Vedere un progetto dalla sua concezione al completamento può essere un compito impegnativo. La gestione attiva del progetto richiede normalmente il contributo di diverse fazioni e comitati. Uno di questi è il comitato direttivo.
Questo articolo prende uno sguardo approfondito a ciò che un comitato direttivo è, il suo scopo nella gestione del progetto, perché è essenziale avere uno, diverse sfide, e le migliori pratiche.
Che cos’è un Comitato direttivo?
Un comitato direttivo è un organo consultivo composto da parti interessate ed esperti di alto livello. Il comitato offre orientamenti su diverse questioni che un progetto o un’impresa possono o stanno già incontrando. Questi includono budget, politiche aziendali, strategie di marketing e gestione generale.
A causa della natura del comitato direttivo, i suoi membri hanno una voce significativa nella gestione dei progetti. Il comitato si occupa principalmente della direzione, della portata, dei tempi, del budget e dei metodi utilizzati per realizzare un determinato progetto.
Chi fa parte del Comitato Direttivo?
Nel caso in cui vi state chiedendo se qualsiasi dipendente regolare nell’organizzazione può avere un posto nel comitato direttivo, la risposta è no. questi comitati sono strettamente costituiti da membri con un’influenza significativa nell’organizzazione o in un determinato progetto, come dirigenti e stakeholder essenziali.
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Ad esempio, quando si lavora su un progetto, il comitato sarà composto da s project manager, un importante stakeholder esterno dai clienti, ed esperti. Il comitato direttivo sarà composto dai migliori dirigenti, dai membri del consiglio e dai capi dipartimento per un’organizzazione.
Tieni presente che la composizione di qualsiasi comitato direttivo può variare da organizzazione a organizzazione. Tuttavia, diverse linee guida devono essere rispettate. In cima c’è un presidente che dirige il comitato.
È selezionato dagli altri membri e non possiede il progetto. Il presidente dovrebbe collaborare con gli altri membri del comitato, dando spazio all’imparzialità. Anche, mentre fino a venire con un comitato direttivo, tenere a mente che dovrebbe ospitare diversi membri.
I membri devono rappresentare le diverse funzioni che il comitato sovrintende per migliorare la condivisione di idee e opinioni. L’appartenenza diversificata crea anche spazio per discussioni più aperte. È anche importante notare che il ruolo primario dello stakeholder è quello di garantire che i progetti si allineino con gli obiettivi aziendali.
Qual è il ruolo di un Comitato direttivo?
Come abbiamo detto, uno steering committee è un gruppo consultivo composto da diversi stakeholder e dirigenti aziendali. Aiutano a prendere decisioni su vari progetti, con i suoi membri che lavorano direttamente con i project manager.
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Altre funzioni sono:
- Advocacy
Un comitato direttivo agisce come avvocato per le diverse iniziative e progetti in tutta l’organizzazione. Tenete a mente che di solito è costituito da top management ed esperti.
- Definizione di strategie e obiettivi.
I comitati direttivi elaborano indicazioni strategiche per i progetti. Inoltre consigliano e offrono input su argomenti correlati come budget, risorse, denaro, tempo, strutture, marketing e assunzioni. Parte del loro lavoro include la definizione di obiettivi e la portata del progetto.
- Venire con modi di misurare il successo
Ci sono diversi parametri di misurazione del successo. Il comitato direttivo è incaricato di determinare come viene misurato il successo di un determinato prodotto.
- Monitoraggio
Il comitato direttivo può essere un organo consultivo, ma ha anche compiti di monitoraggio. Garantisce che i progetti soddisfino la qualità desiderata e monitora qualsiasi aggiustamento che possa essere stato deciso. Controlla anche i processi e i piani del progetto, che è cruciale per il successo del progetto.
Il comitato individua e monitora anche i rischi di progetto o aziendali prima di trovare i modi per eliminarli.
- Offrire pareri di esperti
Il comitato direttivo è composto da esperti che offrono pareri di esperti su diverse questioni relative ai progetti o all’intera attività. Il loro contributo è di solito essenziale, soprattutto quando si lavora su un progetto relativamente complicato.
- Risoluzione dei conflitti
I disaccordi sono comuni, specialmente quando si lavora su un determinato progetto. Per garantire che questi non interferiscano con l’intero progetto, questi comitati risolvono un conflitto tra le parti, che crea più tempo per concentrarsi su ciò che è meglio.
