Fatura Processo de Verificação E Como melhorá-Lo
Fornecedores de utilização de facturas para coletar pagamentos por produtos e serviços que fornecemos aos seus clientes de acordo com os termos de um contrato, ordem de compra ou ordem de formulário. Mesmo que os termos contratuais indiquem o contrário, as faturas podem ter termos diferentes ou termos adicionais em comparação com os documentos que regem. Os Termos e condições adicionais geralmente incluem erros e omissões esperados (e&OE) declarações em um esforço para desculpar pequenos descuidos são erros e reduzir sua responsabilidade legal por informações potencialmente incompletas ou incorretas.
as faturas de produtos e serviços de tecnologia da Informação (TI) geralmente têm uma taxa mais alta de erros em comparação com produtos e serviços que não são de TI. Isso é especialmente verdadeiro para faturas relacionadas a software para licenciamento, atualização, manutenção e suporte. Vários estudos indicam que até 75% das faturas de software estão incorretas, onde a média cai entre 50 e 60%. Dito isto, nem todos os erros são materiais para custo e risco. Há, no entanto, uma correlação entre contratos com termos negociados e erros de fatura. Quanto mais termos negociados estiverem em vigor, maior a probabilidade de a fatura estar incorreta.
outras causas de taxas de erro mais altas incluem:
- O fornecedor ou o produto tenha sido adquirido por outro fornecedor que usa um modelo de negócio diferente e sistema de faturamento (como SAP)
- Global diferenças, tais como impostos e moeda
- O fornecedor do sistema de faturamento é inflexível e ou desatualizados. Os sistemas não podem acomodar termos não padronizados ou atuais, sejam eles negociados ou aplicáveis sob o modelo de negócios atual do Fornecedor
- a fatura é baseada no documento de governo errado, como o formulário de Pedido incorreto, ou cronograma incorreto
- a fatura está faltando informações, como títulos de produtos, quantidades, datas de início e término, etc.
- mudanças no modelo de negócios e/ou terminologia de um fornecedor
a verificação da fatura verifica se você recebeu o que pagou antes de efetuar o pagamento ao fornecedor. Vários fatores influenciam o nível em que uma fatura é verificada, incluindo a prioridade e a organização, garantindo que as faturas sejam renderizadas corretamente, o apetite por risco e a disponibilidade de ferramentas e processos definidos.
reconciliação de faturas
muitas empresas automatizaram o processo de pagamento da fatura e aquelas que geralmente não optam por delegar a decisão à equipe contábil. O problema com essa abordagem é que a equipe muitas vezes não está familiarizada com os setores e os documentos governamentais com os quais a organização trabalha. Em ambos os casos, a decisão de pagar uma fatura é baseada em um processo de correspondência de três vias que compara a ordem de compra com o recibo da mercadoria e a fatura. Quer a comparação seja manual ou automatizada, pode considerar apenas o número e o valor do pedido de compra, sem consideração de outras informações que possam ser importantes. As vezes, os sistemas podem comparar documentos em uma correspondência de 2 vias ou em uma correspondência de 4 vias. Algumas empresas começam com um processo de reconciliação, mas Irão mudá-lo à medida que um negócio cresce ou à medida que surgem problemas com o faturamento. É importante revisar seu processo de reconciliação com frequência para avaliar o quão bem ele está funcionando.
aperte seus termos
algumas empresas criam condições de pagamento específicas para o cliente. Isso pode ser maravilhoso para pequenas empresas com poucos clientes. À medida que um negócio cresce, torna-se um obstáculo. Apertar seus termos no documento da fatura para um termo universal vai diminuir os erros. As empresas globais podem precisar de termos diferentes com base no país com o qual estão trabalhando, mas esses termos devem se aplicar a todos os clientes desse país. Facilita a automação e economiza tempo durante a criação de uma fatura. Muitas empresas definirão um termo padrão com nova clientela e, em seguida, atualizarão sua clientela estabelecida.
reavaliar seus processos
identificar áreas problemáticas é um fator importante na melhoria de seus métodos. Há algumas coisas a considerar ao reavaliar:
- você está enviando faturas em papel?
