muitas vezes esquecemos que, quando falamos de simplificação, estamos falando de reduzir a quantidade de algo. Sério?
Sim, veja: qual é a diferença entre um quarto individual e um quarto duplo?
o duplo tem 2 camas!
no dicionário Merriam-Webster, temos esta definição:
simples: facilmente compreendido ou executado.
portanto, quando se trata de simplificação de processos de negócios, o objetivo é minimizar atividades e tarefas, sendo eficientes, eficazes e produtivos, além de agregar valor ao cliente.
esse é o dilema!
porque é difícil decidir o que pode ser suprimido sem afetar o processo.
neste contexto, algumas técnicas podem ajudar a suprimir algumas tarefas e atividades (aquelas que não agregam valor).
na verdade, essas técnicas de simplificação de processos de negócios apontam maneiras de reduzir as tarefas e atividades que correm maior risco de não serem executadas corretamente.
portanto, atividades e tarefas não são necessariamente eliminadas (algumas são, como dissemos: aquelas que não agregam valor), mas são realizadas de maneira diferente e mais assertiva.
o resultado é a simplificação do processo de negócios não necessariamente pela drástica diminuição do número de atividades, mas pela redução de atividades de risco do processo, realizando-as de outra forma.
Ver também: 3 técnicas de mapeamento, análise e melhoria de processos
técnicas de simplificação de processos de Negócios Para aplicar em seus negócios
essas cinco ideias para simplificação de processos de negócios são amplamente utilizadas na modelagem de processos com a ajuda de ferramentas de modelagem BPMN.
mas olhar fixamente para um mapa de processo não mostra onde há risco ou contato direto com o cliente (o que deve ser sempre Uau!).
então dê uma olhada em como identificar essas oportunidades para melhorar o processo organizacional.
1 – interação entre sistemas
quando dois sistemas ou conjuntos de software interagem entre si, deve haver uma troca de dados. Na maioria das vezes isso é feito manualmente, sujeito a erros de digitação e até procrastinação.
uma maneira clássica de reduzir o risco dessa troca de dados é criar uma interface de integração entre os dois sistemas.
um exemplo do uso desta simplificação de processos de negócios ocorre muito comumente em software de design gráfico.
existem vários programas diferentes no mercado. E a maioria deles tem um recurso chamado ‘exportação de arquivos’.
portanto, os conjuntos de software ‘falam uns com os outros’. Se o designer precisar importar um arquivo de uma imagem criada em outro software para usar em seu sistema, ele só precisará usar esse comando e funcionará sem problemas.
2 – automação de processos
a automação é o controle das atividades’ humanas ‘ e do sistema.
confira este vídeo sobre automação de processos de negócios:
https://www.youtube.com/watch?v=lpBf1roaGx0
3- padronização de processos
uma das maneiras mais objetivas de simplificar os processos organizacionais é padronizar processos recorrentes e idênticos.
por exemplo: Imagine um escritório de advocacia.
possui vários processos diferentes, cada um com tarefas e atividades distintas e suas peculiaridades, dependendo da instância, causa, etc.
Mas em todos eles, haverá um momento em que você precisa coletar e autenticar assinaturas. Se esse processo for padronizado, você poderá simplificar bastante as atividades da empresa, apenas replicando-as sempre que necessário.
veja mais: padronização de processos de negócios: tudo o que você precisa saber.
4 – Definição de regras de negócios
o objetivo principal de uma coleção de regras de negócios é facilitar a tomada de decisões. Eles devem ser simples, ignorando o fluxo do processo sem demora ou indecisão.
um exemplo clássico é a definição de alocações de empréstimos bancários. A regra de negócios é simples: Até o valor de X mil dólares, o Gerente da agência pode conceder o empréstimo de forma autônoma. Qualquer valor acima disso e eles precisam consultar seu gerente.
5 – terceirização
a terceirização tem sido difundida no passado, e hoje voltou em outro contexto: devido às instalações de comunicação e integração entre profissionais com o uso de tecnologias de computação em nuvem.
dois exemplos dessa simplificação do processo de negócios são a disseminação de empresas SaaS (que veem um serviço que antes era feito na empresa) e o número de profissionais terceirizados que trabalham em home office, como freelancers.
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