Processo di pianificazione della manodopera (con diagramma di flusso)

Questo articolo getta luce sui cinque passi principali coinvolti nel processo di pianificazione della manodopera. I passaggi sono: 1. Obiettivi e piani organizzativi 2. Previsione del fabbisogno di manodopera 3. Preparazione dell’inventario della manodopera 4. Identificazione del gap di manodopera 5. Piani d’azione per colmare il divario.

Passo # 1. Obiettivi e piani organizzativi:

Il punto di partenza di qualsiasi attività in un’organizzazione/impresa è il suo obiettivo che origina da vari piani e politiche che forniscono indicazioni per il futuro corso d’azione. A seconda di queste direzioni, vari sottosistemi dell’impresa elaborano i propri piani e programmi. In questo modo i piani e i programmi di ciascun sottosistema sono collegati al piano e alle politiche organizzative principali.

Il contributo di un sottosistema al raggiungimento degli obiettivi organizzativi è influenzato negativamente se il collegamento non è corretto. Questo è vero anche in caso di pianificazione della manodopera. Pertanto, le politiche organizzative dovrebbero essere identificate e incorporate nel processo di pianificazione.

In particolare le seguenti domande sono rilevanti a questo proposito:

(1) I posti vacanti identificati devono essere riempiti dalla promozione dall’interno o dall’esterno?

(2) In che modo gli obiettivi di sviluppo e formazione si interfacciano con gli obiettivi della pianificazione della manodopera?

(3) Quali sono i vincoli riscontrati nella pianificazione della manodopera quali politiche sono necessarie per gestire questi vincoli?

(4) I lavori di routine e noiosi dovrebbero continuare o essere eliminati, ad esempio come arricchire il lavoro del dipendente?

(5) Quali sono i modi e i mezzi per ridurre le dimensioni delle organizzazioni al fine di combattere la concorrenza esistente?

(6) In che misura l’automazione può essere adottata in caso di produzione e altre operazioni?

(7) Quali sono i modi e i mezzi per garantire la disponibilità continua di una forza lavoro adattiva e flessibile?

Passo # 2. Previsione del fabbisogno di manodopera:

Il primo ingrediente essenziale della pianificazione della manodopera è la previsione dei requisiti di manodopera per le risorse umane in un’organizzazione per un periodo di tempo.

In un modo questo requisito dipende dalla portata delle operazioni delle organizzazioni nel periodo di tempo considerato. Tuttavia, il fabbisogno umano totale non ha una relazione lineare completa con il volume di produzione/funzionamento.

Ciò è dovuto a fatti come il rapporto uomo-macchina e il cambiamento della produttività, ecc. Pertanto, nel fare previsioni per il fabbisogno di risorse umane, devono essere considerati tutti i fattori che hanno un impatto sul rapporto tra volume di attività e numero di dipendenti.

Anche se ciò rende i problemi di pianificazione della manodopera piuttosto difficili, ma fornisce una risposta chiara alla domanda critica, quante persone saranno richieste in futuro? Il dipartimento delle risorse umane deve preparare una previsione per il requisito delle risorse umane in base a tali documenti.

La previsione del fabbisogno di risorse umane ha i seguenti scopi:

1. Per quantificare il lavoro richiesto per la produzione di un dato numero di prodotti / beni o di offrire una data quantità di servizio.

2. Per capire quali mix di personale è auspicabile in futuro.

3. Valutare e determinare adeguati livelli di personale in diverse parti dell’organizzazione al fine di evitare costi inutili.

4. Per sbarazzarsi di carenze di persone quando & dove sono più richiesti.

5. Visualizzare la conformità ai requisiti di legge per quanto riguarda la prenotazione di posti di lavoro, ecc.

Passo # 3. Preparazione dell’inventario della manodopera:

L’inventario è un termine che viene normalmente utilizzato per il conteggio di elementi tangibili necessari per fabbricare un prodotto e per mantenere le attrezzature e i macchinari in buone condizioni. Allo stesso modo, l’inventario delle risorse umane può essere preparato.

La differenza è che l’inventario delle risorse umane non è semplicemente il conteggio delle teste disponibili, ma la catalogazione dei loro potenziali presenti e futuri. In considerazione del fatto che le risorse umane totali di una preoccupazione/organizzazione sono classificate come personale manageriale e non manageriale.

L’inventario delle competenze riguarda il personale non manageriale mentre l’inventario manageriale è relativo al personale manageriale. Un inventario cataloga le abilità, le abilità e le potenzialità di una persona. Poiché il personale manageriale e non manageriale differiscono l’uno dall’altro, sono necessari diversi tipi di informazioni per preparare i loro inventari.

