Di tutti i processi coperti dal team finanziario, il processo di chiusura di fine mese merita in particolare la vostra attenzione. Se lavori in un reparto contabilità, sai che i rendiconti finanziari sono certamente importanti, ma altrettanto importante è un record coerente e aggiornato, quindi nessuna fattura, ricevuta o altra documentazione importante viene lasciata indietro.
I team contabili dovrebbero rivedere il processo di chiusura mensile, sviluppare una lista di controllo delle attività per garantire che vada liscio e correttamente, seguire le best practice e utilizzare gli strumenti software a loro disposizione. Questa guida ha lo scopo di aiutare a saltare iniziare questo viaggio.
Qual è la chiusura di fine mese?
Le aziende si preoccupano di archiviare i loro bilanci in tempo perché aiuta a mantenere un flusso di cassa sano, facilitare la pianificazione finanziaria, aiutare a prendere decisioni strategiche di business e misurare i progressi verso obiettivi a lungo termine.
Alla fine di ogni mese, le aziende spesso si assicurano che i loro libri siano chiusi in modo che i record siano scolpiti nella pietra. Questa attività, nota come processo di chiusura di fine mese, comporta:
- Un sistema di contabilità affidabile e preciso
- Decisioni aziendali più informate
- Maggiore visibilità sulla salute finanziaria della tua azienda
- Audit finanziario più semplice
- Archiviazione fiscale semplificata
Alla fine di ogni mese puoi essere sicuro che tutte le transazioni si sono verificate completamente prima o dopo la chiusura e che il saldo di fine mese sia accurato e aggiornato. Una serie completa di dati finanziari del mese precedente può anche essere utilizzata come base per le decisioni aziendali del mese prossimo, poiché un periodo di chiusura evidenzia le aree in cui è possibile migliorare.
In altre parole, stai facendo una revisione completa dell’attività finanziaria e delle prestazioni per quell’intero mese e hai la certezza che è improbabile che il record di quel mese cambi in futuro. Le informazioni esatte che stai “chiudendo” qui includono:
- Bilanci, che necessitano di certificazione e di una garanzia di assenza di discrepanze.
- Commercio interaziendale e tutte le transazioni effettuate con altre società.
- Voci di diario ricorrenti da convalidare, approvare e pubblicare.
- Una lista di controllo completa di cui parleremo più avanti.
Altri documenti rilevanti includono fatture non immesse, estratti conto bancari o carte di credito, voci ipotecarie e fatture assicurative. La raccolta dei dati è chiaramente una grande parte del processo e alcune delle informazioni da raccogliere includono:
- fatturato Totale conti bancari
- bilancio di esercizio e i bilanci
- immobilizzazioni i livelli di inventario e
- informazioni sul conto Bancario
- oneri e Proventi
- cassa fondo
- dati della contabilità Generale
L’approccio al processo di chiusura mensile varia a seconda del tipo di attività e della sua specifica metodologia di contabilità. E alcune aziende praticano la versione annuale conosciuta come la chiusura di fine anno.
Il processo di chiusura di fine mese, da rivedere, è l’atto di regolare le voci per correggere i conti per il periodo chiuso. È conosciuto in alternativa come ” record da segnalare.”
I passaggi del processo di chiusura di fine mese
La chiusura finanziaria non deve essere un mal di testa per il team contabile. Seguendo il giusto insieme di passi quando si tratta di record finanziari alla fine di ogni mese si tradurrà in un impatto positivo sull’organizzazione nel suo complesso.
Raccogliere informazioni
Chiudere i libri è un’attività ad alta intensità di dati. Inizia raccogliendo vari punti di dati relativi al periodo contabile in questione:
- Conteggio inventario
- Conto economico
- Ratei e risconti
- Contabilità generale
Avere sempre un record di transazioni operative giornaliere, idealmente il momento in cui sono fatte piuttosto che aspettare fino alla fine del mese.
