um documento-chave no arquivo de pessoal de um funcionário é um memorando escrito bem elaborado, se você quiser fortalecer sua defesa contra uma ação iniciada pelo funcionário. A maioria dos avisos escritos e memorandos disciplinares são inadequados porque não incluem vários elementos muito importantes.
elementos para incluir
se você tem que se defender contra uma reivindicação de seguro-desemprego imerecido ou contra um processo de quitação injusta, você deseja incluir os seguintes itens em memorandos de advertência e disciplinares:
1. Um título de assunto, como “aviso por escrito.”
2. Data e hora do aviso ou ação.
3. Nome do funcionário envolvido.
4. Cargo do funcionário.
5. Nome da pessoa que dá o aviso ou toma a ação.
6. Cargo da pessoa que dá o aviso ou toma a ação.
7. Pessoa ou pessoas a quem as cópias são dadas.
8. Política do empregador relativa ao incidente ou assunto e/ou ao comportamento ou desempenho esperado do empregado.
9. O incidente específico que causa o aviso ou ação. Seja específico com data, hora e o que aconteceu.
10. Comportamento que deveria ter ocorrido. A mudança de comportamento necessária. Seja específico.
11. Quais ações podem resultar de um comportamento incorreto adicional do funcionário e as consequências se o funcionário não mudar.
12. Assinatura da pessoa que dá o aviso ou toma a ação.
13. Data recebida pelo funcionário.
14. Assinatura do funcionário que recebe o aviso ou ação. (Nota: Se o funcionário se recusar a assinar, sugira que o funcionário anote no memorando o motivo ou os motivos para se recusar a assinar. Esta declaração no próprio roteiro do funcionário — seja três palavras ou um parágrafo longo-é uma evidência sólida que prova que o funcionário recebeu e entendeu o conteúdo do memorando.)
15. A assinatura de uma testemunha da reunião com o funcionário e as declarações feitas na reunião.
Exemplo De Aviso Escrito
Assunto: Aviso Escrito
Data: Nov. 17, 2005 às 13h30
para:Jane Row, escriturário de ações
de: Betty Fram, Supervisor de ações
cópias para: Hank Black, Dept. Dom. e Mary Grey, Diretora de pessoal
Jane, nossa Política nesta empresa é que você ligue para trabalhar pelo menos uma hora antes do início do horário de trabalho programado, quando você estiver atrasado ou doente ou não puder entrar. Você deve falar diretamente com seu supervisor ou com outra pessoa responsável.
Na Quarta-Feira, Novembro. 16, Você não ligou para dizer que não pôde entrar. Você apareceu para trabalhar até tarde hoje, às 11 da manhã, sem explicação. Você deveria ter chamado ontem e hoje para que seu supervisor soubesse que você não estaria na quarta-feira e estaria atrasado hoje.
esta é a terceira vez este ano que você fez isso. Já te avisei verbalmente antes. Os incidentes de ontem e hoje são sérios o suficiente para me fazer emitir este Aviso: a próxima vez que você perder o trabalho SEM ligar, pois nossa Política exige que você seja auto-encerrado.