de todos os processos que a equipe financeira cobre, o fim do mês fechar processo especialmente merece sua atenção. Se você trabalha em um departamento de contabilidade, sabe que as demonstrações financeiras certamente importam, mas igualmente importante é um registro consistente e atualizado, portanto, nenhuma fatura, recibo ou outra documentação importante é deixada para trás.
as equipes de contabilidade devem revisar o processo de fechamento mensal, desenvolver uma lista de tarefas para garantir que ele corra bem e corretamente, seguir as melhores práticas e usar as ferramentas de software disponíveis para elas. Este guia destina-se a ajudá-lo a iniciar esta jornada.
Qual é o fim do mês?As empresas se preocupam em arquivar suas demonstrações financeiras a tempo porque ajuda a manter um fluxo de caixa saudável, facilitar o planejamento financeiro, ajudar a tomar decisões estratégicas de negócios e medir o progresso em direção a metas de longo prazo.
no final de cada mês, as empresas geralmente garantem que seus livros sejam fechados para que os registros sejam estabelecidos em pedra. Essa tarefa, conhecida como processo de encerramento do fim do mês, resulta em:
- Um confiável e preciso sistema de contabilidade
- Mais decisões de negócios embasadas
- Forte visibilidade sobre a saúde financeira da sua empresa
- mais Fácil de auditoria financeira
- Simplificada de arquivamento do imposto
Você pode ter certeza que no final de cada mês em que todas as transações totalmente ocorreu antes ou após o seu término e que o seu mês-final de equilíbrio é precisos e up-to-date. Um conjunto completo de finanças do mês anterior também pode ser usado como base para as decisões de negócios do próximo mês, já que um período de fechamento destaca áreas onde você pode melhorar.
em outras palavras, você está fazendo uma revisão completa da atividade financeira e desempenho para esse mês inteiro e tem a confiança de que é improvável que o registro para esse mês mude no futuro. As informações exatas que você está” fechando ” aqui incluem:
- balanços, que precisam de certificação e garantia de não discrepâncias.
- Intercompany trade e todas as transações que você faz com outras empresas.
- entradas de diário recorrentes a serem validadas, aprovadas e postadas.
- uma lista de verificação completa sobre a qual falaremos mais tarde.
outros documentos relevantes incluem faturas não inseridas, extratos bancários ou de cartão de crédito, entradas de hipotecas e contas de seguro. A coleta de dados é claramente uma grande parte do processo, e algumas das informações a serem coletadas incluem:
- Total de receitas, contas bancárias
- demonstrações Financeiras e balanços
- imobilizado de uso e níveis de inventário
- informações da conta Bancária
- Receitas e despesas
- Maneio fundo
- dados de contabilidade Geral
A abordagem exata para o fechamento mensal processo difere dependendo do tipo de negócio e a sua metodologia de contabilização. E algumas empresas praticam a versão anual conhecida como Encerramento do final do ano.
o processo de encerramento do fim do mês, para revisão, é o ato de ajustar entradas para corrigir contas para o período fechado. É conhecido alternativamente como ” gravar para relatar.”
as etapas do processo de Encerramento do fim do mês
o fechamento financeiro não precisa ser uma dor de cabeça para a equipe contábil. Seguir o conjunto certo de etapas ao lidar com registros financeiros no final de cada mês resultará em um impacto positivo na organização como um todo.
coletar informações
fechar os livros é uma tarefa intensiva em dados. Comece por recolher diversos pontos de dados sobre o período contabilístico em questão:
- contagem de Inventário
- demonstração de resultados contas
- despesas Acumuladas
- contabilidade Geral
Sempre tem um registro de um operacionais diários de transações, o ideal é o momento em que eles são feitos, ao invés de esperar até o final do mês.
combinar as partes da contabilidade
os sistemas contábeis não são entidades homogêneas; eles geralmente vêm em módulos que abrangem fins específicos, como contas a pagar e um departamento de contas a receber. Parte do processo de fechamento está reconciliando todos esses componentes juntos.
certifique-se de que o saldo das contas a pagar, por exemplo, esteja de acordo com o razão geral. Para esse fim, organize os recibos e anote todas as suas compras. Verifique seus registros durante esta etapa para garantir que tudo tenha sido pago.
para entradas de contas a receber, observe todas as fontes de receita de empréstimos para pagamentos de faturas. Um cliente ainda não concluiu o pagamento ou esqueceu de enviar uma fatura? Obtenha essas entradas classificadas antes do final do mês.
reconciliar contas
conciliar todas as suas contas é um passo principal do fechamento. Verifique os extratos de sua conta com seus recibos, formulários bancários e outras entradas externas. Contas que precisam deste tratamento:
- de Caixa, verificando, de poupança e de
- contas Pré-pagas
- Outras contas do balanço
- Petty cash
Conciliar o seu dinheiro de contas de primeira, que são mais fáceis para o processo, já que as discrepâncias e erros são aparentes quando você está lidando com dinheiro. Esta etapa também o torna ciente de quanto dinheiro você tem em mãos como empresa.
