os dias de um movimentado Piso de escritório com dezenas de funcionários em trajes formais já se foram. Os métodos tradicionais do local de trabalho foram substituídos por métodos de trabalho mais novos e econômicos, como um escritório virtual.
um escritório virtual fornece as funções e serviços de um escritório regular, mas sem uma localização física. É ideal para um negócio incipiente, pois economiza custos indiretos. Isso torna os escritórios virtuais populares para pequenas empresas ou start-ups. Eles podem economizar despesas relacionadas a um escritório físico, mas ainda assim obter os benefícios de um endereço de escritório típico. Então, quais são os outros benefícios?
juntamente com a redução de despesas, um escritório virtual oferece flexibilidade incomparável. Com uma conexão com a internet, em qualquer lugar pode ser o seu escritório!Vamos explorar por que você precisa de um escritório virtual e o que é necessário ao criar um escritório virtual.
por que você precisa de um escritório Virtual?
devido a dificuldades financeiras precoces, novas empresas querem reduzir seus custos onde quer que possam. Os pagamentos do escritório são responsáveis pelas principais despesas e precisam ser reduzidos primeiro. Por exemplo, um espaço de coworking em um centro de negócios como a cidade de Nova York pode custar até US $500 por mês.
se você preferir configurar um espaço de escritório, a regra 3-30-300 é mais relevante. Dá o custo real de operar um espaço de escritório. Para cada US $ 3 gastos em pagamentos de serviços públicos, US $30 são gastos em custos de aluguel e mais US $300 em despesas de folha de pagamento por metro quadrado de espaço de trabalho anualmente.
para uma empresa que luta para encontrar seus pés nos primeiros dias, esses custos podem apresentar desafios e dificultar o crescimento. Leve em consideração um estudo recente de que os escritórios privados permanecem desocupados 77% do tempo. Com esse desperdício de recursos, o caso de criação de um escritório virtual se torna ainda mais substancial.
7 Passos para Criar um Escritório Virtual
Agora que sabemos por que precisamos de um escritório virtual, vamos nos familiarizar com o ‘como’. Aqui estão alguns passos:
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Tenha uma Estratégia
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Contratar as Pessoas certas
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Configurar um Endereço do Escritório
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montou um Escritório de Telefone
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Obter Ferramentas Necessárias
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Ter um Assistente Virtual
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Fique Conectado com Sua Equipe
Ter uma Estratégia
Uma boa estratégia poupa você de ter que lutar mais tarde abaixo da estrada. Ao criar um escritório virtual, anote suas tarefas e certifique-se de ter todo o processo planejado.Mesmo que você não esteja trabalhando em um espaço de escritório regular, você ainda precisa fazer uma estratégia.
isso não é muito diferente do que você normalmente teria se estivesse trabalhando tradicionalmente. Os fundamentos dos negócios não mudam e nem os objetivos.
algumas áreas que precisam de planejamento são:
•Análise de Mercado
•Análise da concorrência
•Propostas de Valor
•Estrutura da Empresa
•Mercado-Alvo
•Estratégia de Marketing
•os Influxos Financeiros
Contratar as Pessoas certas
Uma idéia pode estar a cargo de uma única mente, mas ele precisa ser implementado por uma equipe. Com uma maneira pouco ortodoxa de trabalhar, encontrar as pessoas certas para o trabalho pode ser um desafio. Alguns funcionários podem demorar um pouco para se ajustar ao novo sistema, enquanto alguns podem não se ajustar.
com um escritório virtual, o pool de talentos do qual você pode escolher sua equipe se expande significativamente, talvez até se tornando global. Flexibilidade no trabalho é algo que a maioria dos funcionários procura e pode atrair talentos para vir trabalhar para você.
configurar um endereço de escritório
mesmo se você estiver trabalhando virtualmente, você ainda precisa receber e-mails. Este e-mail pode ser documentos oficiais ou correspondência do cliente. Além disso, pode haver obstáculos regulatórios, O que pode exigir que você tenha um local de escritório físico e detalhes de contato.
além da burocracia, é benéfico para a imagem pública de uma empresa ter um endereço de trabalho profissional. Existem vários provedores de serviços para um endereço virtual. Eles fornecem um endereço físico para receber seu e-mail e outros documentos. Sempre que eles recebem e-mails destinados a você, você recebe uma notificação ou uma mensagem da sala de correio digital.
você pode então escolher um curso de ação adicional em relação ao pacote. Você pode tê-lo aberto e digitalizado e enviado para você, ou mantido, ou destruído. Agora, você sabe como criar um endereço de escritório virtual.
Configurar um Telefone de Escritório
Semelhante a um endereço, um número de telefone é algo que é uma obrigação. Os sistemas de telefonia Virtual usam a tecnologia voice over Internet Protocol (VoIP) e toda a comunicação é feita pela internet. Com VoIP, você obtém um número de telefone regular, mas sem ter que obter um telefone fixo físico.
você pode usar sistemas VoIP em seus telefones celulares Android / iOS ou laptops e computadores usando Windows ou Mac. Isso evita que você tenha que comprar hardware adicional, como um telefone de mesa.
obtenha as ferramentas necessárias
é essencial que você esteja bem equipado e preparado para executar seu escritório virtual como uma máquina bem lubrificada. Para isso, você precisa de algumas ferramentas à mão que possam ajudar seu trabalho a progredir sem problemas. Eles podem ser software de produtividade, serviços de armazenamento, plataformas de agendamento e muito mais. Vamos discutir um exemplo!
o armazenamento em nuvem é algo que você precisará se estiver trabalhando em um escritório virtual. Mantenha seus dados seguros e protegidos enquanto ainda é facilmente acessível em toda a empresa. Ferramentas como o Trello ajudam a manter a equipe na mesma página e gerenciar com eficiência muitas tarefas de pessoal. Outros serviços também oferecem ferramentas de faturamento on-line e rastreadores de produtividade. Eles podem ajudá-lo a acompanhar o horário de trabalho e o tempo de folga dos funcionários.
tenha um Assistente Virtual
um assistente virtual ajuda você a delegar tarefas não críticas e economizar tempo para assuntos importantes. Essas tarefas podem estar relacionadas a recursos humanos, agendamento de tarefas ou outras atividades organizacionais. Assistentes virtuais podem se especializar em uma área específica ou levar tudo sob seu guarda-chuva.Seja qual for o caso, eles podem ser inestimáveis na redução de sua carga de trabalho, deixando você se concentrar no quadro geral.
fique conectado
trabalhar em um escritório virtual, embora tenha seus benefícios, também apresenta um conjunto de desafios. Você precisa estar em contato com sua equipe, saber o que eles estão fazendo, coordenar assuntos urgentes e geralmente estar na mesma página. Isso pode ser difícil ao trabalhar em vários locais, e é por isso que a comunicação eficaz é crítica.
para remover possíveis mal-entendidos, você pode usar ferramentas como Slack e Zoom para sua equipe virtual. Eles permitem que você entre em contato com seus funcionários constantemente.Você também pode usar ferramentas de gerenciamento de produtividade para coordenar o trabalho em uma equipe com eficiência.
Encerrar!
os escritórios virtuais oferecem flexibilidade, adaptabilidade e escalabilidade. Todos esses fatores são significativos para um negócio promissor e servem como um motor para o crescimento. É melhor manter-se atualizado com os requisitos de um escritório virtual e saber quais ferramentas usar. Você pode ficar tranquilo e ter total confiança de que seu escritório virtual será eficaz.