a ameaça do coronavírus exigiu um programa de conformidade corporativa mais rigoroso e forçado. Melhorar as normas de regulamentação e renovar os esforços de execução é, portanto, mais importante do que nunca.
nesta postagem do blog, abordaremos as questões mais comuns relacionadas à conformidade corporativa e tudo o que você precisa saber sobre a construção do melhor programa de conformidade para sua organização.
o que é compliance?
em nossa postagem recente sobre conformidade comercial, definimos conformidade como uma ação e um padrão. O cumprimento como ação implica a necessidade de cumprir os regulamentos e políticas estabelecidos. Também fala sobre os deveres e responsabilidades de uma empresa para com seus funcionários e sociedade. Entendendo suas obrigações, uma empresa deve tomar as ações e medidas necessárias para cumprir os requisitos legais e governamentais para permanecer em conformidade como organização.Por outro lado, a conformidade torna-se um padrão quando uma empresa vai além e não trata a conformidade como um mero requisito, mas sim um código de conduta ou uma bússola ética para os funcionários.Portanto, em suma, a conformidade corporativa é uma ação que reduz os riscos legais e de segurança. Mas também é um padrão que leva as pessoas a um comportamento apropriado.
para obter uma compreensão mais profunda do significado da conformidade comercial, é preciso vê-la como uma ação e um padrão. Se for visto apenas como uma ação, pode ser reduzido a um conjunto de regras. Da mesma forma, só pode servir como decoração de marca se for meramente considerado um padrão.
todas as empresas precisam de um programa de compliance corporativo?
todas as empresas precisam de um programa de conformidade corporativa. Independentemente de seu tamanho, alcance ou setor, uma empresa deve ter um programa de Conformidade definido ou estruturado que especifique suas políticas, procedimentos e ações. De acordo com um estudo de 2017, vale a pena investir em conformidade, vendo o custo de ter mais atividades de Conformidade (por exemplo,, auditorias, treinamento e pessoal especializado) é menor do que o custo das empresas que não cumprem os padrões do setor.
o mesmo estudo também afirmou que o custo da não conformidade é 2,71 vezes o custo da conformidade. Aqui estão apenas alguns impactos da não conformidade:
- a interrupção dos Negócios
- perdas de Produtividade
- perda de Receita
- Multas, penalidades e de liquidação de taxas de
Assim, tomar medidas preventivas para seguir os requisitos de conformidade pode mantê-lo longe de problemas e ajudar você a economizar uma quantidade significativa de custos organizacionais.
quais itens os programas de conformidade corporativa devem incluir?
muitas empresas não têm certeza sobre o que um programa de treinamento de conformidade corporativa deve cobrir. E bem, tudo depende das regras que você deseja promulgar e dos problemas que deseja resolver. Mas, em geral, o compliance corporativo se concentra nessas preocupações primárias:
a corrupção
a construção de uma forte cultura de compliance começa com o compromisso de fazer negócios de maneira honesta, ética e legal. Mas diferentes formas de corrupção, como suborno, manipulação de Licitações e outras práticas comerciais ilegais, às vezes arruinam a fibra moral de alguns funcionários. Portanto, a criação de políticas de conformidade que se concentrem no desenvolvimento de altos padrões de integridade minimiza a ocorrência desse problema.
comportamento do funcionário
o comportamento do funcionário tem uma correlação direta com a produtividade, o engajamento e a eficiência do local de trabalho. E qualquer ação que seja vista como não profissional ou antiética perturba o fluxo adequado dos processos corporativos. Para evitar esses problemas, programas de Conformidade, como políticas anti-assédio e anti-discriminação, devem ser incluídos.
Saúde e segurança no local de trabalho
os empregadores têm o dever legal e a responsabilidade moral de garantir a segurança e a proteção de seus funcionários durante o trabalho. Portanto, as empresas devem ter um conjunto de políticas, planos e procedimentos que ajudem a gerenciar a saúde e a segurança no local de trabalho. Seu objetivo é minimizar o risco de lesões ou doenças entre os funcionários e, portanto, é igualmente importante incluir.
a Occupational Safety and Health Administration ou OSHA é uma das principais agências reguladoras do mundo que fornece diretrizes padrão sobre gestão de saúde e segurança no local de trabalho.
Conformidade Ambiental
algumas empresas consideram a conformidade ambiental como opcional. Mas como os problemas ecológicos, como as mudanças climáticas e a poluição, afetam negativamente as empresas, ser compatível com o meio ambiente deve ser uma consideração séria para todos os programas de Conformidade.
gerenciamento de dados
qualquer pessoa que entre em contato com sua empresa traz toneladas de informações pessoalmente identificáveis. E é obrigação da sua empresa proteger qualquer informação sensível que possa levar a problemas de privacidade de dados. Estar em conformidade nesta área significa delinear políticas e processos que garantam a proteção de dados. Esse processo pode incluir a implementação de um sistema de gerenciamento de segurança da informação ou ISMS.
conformidade do produto
é imperativo que os produtos de negócios atendam aos requisitos legais essenciais. Assim, a conformidade deve fornecer evidências de que um produto atende a esses requisitos regulamentares. Lembre-se, assumir a responsabilidade por seus produtos e serviços é um negócio inteligente.
