Como Planejar Uma Conferência Acadêmica

Definir a data

sugerimos optar por data que cai no prazo de tempo – isto pode ser sempre estendido posteriormente. Não se esqueça de verificar se haverá conferências semelhantes no mesmo ano, para evitar a sobreposição.

escolha um tema

se você está pensando em organizar uma conferência acadêmica, provavelmente já tem um assunto muito bom em mente. Mas se você não tiver, tente escolher um que dê uma nova reviravolta em um tópico popular para ter mais certeza de atrair palestrantes, delegados e participantes. Pessoas muito estreitas e insuficientes vão querer vir, muito amplas e sua conferência não será focada o suficiente.

Obtenha ajuda de sua instituição

se você é uma pós-graduação ou membro da equipe, certifique-se de informar sua universidade sobre o que está fazendo! Fale com a equipe administrativa do seu departamento e com a equipe de eventos da Universidade, se houver. Eles são obrigados a ter muitos conselhos e provavelmente estarão dispostos a ajudá-lo a organizar as coisas.

Obtenha ajuda profissional

se você não estiver associado a uma universidade específica, sugerimos obter ajuda profissional para organizar o lado prático das coisas. Então você pode se concentrar no lado acadêmico das coisas. Seja uma equipe de eventos dedicada interna como a que temos na câmara do Senado ou um planejador de conferências, sua orientação ajudará o planejamento da conferência a correr bem.

Defina seu orçamento

os orçamentos podem parecer muito assustadores se você não lidou com um antes. Aqui estão algumas práticas recomendadas para gerenciar seu orçamento para a conferência:
Saiba como você vai pagar por tudo e para onde vão os lucros– você usará sua conta departamental, precisa de um código especial?
nunca adivinhe os custos, sempre calcule seu gasto com cotações atualizadas.
sempre assuma o pior cenário quando se trata de despesas e receitas (parece pessimista, mas fará um orçamento feliz.)
saiba o que você precisa pagar antecipadamente e o que você precisa pagar após a conferência.
visam obter lucro, pois isso pode ser usado para financiar outro evento.
garantir taxas de inscrição e qualquer financiamento cobrir suas despesas mais uma contingência.
garantir que a taxa de inscrição reflita o que está sendo oferecido no dia (especialmente para conferências acadêmicas que são mais de um dia).

como encontrar financiamento para conferências acadêmicas

o financiamento Extra é sempre uma coisa boa. Aqui estão alguns lugares que sugerimos que você olhe:

Departamental órgãos de financiamento de
Assunto associações
pós-Graduação o desenvolvimento de competências de subsídios
Editores
Academia de Ensino Superior
Relevante empresas e organizações
empresas Comerciais
empresas Locais com conexões para a sua disciplina

> Dica: Não se esqueça de criar uma conferência endereço de e-mail

palestrantes ou call for papers?

quando se trata da tarefa de fazer com que as pessoas falem em sua conferência, você tem duas opções principais. Você pode convidar grandes nomes ou pessoas de sua própria instituição para apresentar. Este último é uma ótima opção se você quiser controlar o programa desde o início e se quiser sugerir os tópicos que seus palestrantes abordam. No entanto, os palestrantes convidados podem ser caros e muitas vezes têm horários muito ocupados. Enviar uma chamada para trabalhos é outra maneira de encontrar palestrantes e também atua como marketing para sua conferência. É claro que essa opção também tem contras, pois você não pode controlar quem propõe um artigo.

se você estiver enviando uma chamada para trabalhos, sugerimos que você sempre:

Use prazos falsos.
especifique o tipo de apresentação que você está aceitando e a contagem de palavras.
especifique se você está ou não buscando submissões apenas de uma disciplina específica.
destaque claramente seus detalhes de contato e detalhes de como enviar trabalhos.

quando se trata de selecionar seus papéis / alto-falantes sempre certifique-se de:

confirme suas aceitações antes de enviar rejeições.
escolha um orador principal cujo trabalho atrairá a maioria do seu público.
lembre os delegados do tempo alocado ao seu artigo antes da conferência.

não fique frustrado se alguém desistir ou solicitar uma mudança de dia para seu papel – essas coisas acontecem. Sempre tenha uma lista de reservas para acomodar isso.

elaboração de um programa

você deve estar elaborando o programa para sua conferência ao lado de selecionar o conteúdo. Não subestime quanto tempo esse processo levará; afinal, é uma tarefa complicada!