- Problem-solving
Uno dei ruoli di qualsiasi organo consultivo è quello di trovare il modo di affrontare un problema che l’organizzazione può essere di fronte. Grazie agli esperti che siedono nel comitato strategico, può sviluppare diverse idee di risoluzione dei problemi.
- Processo decisionale
Anche se la maggior parte dei ruoli del comitato direttivo ruotano attorno all’offerta di consulenza, partecipa anche al processo decisionale. Con l’input dei membri, può valutare, approvare o rifiutare i piani di progetto o le modifiche proposte ai piani dati.
Il comitato partecipa anche all’assegnazione dei ruoli in quanto i membri hanno il potere di selezionare i project manager e altri esperti per realizzare determinati progetti.
È chiaro da questi ruoli che il comitato direttivo agisce contemporaneamente come organo consultivo e di gestione. Essi non solo identificare i problemi, ma anche venire con soluzioni.
Perché un’organizzazione ha bisogno di un comitato direttivo efficace?
La verità è che non tutti i progetti hanno bisogno dei servizi o della gestione di un comitato direttivo. Tuttavia, se un progetto comporta molte interazioni interdipartimentali e il coinvolgimento delle parti interessate, un comitato direttivo può essere utile.
Una delle funzioni principali di ogni comitato direttivo è quella di risolvere i conflitti che possono sorgere tra i dipartimenti e le parti interessate. Inoltre, avere una comunità di guida in un progetto che coinvolge molte interazioni tra dipartimenti assicura che nessuna voce rimanga inascoltata.
Un comitato direttivo efficace mantiene anche il team nella cornice giusta per ace i progetti, rimanere sul budget, e analizzare le diverse modifiche al campo di applicazione originale. Un comitato direttivo può favorire il successo o far fallire un progetto, motivo per cui è essenziale averne uno efficace.
Come creare un buon comitato direttivo
Ora che capiamo quanto sia vitale un comitato direttivo, è giunto il momento di capire come crearne uno efficace. I leader dovrebbero sapere come prendere decisioni informate sulla costituzione di un buon comitato per una direzione efficiente del progetto.
Ecco alcune delle guide per la creazione di un buon comitato direttivo:
- Scegliere le persone giuste
Il primo passo per creare un comitato direttivo influente è sapere a chi assegnare un posto. Chi sta arrivando con la squadra dovrebbe prendere in considerazione una serie di cose quando si selezionano gli individui giusti.
In primo luogo, la personalità della persona conta molto. Lui / lei dovrebbe lavorare in una squadra, ora che i comitati direttivi sono costituiti da individui diversi. In secondo luogo, bisogna considerare la rappresentazione organizzativa.
Mentre si lavora su un grande progetto, diversi dipartimenti dovrebbero essere rappresentati da qualcuno con una buona capacità decisionale.
- Comunicazione
La comunicazione è uno strumento essenziale nella gestione. Se miri a creare un comitato direttivo efficace, assicurati che tutti siano sulla stessa pagina per quanto riguarda il piano, la descrizione, lo scopo e l’ambito corrente.
Comprensibilmente, le persone avranno esperienze diverse data la natura di questi comitati. Tuttavia, dovrebbero sempre sapere cosa sta succedendo in un dato momento relativo al progetto o all’organizzazione.
Inoltre, la comunicazione e il debriefing dovrebbero essere una necessità. Il modo migliore per farlo è sviluppare un modo attraverso il quale i membri del comitato possono comunicare tra loro e con il project manager.
Si dovrebbero anche mettere in atto piani per diversi team che si incontrino con il comitato direttivo per rispondere a domande specifiche e aggiornare i progressi. Se possibile, i leader possono utilizzare la intranet aziendale per offrire aggiornamenti di avanzamento.
Una volta completato il progetto, i leader dovrebbero organizzare un debrief con i membri del comitato per comprendere chiaramente il processo e comprendere qualsiasi problema che potrebbe essersi verificato.
- Definizione di obiettivi e regole semplici.
Gli obiettivi e le regole sono gli strumenti su cui i membri del comitato direttivo si affidano per fornire in modo efficace. I leader devono quindi garantire che ci siano regole e obiettivi chiari. Essi dovrebbero chiedere e rispondere alle domande riguardanti il bilancio, cambiamenti tempestivi, scadenze, e tutte le altre idee che possono essere implementate prima di venire con un piano conclusivo.
