Employee offboarding é um processo formal de separação que sua empresa pode usar para abordar funcionários que saem da empresa por meio de demissão, demissões, rescisão ou aposentadoria. Envolve uma série de etapas para transferir o conhecimento do funcionário e as responsabilidades do trabalho, desativar senhas e direitos de acesso, entregar equipamentos e coletar feedback por meio de uma entrevista de saída.O Offboarding para funcionários envolve a recuperação de equipamentos de propriedade da empresa, como computadores, crachás de identificação e telefones. Também envolve a prevenção de problemas com a segurança do computador, desativando senhas e restringindo o acesso à rede aos sistemas da empresa para evitar roubo ou uso indevido de dados. O offboarding de funcionários também garante o processamento oportuno e preciso do pagamento final.
para obter uma lista completa de etapas, confira a lista de verificação offboarding abaixo.
Qual é o benefício do offboarding para o seu negócio?
quando um funcionário sai, ele coloca sua empresa em risco de várias maneiras. Seguir uma lista de verificação formal de offboarding de funcionários garante que sua empresa possa encerrar o relacionamento com um funcionário que saiu.
segurança melhorada
o offboarding adequado ajuda a garantir a segurança, impedindo o acesso não autorizado a informações e dados críticos. Ao restringir o acesso a sites da empresa, documentos internos e software de terceiros, você garante que as informações confidenciais da empresa permaneçam confidenciais. O Offboarding também evita roubo ou uso indevido de equipamentos emitidos pela empresa.
isso pode ser especialmente importante se um funcionário for demitido ou encerrado. Imagine o impacto potencial na receita da sua empresa se um vendedor demitido baixar uma lista completa de seus clientes em potencial e, em seguida, aceitar um novo emprego com um concorrente. Também evita situações em que um funcionário descontente pode impedir que colegas de trabalho acessem software crítico ou acesso à rede – como quando um engenheiro de rede da cidade de São Francisco se recusou a entregar suas senhas de rede e bloqueou seus colegas de trabalho para fora da rede da cidade. Nesse caso, o engenheiro foi forçado a pagar US $1,5 milhão em restituição, a maior parte do que era para compensar seu empregador por seus esforços para restaurar o acesso à rede.
ter um processo formal de offboarding ajudará a evitar que situações como essa aconteçam.
transferência de conhecimento institucional
quando um funcionário sai, anos de experiência e conhecimento institucional muitas vezes saem pela porta com eles. Essa “fuga de cérebros” pode ter um impacto significativo nas operações do dia-a-dia. Isso é particularmente verdadeiro para funcionários de longa data com anos (ou mesmo décadas) de conhecimento tribal sobre o seu negócio que não é capturado por escrito.
é fundamental que sua empresa tenha procedimentos formais para documentar e transferir conhecimento para os funcionários restantes para minimizar a interrupção causada pela rotatividade de funcionários. A documentação Formal permite que sua empresa continue funcionando da maneira mais tranquila possível quando um funcionário sair e pode ajudar a acelerar a integração de um trabalhador substituto para essa função.
feedback honesto e construtivo
entrevistas de saída adequadas também são uma parte importante do offboarding, especialmente para funcionários que saem voluntariamente. Obter feedback honesto em uma entrevista de saída pode ajudá-lo a entender melhor os aspectos positivos e os desafios que sua empresa está enfrentando, para que você possa tentar melhorar continuamente a satisfação dos funcionários e reduzir a rotatividade adicional.
entrevistas de saída também podem expor questões que os empresários e as equipes de RH podem não estar cientes. Embora os funcionários atuais possam ter medo de discutir coisas como gerentes pobres, colegas de trabalho problemáticos ou falhas na estratégia de negócios, um funcionário que está deixando a empresa não tem mais incentivo para manter essas informações para si.
a entrevista de saída também lhe dá a chance de entender melhor os aspectos positivos do trabalho para sua empresa. Saber o que é importante para os funcionários — e quais esforços estão funcionando-o ajudará a validar as iniciativas em andamento para que você possa continuar a melhorar a cultura da sua empresa.
Tente aproximar-se de entrevistas de saída com calma, com perguntas abertas projetado para obter um feedback honesto, mesmo para os funcionários que parecia excessivamente negativo, ou pode ser, deixando sob circunstâncias duvidosas. Tendo feedback sério pode ajudar a melhorar a cultura da empresa, e também pode ajudar a manter a porta aberta para alta qualidade de funcionários para voltar para a sua empresa no futuro.
