É um tempo de mudanças sem precedentes no setor jurídico, e, em resposta, muitos advogados estão fazendo grandes mudanças de carreira. De advogados experientes que se ramificam de forma independente a novos advogados que entram na profissão no meio de uma pandemia – um número crescente de profissionais do direito está abrindo suas próprias práticas. Mas em meio a esses tempos precários, o espaço físico do escritório pode não ser a melhor opção. Feito corretamente, um arranjo de escritório virtual pode ser tão eficaz enquanto fornece uma camada extra de precaução.
este post irá explorar as necessidades de lançamento e criação de um escritório de advocacia virtual. Das considerações administrativas à segurança dos recursos necessários, continue lendo 8 dicas para iniciar sua própria prática virtual.
Dica # 1 Faça um plano de negócios
qualquer empreendimento bem-sucedido precisa de um plano de ação, e seu novo escritório de advocacia virtual não é exceção. Esteja você abrindo uma nova prática ou fazendo a transição de um escritório físico, reserve algum tempo para escrever um plano de negócios detalhado que o leve a todo o processo e resolva proativamente os desafios. Seu plano deve incluir vários componentes, como:
- um resumo executivo que inclui sua declaração de missão, uma descrição geral da empresa e informações financeiras.
- uma análise de mercado que considera a oferta e demanda por seus serviços jurídicos dentro de sua prática e área geográfica(s).
- um organograma que estabelece a estrutura da empresa, incluindo cada uma das posições dentro da prática.
- uma descrição de serviço das áreas de prática da sua empresa, incluindo taxas horárias e horários de taxas. Um plano de marketing que estabelece quais esforços serão feitos para comercializar a empresa, atrair clientes em potencial e garantir novos assuntos.
- uma seção de projeções financeiras que lista os objetivos financeiros da empresa, bem como projeções de ganhos e custos.
Dica # 2 estabeleça um espaço de trabalho
você pode não ter um escritório físico, mas ainda precisa de um local físico para concluir suas tarefas profissionais todos os dias. Decida onde deseja localizar seu espaço de trabalho. Você tem um escritório dedicado dentro de sua casa ou vai polivalir outra área da casa? Seja qual for o caso, pense no que você precisará para tornar esse espaço de trabalho produtivo. Algumas dessas considerações incluem:
- Sua secretária e cadeira
- Iluminação
- espaço de Armazenamento de material de escritório
- Privacidade e confidencialidade do cliente
- acesso à Internet
- Seu entorno para reuniões virtuais
Dica #3, Estabelecem Seus Processos
Eficiente e eficaz o fluxo dentro de um escritório de advocacia é fundamental para o sucesso. Sem os processos certos, os membros da empresa podem perder horas substanciais tentando reinventar a roda e descobrir tarefas administrativas. Ainda mais desafiador é o fato de que dentro de um ambiente virtual, os membros da empresa não estão dentro do mesmo espaço para compartilhar facilmente ideias e informações. Por esse motivo, é extremamente importante ter processos administrativos claramente definidos desde o início de sua nova empresa.
pense em como você e sua equipe lidarão com situações como:
- Potencial cliente consultas
- Novo cliente, a ingestão de
- Email de distribuição
- armazenamento de Documentos
- comunicação Interna
- comunicações Externas
- acompanhamento em Tempo
- Cliente facturação
Depois de ter feito estas importantes decisões, reduzi-las a escrito através da criação de empresa de manuais e normas de operações.
Dica # 4 promova uma cultura de empresa Unida
com membros da empresa trabalhando em vários locais, pode ser difícil estabelecer uma cultura de empresa unificada. Ao trabalhar em casa, alguns funcionários experimentam sentimentos de isolamento e depressão. Trabalhe contra esses riscos criando atividades e práticas que promovam uma cultura unificada e incluam todos os membros da empresa. Eventos virtuais como competições de equipe, chats de almoço e clubes do livro podem promover ambientes de trabalho virtuais coesivos e positivos.