as principais coisas práticas a considerar são:

o formato: quantos slots você tem? Você terá uma única vertente de alto-falantes ou sessões paralelas? Há prós e contras para ambos, sessões paralelas permitem mais palestrantes, mas pode ser frustrante para os delegados se eles estão faltando sessões-chave.
certifique-se de que a conferência esteja bem organizada, mas ainda tenha muitas pausas para refrescos e chances de os delegados se socializarem.
se você estiver tendo sessões de painel, certifique-se de esclarecer o formato da sessão e as regras sobre o tempo com as cadeiras de painel escolhidas.
quem vai presidir? Fazendo o último orador do dia presidente da conferência é uma ótima maneira de garantir que o dia corre para horários.

não se esqueça de levar em consideração os arranjos de viagem e os tempos de viagem de seus delegados ao agendar sessões.

Antes de finalizar o programa, certifique-se de executá-lo da perspectiva de seus participantes. Papéis de qualidade e um bom orador principal são o esqueleto da sua conferência, mas certifique-se de criar muitas oportunidades para seus participantes se conectarem, trocarem ideias e se divertirem com as coisas intelectuais.

escolher um local de conferência acadêmica

selecionar um ótimo local para sua conferência é outra parte importante do processo de planejamento. Aqui estão as principais coisas a considerar:

Localização: Escolha um local fácil e conveniente para as pessoas viajarem.
ligações de transporte: certifique-se de selecionar um local perto de ligações de transportes públicos.
instalações: certifique-se de que o local tenha Tecnologia AV atualizada e WiFi. Uma equipe de suporte técnico interna também é uma grande ajuda.
Tamanho: tenha em mente quantas pessoas você precisa acomodar ao escolher seu local; um quarto superlotado ou meio vazio não é o ideal.
Catering: um local com restauração interna significa uma coisa a menos para organizar, afinal.
Alojamento: se a sua conferência durar mais de um dia, certifique-se de que há muitas acomodações por perto.

outras coisas importantes a considerar…

segurança-você precisa contratar alguma segurança para o seu evento?

acomodação

se sua conferência vai durar mais de um dia, considere se você precisa organizar acomodação para qualquer um dos participantes. Se você não está pagando por sua acomodação, certifique-se de fornecer uma lista de hotéis sugeridos e B&Bs em várias faixas de preço.

Catering

não se esqueça das necessidades dietéticas especiais na organização dos alimentos. Recomendamos sempre a amostragem do menu para garantir a qualidade.

preços e emissão de bilhetes

quando se trata de preços que você deseja cobrir seus custos, mas cuidado de cobrar muito por ingressos.

se você planeja vender ingressos para sua conferência on-line, aqui algumas considerações importantes que você deve levar em consideração ao escolher uma plataforma de emissão de ingressos on-line:

certifique-se de que ele é…

Fácil de usar – o ideal é que os participantes devem ser capazes de registrar e compra de ingressos na mesma página
Personalizáveis, assim você pode criar uma página personalizada para a sua conferência (você também deve ter uma URL personalizada)
Mobile friendly – como as pessoas são tão susceptíveis de ser registrar, pelo celular, como em um ambiente de trabalho

certifique-se de que ele tem…

Bom apoio ao cliente
Boas ferramentas de reporting e de captura de dados – de modo que você pode manter o controle de quantas inscrições/ingressos foram vendidos facilmente
várias opções de preço-ótimo para definir diferentes níveis de preços e oferecer diferentes tipos de ingressos

lembre-se de que deseja tornar o dizer sim o mais rápido e fácil possível, portanto, inclua apenas campos essenciais em seu processo de registro. É uma boa prática dar aos delegados um prazo pelo qual eles podem se retirar da conferência e receber um reembolso.

dicas sobre venda de ingressos-ofertas especiais e descontos

oferecer ofertas especiais (especialmente para reservas de grupo) e um desconto antecipado sensível ao tempo é uma ótima maneira de garantir vendas consistentes de ingressos.

como promover sua conferência acadêmica

você trabalhou duro organizando sua conferência acadêmica até este ponto; agora você quer ter certeza de que o trabalho duro compensa obtendo vagabundos em assentos. É importante começar a promover sua conferência mais cedo. Seu programa não precisa ser finalizado antes de começar a divulgar.

mensagens:

suas mensagens devem ser claras, atraentes e orientadas para benefícios. Inclua sempre o tópico, o local e a hora, bem como indique para quem é a conferência.

imagens

as imagens enviam uma mensagem mais forte sobre o seu evento do que qualquer palavra inteligente jamais poderia. Portanto, certifique-se de escolhê-los com cuidado!