- Riunioni regolari
Per un comitato direttivo efficace, sono necessarie riunioni di follow-up. Tuttavia, non dovrebbero essere troppo frequenti, altrimenti la squadra non sarà efficiente. Le persone responsabili del comitato direttivo dovrebbero organizzare riunioni solo quando necessario.
Alcuni degli ordini del giorno potrebbero discutere di modifiche al bilancio e all’ambito di applicazione. Solo le cose essenziali richiedono l’attenzione dei membri del comitato direttivo. In alternativa, i leader possono organizzare riunioni di benchmark man mano che la riunione procede nel caso in cui non ci siano cambiamenti frequenti.
Ogni incontro dovrebbe essere mirato a salvare il tempo di tutti.
Best Practice per lo sviluppo di un Comitato direttivo
Creare un comitato direttivo efficace ed efficiente per aiutare i team di progetto a raggiungere il successo richiede molto sforzo. Ecco alcuni consigli utili che possono funzionare:
- Offerta di formazione e coaching
Non tutti i membri del comitato direttivo possono avere lo stesso livello di servizio. Alcuni possono essere nuovi ai processi e quindi hanno difficoltà a manovrare intorno. Il modo migliore per aiutarli è attraverso l’offerta di formazione e coaching.
L’esperienza gioca un ruolo enorme nella produttività. Per garantire che i membri del comitato daranno tutto, i leader dovrebbero offrire un’istruzione di qualità che comprenda sia i membri del comitato nuovi che quelli esperti.
Ci sono diversi modi per farlo. Tuttavia, i leader dovrebbero assicurarsi che il metodo utilizzato funzioni per tutti i membri del team.
- Rendere il team gestibile
Un team del comitato direttivo dovrebbe essere gestibile e il modo migliore per ottenerlo è avere il giusto numero di persone. I leader dovrebbero garantire che i team del comitato direttivo non siano né piccoli né grandi. Avere il numero corretto su qualsiasi squadra rende la gestione più facile.
Se possibile, il team dovrebbe essere composto da meno di dieci persone. Tutto sommato, la dimensione dovrebbe rappresentare tutti, se non la maggior parte, dei dipartimenti. La composizione non dovrebbe essere troppo grande per ostacolare l’efficienza. Gestire diverse persone può essere piuttosto ingombrante.
- Offerta ordine del giorno prima delle riunioni.
Lo sviluppo di un comitato direttivo influente comporta la presa in carico delle riunioni. Rivelare preventivamente l’ordine del giorno della riunione ai membri del comitato accelera i lavori, portando a un livello di alta efficienza. Nessuno vuole entrare in una sala riunioni senza alcun indizio in quanto causa incertezza e confusione, che mangerà nel tempo della riunione.
Qualsiasi ordine del giorno riguardante le informazioni sui progetti dovrebbe essere fornito prima di essere trasmesso al comitato prima che si riunisca. Esso consente ai membri di venire con domande prima che si verifichi la riunione, risparmio di tempo e la creazione di spazio per le questioni più critiche.
- Processo decisionale rapido
Una delle migliori pratiche per lo sviluppo di un team di progetto efficace è promuovere il processo decisionale rapido. Uno dei motivi per cui i progetti sono in ritardo è il tempo necessario per arrivare alle decisioni. Mentre si può sostenere che prendere più tempo migliora il processo decisionale informato, diventa fastidioso quando un gruppo è coinvolto.
Nella maggior parte delle occasioni, le decisioni che richiederebbero un massimo di ventiquattro ore richiedono una settimana, specialmente se non è impostato alcun parametro definito per la lunghezza del processo decisionale. Nel caso in cui un membro ritenga che i leader stiano affrettando il processo decisionale, dovrebbe essere fatto capire che lo scopo generale è quello di guidare l’efficienza in modo che tutte le scadenze siano soddisfatte.
Il processo decisionale rapido consente ai membri del team di cancellare i loro programmi e concentrarsi su altre cose riguardanti il progetto.
- Utilizzare il project manager come collegamento tra il comitato e i team di progetto
Una delle pratiche migliori ma raramente utilizzate per sviluppare un comitato direttivo efficace è utilizzare il project manager per raggiungere il team. Il project manager dovrebbe fungere da ponte tra i responsabili dell’esecuzione dei progetti del team e il comitato direttivo.
