para o negócio de serviços de campo moderno, não há como fugir do fato de que as folhas de trabalho eletrônicas são o caminho a seguir. Se sua empresa ainda estiver usando folhas de trabalho em papel desatualizadas, talvez seja hora de começar a pensar no gerenciamento de dados em sua organização e como você pode trazê-lo para o século 21. A centralização da informação é a chave para o sucesso das empresas de serviços de campo na era digital e, neste post, veremos como o software de folha de emprego pode trazer vários benefícios para o seu negócio hoje.
o que são folhas de trabalho?
mas primeiro, vamos começar com o básico: o que exatamente são folhas de trabalho? Simplificando, eles são uma página que fornece a um engenheiro de serviço de campo todas as informações necessárias para concluir um trabalho e são onde podem registrar o trabalho concluído quando ele foi realizado. Eles apresentarão informações importantes, como os materiais usados, o nome do engenheiro e a localização do site, e são indispensáveis para o setor de gerenciamento de serviços de campo, porque são o que sustentam cada chamada. Para facilitar as coisas, muitas opções de software de engenheiro de campo agora usam software de folha de trabalho para criar folhas de trabalho, usando modelos para acelerar ainda mais as coisas.
Paper job sheets vs mobile job sheets
Paper job sheets são apenas isso: um pedaço de papel com os detalhes do trabalho escritos sobre eles. Uma folha de trabalho móvel ou digital tem o potencial de ser muito mais do que isso. Quando incorporadas ao software de gerenciamento de serviços de campo, como o Call2field da RedZebra, suas planilhas de trabalho podem ser incorporadas perfeitamente aos seus processos, permitindo que você as Crie como parte do processo de agendamento de chamadas e, em seguida, permitindo que você rastreie a localização de um engenheiro, veja o status do trabalho e acesse as informações do cliente.
as desvantagens das folhas de trabalho de papel
as folhas de trabalho móveis ou digitais oferecem uma série de vantagens claras em relação às suas contrapartes de papel e, ao longo dos anos, a lista de razões para se livrar das folhas de trabalho de papel aumentou à medida que soluções mais eficientes se tornaram disponíveis. Vamos dar uma olhada em algumas das desvantagens de usar folhas de trabalho de papel desatualizadas.
demorado
é demorado inserir informações em uma folha de trabalho de papel manualmente, pois significa que as mesmas informações do cliente devem ser inseridas a cada vez. Essa duplicação é evitada usando um software que preenche automaticamente uma planilha de tarefas com informações do cliente de um banco de dados central.
desinformação
não há dúvida sobre isso – as faturas em papel são naturalmente mais propensas a erros humanos, e foi demonstrado que este é o caso. Isto é devido à falta de ter um sistema no lugar, deixando-o para baixo para o indivíduo sobre como uma folha de trabalho é concluída. Isso leva ao potencial de engenheiros saírem para um trabalho com as informações erradas em suas mãos ou para as informações erradas serem registradas quando o trabalho terminar.
falta de consistência
com folhas de papel sendo propensas a erros humanos, isso também abre caminho para a falta de consistência. É provável que haja mais discrepâncias nas informações fornecidas nas folhas de trabalho em papel do que em um sistema digitalizado, pois um engenheiro pode preencher detalhes como o nome do cliente de uma maneira diferente de seus colegas, por exemplo.
entrada dupla de dados
além de ser mais demorado para ser concluído em primeiro lugar, as folhas de trabalho em papel podem exigir a duplicação de informações para outros funcionários da empresa, como executivos e gerentes, pois cada departamento pode exigir uma cópia. Este trabalho pode custar a uma empresa horas de tempo valioso que poderia ser gasto em outro lugar.
as vantagens do software de folha de trabalho móvel
como já abordamos, existem vantagens claras de mudar para o software de folha de trabalho móvel, e eles vão além de compensar as falhas das folhas de trabalho de papel. Há dois benefícios principais de fazer a mudança para folhas de trabalho eletrônicas, e eles estão conectados com a mobilidade da força de trabalho – particularmente importante para o mundo da Gestão de serviços de campo, onde isso tem sido uma parte da indústria por algum tempo.
melhorar a gestão de Relacionamento com o cliente(CRM)
em primeiro lugar, um sistema digitalizado para criação de folha de trabalho pode ajudá-lo a melhorar as relações com os clientes. Em vez de esperar dias ou mesmo semanas para que faturas mais tradicionais cheguem até elas, como é o caso das folhas de trabalho em papel, os clientes podem receber suas faturas quase instantaneamente com um sistema digitalizado. Um sistema de folha de trabalho móvel corta processos internos ineficientes e fatores externos, como entrega postal, permitindo relações suaves e eficientes com seus clientes do início ao fim – uma ótima maneira de causar uma boa impressão.
melhorar o engajamento dos funcionários
Quando sistemas desatualizados ainda estão sendo usados, os engenheiros podem ficar menos motivados com o tempo, fazendo com que eles se apressem em Concluir as fichas de trabalho no final do dia. Isso pode causar estresse e conflitos desnecessários dentro das organizações, além de significar que as folhas de emprego não são preenchidas corretamente. Através da modernização, muitas vezes é possível melhorar o engajamento dos funcionários, porque eles reconhecerão os esforços de seu empregador para capacitá-los a fazer seu trabalho com o melhor de suas habilidades. E os benefícios da modernização completa no setor de serviços de campo vão muito além disso, como discutimos em nosso recente post sobre Transformação digital.
o software de faturação de trabalho do RedZebra
com o software de faturação de trabalho Call2Field, pode digitalizar as folhas de trabalho e gerar automaticamente faturas quando o trabalho estiver concluído. Isso agiliza seus processos, economizando tempo valioso e, finalmente, dinheiro. É uma solução altamente adaptável que pode ser personalizada para atender às demandas específicas do seu negócio.
entre em contato
as folhas de trabalho são parte integrante de qualquer negócio de serviço de campo, e ter um banco de dados on-line sólido é um ótimo lugar para começar se você estiver procurando agilizar o processo de faturamento. Por que não experimentar o software e ver por si mesmo como ele poderia beneficiar o seu negócio? Reserve uma consulta com um especialista RedZebra hoje e nós lhe daremos uma demonstração on-line para mostrar o que nosso software de faturamento de trabalho pode fazer por você. Como alternativa, envie suas perguntas por e-mail para [email protected] ou ligue para 01296 350350.