Ci sono nove (beh, dieci) passaggi nel processo A3.
0: Identificare il problema
Poiché lo scopo del processo A3 è quello di risolvere problemi o affrontare le esigenze, il primo passo, in qualche modo non scritto, è che è necessario identificare un problema o necessità.
1: Cattura lo stato attuale della situazione
Una volta allineato il problema o la necessità che desideri affrontare, è il momento di acquisire e analizzare lo stato attuale della situazione. Toyota suggerisce che i risolutori di problemi:
- Osserva i processi di lavoro in prima persona e documenta le tue osservazioni.
- Raccogliere intorno a una lavagna e camminare attraverso ogni fase del processo. È possibile utilizzare strumenti grafici processo di fantasia per fare questo, ma figure stilizzate e frecce farà il lavoro altrettanto bene.
- Se possibile, quantificare l’entità del problema (ad esempio, % di biglietti con tempi di ciclo lunghi, # di consegne dei clienti in ritardo, # di errori segnalati per trimestre). Crea un grafico dei tuoi dati se possibile; le visualizzazioni sono davvero utili.
2: Condurre un’analisi della causa principale
Ora che vedi il tuo processo, prova a capire la causa principale delle efficienze. Puoi fare domande come:
- Dove soffriamo di guasti alla comunicazione?
- Dove vediamo lunghi ritardi senza attività?
- Quali informazioni abbiamo bisogno per collaborare in modo più efficace/fluido?
Documenta questi punti dolenti, quindi scava più a fondo. Il 5 whys è uno strumento utile per condurre un’analisi approfondita delle cause alla radice. L’idea di base è che si inizia con una dichiarazione problema, e poi si chiede ” Perché?”fino a scoprire la vera ragione del problema. Potresti o non dovresti chiedere perché esattamente cinque volte – questa è semplicemente una stima.
3: Elaborare contromisure per affrontare le cause principali
Le contromisure sono le tue idee per affrontare la situazione; le modifiche da apportare ai tuoi processi che avvicineranno l’organizzazione all’ideale affrontando le cause principali. Le contromisure dovrebbero mirare a:
- Specificare il risultato previsto e il piano per raggiungerlo.
- Crea connessioni chiare e dirette tra le persone responsabili delle fasi del processo.
- Ridurre o eliminare loop, soluzioni alternative e ritardi.
4: Definire lo stato di destinazione
Una volta selezionate le contromisure, è possibile definire chiaramente lo stato di destinazione. Nel processo A3, comunichi il nostro stato di destinazione attraverso una mappa di processo. Assicurati di notare dove si verificano i cambiamenti nel processo in modo che possano essere osservati.
5: Sviluppa un piano per l’implementazione
Ora che hai definito lo stato di destinazione, puoi sviluppare un piano su come raggiungerlo. I piani di attuazione dovrebbero includere:
- Un elenco di attività per ottenere le contromisure in atto
- Chi è responsabile di ciò che
- Date di scadenza per qualsiasi elemento di lavoro time-sensitive
La maggior parte dei team sceglie di documentare il proprio piano di implementazione nel proprio A3.
6: Sviluppare un piano di follow-up con risultati previsti
Un piano di follow-up consente ai team Lean di controllare il proprio lavoro; consente loro di verificare se hanno effettivamente compreso la condizione attuale abbastanza bene da migliorarla. Un piano di follow-up è un passo fondamentale nel miglioramento dei processi perché può aiutare i team a:
- è stato eseguito il piano di implementazione
- è stata realizzata la condizione di destinazione
- sono stati raggiunti i risultati attesi
Questi primi sei passaggi vengono acquisiti nel report A3. La maggior parte dei team utilizza un modello per il proprio A3.
7: Portare tutti a bordo
L’obiettivo per qualsiasi miglioramento sistemico è che migliora ogni parte del sistema. Questo è il motivo per cui è fondamentale includere tutti coloro che potrebbero essere interessati dall’implementazione o dallo stato di destinazione nella conversazione prima che vengano apportate modifiche.
Costruire consenso in tutto il processo è di solito l’approccio più efficace, motivo per cui molti team scelgono di includerlo in ogni punto critico del processo A3. A seconda dello scopo del lavoro, potrebbe anche essere importante informare i dirigenti e le altre parti interessate che potrebbero essere interessate dal lavoro.
8: Implementare!
Ora è il momento per l’implementazione. Segui l’implementazione come discusso, osservando le opportunità di miglioramento lungo il percorso.
9: Valuta i risultati
In troppe situazioni, il processo A3 termina con l’implementazione. È fondamentale misurare i risultati effettivi e confrontarli con le tue previsioni per imparare.
Se i risultati effettivi variano notevolmente da quello che ci si aspettava, fare ricerca per capire perché. Modificare il processo, se necessario, e ripetere l’implementazione e il follow-up fino a raggiungere l’obiettivo.