fraude de folha de pagamento é o roubo de dinheiro de uma empresa através do sistema de processamento de folha de pagamento. Existem várias maneiras pelas quais os funcionários podem cometer fraude na folha de pagamento, conforme observado abaixo. Entre os tipos mais comuns de fraude de folha de pagamento não estão pagando um adiantamento, perfuração de amigos e preenchimento de folha de tempo.
fraude de retenção antecipada
o tipo mais passivo de fraude é quando um funcionário solicita um adiantamento em seu pagamento e nunca o paga de volta. Isso funciona melhor quando a equipe contábil não registra adiantamentos como ativos (em vez de cobrá-los diretamente às despesas) ou nunca monitora o reembolso. Assim, o não pagamento de adiantamentos requer inatividade do destinatário e registro inadequado de transações e acompanhamento pelo pessoal contábil. Um procedimento mensal para revisar os avanços eliminará esse problema.
Buddy Punching Fraud
um funcionário organiza com seus colegas de trabalho para que eles coloquem suas horas no relógio da empresa enquanto ele tira o dia de folga. As revisões de supervisão e a ameaça de rescisão são as melhores maneiras de evitar esse risco. Uma alternativa mais cara é usar relógios biométricos, que identificam exclusivamente cada pessoa que está entrando no sistema de manutenção de tempo.
Ghost Employee Fraud
a equipe da folha de pagamento cria um funcionário falso nos registros da folha de pagamento ou prolonga o pagamento de um funcionário que acabou de sair da empresa e altera o registro de pagamento para que o pagamento direto do depósito ou o cheque de pagamento seja feito para eles. Isso funciona melhor em grandes empresas onde os supervisores têm equipes muito grandes e, portanto, não rastreiam a compensação com detalhes suficientes. Também funciona bem quando um supervisor deixa a empresa e ainda não foi substituído, para que os funcionários fantasmas possam ser inseridos em seus departamentos até que um novo supervisor seja nomeado. A auditoria periódica dos registros da folha de pagamento é necessária para detectar funcionários fantasmas. Outra maneira de identificar um funcionário fantasma é quando não há deduções de um cheque de pagamento, já que o perpetrador deseja receber o valor máximo de dinheiro.
fraude de desvio de cheque de pagamento
os funcionários podem receber o cheque de pagamento de outro funcionário ausente e, em seguida, descontar o cheque por si mesmos. Isso pode ser evitado fazendo com que o paymaster retenha todos os cheques não reclamados em um cofre trancado e exigindo que todos que recebem um cheque de pagamento provem sua identificação com uma carteira de motorista ou algum documento semelhante.
fraude de alteração de taxa de pagamento
os funcionários conspiram com o funcionário da folha de pagamento para aumentar o valor de seu pagamento por hora no sistema de folha de pagamento. Um funcionário mais inteligente retornará a taxa de pagamento ao seu nível original depois de cometer essa fraude por apenas alguns períodos de pagamento, para que o problema seja menos fácil de detectar. Isso pode ser detectado combinando documentos de autorização de taxa de pagamento com o registro da folha de pagamento.
fraude de horas não autorizadas
talvez o tipo mais comum de fraude de folha de pagamento seja o preenchimento de folhas de tempo pelos funcionários, geralmente em incrementos pequenos o suficiente para escapar do aviso dos supervisores. Este é um problema particular quando os supervisores são conhecidos por fazer apenas revisões superficiais de folhas de tempo. O melhor controle sobre esse tipo de fraude é a revisão de supervisão.
em suma, existem muitas maneiras pelas quais o valor da folha de pagamento paga pode ser expandido de forma fraudulenta. Isso é difícil de detectar quando os valores envolvidos são pequenos, então você deve considerar o custo das atividades de prevenção em relação à quantidade de economia que será gerada.
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