Inventario di gestione:

Un inventario di gestione fornisce le seguenti informazioni:

1. Dati del personale.

2. Storia del lavoro.

3. Piano di carriera.

4. Punti di forza e di debolezza.

5. Potenzialità di promozione.

6. Dimensione dell’impresa gestita, ovvero numero e tipi di dipendenti gestiti.

7. Bilancio delle imprese gestite.

8. Qualsiasi risultato speciale come l’acquisizione di qualifiche aggiuntive,conferenze / seminari, partecipato, articoli presentati / scritti in riviste.

Inventario delle competenze:

Nell’inventario delle competenze sono necessari i seguenti tipi di informazioni:

1. Bio-dati dei dipendenti.

2. Competenze acquisite i.e. esperienza di lavoro, formazione ecc.

3. Realizzazioni speciali se presenti.

4. Potenziali del dipendente.

I sistemi informativi delle risorse umane mantengono le informazioni menzionate. Tuttavia, dovrebbero esserci revisioni periodiche e aggiornamenti delle informazioni.

In questo modo l’inventario delle risorse umane fornisce informazioni sul personale presente e futuro che sarà disponibile nell’organizzazione. Per azioni manageriali adeguate, la base è fornita attraverso questo inventario che aiuta a identificare il divario esistente e futuro nel personale e nelle loro capacità.

Processo di preparazione dell’inventario della manodopera:

Ci sono quattro fasi coinvolte nel processo di preparazione dell’inventario della manodopera, determinazione del personale da includere nell’inventario, catalogazione di informazioni fattuali sugli individui, valutazione sistematica e dettagliata di ogni individuo e analisi dettagliata di quegli individui che hanno potenziale di sviluppo.

I seguenti sono i vari passi intrapresi:

(1) Il primo passo nell’inventario della manodopera riguarda l’identificazione del personale il cui inventario deve essere preparato. Di norma, quelle persone dovrebbero essere incluse nell’inventario che saranno disponibili nell’organizzazione e che hanno un potenziale di sviluppo per le posizioni future.

Così le persone che ricoprono alcune posizioni manageriali e fino a una certa fascia di età possono essere incluse nell’inventario della manodopera. Operatori e supervisori promettenti, in grado di ricoprire future posizioni manageriali, possono essere considerati per l’inclusione in questa categoria.

(2) Dopo l’identificazione del personale da includere nell’inventario della manodopera, vengono raccolte informazioni dettagliate su di essi.

Le informazioni possono essere di fatto riguardanti l’età, l’istruzione, l’esperienza, lo stato di salute, l’età pensionabile, i risultati di test psicologici e di altro tipo, i record di occupazione, la valutazione del merito ecc. Alcune organizzazioni organizzano brevi interviste per accertare la correttezza dei dati e anche per disertare/dissotterrare le potenziali capacità degli individui. Tutti questi dischi funzionano come catalogo di talenti.

(3) La terza fase riguarda la valutazione del personale incluso nell’inventario. Ciò fornirà le informazioni sui talenti presenti e potenziali di ogni individuo.

Tutti gli individui possono essere valutati in qualche modo. Oltre alla valutazione, ulteriori osservazioni specifiche sugli individui dovrebbero essere registrate come un elenco di lavoro encomiabile, limitazioni specifiche, posizioni per le quali gli individui sono potenzialmente qualificati e necessitano di una formazione aggiuntiva, ecc.

(4) Verrà effettuato uno studio dettagliato di quegli individui che hanno un alto potenziale di promozione e collocamento contro posizioni chiave nell’organizzazione, dopo aver valutato tutto il personale incluso nell’inventario della manodopera. Tale studio aiuterà a specificare i requisiti della formazione, il tipo di promozione della formazione, i tempi della promozione e altre questioni correlate.

Passo # 4. Identificazione del divario di manodopera:

La differenza tra la manodopera richiesta in un determinato momento e il personale disponibile in quel momento è nota come divario di manodopera. Poiché il semplice divario quantitativo aggregato non servirebbe a molto scopo, il divario dovrebbe essere misurato rispetto ai vari tipi di personale. Fondamentalmente questo divario può essere di due tipi: surplus di risorse umane e carenza di risorse umane.

I diversi piani d’azione necessari per far fronte alle eccedenze di risorse umane comprendono il pensionamento volontario, il licenziamento, la riduzione dell’orario di lavoro, ecc. a seconda dei casi e come consentito dai requisiti di legge. La carenza di risorse umane può essere soddisfatta effettuando assunzioni e selezioni aggiuntive, sviluppando personale e motivandoli e integrandoli con l’organizzazione.

Passo # 5. Piani d’azione per colmare il divario:

Diversi piani d’azione sono concepiti per colmare il divario di risorse umane. L’eccedenza o la carenza di risorse umane è normalmente dovuta a una pianificazione impropria della manodopera o a causa di cambiamenti nei piani organizzativi, come la cessione di attività o la chiusura di alcune attività e per altri motivi, i piani d’azione possono essere concepiti per potare le loro dimensioni come discusso sopra.