a má gestão de fluxo de caixa está entre as principais razões pelas quais as pequenas empresas falham.
O velho ditado “dinheiro é rei” ainda é verdade hoje mais do que nunca. É a força vital de qualquer negócio, e uma das coisas mais importantes que as PME precisam estar cientes.Portanto, neste artigo, listamos 12 estratégias de gerenciamento de fluxo de caixa que você pode usar como parte de seu plano financeiro.Muitos proprietários de pequenas empresas cometem o erro de se concentrar apenas em lucros e vendas sem pensar muito em seu capital de giro.No entanto, sem o dinheiro chegando, esses números nem sempre pintam uma imagem precisa da posição financeira da sua empresa. É inteiramente possível que um negócio lucrativo lute por causa do simples fato de que há mais dinheiro saindo do que entrando.Sem uma boa quantidade de capital de giro, as pequenas empresas terão dificuldade em aproveitar as novas oportunidades de crescimento.Ter uma boa estratégia de gerenciamento de fluxo de caixa é essencial para o sucesso do seu negócio.Se você não tem dinheiro, suas finanças podem ficar fora de controle, deixando você com grandes números de vendas, mas uma pilha de faturas não pagas e credores batendo à sua porta.
por que você precisa de uma estratégia de gerenciamento de fluxo de caixa
a chave para uma gestão eficaz de caixa é entender completamente alguns dos termos-chave. O fluxo de caixa é essencialmente o movimento de fundos dentro e fora do seu negócio.
existem dois tipos de fluxo de caixa – positivo e negativo. Fluxo de caixa positivo é quando o dinheiro que entra em sua empresa a partir de atividades de vendas ou financiamento é maior do que o valor que sai de sua empresa na forma de despesas, salários e contas a pagar.
o fluxo de caixa negativo é o oposto. É quando os outgoings são maiores do que o seu dinheiro de entrada. O problema com isso é que você fica sem dinheiro para pagar a equipe, comprar suprimentos, fazer investimentos e assim por diante.
onde um monte de empresas escorregar é apenas olhando para os lucros. Lucros e fluxo de caixa são duas coisas diferentes, então se você está apenas olhando para as declarações de lucros e Perdas, você estará faltando informações-chave.
Faturamento um cliente contará para suas vendas, mas até que você obtenha esse dinheiro (que poderia ser meses) essa venda ainda não afetou seu fluxo de caixa.Com pagamentos atrasados sendo um grande problema para as empresas, isso significou que muitas empresas têm lutado para se manter à tona, pois simplesmente não têm liquidez para continuar.
por exemplo, a falha do Carillion em 2018 foi devido a problemas de fluxo de caixa. Eles detinham apenas £29 milhões em dinheiro, devendo mais de £1,3 bilhão aos bancos.
é por isso que é tão importante ter uma estratégia de gerenciamento de fluxo de caixa para controlar seu dinheiro.
realize uma análise regular de fluxo de caixa
o primeiro passo para gerenciar seu fluxo de caixa é realizar uma análise regular de fluxo de caixa. É importante saber onde sua empresa está em termos de fluxo de Caixa, portanto, tente fazer isso em intervalos regulares ao longo do ano. Isso pode ser todo mês ou trimestre ou quantas vezes você quiser.
uma maneira fácil de fazer isso é usar o software de Contabilidade online. O software de contabilidade facilita a reconciliação de suas contas e a geração de uma demonstração do fluxo de caixa. A vantagem de usar uma demonstração de fluxo de caixa é que você pode identificar quaisquer problemas de fluxo de caixa ou usar essas informações para criar um orçamento de caixa daqui para frente.
a grande coisa sobre um monte de software de contabilidade é que ele irá listar automaticamente as transações se conectado à sua conta bancária de negócios. Isso permite que você trabalhe com informações consistentemente atualizadas. Com transações atualizadas, você pode obter uma imagem clara do seu fluxo de caixa a qualquer momento.
cortar despesas
se você encontrar em sua análise de fluxo de caixa que seus outgoings são mais do que seus incomings, pode ser hora de fazer cortes. Cortar despesas desnecessárias ajudará a equilibrar um pouco as escalas.Fazer cortes nunca é uma coisa fácil de fazer nos negócios. O primeiro passo é identificar todas as suas despesas comerciais e encomendá-las em termos de prioridade. Você pode achar que há coisas que você simplesmente não pode cortar, mas você pode ver coisas que podem ser cortadas.