Combina le parti della contabilità
I sistemi contabili non sono entità omogenee; di solito sono disponibili in moduli che coprono scopi specifici come un reparto contabilità fornitori e contabilità clienti. Parte del processo di chiusura sta riconciliando tutti questi componenti insieme.
Assicurarsi che il saldo dei conti da pagare, ad esempio, sia in linea con la contabilità generale. A tal fine, organizzare le ricevute e annotare tutti i vostri acquisti. Controlla i tuoi record durante questo passaggio per assicurarti che tutto sia stato pagato.
Per le voci dei crediti, guarda tutte le fonti di entrate dai prestiti ai pagamenti delle fatture. Un cliente non ha ancora completato un pagamento o ha dimenticato di inviare una fattura? Ottenere quelle voci risolto prima della fine del mese.
Riconcilia account
Riconciliare tutti i tuoi account è una fase principale della chiusura. Incrocia gli estratti conto con le ricevute, i moduli bancari e altre voci esterne. Gli account che necessitano di questo trattamento sono:
- Contanti, assegni e risparmi
- Conti prepagati
- Altri conti di bilancio
- Petty cash
Riconcilia prima i tuoi conti di cassa, che sono più facili da elaborare poiché le discrepanze e gli errori sono evidenti quando hai a che fare con denaro contante. Questo passaggio ti rende anche consapevole di quanto denaro hai a portata di mano come un business.
Da lì, passare alla riconciliazione dei conti di bilancio. Non dimenticare di rivedere anche i conti delle entrate e delle spese per assicurarti che tutte le voci siano state riflesse con precisione.
Considera Inventario e immobilizzazioni
Non tutto il valore dell’organizzazione può essere impostato su un importo in contanti. Le immobilizzazioni, che possono includere attrezzature, proprietà e veicoli, aggiungono valore a lungo termine alla tua attività. Tieni presente che potrebbero deprezzarsi di valore nel tempo.
In modo simile, eseguire un conteggio delle scorte ogni mese come parte della chiusura. Hai bisogno di rifornire le scorte. Se sì, quanto? Sono tutti gli articoli deperibili o bisogno di sostituzione?
Redazione del bilancio
Una volta aggiornato il libro mastro generale, il passo successivo è preparare il bilancio, che può essere fatto con i dati compilati in un foglio di calcolo o strumenti di automazione. Gli argomenti trattati in questi documenti sono in genere un riepilogo della contabilità generale, dei rendiconti profitti e perdite e dei bilanci.
Il semplice atto di andare oltre il tuo bilancio può darti informazioni su ciò che stai acquistando e se stai ottenendo un ritorno adeguato sul tuo investimento. Sono anche un indicatore di spese eccessive e di altre questioni di bilancio.
Organizzare le dichiarazioni è altrettanto importante in modo da non rimescolare per trovarle negli ultimi giorni del mese. La maggior parte delle forme di software di contabilità hanno caratteristiche built-in per questo scopo.
Revisione finale
Tutta la documentazione relativa viene inviata alla direzione superiore per la revisione. La persona che esamina i documenti di chiusura non è direttamente legata al processo di chiusura fino a questo punto e ha la possibilità di guardare tutto con occhi nuovi.
La chiusura di fine mese termina quando il mese precedente è stato fissato in pietra e non vengono registrate nuove transazioni su di esso.
Cosa hai imparato nel corso di questo processo e cosa puoi applicare per semplificare il mese prossimo? Quando si ottiene un nuovo inizio il mese prossimo, dedicarsi alla costruzione di un calendario finanziario per tenere il passo con i libri. Annotare le scadenze per:
- la Raccolta di tutte le transazioni
- La ricezione e la registrazione di nuovi rapporti
- Pubblicazione di tutte le entrate e le spese
- Una cronologia generale per la regolazione della contabilità
Comunicare il tuo progetto di altri membri del team coinvolti nel processo di chiusura di fine mese per ottenere tutti a bordo. È possibile modificare il calendario col passare del tempo per adattarsi intorno al vostro programma.
