Contabilidade Gerencial

relatórios de Responsabilidade

Contabilidade de Responsabilidade fornece relatórios para diferentes níveis de gestão. A quantidade de detalhes varia dependendo do nível do gerente na organização. Um relatório de desempenho para um gerente de departamento de uma loja de varejo incluiria valores reais e orçamentados em Dólares de todos os itens de receita e despesa sob o controle desse supervisor. O relatório emitido para o Gerente da loja mostraria apenas totais de todos os relatórios de desempenho dos supervisores de departamento e quaisquer itens adicionais sob o controle do Gerente da loja, como as despesas administrativas da loja. O relatório ao presidente da empresa inclui totais resumidos de todos os níveis de desempenho das lojas, além de quaisquer itens adicionais sob o controle do Presidente. Com efeito, o relatório do presidente deve incluir todos os itens de receita e despesa de forma resumida porque o presidente é responsável por controlar a lucratividade de toda a empresa.

o gerenciamento por exceção é o princípio de que o gerenciamento de nível superior não precisa examinar os detalhes operacionais em níveis mais baixos, a menos que pareça haver um problema. À medida que as empresas se tornam cada vez mais complexas, os contadores acham necessário filtrar e condensar os dados contábeis para que esses dados possam ser analisados rapidamente. A maioria dos executivos não tem tempo para estudar relatórios contábeis detalhados e procurar áreas problemáticas. O total de relatórios apenas resumo destaca todas as áreas que precisam de atenção e faz o uso mais eficiente do tempo do Executivo.

a condensação de dados em níveis sucessivos de relatórios de gerenciamento é justificada com base no fato de que o gerente apropriado tomará as medidas corretivas necessárias. Assim, detalhes específicos de desempenho não precisam ser relatados aos superiores.

por exemplo, se os custos do pessoal de vendas tiverem sido excessivamente altos em um determinado departamento, esse gerente departamental deve encontrar e corrigir a causa do problema. Quando o Gerente da loja questiona a variação orçamentária desfavorável do departamento, o supervisor departamental pode informar ao Gerente da loja que a ação corretiva foi tomada. Portanto, não é necessário informar a qualquer autoridade superior que um determinado departamento dentro de uma das lojas não está operando satisfatoriamente porque o assunto já foi resolvido. Alternativamente, se toda a loja de um gerente tiver um desempenho ruim, os totais resumidos relatados ao vice-presidente de operações divulgam essa situação, e uma investigação dos problemas do Gerente da loja pode ser indicada.

na preparação de relatórios contábeis de Responsabilidade, As empresas usam dois métodos básicos para lidar com itens de receita ou despesa. Na primeira abordagem, apenas os itens sobre os quais um gerente tem controle direto são incluídos no relatório de responsabilidade por esse nível de gerenciamento. Quaisquer itens de receita e despesa que não possam ser controlados diretamente não estão incluídos. A segunda abordagem é incluir todos os itens de receita e despesa que podem ser rastreados direta ou indiretamente a um gerente específico, sejam ou não controláveis. Este segundo método representa uma abordagem de custo total, o que significa que todos os custos de uma determinada área são divulgados em um único relatório. Quando essa abordagem é usada, deve-se tomar cuidado para separar itens controláveis de não controláveis para diferenciar os itens pelos quais um gerente pode e deve ser responsabilizado.

para que os relatórios contábeis sejam de benefício máximo, eles devem ser oportunos. Ou seja, os contadores devem preparar relatórios o mais rápido possível após o final do período de medição de desempenho. Relatórios oportunos permitem que ações corretivas imediatas sejam tomadas. Quando os relatórios são atrasados excessivamente, eles perdem sua eficácia como dispositivos de controle. Por exemplo, um relatório sobre as operações do mês anterior que não é recebido até o final do mês atual é praticamente inútil para analisar áreas de baixo desempenho e tomar medidas corretivas.As empresas também devem emitir relatórios regularmente para que os gerentes possam identificar tendências. Em seguida, uma ação de gerenciamento apropriada pode ser iniciada antes que ocorram grandes problemas. Relatórios regulares permitem que os gerentes confiem em relatórios e se familiarizem com seu conteúdo.

as empresas devem tornar o formato de seus relatórios de responsabilidade relativamente simples e fácil de ler. Terminologia confusa deve ser evitada. Quando apropriado, expressar resultados em unidades físicas pode ser mais familiar e compreensível para alguns gerentes. Para ajudar o gerenciamento a identificar rapidamente as variações orçamentárias, as empresas podem relatar os valores orçamentados (esperados) e reais. Uma variação orçamentária é a diferença entre os valores orçamentados e reais de um item. Como as variações destacam as áreas problemáticas( exceções), elas são úteis na aplicação do princípio de gerenciamento por exceção. Para ajudar o gerenciamento a avaliar o desempenho até o momento, os relatórios de responsabilidade geralmente incluem uma análise atual do período e do ano até o momento.

relatórios de Responsabilidade—Uma ilustração

Assumir a macy’s tem quatro níveis de gestão—o presidente, vice-presidente de operações, gerente de loja e gerente de departamento. Nesta seção, mostramos que um relatório de responsabilidade seria preparado para cada nível de gestão. Começaremos com o nível mais baixo, o gerente do Departamento masculino e trabalharemos até o presidente. Começamos no nível mais baixo porque os totais de cada nível serão relatados no próximo nível mais alto.

apenas as despesas controláveis do gerente individual estão contidas nesses relatórios. Por exemplo, o relatório do Gerente da loja inclui apenas totais do relatório do gerente do Departamento de Roupas Masculinas. Por sua vez, o relatório ao vice-presidente inclui apenas totais do relatório do Gerente da loja e assim por diante. Dados detalhados dos níveis inferiores são resumidos ou condensados e relatados no próximo nível superior.

Você pode ver que, em cada nível, mais e mais os custos se tornam controláveis. Além disso, a empresa introduz custos controláveis não incluídos nos relatórios de nível inferior nos relatórios dos níveis 3, 2 e 1. O único custo da loja não incluído no nível do Gerente da loja é o salário do Gerente da loja porque não é controlável por esse gerente da loja. É, no entanto, controlável pelo supervisor do Gerente da loja, o vice-presidente de operações.

Com base na análise desses relatórios, os Homens de Roupas gerente do Departamento de provavelmente tomaria medidas imediatas para ver por que Suprimentos e horas extras estavam significativamente acima do orçamento este mês. O Gerente da loja pode perguntar ao gerente de departamento quais eram os problemas e se eles estão agora sob controle. O vice-presidente pode fazer a mesma pergunta do Gerente da loja. O presidente pode perguntar a cada vice-presidente por que o orçamento foi excedido este mês e que medidas corretivas foram tomadas.