de Cinco elementos principais de um eficaz programa de conformidade corporativa
Agora você conhece os elementos básicos de um programa de conformidade corporativa. Mas uma coisa é decidir sobre o conteúdo. Outra coisa é como você constrói seu programa e se certifica de que ele é eficaz desde o início.
quanto mais complexo for o gerenciamento de Conformidade, mais difícil será transmitir. Assim, um programa de Conformidade bem-sucedido é algo focado, bem definido e simples. Para conseguir isso, certifique-se de que você tem esses cinco elementos principais:
Normas e procedimentos de
Seu programa de conformidade deve ter uma definição clara de políticas e procedimentos para definir o enquadramento de que sua empresa atua. As leis ou diretrizes devem ser concretas, práticas e, o mais importante, acessíveis. Quando dizemos acessível, queremos dizer que suas políticas de conformidade corporativa devem ser transmitidas regularmente – especialmente quando as alterações são feitas.
Autoridade
a iniciativa ou suporte para um programa de Conformidade completo e abrangente deve vir da alta administração. Se os gerentes ou supervisores não autorizarem o planejamento e a implementação da conformidade, o programa aparecerá como um conjunto inútil e desdentado de regras.Além disso, a empresa deve ter um diretor oficial de Conformidade, que pode servir como supervisor de todas as atividades de Conformidade.
treinamento e educação
para educar formalmente seus funcionários sobre leis e políticas específicas do setor ou do governo, você deve ter um programa de treinamento de Conformidade dedicado para simplificar o processo.Assim como qualquer outra atividade de desenvolvimento de funcionários dentro de sua academia de aprendizagem, os objetivos do treinamento de conformidade devem ser inteligentes. Ter metas e objetivos de Conformidade inteligentes pode agilizar suas atividades de aprendizagem. Também ajuda a identificar as ferramentas certas e a melhor abordagem para ter sucesso em suas iniciativas de treinamento.
com Objetivos inteligentes, você encontrará maneiras de tornar o processo de aprendizagem mais envolvente e adequado para os funcionários. Possuindo a mentalidade e o insight certos, você pode explorar diferentes estratégias, como o uso de um sistema de gerenciamento de aprendizado para e-learning ou treinamento de Conformidade on-line.
Auditoria e monitoramento
uma maneira de as organizações nunca perderem a supervisão de seu programa de conformidade é por meio de monitoramento e auditoria constantes. Um bom sistema de monitoramento e auditoria de Conformidade fornece às empresas um conjunto consistente de protocolos e facilita o processo de verificação e detecção de problemas regularmente.
sempre que forem encontradas discrepâncias na conformidade, o monitoramento e a auditoria facilitam a realização de análises imediatas e uma resposta adequada para evitar falhas.
as Políticas de Conformidade de monitoramento incluem o registro de mudanças de regulamentação atuais, o desenvolvimento de procedimentos de controle interno para cumprir essas mudanças e a informação de toda a organização sobre atualizações significativas.
por outro lado, a auditoria de Conformidade implica a revisão e verificação da eficácia dos processos de monitoramento em andamento. Uma ação relacionada a auditorias de Conformidade envolve validar se o sistema de monitoramento existente alcança os resultados desejados.
em qualquer caso, o diretor de Conformidade deve garantir que os departamentos de auditoria e monitoramento estejam trabalhando lado a lado para mitigar possíveis riscos de Conformidade.
procedimentos de ação corretiva
a conformidade é uma resposta proativa e reativa. Assim, seu sistema de gerenciamento de Conformidade não deve incluir apenas diretrizes concretas, mas também ações corretivas claras. Isso significa que sempre que uma questão de não conformidade ou impropriedade é encontrada, você sabe como responder com medidas contraativas apropriadas.
mas lembre-se de que as ações corretivas não existem no vácuo. Nenhuma resposta contraativa deve ser divorciada das áreas relevantes das leis ou regulamentos de Conformidade. Em outras palavras, as ações que devem resolver os problemas de não-conformidade deve ser ligado a fontes adequadas, tais como:
- os resultados da Auditoria
- incidentes Reais ou erro humano
- reclamações de Clientes
- Não-conformes agentes
Normalmente, um procedimento correctivo segue estas seis fases: identificação, avaliação, análise de causa raiz, resposta corretiva e acompanhamento.
digitalizar seu programa de compliance corporativo
a transformação Digital é quase inevitável quando se trata de processos corporativos – mesmo em compliance. Infelizmente, as empresas veem a transformação digital como uma oportunidade para fortalecer apenas o relacionamento com os clientes, agilizar as operações e aprimorar seus negócios. Como resultado, a conformidade corporativa se torna uma reflexão tardia.No entanto, a tecnologia digital está levando as organizações a reimaginar seus sistemas de conformidade corporativa. E o primeiro passo para modernizar os programas de compliance empresarial é identificar as barreiras que dificultam a transformação digital.
e queremos ajudá-lo a quebrar essas barreiras! Saiba mais sobre nossos serviços e deixe-nos ajudá-lo a iniciar sua jornada de transformação digital. Clique neste link para saber como digitalizar seu programa de Conformidade. Ou entre em contato conosco para ter uma ideia de como você pode criar sua própria solução de treinamento de Conformidade.