Dica #5 pense em seus clientes
você e seus membros da empresa não são os únicos que experimentam sua empresa de uma maneira nova ou diferente. Seus clientes também estão tendo que lidar com situações que estão longe de suas expectativas sobre como trabalhar com um advogado. Certifique-se de que a natureza virtual da sua empresa não diminui a experiência do cliente ou a capacidade da sua empresa de fornecer aos clientes serviços jurídicos estelares. Considere circunstâncias como:
- como você realizará reuniões de clientes
- como os documentos serão entregues com segurança aos clientes
- como você manterá os clientes atualizados de forma consistente?
- quais recursos técnicos você precisa para atender às necessidades do cliente em um ambiente virtual?
Dica # 6 Use tecnologia eficaz
a tecnologia é importante em qualquer escritório de advocacia, mas torna-se crucial para os escritórios de advocacia que operam virtualmente. Você precisa de ferramentas que possam ser acessadas e utilizadas por membros apropriados da empresa enquanto trabalham em vários locais. Algumas opções legais comuns de tecnologia incluem:
- software de gerenciamento de Práticas
- baseado em Nuvem de armazenamento de documentos
- On-line ferramentas de pesquisa
- software de rastreamento de Tempo
- baseado em Nuvem legal plataforma de faturamento
- Client software de Gerenciamento de
TimeSolv jurídica de cobrança de software oferece uma variedade de recursos para ajudar escritório de advocacia líderes gerenciar suas práticas, tempo de pista, faturas, receber pagamentos de forma eficiente. Com sua tecnologia baseada em nuvem e inúmeras integrações, a TimeSolv ajuda os escritórios de advocacia virtuais a se manterem no caminho certo e lucrativos.
Dica # 7 interno & comunicações externas
se o seu novo escritório de advocacia Virtual incluirá uma equipe de advogados e equipe de suporte, você precisará de ferramentas de comunicação internas que permitam que todos os membros interajam uns com os outros de forma rápida e fácil ao longo do dia. O surgimento de ambientes de trabalho virtuais inaugurou uma variedade de opções de comunicação, incluindo aplicativos de bate-papo como o Slack e ferramentas de colaboração como o Microsoft Meetings. Faça uma pequena pesquisa para encontrar a melhor opção para sua empresa.
também é importante considerar quais ferramentas você usará para comunicações externas com clientes e outros profissionais jurídicos. Com todos trabalhando em diferentes locais, o uso de vários telefones domésticos e celulares pode fazer com que um escritório de advocacia pareça pouco profissional para clientes potenciais e existentes.
as tecnologias VoIP permitem que os escritórios de advocacia se comuniquem perfeitamente com seus clientes e colegas em um ambiente virtual. As chamadas são encaminhadas através de redes de Protocolo de internet. Portanto, independentemente de onde os membros da empresa iniciam chamadas, o destinatário vê um número de telefone consistente para a empresa. Além disso, quando os clientes ligam para a empresa, eles usam um número padrão que pode ser encaminhado para membros da empresa, não importa onde estejam trabalhando fisicamente.
um portal de clientes também pode auxiliar nas comunicações externas, fornecendo uma ferramenta para disseminar informações e atualizações aos clientes de maneira segura e virtual. Com essa tecnologia, seus clientes podem fazer login de forma independente em suas contas seguras para visualizar atualizações, revisar faturas e pagar suas contas legais.
dica # 8 opções de pagamento on-line
um escritório de advocacia virtual precisa de ferramentas para coletar pagamentos on-line. Na era do distanciamento social, muitos consumidores preferem transações on-line porque não precisam viajar para um escritório ou colocar um cheque no correio. Se você aceita pagamentos por meio do portal do cliente ou inclui um botão de pagamento em seu site, as opções de pagamento on-line se traduzem em uma compensação mais rápida para sua empresa e menos recursos gastos na coleta de faturas não pagas. A equipe do seu escritório de advocacia simplesmente envia faturas eletronicamente e os clientes podem pagá-las após o recebimento.