La lista di controllo di fine mese
Dopo aver letto quell’elenco di passaggi, chiudere i record finanziari può sembrare un po ‘ scoraggiante. Il ruolo di contabilità finanziaria va oltre le semplici transazioni, coprendo il reddito in contanti, prestiti bancari, conti di risparmio, spese mensili e altre parti essenziali che hanno un impatto sull’intera organizzazione.
Come ti assicuri di non aver perso nulla? Una fattura o una dichiarazione fuori luogo può causare perdite curiose che non sarai in grado di tenere conto. La seguente è una lista di controllo per andare oltre se vi trovate a capo del processo di chiusura mensile.
- Contanti: Regolare per eventuali assegni in sospeso o depositi fino a quando il saldo finale corrisponde a quello che dice l’estratto conto bancario. Depositare eventuali fondi non depositati dal mese precedente.
- Inventario e immobilizzazioni: documentare correttamente il valore di deprezzamento e l’inventario obsoleto / scaduto.
- Debiti e crediti: cerca crediti non applicati o saldi scaduti da cancellare.
- Note pagabili con la banca: prendere in considerazione i piani di ammortamento e documentare correttamente il costo degli interessi mensili.
- Conti infraziendali: Debiti e crediti devono corrispondere tra le due imprese. Controlla anche le spese prepagate.
- Ferie maturate e buste paga: per il rimborso dei dipendenti.
- Imposte maturate: incluse quelle che si applicano a proprietà, vendite e libro paga.
- Spese: Comprese le forniture e i costi di manutenzione.
Questa lista di controllo non deve essere completata in ordine. In effetti, alcune attività potrebbero essere delegate a un altro dipartimento. Identificare le dipendenze delle attività sarà inevitabilmente un ulteriore passo per le organizzazioni più grandi.
Best practice
Oltre a un piano definito e una lista di controllo, esaminiamo alcune best practice per rendere questo processo aziendale essenziale il più agevole possibile.
- Non sacrificare mai la precisione per la velocità: chiudere i libri può richiedere molto tempo, ma i dati con cui stai lavorando si rifletteranno nelle tue future decisioni aziendali. Gestisci le tue aspettative di conseguenza non affrettando il lavoro e lasciando accidentalmente dichiarazioni o voci importanti. Una buona regola empirica è quella di pianificare la finitura del processo in 10 giorni dopo la fine del mese.
- Ma ricorda di gestire bene il tuo tempo: l’efficienza conta nel reparto contabilità. Se avete una data di chiusura, dedicatevi a incontrarlo al meglio delle vostre capacità. Discutere con i membri del team di scadenze realistiche e comunicare correttamente per evitare la possibilità di ritardi.
- Impara lentamente dagli errori: chiudi alla fine di ogni mese, quindi c’è sempre un’altra possibilità di migliorare le battute d’arresto viste nel mese precedente. I nuovi ragionieri avranno bisogno di un po ‘ di tempo per familiarizzare con gli strumenti e il software correlati e dovrebbero approfittare di tutti i programmi di formazione disponibili.
- Crea relazioni con altri team, anche quelli non in finanza: se più persone sono consapevoli di ciò che stai facendo, altri dipartimenti possono contribuire a contribuire con i dati finanziari necessari e capire dove sta andando lo sforzo. Senior management soprattutto dovrebbe avere un’idea dei vostri obiettivi.
- Approfitta dell’automazione: la tecnologia ha semplificato notevolmente le attività di contabilità. Gli strumenti software possono essere utilizzati per raccogliere dati ed eseguire calcoli rapidamente senza il rischio di errori umani, tra le altre ottimizzazioni.
Parleremo di più sull’automazione nello spazio contabile e sul processo di chiusura di fine mese in particolare più avanti. Ma se sei un professionista esperto o un nuovo contabile assumendo il compito di chiudere i libri, avendo queste pratiche in mente vi aiuterà a colpire il terreno in esecuzione.
Insidie e sfide
Questa procedura contabile non è priva di sfide. Uno dei problemi più evidenti ben noti agli amministratori aziendali è l’inefficienza della raccolta di tutte le informazioni necessarie.