Call-to-action

certifique-se de que um call-to-action é óbvio e proeminente em todos os materiais de marketing.

como promover sua conferência on-line

existem muitos métodos on-line e off-line que você pode usar para promover sua conferência acadêmica. As avenidas de promoção se enquadram em três categorias principais: mídia de propriedade, mídia ganha e mídia paga. Usar uma mistura de todos os três é a melhor maneira de realmente gritar sobre o seu evento para seus colegas.

mídia de propriedade (canais que você possui ou controla diretamente)

aproveitar todos os canais que você possui (como um site, blog ou lista de E-mails) para promover sua conferência é uma boa ideia porque você não precisa de permissão e é gratuito.

Earned media

Earned media é qualquer promoção gratuita hospedada em um site de terceiros. Promover sua conferência acadêmica por meio da mídia ganha dá a você o potencial de comercializar para um público muito mais amplo do que seu círculo direto de influência.

canais de mídia ganhos a serem considerados incluem:

mídias sociais

é importante ser autêntico, envolvente e transparente se você quiser ganhar a atenção das pessoas nas mídias sociais. Escolha o site social que a maioria do seu público usa, para concentrar seus esforços em vez de iniciar várias páginas sociais para o seu evento. Isso é importante por dois motivos: um, incentiva mais interação em um lugar e dois, administrar uma conta de mídia social consome muito tempo. Se você está disposto a dedicar tempo, esta é uma maneira realmente gratificante de promover sua conferência acadêmica. Nossas 28 regras para comercializar seu evento no Twitter (adicionar hiperlink) são um ótimo lugar para começar para obter mais conselhos.

blogueiros e influenciadores

se você tem um bom relacionamento com blogueiros ou influenciadores em seu setor, talvez eles possam ajudá-lo a promover seu evento. Não entre em contato com blogueiros pela primeira vez com o único propósito de fazê-los promover seu evento. Uma maneira muito melhor de construir um relacionamento pode ser algo como convidá-los gratuitamente.

Mídia Paga

Mídia Paga talvez menos econômica, mas é uma maneira muito mais eficiente de promover seu evento. Canais de mídia pagos a serem considerados incluem:

publicidade PPC – você pode configurar anúncios de texto pay-per-click usando mecanismos de pesquisa como Google e Bing para segmentar pessoas que procuram conferências acadêmicas ou termos relacionados ao seu campo de estudo.
Display-Você também pode criar anúncios visuais que são exibidos na rede do Google para sites. Você pode filtrar os tipos de sites em que o Google exibe seus anúncios com base em vários fatores para garantir que você alcance as pessoas certas.
postagens patrocinadas (nas mídias sociais e em outros sites)
publicidade em periódicos acadêmicos

Outras ferramentas promocionais

não se esqueça de criar pôsteres para sua conferência acadêmica para divulgar sua instituição.

recebendo grandes nomes para participar

se você quiser atrair estudiosos de primeira classe para sua conferência, certifique-se de começar a promovê-lo com bastante antecedência. Também é importante que você tenha UM programa forte, bem como tornar os benefícios de participar de sua conferência acadêmica realmente claros em todo o seu marketing.

como realizar uma conferência acadêmica

o conselho mais importante que podemos dar a você sobre a realização de uma conferência acadêmica é: não tente fazer tudo sozinho. Tente contar com a ajuda da equipe de eventos da sua instituição ou organize uma equipe de voluntários. Você estará muito ocupado na corrida até a conferência, então tente delegar tarefas como executar o balcão de registro e preparar pacotes de conferência.

certifique-se de que você não tenha esquecido de organizar:

pack de Registo
crachá com o Nome
Amplo chá e café

No dia:

Chegue cedo
Familiarizar-se com a construção de
Verificar se você tem suficiente cadeiras
Verificar se você tem o suficiente para café e chá.
verifique se o seu software é compatível com os locais
traga back-ups para todas as tecnologias (pen drives, plugues sobressalentes, cabos etc.)
Apresente-se a qualquer equipe interna
acompanhe o tempo
Respire, Relaxe e aproveite os esforços de seu trabalho árduo.