É importante que você comunique claramente a notícia de um funcionário da partida. Isso pode impedir que falsas fofocas se espalhem, o que pode afetar o moral de seus funcionários restantes e ajuda a promover uma cultura de abertura que leva a uma melhor satisfação do empregado.
folha de pagamento e papelada precisas
você também precisará finalizar a folha de pagamento e preencher outra papelada de saída. Obter uma carta formal de demissão é importante e você precisa ter certeza de atualizar seu sistema de folha de pagamento de acordo. Em alguns casos, os empregadores que não conseguem fazer isso acabam pagando sem saber os funcionários por engano, como o caso do funcionário que arrecadou mais de US $250.000 após ser demitido.
a entrevista de saída deve envolver uma discussão rápida sobre o tempo e o valor do último salário do funcionário. Você também deve revisar a continuação dos benefícios, incluindo COBRA ou outra cobertura que se estende além da data de rescisão.
quem está envolvido no offboarding de funcionários?
para muitas empresas de médio porte, sua equipe de RH normalmente atuará como Coordenadora de offboarding de funcionários. É importante que o processo de offboarding inclua gerentes de TI, gerentes de instalações e gerentes departamentais.
para empresas menores que não possuem equipes de RH dedicadas, o processo pode ser gerenciado pelo proprietário da empresa, gerente de escritório ou supervisor do funcionário. Nesses casos, é fundamental que exista uma lista de verificação formal de offboarding para garantir que as etapas não sejam perdidas.
o software de RH para pequenas empresas pode ajudá-lo a automatizar o processo de offboarding para evitar a falta de etapas críticas. O software de RH também pode agilizar outras tarefas de RH demoradas, como recrutamento de funcionários, contratação, Integração, Folha de pagamento e conformidade com as leis trabalhistas.
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lista de verificação de offboarding de Funcionários
Use esta lista de verificação de offboarding de funcionários para ajudá-lo a garantir que sua empresa não perca nenhuma etapa crítica de offboarding:
- Segurança
- Ter rotatividade em qualquer empresa de propriedade da propriedade
- Laptops e sacos de computador
- telemóveis
- Funcionário Identificações e cartões de acesso
- passes de Estacionamento
- veículos da Empresa
- Restringir o acesso de início de sessão
- Rede e computador com acesso de início de sessão
- e-Mail, telefone de conferência, mensagens instantâneas e contas de
- software de Terceiros de senhas de Acesso a sistemas críticos da empresa, Intranet, Salesforce, Marketo, Site CMS, google Analytics, etc.)
- Acesso a documentos confidenciais da empresa
- Ter rotatividade em qualquer empresa de propriedade da propriedade
- Folha de pagamento e outros documentos
- Atualização do sistema de folha de pagamento com data de término
- Discutir funcionário do último contracheque, incluindo o pagamento para não utilizadas dias de férias ou empregado de cessação pacote
- Ter empregado assinar carta de rescisão
- Sinal de não concorrência, ou de não divulgação de formulários
- Benefícios documentação: continuação de prestações de cuidados de saúde (COBRA), plano de aposentadoria, seguro-desemprego, etc.
- a transferência de Conhecimento
- Priorizados documentação de tarefas de rotina, com o passo-a-passo, se necessário
- atualizações de Status atual e planejada de projetos
- Tem de empregados existentes trem colegas de trabalho sobre como fazer as tarefas
- Mão desligar o acesso a arquivos ou sistemas de
- Obter lista de contactos dentro e fora da organização
- entrevista de Saída
- Obter feedback sobre o qual o empregado está deixando
- Pergunte sobre as áreas da empresa pode melhorar o
- Discutir se o trabalhador teve o apoio e os recursos necessários para fazer o seu trabalho
- Determinar a relação do colaborador com a sua gerente de
- Perguntar o que poderia ter sido feito para fazê-los ficar
- Tente manter a porta aberta para valorizados os trabalhadores a retornar à empresa
- Comunicação
- Enviar e-mail ou verbalmente notificar colegas de trabalho
- Notificar os contatos externos (tais como clientes o empregado trabalhou com, fornecedores que trabalharam, etc.)
algumas empresas e indústrias têm necessidades únicas que exigem que etapas adicionais sejam adicionadas à sua lista de verificação de offboarding, além das acima. Recomendamos atualizar sua lista de verificação com esses itens para garantir um processo consistente de offboarding em toda a sua empresa.O software de RH pode ajudá-lo a automatizar muitas dessas etapas para simplificar o processo e garantir que você siga as melhores práticas de integração. Se você achar que o tempo gasto gerenciando tarefas de RH está afastando você de outras áreas críticas do seu negócio, considere fazer parceria com um provedor de serviços de RH que pode ajudar a gerenciar todos os aspectos do RH, incluindo folha de pagamento, benefícios, conformidade, contratação, o processo de integração e offboarding.
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resumo
offboarding de Funcionários( definição): um processo formal para gerenciar funcionários que deixam seu negócio.
usar uma lista de verificação offboarding pode ajudar sua empresa a melhorar a segurança, abordar a papelada necessária, minimizar a perda de conhecimento institucional e obter feedback para melhorar seu ambiente de trabalho.
se você está procurando mais informações sobre como reduzir o risco para o seu negócio e melhorar a forma como você encontra, contrata, a bordo e funcionários externos, saiba como a parceria com um provedor de serviços de RH pode ajudar.