Por Nai Kanell
Diretor de Marketing
SpaceIQ
todos Nós sabemos que a comunicação entre as equipes, é fundamental para o sucesso. Equipes que não conseguem se comunicar bem não funcionam como uma unidade. Responsabilidades, expectativas e informações ficam confusas, o que leva a qualquer número de falhas. Por outro lado, grupos com forte propensão à comunicação desenvolvem sinergias positivas. O criador de diferenças? Acesso a ferramentas úteis de comunicação da equipe.
muitas vezes, os problemas de comunicação não são por falta de esforço. Eles surgem devido a lacunas nos modos de comunicação entre os membros da equipe. John envia um e-mail que Suzie não vê. Patty trabalha em uma versão recente de um documento enquanto Jerry trabalha em um rascunho anterior. Quando as pessoas não estão na mesma página, elas não podem trabalhar efetivamente juntas. O acesso às ferramentas de comunicação da equipe certa pode preencher essas lacunas e ajudar as pessoas a colaborar melhor.
aqui está uma olhada em cinco tipos essenciais de ferramentas de comunicação de equipe e algumas das melhores opções entre elas para equipes, internas e descentralizadas.
aplicativos de mensagens e bate-papo
as plataformas de mensagens estão substituindo rapidamente o e-mail como a forma de comunicação de fato. Um aplicativo de comunicação de equipe como Slack, Microsoft Teams, Facebook for Work ou até mesmo um bate-papo em grupo do office oferece mais funcionalidade do que e-mail.
e-mails aparecem em sua caixa de entrada e não há muito que você possa fazer com eles além de sinalizá-los ou classificá-los em pastas. Os aplicativos de mensagens e bate-papo oferecem um mundo de organização e interatividade para equipes. O Slack organiza conversas em threads para facilitar a navegação. O Microsoft Teams torna o compartilhamento de arquivos simples em grandes grupos. O Facebook for Work facilita a comunicação por meio de GIFs e emojis.
aplicativos de mensagens vão além do E-mail para trazer às equipes um nível de comunicação interpessoal muito necessário em locais de trabalho de alto funcionamento. Rápido, sucinto, organizado-exatamente o que a comunicação deve ser.
aplicativos de compartilhamento de arquivos
mover dados e ativos entre os membros da equipe é um incômodo. Os aplicativos de compartilhamento de arquivos baseados em nuvem dão a todos acesso às mesmas informações ao mesmo tempo, para que ninguém fique de fora ou fique para trás.
hoje, Dropbox, Box.com, Google Drive e nuvens de negócios de regras do Microsoft OneDrive. Eles abrigam gigabytes infinitos (até terabytes) de dados em um repositório central onde todos os membros da equipe podem acessá-los. Sempre que você atualiza um arquivo, ele é atualizado para todos.
aplicativos de compartilhamento de arquivos facilitam a organização e a colaboração. Aplicativos como Dropbox e Google Drive permitem colaboração em tempo real diretamente na nuvem. Esses mesmos aplicativos também ajudam a distribuir arquivos enormes em uma pitada – aqueles grandes demais para enviar por e-mail. Não há necessidade de colocar arquivos em um pen drive; basta fazer o upload para a nuvem através de um aplicativo de compartilhamento de arquivos e enviar o link.
Ferramentas de videoconferência
as equipes descentralizadas raramente conseguem se encontrar pessoalmente. O Mark está em casa, o John está no café e a Nicole está no escritório. Embora todos possam colaborar por meio de uma infinidade de ferramentas, às vezes não há substituto para a comunicação cara a cara. Entrar: ferramentas de videoconferência.
Zoom é a ferramenta de comunicação de equipe líder de mercado para videoconferência, mas está longe de ser a única. GoToMeeting, Join.me, e o Skype oferece sua própria iteração no bate-papo por vídeo. Com recursos como bate-papo pessoa a pessoa, bate-papos em grupo, compartilhamento de tela e até telas de bate-papo privadas, os grupos podem se encontrar da mesma forma que fariam pessoalmente. O bate-papo por vídeo preenche o vazio de comunicação visual que vem de uma força de trabalho cada vez mais móvel.
software de edição de documentos
trabalhar juntos em uma única garantia é complicado sem software de edição de documentos baseado em nuvem. Os grupos precisam de uma versão atualizada em tempo real de qualquer documento que estejam melhorando. O software de colaboração moderno dá a eles. Esqueça a impressão de várias versões para o grupo editar ou tentar seguir uma cadeia interminável de rascunhos de E-mail. As equipes de hoje colocam suas ações no Google Apps Suite, Microsoft 360 Online, Evernote, DocuSign e muitos outros.
a beleza do software de edição de documentos como ferramenta de comunicação é o feedback contextual. Marcar um documento é muito mais fácil do que explicá-lo em um e-mail ou até mesmo tentar falar com alguém por meio dele ao telefone. As equipes também podem Convidar colaboradores externos (como clientes) para visualizar e fazer anotações diretamente em um documento. Com iterações históricas capturadas e arquivadas, é fácil ver quem está mudando o que e até mesmo voltar se houver um erro. É outro exemplo de como as plataformas baseadas em nuvem são inestimáveis para a comunicação em grupo.
plataformas de gerenciamento de projetos
as plataformas de gerenciamento de projetos são as ferramentas de comunicação mais valiosas para equipes de negócios. Esses aplicativos são onde a comunicação, colaboração, responsabilidade e responsabilidade se reúnem. Eles são o coração de qualquer equipe de alto funcionamento—a base para todo e qualquer trabalho.
o software de gerenciamento de projetos assume muitas formas. Você pode optar por soluções empresariais como Basecamp ou ZoHo, ir full-featured com Wrike ou Asana, ou tentar minimalista com Trello ou Monday.com. A lista continua quase para sempre, com plataformas para todos os tamanhos de equipe, orçamentos ou complexidades. Independentemente do software, o sentimento é o mesmo: a organização leva ao sucesso. As plataformas de gerenciamento de projetos são a melhor demonstração de comunicação e trazem total visibilidade aos esforços do grupo.
um conjunto completo de oportunidades de comunicação
cada faceta da comunicação desempenha um papel importante no sucesso da equipe. Não há bala de prata. Esta tarefa pode exigir um aplicativo de mensagens simples; que se pode exigir videoconferência. O que importa é que as equipes usem o mesmo conjunto de ferramentas e entendam o papel que cada uma desempenha na colaboração.
nunca deve haver incerteza no ambiente da equipe, e ninguém deve precisar adivinhar nada no que se refere aos seus pares. Em vez disso, eles devem ser capazes de usar qualquer um dos recursos de comunicação em seu kit de ferramentas para obter respostas e informações. Cada interação é uma oportunidade para fortalecer a dinâmica da equipe e melhorar a sinergia natural do grupo.
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