Processo di verifica della fattura e come migliorarla
I fornitori utilizzano le fatture per riscuotere pagamenti per prodotti e servizi forniti ai propri clienti in base ai termini di un contratto, ordine di acquisto o modulo d’ordine. Anche se i termini contrattuali indicano diversamente, le fatture possono avere termini diversi o termini aggiuntivi rispetto a quelli che disciplinano i documenti. I termini e le condizioni aggiuntive spesso includono errori e omissioni previste (E&OE) dichiarazioni nel tentativo di giustificare lievi sviste sono errori e per ridurre la loro responsabilità legale per informazioni potenzialmente incomplete o errate.
Le fatture per prodotti e servizi informatici presentano spesso un tasso di errori più elevato rispetto ai prodotti e servizi non informatici. Ciò è particolarmente vero per le fatture relative al software per licenze, aggiornamenti, manutenzione e supporto. Diversi studi indicano che fino al 75% delle fatture software sono errate dove la media scende tra il 50 e il 60%. Detto questo, non tutti gli errori sono materiali per costare e rischiare. Esiste, tuttavia, una correlazione tra i contratti con termini negoziati e gli errori di fattura. I termini più negoziati che sono in atto, maggiore è la probabilità che la fattura non sia corretta.
Altre cause di tassi di errore più elevati includono:
- Il fornitore o il prodotto è stato acquistato da un altro fornitore che utilizza un modello di business e un sistema di fatturazione diversi (come SAP)
- Differenze globali come imposte e valuta
- Il sistema di fatturazione del fornitore è inflessibile e o obsoleto. I sistemi non sono in grado di soddisfare termini non standard o correnti, sia che siano stati negoziati o siano applicabili nell’ambito del modello di business corrente del fornitore
- La fattura si basa sul documento di governo errato, come il modulo d’ordine errato o la pianificazione errata
- La fattura non contiene informazioni quali titoli dei prodotti, quantità, date di inizio e fine, ecc.
- Cambiamenti nel modello di business e/o nella terminologia di un fornitore
La verifica della fattura verifica che hai ottenuto ciò che hai pagato prima di effettuare il pagamento al fornitore. Diversi fattori influenzano il livello di verifica di una fattura, tra cui la priorità e l’organizzazione di garantire il corretto rendering delle fatture, la propensione al rischio e la disponibilità di strumenti e processi definiti.
Riconciliazione delle fatture
Molte aziende hanno automatizzato il processo di pagamento delle fatture e coloro che di solito non scelgono di delegare la decisione al personale contabile. Il problema con questo approccio è il personale è spesso familiarità con le industrie e documenti che disciplinano l’organizzazione lavora con. In entrambi i casi, la decisione di pagare una fattura si basa su un processo di corrispondenza a tre vie che confronta l’ordine di acquisto con la ricevuta della merce e la fattura. Se il confronto è manuale o automatizzato, può considerare solo il numero e l’importo dell’ordine di acquisto, senza considerare altre informazioni che possono essere importanti. A volte, i sistemi possono confrontare i documenti in una partita a 2 vie o una partita a 4 vie. Alcune aziende iniziano con un processo di riconciliazione, ma lo cambieranno man mano che un’azienda cresce o sorgono problemi con la fatturazione. È importante rivedere frequentemente il processo di riconciliazione per valutare quanto bene sta funzionando.
Stringere i termini
Alcune aziende creano termini di pagamento specifici per il cliente. Questo può essere meraviglioso per le piccole imprese con pochi clienti. Come un business cresce, diventa un ostacolo. Stringere i termini sul documento della fattura a un termine universale ridurrà gli errori. Le aziende globali potrebbero aver bisogno di termini diversi in base al paese con cui stanno lavorando, ma tali termini devono applicarsi a tutti i clienti in quel paese. Semplifica l’automazione e consente di risparmiare tempo durante la creazione di una fattura. Molte aziende stabiliranno un termine standard con una nuova clientela e quindi aggiorneranno la loro clientela consolidata.
Rivalutare i processi
Identificare le aree problematiche è un fattore importante per migliorare i metodi. Ci sono alcune cose da considerare quando si rivaluta:
- Stai inviando fatture cartacee?