a partir daí, passe para a reconciliação das contas do balanço. Não se esqueça de revisar as contas de receita e despesa também para garantir que todas as entradas tenham sido refletidas com precisão.
considere inventário e ativos fixos
nem tudo de valor na organização pode ser definido como um valor em dinheiro. Ativos fixos—que podem incluir equipamentos, propriedades e veículos-agregam valor a longo prazo ao seu negócio. Tenha em mente que eles podem depreciar em valor ao longo do tempo.
na mesma linha, execute uma contagem de inventário todos os meses como parte do fechamento. Você precisa reabastecer o estoque. Em caso afirmativo, quanto? Algum item é perecível ou precisa de substituição?
escreva demonstrações financeiras
uma vez que o razão geral foi atualizado, o próximo passo é preparar as demonstrações financeiras, o que pode ser feito com dados compilados em uma planilha ou ferramentas de automação. Os tópicos abordados nesses documentos são normalmente um resumo do razão geral, demonstrações de lucros e perdas e balanços.
o mero ato de examinar suas demonstrações financeiras Pode fornecer informações sobre o que você está comprando e se está obtendo um retorno adequado sobre seu investimento. Eles também são um indicador de gastos excessivos e outras questões orçamentárias.
organizar as declarações é tão importante para que você não esteja lutando para encontrá-las nos últimos dias do mês. A maioria das formas de software de Contabilidade possui recursos integrados para esse fim.
revisão Final
toda a documentação relacionada é enviada à alta administração para revisão. A pessoa que revisa os documentos de fechamento não está diretamente vinculada ao processo de fechamento até este ponto e tem a chance de olhar tudo com novos olhos.
o fechamento do final do mês termina quando o mês anterior foi definido em pedra e nenhuma nova transação é registrada nele.
o que você aprendeu ao longo deste processo, e o que você pode aplicar para tornar o próximo mês mais fácil? Quando você começar de novo no próximo mês, dedique-se a construir um calendário financeiro para acompanhar os livros. Anote os prazos para:
- Coleta de todas as transações
- A recepção e gravação de novos relatórios
- Postar todas as receitas e despesas
- Um cronograma geral para ajustar a razão
Comunicar seus planos para outros membros da equipe envolvidos no mês de encerramento do processo para que todos a bordo. Você pode ajustar o calendário à medida que o tempo passa para ajustá-lo em torno de sua programação.
a lista de verificação de fim de mês
depois de ler essa lista de etapas, fechar os registros financeiros pode parecer um pouco assustador. O papel da contabilidade financeira vai além de apenas transações, cobrindo dinheiro de renda, empréstimos bancários, contas de poupança, despesas mensais e outras partes essenciais que afetam toda a organização.
como você se certifica de que não perdeu nada? Uma fatura ou extrato extraviado pode resultar em perdas curiosas pelas quais você não poderá contabilizar. A seguir está uma lista de verificação para examinar se você se encarrega do processo de fechamento mensal.
- numerário: Ajuste para quaisquer cheques ou depósitos pendentes até que seu saldo de caixa final corresponda ao que o extrato bancário diz. Deposite quaisquer fundos não depositados do mês anterior.
- inventário e ativos fixos: documente corretamente o valor de depreciação e o inventário desatualizado/expirado.
- contas a pagar e a receber: procure créditos não aplicados ou saldos vencidos para amortizar.
- notas a pagar com o banco: Considere os cronogramas de amortização e documente adequadamente o custo dos juros mensais.
- contas intercompanhias: Contas a pagar e contas a receber devem corresponder entre as duas empresas. Verifique se há despesas pré-pagas também.
- férias acumuladas e folha de pagamento: para reembolso de funcionários.Impostos acumulados: incluindo aqueles que se aplicam à propriedade, vendas e folha de pagamento.
- despesas: incluindo suprimentos e custos de manutenção.
esta lista de verificação não precisa ser concluída em ordem. Na verdade, algumas tarefas podem ser delegadas a outro departamento. Identificar dependências de tarefas será inevitavelmente uma etapa adicional para organizações maiores.
melhores práticas
além de um plano definido e uma lista de verificação, vamos examinar algumas práticas recomendadas para tornar esse processo de negócios essencial o mais suave possível.
- nunca sacrifique a precisão pela velocidade: fechar os livros pode ser demorado, mas os dados com os quais você está trabalhando refletirão em suas futuras decisões de negócios. Gerencie suas expectativas de acordo, não apressando o trabalho e acidentalmente deixando de fora declarações ou entradas importantes. Uma boa regra é planejar terminar o processo em 10 dias após o término do mês.