- você atribui códigos de empresa a cada um de seus fornecedores?
- que limites de tolerância existem?
- Qual é o seu volume de pedidos de compra a cada semana/mês/trimestre?
- Qual é o seu volume de faturas enviadas a cada semana/mês/trimestre?
- Qual é o seu volume de faturas recebidas a cada semana/mês/trimestre?
- com que frequência você usa descontos de fornecedores?
- quem está processando a gestão de materiais?
dê uma olhada em cada departamento e seu envolvimento com os processos em vigor. Pode haver um lugar onde as coisas começam a gargalo. Obtenha informações desses departamentos sobre suas sugestões para tornar as coisas mais simplificadas. Considere automação e faturamento eletrônico para minimizar trilhas físicas de papel. Usar o Miro para Colaboração em equipe é vital para o sucesso da comunicação. O Enterprise resource planning (ERP) mostrará seus processos em tempo real e ajudará a avaliar o sistema.
fornecedores de problemas de Incêndio
quando você tem o fornecedor, ou fornecedores, que têm o hábito de não pagar a tempo, eles podem causar estragos em seus processos de fatura e fluxo de caixa. Seus termos devem incluir uma taxa de atraso no pagamento ou taxa percentual em todas as faturas recebidas. Altere a localização dessas taxas e coloque-as perto do valor da fatura. Essas taxas devem ser geradas automaticamente nos programas como um item de linha. Verifique a data da fatura. É visível como se verifica a informação? Fornecedores problemáticos criam mais trabalho para gerenciamento de inventário e finanças. Se o fornecedor se recusar a honrar os acordos de pagamento, é hora de procurar um novo fornecedor.
isso também se estende a como um fornecedor rastreia suas próprias faturas. Alguns fornecedores têm processos problemáticos onde não está claro o que você está pagando. Ou você está fazendo pagamentos por uma fatura que eles aplicam a outras faturas. Quando um fornecedor faz esses tipos de coisas, ele retarda o processo do seu lado. Ele deve ser alterado para tornar seus processos mais suaves e a imagem financeira da empresa mais clara. Os códigos de transação e um número de Documento podem ajudar a determinar como os pagamentos foram aplicados.
comparações de Benchmark
comparar seu negócio com outros no mesmo mercado pode ser um benefício para a empresa. Eles fornecerão idéias sobre como manter o que está funcionando e soluções para problemas. Pode ser uma experiência reveladora que ensina muito. Saber como você fica ao lado de seus concorrentes é um benefício. Se você está se saindo bem, pode ser um motivador para melhorar as vendas e os relacionamentos. O custo pode ser alto, mas este é um investimento na empresa. Muitas empresas podem dizer que têm áreas problemáticas, mas o custo dessas áreas é revelado em uma comparação. Vale a pena pagar por um serviço que ajudará a mudar os processos e economizar dinheiro da empresa.
Revise programas de desconto
quando se trata de contas a pagar, aproveitar todos os descontos disponíveis é precioso para a contabilidade financeira. O problema é quando eles estão atrasados no pagamento dessas faturas e perdem os descontos. Uma revisão do que está ocorrendo para evitar que essas faturas sejam pagas durante a elegibilidade do desconto é obrigatória.
outra coisa a considerar é renegociar os termos com um fornecedor para que você obtenha um desconto ou um desconto melhor. Se um fornecedor não estiver disposto, comprar um novo fornecedor disposto a oferecer um desconto é uma maneira de melhorar os processos e as finanças.
a empresa está oferecendo descontos para pagamento antecipado ou oportuno? É algo a considerar para melhorar o fluxo de caixa e os processos para contas a receber. É também uma ferramenta de barganha atraente ao adquirir nova clientela.
é sempre uma boa ideia avaliar seu processo de verificação de fatura pelo menos anualmente, para garantir que as coisas sejam o mais eficientes possível.