para atualizar sua memória, um BPR avalia os processos atuais e identifica maneiras de torná-los mais eficientes, o que significa menos esforço desperdiçado e mais tempo gasto em trabalho valioso. Um BPR precisa ser concluído completamente, por isso é melhor contratar um especialista para fazer a maior parte do trabalho para você. Um consultor irá ‘sombra’ cada processo de negócios, e fazer perguntas da equipe envolvida. Isso lhes permitirá:
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fornecer uma visão em toda a organização
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identificar lacunas e ineficiências, por exemplo clique duas vezes o tratamento dos dados, processos duplicados
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identificar áreas potenciais para a racionalização de processos ou automação
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examinar os processos que não são necessários ou não estão produzindo o que eles devem
BPR sucesso não vem facilmente. Requer o envolvimento de todos e, para que isso aconteça, a alta administração precisa estar comprometida, os funcionários precisam se sentir capacitados e precisa haver direção estratégica e um objetivo final.
então, veja como realizar uma revisão do processo de negócios em quatro etapas:
1. Identifique e mapeie seus processos atuais.
comece definindo o processo de negócios ‘como está’. Isso significa que todas as seções típicas de um processo de negócio, tais como:
- lista de funções
- lista de passos
- entrega de pontos
- exceções
aqui O objetivo é saber exatamente como o processo de negócio funciona hoje, torções e de todos.
nesta fase, as pessoas envolvidas no processo precisam ser entrevistadas. Solicite-os fazendo perguntas, como:
- por que esse passo foi dado? Você precisa da aprovação de outra pessoa para dar esse passo ou tomar essa decisão?
- existem exceções à regra?
não é bom o suficiente que eles apenas descrevam – eles precisam mostrar como eles fazem isso. Você também precisa incentivar esses funcionários a explicar quaisquer problemas com o processo existente.
considere as seguintes perguntas:
- o que no processo está quebrado?
- quais etapas no processo criam obstáculos?
- qual etapa requer mais tempo para ser concluída?
- qual etapa causa mais atrasos?
- existem etapas que fazem com que os custos / recursos subam?
- existem etapas que fazem com que a qualidade diminua?
também ajuda a elaborar uma representação visual do processo de negócios do início ao fim e sua interação com pessoas, departamentos e software. Isso facilita a análise e identificação de possíveis lacunas e pontos de sobrecarga.
2. Analise-os conversando com as partes interessadas (não se esqueça de seus clientes).
depois de mapear os processos, organize uma série de reuniões com a equipe para debater por que os problemas existem e como resolvê-los. Falar com os clientes também lhe dará uma ótima visão de onde você está errando.
a partir das descobertas, você cria um relatório, que deve consistir em um mapa de processo, com cada processo vinculado a uma discussão detalhada que consiste em:
- as etapas do processo
- problemas relacionados ao passo
- o tipo de problema
- o impacto do problema
- os requisitos do sistema
3. Mapeie seu novo plano e objetivos.
agora vem o plano de melhoria-essencialmente um plano de ação para colocar os processos desejados em prática.
aqui, você precisa definir objetivos realistas e mensuráveis que se alinhem com suas metas gerais de negócios.
inclua as principais ações que precisam ser tomadas para chegar onde você quer estar, como elas serão alcançadas e quaisquer implicações financeiras e de recursos.
4. Descubra como a tecnologia se encaixa no seu novo plano.
a tecnologia é a última parte em tudo isso-o BPR deve impulsionar a tecnologia, não o contrário.
isso dependerá inteiramente da sua situação, mas exemplos de tecnologias que criam processos mais eficientes são:
- gestão de relacionamento com Clientes (CRM)
- UM compartilhamento de arquivo e sistema de gerenciamento de projetos, tais como o Microsoft Office
Colher os benefícios:
detalhada BPR irá reduzir os riscos, ajudar a gerenciar o orçamento, e produzir uma bem-sucedida implementação dos novos sistemas.
ele também tem o bônus adicional de reduzir silos em sua organização.
uma visão independente e objetiva obviamente ajuda, então contratar um consultor para gerenciar a revisão é sua melhor aposta.
Normalmente, este será um parceiro de TI com experiência nesta área, que oferecerá recomendações, aconselhará sobre a tecnologia mais adequada às necessidades da sua empresa e o ajudará a implementar as mudanças.
se você fizer sua lição de casa, você realmente não pode dar errado!