outras coisas na sua lista de despesas podem simplesmente precisar de uma abordagem diferente ou uma alternativa mais barata. Por exemplo, se você está gastando muito em custos de impressão, tornar seu escritório sem papel pode ser uma maneira de fazer um simples corte. Outras medidas mais drásticas podem incluir a mudança para um escritório mais barato ou até mesmo se tornar uma empresa de base remota.
outra alternativa de curto prazo é financiar pedidos de compra se você precisar apenas de alguns dias extras para pagar. Você pode fazer isso diretamente com seus fornecedores, se possível, ou usar uma linha de crédito.
enfrente pagamentos atrasados com um incentivo
uma das melhores estratégias que você pode usar para melhorar seu fluxo de caixa e reduzir suas contas a receber é ter um forte processo para perseguir pagamentos atrasados. Pagamentos atrasados são um problema que a maioria das pequenas empresas enfrentará em algum momento, mas existem algumas maneiras de tentar reduzi-los.
uma tática inclui ter um Bônus de pagamento antecipado que fornece um incentivo para os clientes pagarem antecipadamente, em vez de esperar até o último minuto.
alternativamente, algumas empresas incluem uma taxa de atraso de pagamento como um impedimento para pagar tarde. Usar uma ou ambas as táticas pode ajudar a manter seu fluxo de caixa muito mais gerenciável e reduzir seu tempo para ser pago.
tornar o pagamento mais fácil para os clientes
além de incentivos e impedimentos, outra estratégia para melhorar seu fluxo de Caixa rapidamente é tornar mais fácil para o cliente pagar. Idealmente, você quer que um cliente possa pagá-lo o mais rápido e fácil possível.
com um monte de software de contabilidade, você pode criar faturas que têm botões ‘Pagar Agora’ sobre eles. Este é um método de um clique para os clientes pagarem diretamente através da fatura, o que economiza tempo para todos e sua empresa assumindo mais contas a receber do que você gostaria.
outra maneira de facilitar os pagamentos é oferecer planos de pagamento. Os clientes podem estar mais inclinados a fazer pagamentos rápidos se houver um plano de pagamento mais gerenciável que possam usar. Se você fizer isso, você provavelmente vai querer cobrar uma pequena taxa de juros.
configurar lembretes de pagamento automatizados
às vezes as pessoas simplesmente esquecem de pagar. Se seus clientes são empresas, eles provavelmente estarão ocupados com centenas de outras coisas e terão uma longa lista de pessoas para pagar.
para evitar que sua fatura se perca em uma massa de E-mails, você pode configurar lembretes de pagamento automatizados com a maioria dos softwares de contabilidade.
isso envia um e-mail automatizado em um intervalo de sua escolha para lembrar o cliente de uma fatura em atraso. É um passo simples que pode ajudar a reduzir os atrasos nos pagamentos e ajudá-lo a lidar com suas contas a receber.
além disso, uma ótima estratégia a ser usada é verificar a classificação de crédito de qualquer novo cliente que faça um pedido grande. Se eles têm crédito ruim, eles também podem ter um saldo de caixa ruim, então você pode não ser capaz de ser pago ou cumprir sua grande ordem.
solicite uma alteração nas condições de pagamento
se você descobriu que os clientes estão pagando consistentemente com atraso, pode querer revisitar oficialmente suas condições de pagamento. O uso de incentivos, impedimentos e lembretes de pagamento automatizados geralmente é suficiente para a maioria das pessoas. No entanto, se nenhuma dessas táticas funcionou, você pode querer alterar oficialmente as condições de pagamento com um determinado cliente.
por exemplo, você pode querer mudar para um sistema de pagamento antecipado ou depósito antes de iniciar qualquer trabalho. Você também pode solicitar que um débito direto seja configurado para quaisquer pagamentos em andamento.
é importante entender que a má gestão de faturas pode cavar um buraco em suas reservas de caixa se você não prestar atenção. Por exemplo, se você oferecer aos seus clientes 60 dias para pagar, mas seus fornecedores pedirem 30, você terá uma lacuna de fluxo de caixa.
levará o dobro do tempo para ser pago antes de poder pagar suas contas, para que você sempre queira evitar essas situações e definir suas condições de pagamento de acordo.
