uma das perguntas que mais me perguntam quando as pessoas ouvem que eu sento nos Conselhos da empresa não é sobre pacotes de pagamento executivo. Em vez disso, eles querem saber como apresentar a um conselho para que seus membros digam sim.
a pergunta sempre traz à mente uma apresentação que deu errado. Vários anos atrás, um colega bastante dandificado de dentro de uma empresa fez uma apresentação a um conselho em que me sentei. Ele era sarcástico às vezes, fazia várias piadas coloridas, piscava para os membros do Conselho e deixava suas inclinações políticas claras com comentários paralelos sobre o governo da época. Quando ele não sabia as respostas às perguntas que fizemos, ele tentou torná-las irrelevantes. Quando a cadeira finalmente terminou a apresentação, olhamos um para o outro em descrença. Não estávamos apenas inseguros sobre a proposta, mas também inseguros sobre a pessoa que trouxe a proposta. Acho que você pode adivinhar como votamos.
não deixe que este seja você.
pessoas presentes Para conselhos corporativos por muitas razões-eles poderiam estar sugerindo uma nova direção para a empresa, explicando uma questão jurídica complexa que precisa ser decidida rapidamente, ou simplesmente dando uma atualização sobre um projeto em andamento. Mas os conselhos vêm em todas as formas e tamanhos, sejam eles Conselhos Escolares, conselhos de vigilância de bairro, conselhos de apartamentos, conselhos sem fins lucrativos ou comitês de funcionários.Não importa o contexto, os princípios de apresentação aos órgãos de tomada de decisão são os mesmos, e acertar é crucial. Não é tão difícil quanto parece, desde que você tenha algumas diretrizes em mente. Aqui estão nove do e seis don’TS de ser eficaz:
apresentações do Conselho Do:
- Saiba no que você está entrando. As reuniões do Conselho costumam ser repletas de uma longa agenda. Nos últimos dois meses, estive em reuniões que duraram até 8 horas, cobrindo até 20 tópicos. Seu tópico é especial para você, mas você tem um tempo finito para obter informações essenciais.
- faça o seu dever de casa. Quem está no quadro? Qual é a sua formação? Ajuda a ser capaz de adaptar a apresentação quando aplicável, para que você não esteja dizendo a eles coisas que eles já sabem, nem assumindo o conhecimento que eles podem não ter.
- envie documentos em tempo de sobra. Tento garantir que os membros do Conselho recebam seus documentos com pelo menos uma semana de antecedência. Se houver um prazo, cumpra – o com vários dias de sobra, caso haja feedback antes de ir para o conselho. Por favor, não nos “surpreenda”, como em “Eu não forneci os papéis com antecedência porque queria mantê-lo em suspense”. Este não é um romance de Agatha Christie, é uma reunião do Conselho. Dê-nos as ferramentas que precisamos para tomar uma decisão.
- saiba com antecedência quanto tempo você tem. Não passe por cima do seu lote. Se a cadeira sentir que mais tempo é garantido, ele ou ela vai estendê-lo. Certifique-se de deixar muito tempo para perguntas.
- pergunte como o conselho gostaria que as informações apresentadas. Por exemplo, pergunte à cadeira: “devo apresentar a coisa toda ou acertar os pontos altos?”. Outra abordagem: sugira que você “pegue os papéis como já lidos”. Isso significa que você presume que todos revisaram os documentos enviados com antecedência, e você apenas abordará os pontos mais importantes e evitará repetir todos os detalhes.
- esteja preparado. Seja profissional. Seja conciso. Os membros do Conselho julgarão o conteúdo de sua apresentação, mas também a confiança com a qual você a entrega.
- fique calmo e responda à pergunta feita. Se você não sabe a resposta, não fique confuso, defensivo ou tente fingir. Em vez disso, prometa voltar com a resposta o mais rápido possível. Em seguida, siga rapidamente. Além disso, e isso é realmente importante, não seja jogado fora se você receber muitas perguntas difíceis. Se não achássemos que sua proposta tinha mérito, não nos incomodaríamos com perguntas, simplesmente diríamos não. Os membros do conselho fazem perguntas de maneira diferente — alguns meandros, outros vão direto para isso. Não importa o estilo, fique equilibrado e Responda de forma clara e concisa. Além disso, não dê atitude sobre perguntas que você acha que são “burras” ou óbvias — estamos fazendo nosso trabalho. Muitas vezes, a informação mais interessante ou importante vem de questões aparentemente simplistas.
