como proprietário de uma empresa, há muitas coisas para prestar atenção ao administrar sua empresa. Folha de pagamento, contratação, contabilidade … a lista continua e continua. E, essa lista inclui o monitoramento de todos os seus registros de negócios. Então, quais são os registros comerciais mais importantes a serem rastreados?
registros de negócios para rastrear
o IRS exige que você mantenha vários registros por um determinado período de tempo (por exemplo, registros fiscais). Mas, quais são os tipos de manutenção de registros que você deve ficar de olho, mesmo que não seja obrigado a mantê-los? Há seis registros de negócios para monitor:
- registros Contábeis
- extratos Bancários
- empréstimos de Negócio
- documentos Legais
- Autorizações e licenças
- documentos de Seguro
registros contábeis
você documenta todas as transações de sua empresa em seus registros contábeis. Os registros contábeis necessários para as empresas incluem todas as informações sobre suas receitas, patrimônio e despesas. A partir de seus registros de contabilidade financeira, você pode compilar os dados em demonstrações financeiras e calcular índices de pequenas empresas.
você deve acompanhar seus registros contábeis para:
- Veja o seu negócio a saúde financeira do
- Medir a rentabilidade da sua empresa ao longo do tempo
- Analisar padrões para tomar melhores decisões financeiras
- Determinar se você tem capital suficiente para cobrir suas despesas
- Entender se o seu orçamento for bem sucedida
Monitorar seus registros financeiros em intervalos regulares (por exemplo, mensal ou trimestral). E verifique se você rastreia todas as despesas e fontes de renda. Sem todos os dados contábeis, seus registros estão incompletos e fornecem informações imprecisas. Mantenha todos os recibos e cópias de faturas para fazer backup de seus registros.
o governo federal exige que você mantenha documentos financeiros que mostrem suas receitas e despesas. Use seus registros contábeis para arquivar suas declarações de imposto de renda de negócios.
depois de registrar sua declaração de imposto, mantenha seus registros fiscais. Por quê? Porque o IRS exige que você mantenha esses registros por um período específico de tempo. Se você não apresentar uma declaração, deverá manter os registros fiscais indefinidamente. Verifique com seu contador, estado ou IRS para confirmar quanto tempo você deve manter registros individuais.
procurando uma solução fácil para criar e armazenar seus registros contábeis? O software de contabilidade on-line da Patriot permite armazenar e acessar seus dados financeiros em qualquer lugar, a qualquer hora. Experimente gratuitamente por 30 dias!
extratos bancários
seus extratos bancários detalham todas as suas contas com o banco. As contas podem incluir seus registros de verificação, poupança, investimento e cartão de crédito. E, você pode reconciliar suas contas bancárias com os registros contábeis que você deve acompanhar.
Compare seus extratos bancários com seus registros financeiros e revise-os quanto a possíveis erros. Se seus extratos bancários não corresponderem aos seus registros contábeis, pode haver um erro em seus livros.
extratos bancários ajudam você a acompanhar o progresso da sua empresa também. E você usa seus extratos bancários para registrar seus impostos.
empréstimos comerciais
você tem um empréstimo comercial? Nesse caso, rastrear seu empréstimo é crucial. Você quer acompanhar coisas como:
- Valor do empréstimo original
- Empréstimo data da aprovação
- Desembolso data
- Esperado pay-off date
- pagamento de Empréstimo datas de vencimento
- alterações na taxa de Juros (se aplicável)
Manter todos os documentos para empréstimo em algum lugar que você possa facilmente aceder-lhes. Se você decidir pagar o empréstimo mais cedo ou precisar de uma extensão, forneça a documentação ao Provedor de empréstimos.
Acompanhe os reembolsos de empréstimos comerciais em seus livros. Debitar a conta do empréstimo para diminuir a responsabilidade em seus livros e creditar a conta em dinheiro para os pagamentos.
o objetivo de rastrear seu empréstimo comercial é garantir que você não perca pagamentos e gerencie riscos. E, você pode aumentar suas chances de receber empréstimos no futuro através de planos de reembolso de empréstimos responsáveis. Não perder pagamentos e pagar todo o empréstimo, conforme descrito no contrato de empréstimo, ajuda a aumentar sua pontuação de crédito comercial. E, uma maior pontuação de crédito empresarial diz aos credores que você é um mutuário responsável com menor risco.
documentos legais
os documentos legais que sua empresa tem dependem de sua estrutura de negócios. Por exemplo, as empresas incorporadas (por exemplo, C corporation) devem manter seus estatutos. Outros documentos legais incluem acordos de Parceria para parcerias ou um DBA (também conhecido como doing business as) para empresas individuais.
você deve manter todos os documentos legais que comprovem que você possui seu negócio. Mantenha esses documentos em algum lugar seguro, caso você precise fornecer prova de propriedade.
lembre-se de que o rastreamento de seus documentos legais é diferente do rastreamento de registros financeiros. Você deve saber onde você armazena seus documentos para que você possa facilmente puxá-los sempre que precisar deles.
licenças e licenças
os governos estaduais e locais podem exigir que você obtenha várias licenças ou licenças para operar seu negócio. E dependendo do setor da sua empresa, pode ser necessário solicitar e receber licenças ou licenças específicas do setor. Por exemplo, as empresas que vendem alimentos ou bebidas podem precisar obter uma autorização de saúde para vender esses itens. E se você decidir vender álcool em sua empresa, precisará solicitar uma licença de licor.
acompanhe suas licenças e licenças porque você pode precisar renová-las periodicamente. E fique de olho em quaisquer leis em mudança para As licenças ou licenças que sua empresa possui. Se uma lei mudar onde você deve postar ou com que frequência você precisa renovar uma licença ou licença, cumpra prontamente para evitar penalidades ou Multas.
documentos de seguro
existem vários tipos de apólices de seguro que você pode precisar comprar ao administrar uma empresa. Exemplos dos tipos de seguro que você pode comprar incluem:
- seguro de responsabilidade Empresarial
- seguro de Locatários
- seguro de automóvel
- seguro de acidente de trabalho
- Negócio de seguro de renda
- seguro de responsabilidade civil Profissional
- Cyber apólices de seguro
Mas o uso do seu seguro, você precisará fornecer a prova de seguros. Acompanhe onde estão suas apólices de seguro. Dessa forma, você pode ter seu número de apólice de seguro e outras informações de identificação úteis se precisar registrar uma reclamação.
as apólices de seguro podem ajudar a proteger sua empresa em caso de:
- desastres Naturais (por exemplo, enchentes)
- Ações
- os Colaboradores ficar doente ou ferido, enquanto trabalhava
- violações de Dados
- acidentes de Carro
- Danos ao seu local de trabalho (por exemplo, fogo)
Considere a possibilidade de manter cópias de suas apólices de seguro, em um local onde não possam ser danificados. Por exemplo, você pode armazenar registros digitalmente na nuvem ou fisicamente em uma caixa de bloqueio à prova de fogo. Além disso, pergunte ao seu provedor de seguros se eles oferecem uma conta digital para você baixar ou visualizar seu seguro on-line em vez de documentos em papel.
este artigo foi atualizado a partir de sua data de publicação original de 8 de abril de 2016.
isso não se destina a aconselhamento jurídico; para mais informações, clique aqui.