Use o financiamento de faturas e o factoring de faturas
outra maneira pela qual as empresas gerenciam seu fluxo de caixa é usar o financiamento de faturas. O financiamento de faturas é um método de manter um bom fluxo de caixa, obtendo um adiantamento sobre faturas não pagas. Um credor irá essencialmente pagar-lhe a factura que é devido e quando a factura é paga pelo cliente, você reembolsar o credor com um pouco extra.Embora os custos extras não sejam ideais, o financiamento de faturas pode fornecer uma ajuda muito necessária para garantir que seu fluxo de caixa não esteja lutando.
por outro lado, com factoring de fatura, você vende suas contas a receber para uma empresa de factoring por um valor menor do que a fatura completa.
a empresa que compra os recebíveis assume total responsabilidade pela cobrança dos pagamentos no futuro. Com este método, no entanto, você provavelmente obterá menos do que com o financiamento, por isso é melhor explorar suas opções de antemão.
aumentar as margens de lucro
embora lidar com pagamentos atrasados e ausentes seja uma grande parte do gerenciamento do fluxo de caixa, não é a única área a ser observada.
para aumentar as margens e as vendas, idealmente, deve ser o objetivo de qualquer negócio em crescimento, a fim de manter um bom fluxo de caixa. Evitar uma escassez de dinheiro é tão essencial para o crescimento quanto é para a saúde financeira da sua empresa.Ter uma estratégia viável para trabalhar continuamente em margens crescentes pode ajudar a criar fluxo de caixa constante no longo prazo.
para impulsionar as vendas, você pode querer olhar para o marketing. Para aumentar as margens de lucro, você pode querer cortar custos enquanto impulsiona as vendas.
Use um cartão de crédito comercial
outra estratégia para gerenciar o fluxo de caixa de forma mais eficaz é usar um cartão de crédito comercial como um buffer de fluxo de caixa. Usando um cartão de crédito para pagar as despesas significa que você não está cavando em suas reservas de dinheiro imediatamente.
o mesmo pode ser dito sobre suas contas a pagar. Se possível, atrase seu pagamento até a data de vencimento real e não antes.
isso lhe dá mais controle sobre quando você paga por suas despesas, permitindo que você atrase os pagamentos até que você seja pago sozinho.
construa uma reserva de caixa em caso de emergências
é uma boa prática manter um fundo de emergência de alguns meses de despesas tanto como indivíduo quanto como negócio, porque você nunca sabe quando as coisas podem dar uma guinada. Bom gerenciamento de fluxo de caixa de pequenas empresas também é sobre estar preparado para eventos imprevistos.
a crise da COVID-19 é um excelente exemplo disso.Embora possa ser difícil contribuir para uma reserva de caixa, tente adquirir o hábito de economizar um pouco no momento em que o dinheiro entra. Com o tempo, você deve procurar ter uma reserva de caixa que possa cobrir alguns meses de despesas.
previsão de fluxo de Caixa
a previsão de fluxo de caixa é a prática de obter uma estimativa sobre a posição financeira futura da empresa. Isso se baseia nas vendas antecipadas do negócio para garantir que sua empresa tenha todos os fundos necessários para continuar funcionando. Isso permite que você planeje o quanto você espera fazer e esperar gastar.
a previsão do fluxo de caixa pode ser feita observando lucros e perdas, vendas e despesas para prever vendas futuras e fluxo de caixa. Este artigo de Startups.co.uk entra em mais detalhes sobre como montar uma previsão.
você pode fazer isso sozinho com planilhas, software como Float ou contratando um profissional para criar uma previsão para você. O uso de software como Float tem o benefício da integração com software de contabilidade, como Xero, Quickbooks e FreeAgent, que pode ajudá-lo a economizar tempo ao criar vários orçamentos de caixa para seus cenários.
contrate um contador
uma das melhores estratégias de gerenciamento de fluxo de caixa para pequenas empresas é contratar um contador profissional. Um contador pode ajudá-lo a analisar seu fluxo de caixa e identificar maneiras de ser pago mais rapidamente ou reduzir despesas. Um contador também garantirá que todas as suas obrigações fiscais sejam cumpridas e que você permaneça o mais eficiente possível.
seguindo as estratégias de gerenciamento de fluxo de caixa que listamos acima e sendo proativo sobre como obter ajuda, você colocará mais chance do seu lado de ser positivo no fluxo de caixa e acumulará mais dinheiro do que gasta.
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