- seja claro e conciso sobre o resultado. Se houver uma decisão a ser tomada até o final de sua apresentação, Certifique-se de que as opções sejam muito claras. Nunca é demais indicar as opções antecipadamente, explicá-las e depois apresentar as opções novamente.
- termina com a grace. Quando chegar a hora de você ir, agradeça e saia. Não demores.
apresentações do Conselho não:
- você pode ficar esperando — não reclame. As reuniões podem atrasar dependendo da agenda. Se for uma reunião de porta fechada, você será mantido esperando do lado de fora. Caso contrário, você estará assistindo outras pessoas apresentando ou ouvindo debates em outros itens da agenda. Em nenhuma circunstância resmungue sobre isso, pois isso manchará a visão da sala de sua apresentação antes mesmo de começar. Um alegre “sem problema” percorre um longo caminho.
- não nos aborreças. Recentemente, passei por um relatório que essencialmente dizia a todos na sala algo que todos nós já sabíamos. O apresentador rapidamente perdeu nossa atenção. Pior ainda, todos nós tínhamos verificado mentalmente no momento em que ele chegou ao “ask”.
- não faça lobby. Sua apresentação não é uma oportunidade para assumir a posição em outras áreas. Se você está lá para falar sobre a atualização da infra-estrutura de TI, jogando em um “enquanto eu estou aqui eu gostaria de fazer um campo para melhores instalações de estacionamento” não é útil para você ou para nós.
- não use jargão. Não somos necessariamente especialistas em sua área. Use uma linguagem clara que todos ao redor da mesa entenderão. Na primeira vez, explique o que você quer dizer com ESG, grok e API, caso contrário, soa como uma sequência de letras e palavras sem sentido. Tente evitar declarações exageradas – uma” mudança completa do mar ” é melhor ser muito grande. Também palavras orientadas por tendências que farão as pessoas revirarem os olhos. “Thinkfluencer” vem à mente.
- não somos todos iguais-não areje seus preconceitos e inclinações políticas. Com alguma sorte, o grupo ao redor da mesa é diversificado, com opiniões diversas. Piadas off-color e comentários políticos não têm lugar em sua apresentação e podem ofender as pessoas que você está tentando persuadir.
- não exagere com sinos e assobios. Não há necessidade de distribuir flores ou um vídeo divertido, a menos que esteja diretamente relacionado ao tópico. Útil: “aqui está uma amostra do que estamos falando.”Estranho:” aqui está uma flor para todas as pessoas adoráveis.”E sim, eu estava em uma reunião onde alguém uma vez distribuiu flores para “todos os membros do Conselho da adorável lady”.
claro, conciso e direto ao ponto
pense em sua apresentação como um memorando, não um romance. Os membros do Conselho prosperam com fatos apresentados de maneira clara e concisa. Mesmo se você deixar sua apresentação sem obter a resposta sim que esperava, pelo menos deixará as pessoas à mesa com uma boa impressão de você. E isso vai percorrer um longo caminho se você voltar ao Conselho com uma proposta revisada.
dê uma chance e deixe-me saber se ajudou, e se você conhece alguém que está se preparando para dar uma apresentação, clipe isso e enviá-lo para eles. As Chances não são apenas que eles serão gratos, mas também os membros do conselho que ouvem a apresentação.
publicado em colaboração com o LinkedIn. Este post também apareceu na coluna da BBC Capital, acima do quadro com Lucy Marcus.
Autor: Lucy P. Marcus, fundadora e CEO da Marcus Venture Consulting, Ltd., é Professor de liderança e Governança na IE Business School, diretor não executivo do Conselho da Atlantia SpA, presidente não executivo do Mobius Life Sciences Fund e diretor não Executivo da BioCity.Imagem: estudantes da Escola de economia de Varsóvia assistem a uma apresentação na Bolsa de valores de Varsóvia em 15 de setembro de 2008. REUTERS / Peter Andrews