La pianificazione delle riunioni con i team di progetto può richiedere molto tempo, che verrebbe risparmiato avendo il project manager nel team. Questa pratica aiuta anche a evitare confusione in quanto tutte le preoccupazioni e le domande vengono comunicate al project manager per facilitare la comunicazione ai membri del team.
I project manager hanno tutto da guadagnare se usano correttamente i comitati direttivi. Tutte le decisioni prese dovrebbero essere verso l’efficienza della promozione e l’ambiente migliore per il successo.
Le sfide affrontate nell’istituzione di un Comitato direttivo
I comitati direttivi svolgono un ruolo essenziale nella gestione dei progetti. Pertanto, dovrebbero essere formulati bene. Tuttavia, problemi specifici possono maturare nella loro formazione che un leader dovrebbe sempre essere a conoscenza. Diamo un’occhiata:
- Interessi e personalità diversi
I comitati direttivi riuniscono diversi manager a vari livelli nell’organizzazione. Questo ha un lato positivo e negativo ad esso. Riunire persone diverse assicura che molte voci e interessi siano ascoltati e curati. Permette anche per il lavoro di squadra.
Sul lato oscuro, può creare conflitti di personalità che possono fungere da ostacoli. Quelli nella leadership senior sono generalmente inclini ad assumere ruoli decisionali più attivi rispetto ai manager di medio livello, il che può causare un problema.
L’effetto risultante sono conflitti e interessi concorrenti, che possono ostacolare il successo del progetto.
- Troppe riunioni
I comitati direttivi devono organizzare riunioni occasionali per decidere su diverse cose, come i budget del progetto, gli ambiti, le modifiche e varie questioni. Considerando che questo è previsto, può mangiare nel tempo destinato a fare il progetto vero e proprio.
Troppe riunioni decisionali fanno sì che le squadre vengano sospese prima di qualsiasi flusso di comunicazione da parte dei membri del comitato direttivo. Ciò potrebbe persino spingere il progetto oltre la scadenza, il che non dovrebbe essere il caso.
- Necessità di contrattazione
Questo punto è strettamente connesso al primo. Diversi membri del comitato direttivo possono essere preoccupati solo per i loro interessi, che possono richiedere la contrattazione. I leader devono, quindi, impostare parametri riguardanti il tempo necessario per analizzare i progetti e eventuali requisiti o specifiche che potrebbero dover essere aggiunti.
Alcuni di questi devono essere comunicati chiaramente fin dall’inizio.
- Può essere piuttosto difficile definire i ruoli.
Maggiori probabilità sono che potrebbe non essere la prima volta di tutti di essere in un comitato direttivo. La maggior parte dei membri avrà quindi un’idea del funzionamento del comitato. Tuttavia, non aspettatevi che tutti saranno dimestichezza con la corrente di seguito.
Avere una squadra inesperta può essere piuttosto impegnativo. Pertanto, chiunque sia responsabile della creazione del team deve definire chiaramente il ruolo di ogni membro del comitato direttivo, che può essere difficile se il team è enorme.
Inoltre, definire i ruoli senza conoscere la forza dei membri del team può essere difficile.
- Difficoltà nell’arrivare a soluzioni
I team di progetto sono normalmente composti da manager di diversi dipartimenti e livelli organizzativi. Riunirli può spingere una persona o una piccola fazione a prendere l’iniziativa in base ai loro livelli di organizzazione, senza necessariamente consultarsi con altri membri.
Queste persone possono preferire di tenere forti opinioni o agire nei loro interessi, rendendo gli oppositori hanno un momento difficile. Ricordate, tutti i membri del comitato dovrebbero esprimere le loro opinioni per quanto riguarda la portata del progetto e la direzione senza sforzo.
Conclusione
I comitati direttivi svolgono un ruolo molto importante nella corretta gestione del progetto. Aumentano il valore mantenendo i progetti in pista, mitigando i rischi e risolvendo i conflitti. È saggio considerare la composizione complessiva quando ne viene fuori uno.
Questo articolo dovrebbe guidarvi su come creare un buon comitato direttivo per i vostri progetti o organizzazione. Inoltre, ricorda che questi comitati richiedono l’input di ogni membro. Pertanto, se la maggior parte dei membri occupa uffici superiori, la voce di tutti dovrebbe essere ascoltata e considerata nel processo decisionale.