entrar no setor de Serviços de Atendimento Telefônico (tas) nunca foi tão acessível ou alcançável do que em 2020. A necessidade de terceirizar chamadas de entrada é uma demanda em rápido crescimento por empresas que estão se expandindo e querem ser econômicas e engenhosas com seu tempo. Ao iniciar um TAS, no entanto, há algumas coisas a considerar que podem ajudar ou atrapalhar seu negócio de inicialização. Uma prioridade # 1 é escolher o software de serviço de atendimento certo.
o que é um serviço de Atendimento Telefônico (TAS)?
um serviço de atendimento telefônico atua como recepcionista virtual para empresas que precisam terceirizar suas chamadas de entrada. Antes de usar um TAS, as empresas tinham suas chamadas perdidas enviadas para o correio de voz e retornariam as chamadas dos clientes mais tarde, pois tinham que cuidar de outras tarefas que eram mais sensíveis ao tempo. Considerando que com o TAS, as chamadas podem ser enviadas diretamente para um serviço de atendimento ao vivo para atender chamadas em tempo real. As necessidades do cliente podem ser atendidas em tempo hábil e a empresa ainda pode se concentrar nas outras tarefas em questão.
serviço de atendimento em casa ou de um escritório: prós e contras
uma das primeiras decisões que você precisará tomar é se a empresa trabalhará em um local ou se todos trabalharão remotamente. Devido à natureza do serviço e aos avanços na tecnologia, os Serviços de atendimento podem operar com sucesso a partir de um local centralizado, como um prédio de escritórios, ou podem ser descentralizados, onde um operador de serviço de atendimento pode trabalhar em muitos locais e, muitas vezes, trabalhar em casa. Existem prós e contras em ambas as opções, por isso é importante avaliar a praticidade, a relação custo-benefício e os aspectos legais de ambos, para garantir que a startup da sua empresa esteja bem informada e bem equipada.
Como iniciar um serviço de atendimento em casa
é intimidante para uma empresa iniciante permitir que os funcionários trabalhem remotamente porque existe o risco de que a empresa possa não funcionar como funcionaria se todos estivessem em um prédio. Embora seja verdade que o gerente terá menos controle sobre o dia-a-dia e terá que treinar funcionários virtualmente, isso não significa necessariamente que a qualidade do seu negócio estará faltando. Com a gestão certa e uma boa compreensão de como o negócio funciona, sua startup pode trabalhar com sucesso em casa. Um benefício para o seu negócio trabalhando remotamente é que ele terá um grande grupo de funcionários elegíveis para escolher, uma vez que não há limitações de deslocamento. Sua empresa também pode ser mais seletiva em quem é contratado, por exemplo, você pode contratar apenas pessoas com experiência no setor. Isso eliminaria a necessidade de treinamento extensivo sobre o computador.
se sua empresa deseja ter sinergia positiva, criar um ambiente que enfatize a comunicação e a cooperação da equipe pode ajudar a fazer a empresa funcionar como se todos estivessem no mesmo prédio. Você terá que usar um software tas baseado em nuvem para poder operar com sucesso com agentes remotos (alcance mais sobre isso abaixo). O sistema TAS que você usa também pode oferecer a opção de monitorar e treinar os funcionários enquanto eles atendem chamadas, o que é um recurso útil para trabalhar em estreita colaboração com os funcionários que estão trabalhando remotamente.
Como iniciar um serviço de atendimento a partir de um escritório
operar a partir de um local centralizado tem sido o método mais preferido de administrar um negócio porque ter os funcionários em um local é comprovado para permitir ao Gerente mais controle sobre garantia de qualidade, compartilhamento de dados e colaboração entre funções na empresa. Na maioria dos casos, também é mais econômico incutir as funções na empresa porque você não precisa pagar taxas, retentores mensais ou comissões por terceiros. Uma desvantagem de trabalhar em um local centralizado é que os funcionários elegíveis são mais limitados do que se a empresa estivesse contratando remotamente. Isso pode não ser um problema se você estiver localizado em uma cidade grande, mas se a empresa estiver em uma área mais rural, pode ser um desafio encontrar funcionários adequados. No entanto, fazer com que os funcionários entrem no trabalho pode tornar mais fácil treinar e ajudá-los a atender e responder às chamadas. A decisão se resume à preferência do gerente e quanto controle eles querem ter no dia-a-dia.
