na ich zespół. Dzięki odpowiedniemu poziomowi zaangażowania menedżerowie stają się przedłużeniem zespołu zmian, pomagając w akceptacji, zrozumieniu wpływu i zgłaszaniu potencjalnych obaw, aby zwiększyć prawdopodobieństwo sukcesu. Ponadto menedżerowie powinni ułatwiać przekazywanie informacji zwrotnych między zespołem projektowym a pracownikami w całej organizacji. Wiedząc, że poszczególni pracownicy lub zwarte grupy pracowników radzą sobie ze zmianami na różne sposoby, menedżerowie powinni przeprowadzić ich przez proces zmiany i wzmocnić wartość zmian po ich wprowadzeniu.
istnieje wiele różnych strategii, których możesz użyć, aby wprowadzić zmiany w ruch. Jeśli chcesz stworzyć poczucie pilności, aby nabrać rozpędu i zachęcić ludzi do wzięcia udziału w Twoim pomyśle, musisz pamiętać o pewnych rzeczach po drodze:
- upewnij się, że wszyscy zaangażowani w zmianę rozumieją, co musi się wydarzyć i co to dla nich oznacza.
- uzgodnij kryteria sukcesu dla swojej zmiany i upewnij się, że są one regularnie mierzone i raportowane.
- Określ kluczowych interesariuszy, którzy będą zaangażowani w twoją zmianę i określ ich poziom zaangażowania.
- Określ wszelkie potrzeby szkoleniowe, które należy przeprowadzić przed, w trakcie i po wdrożeniu zmiany.
- wyznacz „agentów zmiany”, którzy są gotowi, chętni i zdolni pomóc wprowadzić nowy proces w życie i działać jako wzór do naśladowania dla innych.
- znajdź sposoby na zmianę nawyków ludzi, aby nowy proces stał się nową normą.
- upewnij się, że wszyscy są obsługiwani przez cały proces zmiany.
w przyszłym tygodniu wyjaśnimy, w jaki sposób zgodność z przepisami w różnych branżach zapewnia ważne wskazówki dla organizacji, które dążą do osiągnięcia swoich celów biznesowych.