Il problema qui è che i dati finanziari provengono da diverse fonti disparate e, una volta estratti, i contabili devono ripulirli e trasformarli in un formato coerente. Dover creare più fogli di calcolo per coprire la pulizia dei dati ad alta intensità di lavoro rallenta il processo e aumenta le spese amministrative.
Un’altra strozzatura è il coordinamento del lavoro tra tutti i dipartimenti coinvolti nei dati finanziari. Le imprese più grandi devono soprattutto affrontare interdipendenze complesse che sono un pasticcio da districare negli ultimi giorni di un mese. Come ti assicuri di non rimanere indietro o di perdere traccia di dove ti trovi nella lista di controllo?
Questo lavoro che richiede tempo toglie il tempo di business che potrebbe essere messo in applicazioni più utili come la gestione del rischio, la gestione dei controlli interni e l’analisi delle prestazioni.
Trovare la soluzione con gli strumenti di automazione
Il software di contabilità oggi è più che in grado di accelerare molte delle attività noiose associate alla chiusura del mese, inclusa la raccolta dei dati contabili, la preparazione dei report e la garanzia che tutto sia archiviato e segnalato entro la data di chiusura. I vantaggi di andare dopo queste soluzioni sono numerosi.
Meno lavoro manuale
L’eliminazione dell’inserimento manuale dei dati è di solito il primo punto di vendita che i team contabili attendono con ansia, ma il vantaggio qui si estende oltre.
Alcune attività devono essere pianificate in base a una data o un’ora o devono essere attivate dalle dipendenze. Grazie all’automazione, non sarà necessario monitorare costantemente ogni attività e informare gli individui responsabili dei prossimi passi.
La tecnologia può anche essere utilizzata per standardizzare le riconciliazioni degli account e automatizzare la creazione e l’elaborazione delle migliaia di voci di diario con cui le aziende inevitabilmente lavorano.
Visibilità migliorata
Fare riferimento alla lista di controllo di fine mese. Ogni elemento della lista è spesso fatto attraverso un foglio di calcolo separato da individui isolati specifici per i loro reparti. Se fatto in modo tradizionale, questi compiti sono invisibili alla funzione finanziaria più ampia e può essere difficile integrare il lavoro con il processo di chiusura mensile nel suo complesso.
Anche le organizzazioni più grandi lottano con la frammentazione e il coordinamento del lavoro finanziario a livello aziendale, poiché sono distribuite su più posizioni geografiche. La frustrazione è ulteriormente esacerbata dall’elevato numero di interdipendenze da tenere in considerazione.
L’obiettivo del software di contabilità è quello di costruire un ambiente digitale unificato in cui ogni team possa collaborare per il completamento della checklist. Dashboard e notifiche inoltre monitorano i progressi in tempo reale e danno alla gestione un’idea di cosa fare dopo. Questo livello di visibilità garantisce che tutti siano sulla stessa pagina e che i problemi vengano individuati prima che diventino problemi significativi.
Audit semplificato
Il software registra facilmente le attività di chiusura, chi le ha eseguite e a che ora, risultando in una comoda traccia di controllo. I professionisti contabili sono in grado di verificare che le migliori pratiche vengano seguite e possono risalire alla responsabilità ogni volta che vengono commessi errori.
Un approccio più raffinato alla contabilità
Grandi problemi durante il processo di chiusura di fine mese potrebbero essere un’indicazione di problemi sottostanti con l’approccio della tua azienda alla contabilità. Ad esempio, se un team di contabilità fornitori non riesce a essere coinvolto nel processo di acquisto in tempo, dovrà recuperare il ritardo alla fine del mese per emettere tutti quei pagamenti mancati e ricontrollare l’arretrato di documenti e fatture.
Il software di automazione dà a questi team la consapevolezza dell’attività finanziaria in tutta l’azienda, dando loro la possibilità di fornire input per le decisioni di acquisto nella fase iniziale.