Escreva um plano de Negócios Para O SEU serviço de Atendimento Telefônico
ao escrever um plano de negócios para sua empresa, você deve procurar ajuda de um advogado e um contador do setor para orientar a tomada de decisões para proteção legal e estratégia tributária. Um advogado e contador poderão determinar qual entidade comercial é melhor para você. Por exemplo:
- LLC (estrutura de Negócios onde os proprietários não são pessoalmente responsáveis pelas empresas de dívidas ou passivos)
- Sole proprietorship (estrutura de Negócios que tem apenas um proprietário que paga pessoais, imposto de renda sobre os lucros da empresa)
- Parceria (estrutura de Negócios onde os parceiros de compartilhamento de responsabilidades e lucros de forma igual)
- S-corp (entidade Legal que elege para passar de renda corporativo, perdas, deduções, e de créditos, por meio de seus acionistas para efeitos fiscais federais)
- C-corp (entidade Jurídica separada de seus donos)
Para esse tipo de negócio, seria aconselhável escolher entre LLC, S-corp ou C-corp porque essas entidades protegem os ativos pessoais da responsabilidade comercial. Assim que a entidade for decidida, seu contador poderá estabelecer a base para contabilidade, folha de pagamento e manutenção de registros.
seu advogado e contador poderão trabalhar juntos para garantir a segurança jurídica de sua empresa, mas para medidas extras, uma apólice de seguro de erros e omissões é altamente recomendada. Este seguro protege contra alguém processando a empresa com base em erros ao atender o telefone, receber uma mensagem ou fornecer informações a um chamador. Também protegerá sua empresa no caso de um funcionário não alcançar um cliente com uma mensagem urgente, resultando em perda de negócios para o cliente. Se sua empresa deseja erros e seguro de omissão, encontre uma empresa que tenha oferecido a apólice a outros serviços de resposta, para que a empresa tenha uma ideia de quais são as necessidades específicas da sua empresa.
um orçamento básico precisará ser formado com estimativas de renda, que você desejará sub-ramificar e estimativas das despesas, que você desejará ultrapassar. Também leve em consideração seus investidores e qualquer dinheiro emprestado no orçamento. Ao estimar o ponto de equilíbrio, dê tempo mais do que suficiente para atingir essa meta, porque ela tende a ser muito mais tarde do que muitas empresas planejam. Com um plano de negócios que reduz a receita, supera as despesas e define o dia de equilíbrio bem no futuro, o negócio tem uma ideia melhor das possíveis perdas até aquele momento. À medida que o negócio começa a se expandir e você recebe mais clientes, o plano de negócios precisará ser atualizado para fazer sentido com o crescimento da empresa.
Responda a todos os requisitos legais ao iniciar um serviço de atendimento
tanto um advogado quanto um contador serão ativos necessários para responder a todos os requisitos legais. É melhor garantir que o contador e o advogado morem na região ou tenham trabalhado de perto na área que você escolher para localizar sua empresa, porque provavelmente existem requisitos legais específicos para o local. A obtenção das licenças e licenças necessárias pode levar tempo, pois os planos terão que ser submetidos ao conselho municipal, departamentos estaduais e departamentos federais para aprovação ou revisão. Algumas licenças e licenças básicas que todas as empresas iniciantes na América devem obter São:
- a Saúde o permita
- licenças Ambientais
- Geral licença de negócio
- Federal/estado / número de identificação fiscal
- imposto sobre Vendas autorização
Se a sua empresa escolhe para permitir que funcionários trabalhem a partir de casa, é possível que o seu estado/cidade ainda vai exigir que a norma permite de seu negócio e a maioria vai exigir a casa autorização de ocupação. Para garantir que sua empresa esteja atendendo a todos os requisitos e regulamentos legais, verifique o site da Small Business Administration.
Equipamento Básico Para Iniciar Um Serviço de Atendimento
O equipamento que você precisa para executar um serviço de atendimento telefónico vai depender do seu fornecedor de software e o tipo de instalação que você deseja. Antes do recente software moderno baseado em nuvem disponível agora, as empresas costumavam ter uma linha separada para cada cliente. Isso foi super difícil de gerenciar, exaustivo e caro. Hoje em dia, existem opções baseadas em nuvem onde você não será mais obrigado a possuir hardware on-premise caro ou linhas telefônicas internamente para operar seu serviço de atendimento.
Os equipamentos essenciais necessárias para a utilização de um software baseado em nuvem plataforma:
- Boa conexão com a internet
- Um computador para cada funcionário conectada ao modem ou roteador
- USB ou Bluetooth fone de ouvido para cada operador (agente)
não Vamos entrar em detalhes sobre outros negócios padrão o equipamento pode ser necessário se você estiver executando o TAS a partir de um escritório, tais como mesas, cadeiras, etc, mas você vai querer pensar através desses itens, dependendo de sua configuração específica.
