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a formatação simples e eficaz é uma ferramenta poderosa na caixa de ferramentas do seu escritor. Pode ajudar a transformar um longo, redundante e chato (suspiro!) documento de negócios em uma apresentação concisa e visualmente atraente. Aprenda a fazer isso corretamente e observe suas habilidades de escrita melhorarem drasticamente.
Por Que a necessidade de formatar
sua tarefa é educar e informar seus leitores ou público. E você precisa fazer isso de uma maneira que forneça uma experiência de leitura ideal. Portanto, use a formatação para tornar o texto legível, informativo e interessante (mas nunca perturbador) para que o leitor possa digerir rápida e facilmente as informações.
Técnicas de Formatação
Existem algumas técnicas básicas de formatação que você pode usar universalmente na redação comercial. Eles incluem:
- Marcadores e listas de números
- Infográficos
- Subposições
- Fontes
Vamos aprofundar um pouco mais a fundo como usar cada um desses efetivamente.
marcadores e números
sejamos honestos:as pessoas não lêem como costumavam. Eles se encolhem ao ver parágrafos longos e começam a rasgar apenas pensando em ter que ler um manual de 16 páginas. Então, como autor do texto, seja gentil com seu leitor, suavizando o golpe usando balas e listas numeradas.
Pare sua escrita para apenas o essencial usando marcadores ou listas numeradas. Isso é o que seu leitor quer-direção clara que vai direto ao ponto. Aqui está um exemplo de como um parágrafo longo foi atualizado para a primeira classe usando apenas uma frase e alguns pontos:
é fácil participar de uma reunião do Zoom. Veja como:
- abra o Zoom no seu telefone ou laptop.
- clique em ” participar de uma reunião.”
- digite o ID da reunião e a senha que você recebeu.
- escolha conectar áudio / vídeo e clique em ” entrar.”
se você preferir a aparência de uma lista numerada, basta trocar as balas. Seja qual for a sua escolha, a chave é manter a lista simples e focada.
Use infográficos
os infográficos incluem imagens, gráficos e texto que comunicam visualmente as informações. Eles chamam sua atenção, ensinam pontos principais e são fáceis de lembrar. Eles podem demonstrar cronogramas, aumentar o reconhecimento da marca, promover eventos, destacar resultados em relatórios e muito mais. Você pode obter modelos gratuitamente, comprar designs personalizados ou criar os seus próprios.As subposições
quebram efetivamente parágrafos longos. Eles podem introduzir um novo tópico ou responder a uma pergunta. Uma subposição no final do artigo pode destacar a conclusão.
os subtítulos exigem sua própria formatação. Você pode optar por destacá-los usando uma fonte maior ou um estilo de fonte diferente. Ou simplesmente torná-lo ousado.
claro, quando sua escrita for apresentada on-line, Lembre-se de usar os títulos corretamente (H1, H2, H3, etc.) para melhorar o SEO. Eles também permitirão que seus leitores percorram rapidamente o texto para encontrar o que estão procurando.
Use subtítulos para chamar a atenção do leitor. Comece com um verbo ou uma pergunta, mantenha-o curto e poderoso ou use como um roteiro para delinear o conteúdo. Aqui estão alguns exemplos:
- Como Usar o QuickBooks Como um Pro
- Contratação de um Consultor
- Por que Você não Pode dar ao luxo de Perder Este Seminário
- Quebra Tudo
- considerações Finais
Escolha as Fontes de Direito
Escolher as fontes de direito para um documento de negócios deve ser baseada na facilidade de leitura. Se o leitor se distrair com fontes ocupadas, difíceis de ler, Patetas ou meramente Decorativas, você perderá seu público. (E talvez sua credibilidade.) Eles estarão mais focados em como são as palavras do que na mensagem que você está tentando transmitir.Portanto, selecione Fontes simples, profissionais e coesas (use um ou dois estilos de fonte por documento). Dois tipos básicos de fonte usados nos negócios são serif e sans serif. Fontes geralmente aceitas para negócios incluem New Times Roman, Cambria, Geórgia, Arial e Calibri.
vamos recapitular
depois de escrever a cópia do seu documento comercial, dê uma outra olhada para ver onde você pode usar as seguintes técnicas de formatação:
- Faça pontos principais se destacarem com balas ou números.
- use infográficos para aprimorar o ensino.
- divida o texto com subtítulos e use cabeçalhos para melhorar o SEO.
- escolha fontes simples e apropriadas para a escrita comercial.
quando feito corretamente, a formatação pode dar vida aos seus documentos ou apresentações comerciais. Aprenda a usar as técnicas adequadas e sua escrita continuará a melhorar.