- Assegni codici aziendali a ciascuno dei tuoi fornitori?
- Quali limiti di tolleranza sono in vigore?
- Qual è il tuo volume di ordini di acquisto ogni settimana / mese / trimestre?
- Qual è il volume delle fatture inviate ogni settimana / mese / trimestre?
- Qual è il volume delle fatture ricevute ogni settimana / mese / trimestre?
- Quanto spesso si utilizzano gli sconti del fornitore?
- Chi sta elaborando la gestione dei materiali?
Dai un’occhiata da vicino a ciascun dipartimento e al loro coinvolgimento con i processi in atto. Ci potrebbe essere un posto dove le cose iniziano a collo di bottiglia. Ottenere input da quei dipartimenti sui loro suggerimenti per rendere le cose più snelle. Considerare l’automazione e la fatturazione elettronica per ridurre al minimo i percorsi cartacei fisici. Utilizzare Miro per la collaborazione in team è fondamentale per il successo della comunicazione. Enterprise Resource Planning (ERP) mostrerà i processi in tempo reale e aiuta a valutare il sistema.
Fire Problem Vendors
Quando hai il venditore, o i venditori, che hanno l’abitudine di non pagare in tempo, possono devastare i processi di fatturazione e il flusso di cassa. I termini devono includere una tassa di pagamento tardivo o una commissione percentuale su tutte le fatture in entrata. Modificare la posizione di tali commissioni e metterli vicino all’importo della fattura. Queste commissioni devono essere generate automaticamente nei programmi come elemento pubblicitario. Controlla la data della fattura. È visibile mentre si scansionano le informazioni? I fornitori problematici creano più lavoro per la gestione e la finanza dell’inventario. Se il fornitore si rifiuta di onorare gli accordi di pagamento, è il momento di cercare un nuovo fornitore.
Questo si estende anche al modo in cui un fornitore tiene traccia delle proprie fatture. Alcuni fornitori hanno processi problematici in cui non è chiaro per cosa si sta pagando. Oppure si stanno effettuando pagamenti per una fattura che si applicano ad altre fatture. Quando un fornitore fa questi tipi di cose, rallenta il processo da parte tua. Deve essere cambiato per rendere i processi più fluidi e il quadro finanziario dell’azienda più chiaro. I codici di transazione e un numero di documento possono aiutare a determinare come sono stati applicati i pagamenti.
Confronti di benchmark
Confrontare la tua attività con altre nello stesso mercato può essere un vantaggio per l’azienda. Forniranno idee su come mantenere ciò che funziona e soluzioni per i problemi. Può essere un’esperienza che apre gli occhi che insegna molto. Sapere come ti trovi accanto ai tuoi concorrenti è un vantaggio. Se stai andando bene, può essere un motivatore per migliorare le vendite e le relazioni. Il costo può essere elevato, ma questo è un investimento in azienda. Molte aziende possono dire che hanno aree problematiche, ma il costo di tali aree è rivelato in un confronto. Vale la pena pagare per un servizio che aiuterà a cambiare i processi e risparmiare denaro all’azienda.
Review Discount Programs
Quando si tratta di conti da pagare, approfittare di ogni sconto disponibile è prezioso per la contabilità finanziaria. Il problema è quando sono indietro nel pagare quelle fatture e perdono gli sconti. Una revisione di ciò che sta avvenendo per evitare che tali fatture vengano pagate durante l’ammissibilità allo sconto è un must.
Un’altra cosa da considerare è rinegoziare i termini con un fornitore in modo da ottenere uno sconto o uno sconto migliore. Se un fornitore non è disposto, shopping in giro per un nuovo fornitore disposto a offrire uno sconto è un modo per migliorare i processi e le finanze.
La società offre sconti per pagamenti anticipati o tempestivi? È qualcosa da considerare per migliorare il flusso di cassa e processi per i crediti. È anche uno strumento di contrattazione attraente quando si acquisisce nuova clientela.
È sempre una buona idea valutare il processo di verifica della fattura almeno annualmente, per assicurarsi che le cose siano il più efficienti possibile.