Software Para Iniciar Um Serviço de Atendimento
, Encontrando o serviço de atendimento tipo de software é fundamental para o sucesso do seu serviço de atendimento. Tradicionalmente, os Serviços de atendimento exigiam hardware on-premise caro e usavam linhas telefônicas padrão, e ainda existem muitas empresas por aí fornecendo esses tipos desatualizados de soluções. Alguns outros se tornaram soluções híbridas no local / nuvem / baseadas em software. As empresas que fornecem esses serviços geralmente cobram de US$10.000 a US $ 25.000 apenas em taxas de inicialização e podem levar até 6 meses para embarcar em sua empresa. Além disso, eles podem exigir que você saia e compre serviço de telefone, Serviço de mensagens de texto, números de telefone e muito mais.
felizmente, há uma tendência para sistemas totalmente baseados em nuvem, como o software de serviço de atendimento telefônico oferecido pelo EVS7. Nesse caso, tudo o que é necessário é acessar um site junto com um fone de ouvido e uma boa conexão com a internet.
aqui está uma lista de coisas importantes a considerar ao comprar um provedor de software de Serviço de atendimento:
- Capacidade para exibir as informações do cliente rapidamente, dependendo de quem chama
- scripts Intuitiva e com uma interface fácil de usar
- Personalização para obter informações importantes para cada cliente
- Capacidade de transferir rapidamente as chamadas de
- Omni-canal de comunicação com o cliente (tais como voz, texto e e-mail)
- portal de Gerenciamento para atualizar os detalhes do cliente
- Relatório para chamadas de telefone e o acompanhamento em tempo
- Capacidade de escala para cima e para baixo agentes rapidamente
- Rápida implantação e atualizações na mosca
- Faturamento e faturamento opções
- opções com tudo incluído e chamadas ilimitadas
o software Fox Answering Service da EVS7 atende a cada um desses itens e uma demonstração gratuita está disponível no site.
o Que Vem Depois de Iniciar Um Serviço de Atendimento
Depois que a empresa comprou o equipamento necessário, obteve todas as licenças e autorizações, contratado/capacitação de pessoal, e começa a atender seus clientes, a empresa deve se esforçar para encontrar o ponto de equilíbrio. Para fazer isso, a empresa deve manter os clientes atuais, ao mesmo tempo em que se esforça para obter consistentemente mais clientes. O foco então se torna como tornar os Serviços, marketing e gerenciamento ainda mais eficazes e eficientes à medida que você aumenta de escala.Embora o serviço que sua empresa está oferecendo possa ser adequado para receber novos clientes, sua empresa precisa encontrar áreas para melhorar para manter uma vantagem competitiva. Portanto, pesquise e examine as necessidades dos clientes e entregue-as regularmente.
para melhorar o marketing da empresa, use suas plataformas online para fazer upload de blogs, postagens informativas e atualizações com frequência para manter mais atenção na internet. Além disso, encontre uma empresa confiável de otimização de mecanismos de pesquisa para ajudar a aumentar sua marca, valerá a pena o dinheiro a longo prazo e sua empresa se beneficiará imensamente do marketing por meio da tecnologia de mecanismos de pesquisa.
ao gerenciar a empresa, observe constantemente os concorrentes do setor, aprenda com eles e torne seu serviço mais desejável do que o deles. Por fim, mantenha-se informado sobre as mudanças no setor para ter certeza de que sua empresa nunca está atrasada em atualizações de software ou novos serviços oferecidos por outras empresas.
uma vez que o ponto de equilíbrio é realizado, a empresa será capaz de pagar quaisquer empréstimos e investidores. Em seguida, a empresa estará apenas lucrando e crescendo à medida que continuar o processo de atualização e entrega de seu serviço de atendimento telefônico.
Continue lendo nosso guia sobre como iniciar um call center virtual, onde você também pode encontrar dicas úteis.
Trabalhos Citados
DeHaan, Peter Lyle. Como iniciar um serviço de Atendimento Telefônico. Coppell, Recursos Avançados Do Call Center, 24 De Outubro De 2020.
solicite licenças e autorizações. 2020. Solicite Licenças E Autorizações. Disponível em: < https://www.sba.gov/business-guide/launch-your-business/apply-licenses-permits>.
“S Corporations / Internal Revenue Service”. Irs.Gov,2020, https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/s-corporations#:~:text=S%20corporations%20are%20corporations%20that, acionistas % 20for % 20federal % 20tax % 20propos. Acessado Em 24 De Novembro De 2020.
Recepçãohq. 2020. Atendimento Telefônico / Recepçãohq. Disponível em: < https://www.receptionhq.com/telephone-answering-service>.
Twin, Alexandra. “Propriedade Única: O Que Você Deve Saber”. Investopedia, 2020, https://www.investopedia.com/terms/s/soleproprietorship.asp. Acessado Em 24 De Novembro De 2020.