dla nowoczesnej branży usług terenowych nie ma ucieczki od faktu, że elektroniczne arkusze pracy są drogą naprzód. Jeśli Twoja firma nadal korzysta z przestarzałych papierowych kart pracy, może nadszedł czas, aby zacząć myśleć o zarządzaniu danymi w Twojej organizacji i o tym, jak wprowadzić je w XXI wiek. Centralizacja informacji jest kluczem do sukcesu firm usług terenowych w erze cyfrowej, a w tym poście przyjrzymy się, w jaki sposób oprogramowanie do arkuszy pracy może przynieść wiele korzyści Twojej firmie.
Co to są arkusze pracy?
ale najpierw zacznijmy od podstaw: czym dokładnie są arkusze pracy? Mówiąc najprościej, są to strony, które dostarczają inżynierowi serwisu terenowego wszystkie informacje potrzebne do wykonania zadania i są tam, gdzie może zarejestrować ukończoną pracę po jej wykonaniu. Będą one zawierać ważne informacje, takie jak użyte materiały, nazwisko inżyniera i lokalizacja obiektu, i są niezbędne w branży zarządzania usługami terenowymi, ponieważ stanowią podstawę każdego połączenia. Aby ułatwić, wiele opcji oprogramowania dla inżynierów terenowych używa teraz oprogramowania arkuszy zadań do tworzenia arkuszy zadań, używając szablonów, aby jeszcze bardziej przyspieszyć.
papierowe arkusze pracy vs mobilne arkusze pracy
papierowe arkusze pracy są po prostu tym: kawałkiem papieru z zapisanymi na nich szczegółami pracy. Mobilny lub cyfrowy arkusz pracy ma potencjał, aby być o wiele więcej niż to. Po włączeniu do oprogramowania do zarządzania usługami terenowymi, takiego jak Call2Field firmy RedZebra, arkusze zadań można bezproblemowo włączyć do procesów, co daje możliwość tworzenia ich w ramach procesu planowania połączeń, a następnie umożliwia śledzenie lokalizacji inżyniera, Zobacz status zadania i dostęp do informacji o klientach.
wady papierowych arkuszy pracy
mobilne lub cyfrowe arkusze pracy oferują szereg wyraźnych zalet w stosunku do ich papierowych odpowiedników, a z biegiem lat lista powodów pozbycia się papierowych arkuszy pracy wydłużała się, ponieważ dostępne były bardziej wydajne rozwiązania. Przyjrzyjmy się niektórym wadom używania przestarzałych papierowych arkuszy zadań.
czasochłonne
ręczne wprowadzanie informacji na arkuszu papierowym jest czasochłonne, ponieważ oznacza to, że za każdym razem należy wprowadzać te same informacje o kliencie. Uniknięcie tego powielania polega na użyciu oprogramowania, które automatycznie zapełnia arkusz pracy informacjami o klientach z centralnej bazy danych.
dezinformacja
nie ma co do tego wątpliwości – faktury papierowe są naturalnie bardziej podatne na błędy ludzkie i wykazano, że tak właśnie jest. Wynika to z braku systemu na miejscu, pozostawiając go do osoby, w jaki sposób arkusz pracy jest wypełniany. Prowadzi to do potencjalnych inżynierów udających się do pracy z niewłaściwymi informacjami w rękach lub do rejestrowania niewłaściwych informacji po zakończeniu pracy.
brak spójności
papierowe arkusze zadań są podatne na błędy ludzkie, co również toruje drogę do braku spójności. Istnieje prawdopodobieństwo większej rozbieżności w informacjach zawartych w papierowych arkuszach pracy niż w systemie cyfrowym, ponieważ inżynier może wypełnić dane, takie jak imię i nazwisko klienta, na przykład w inny sposób niż jego koledzy.
Podwójne wprowadzanie danych
oprócz bardziej czasochłonnego wypełniania, papierowe arkusze pracy mogą wymagać powielania informacji dla innych pracowników w firmie, takich jak kierownictwo i kierownictwo, ponieważ każdy dział może wymagać kopii. Ta praca może kosztować firmę godzin cennego czasu, który można spędzić gdzie indziej.
zalety oprogramowania mobilnego arkusza pracy
jak już wspomnieliśmy, istnieją wyraźne zalety przejścia na oprogramowanie mobilnego arkusza pracy i wykraczają one poza nadrabianie niedoborów papierowych arkuszy pracy. Przejście na elektroniczne arkusze pracy wiąże się z dwiema kluczowymi korzyściami, które są związane z mobilnością siły roboczej – szczególnie ważne w świecie zarządzania usługami terenowymi, gdzie jest to częścią branży od pewnego czasu.
Usprawnij zarządzanie relacjami z Klientami (CRM)
przede wszystkim zdigitalizowany system tworzenia arkuszy pracy może pomóc w poprawie relacji z klientami. Zamiast czekać kilka dni, a nawet tygodni na otrzymanie bardziej tradycyjnych faktur, jak to ma miejsce w przypadku papierowych arkuszy zadań, klienci mogą otrzymywać faktury niemal natychmiast za pomocą zdigitalizowanego systemu. Mobilny system arkuszy pracy przecina nieefektywne procesy wewnętrzne i czynniki zewnętrzne, takie jak przesyłka pocztowa, umożliwiając sprawne i wydajne kontakty z klientami od początku do końca – świetny sposób na dobre wrażenie.
Poprawa zaangażowania pracowników
gdy przestarzałe systemy są nadal używane, inżynierowie mogą z czasem stać się mniej zmotywowani, powodując pośpiech w wypełnianiu arkuszy zadań na koniec dnia. Może to powodować niepotrzebny stres i konflikty w organizacjach, a także oznaczać, że arkusze pracy nie są prawidłowo wypełniane.
dzięki modernizacji często można zwiększyć zaangażowanie pracowników, ponieważ doceniają wysiłki pracodawcy, aby umożliwić im wykonywanie swojej pracy najlepiej jak potrafią. Korzyści płynące z całkowitej modernizacji w branży usług terenowych wykraczają daleko poza to, o czym mówiliśmy w naszym ostatnim poście na temat transformacji cyfrowej.
oprogramowanie do fakturowania Zadań RedZebra
oprogramowanie do fakturowania Zadań Call2Field umożliwia digitalizację arkuszy zadań i automatyczne generowanie faktur po zakończeniu pracy. Usprawnia to procesy, oszczędzając cenny czas i pieniądze. Jest to wysoce elastyczne rozwiązanie, które można dostosować do konkretnych wymagań firmy.
skontaktuj się
arkusze pracy są integralną częścią każdej branży usług terenowych, a posiadanie solidnej bazy danych online jest doskonałym miejscem na rozpoczęcie, jeśli chcesz usprawnić proces fakturowania. Dlaczego nie wypróbować oprogramowania i zobaczyć na własne oczy, jak może to przynieść korzyści Twojej firmie? Umów się na konsultację z ekspertem RedZebra już dziś, a my przedstawimy Ci demo online, aby pokazać, co nasze oprogramowanie do fakturowania może dla ciebie zrobić. Ewentualnie wyślij swoje pytania e-mailem na adres [email protected] lub zadzwoń 01296 350350.