- mas lembre-se de gerenciar bem o seu tempo: a eficiência é importante no departamento de contabilidade. Se você tiver uma data de encerramento, dedique-se a conhecê-la da melhor maneira possível. Discuta com os membros da equipe sobre cronogramas realistas e comunique-se adequadamente para evitar a chance de atrasos.
- aprenda lentamente com os erros: você fecha no final de cada mês, então sempre há outra chance de melhorar os contratempos vistos no mês anterior. Novos contadores precisarão de algum tempo para se familiarizar com as ferramentas e softwares relacionados e devem aproveitar os programas de treinamento disponíveis.Faça relacionamentos com outras equipes, mesmo aquelas que não estão em finanças: se mais pessoas estiverem cientes do que você está fazendo, outros departamentos podem ajudar a contribuir com os dados financeiros necessários e entender para onde o esforço está indo. A alta administração deve ter uma ideia de seus objetivos.
- aproveite a automação: a tecnologia simplificou muito as tarefas contábeis. As ferramentas de Software podem ser usadas para coletar dados e executar cálculos rapidamente sem o risco de erro humano, entre outras otimizações.
falaremos mais sobre automação no espaço contábil e no processo de fechamento do final do mês especificamente mais tarde. Mas se você é um profissional experiente ou um novo contador assumindo a tarefa de fechar os livros, ter essas práticas em mente irá ajudá-lo a acertar o chão correndo.
armadilhas e desafios
este procedimento contábil não é isento de seus desafios. Um dos problemas mais gritantes bem conhecidos dos administradores de negócios é a ineficiência de reunir todas as informações necessárias.
o problema aqui é que os dados financeiros vêm de várias fontes diferentes e, uma vez extraídos, os contadores devem limpá-los e transformá-los em um formato consistente. Ter que criar várias planilhas para cobrir a limpeza de dados com uso intensivo de mão-de-obra retarda o processo e aumenta as despesas administrativas.
outro gargalo é coordenar o trabalho entre todos os departamentos envolvidos em dados financeiros. As grandes empresas têm especialmente que lidar com interdependências complexas que são uma bagunça para desembaraçar nos últimos dias de um mês. Como você garante que não está ficando para trás ou perdendo a noção de onde está na lista de verificação?
Este trabalho demorado tira o tempo de negócios que poderia ser colocado em aplicativos mais úteis, como gerenciamento de riscos, administração de controles internos e análise de desempenho.
encontrar a solução com ferramentas de automação
o software de contabilidade hoje é mais do que capaz de acelerar muitas das tarefas tediosas associadas ao fim do mês, incluindo a coleta de dados contábeis, a preparação de relatórios e a garantia de que tudo seja arquivado e relatado até a data de fechamento. Os benefícios de ir atrás dessas soluções são numerosos.
menos trabalho Manual
a eliminação da entrada manual de dados é geralmente o primeiro ponto de venda que as equipes de contabilidade esperam, mas a vantagem aqui se estende além disso.
algumas tarefas precisam ser agendadas de acordo com uma data ou hora ou precisam ser acionadas por dependências. Graças à automação, não haverá necessidade de monitorar constantemente cada tarefa e notificar os indivíduos responsáveis das Próximas etapas.
a tecnologia também pode ser usada para padronizar reconciliações de contas e automatizar a criação e o processamento de milhares de entradas de diário com as quais as empresas inevitavelmente trabalham.
visibilidade melhorada
consulte a lista de verificação de fim de mês. Cada item da lista geralmente é feito por meio de uma planilha separada por indivíduos isolados específicos de seus departamentos. Quando feitas da maneira tradicional, essas tarefas são invisíveis para a função financeira mais ampla, e pode ser difícil integrar o trabalho com o processo de fechamento mensal como um todo.Organizações ainda maiores lutam com a fragmentação e coordenação do trabalho financeiro em toda a empresa, pois estão espalhadas por várias localizações geográficas. A frustração é ainda mais exacerbada pelo alto número de interdependências a serem levadas em consideração.
o objetivo do software de contabilidade é construir um ambiente digital unificado, onde cada equipe pode colaborar para a conclusão da lista de verificação. Além disso, os painéis e notificações monitoram o progresso em tempo real e dão ao Gerenciamento uma ideia do que fazer a seguir. Esse nível de visibilidade garante que todos estejam na mesma página e que os problemas sejam detectados antes de se tornarem problemas significativos.
auditoria simplificada
o Software registra facilmente as atividades de fechamento, quem as executou e a que horas, resultando em uma trilha de auditoria conveniente. Os profissionais de contabilidade são capazes de verificar se as melhores práticas estão sendo seguidas e podem rastrear a responsabilidade sempre que erros são cometidos.
uma abordagem mais refinada da contabilidade
grandes aborrecimentos durante o processo de fechamento do final do mês podem ser uma indicação de problemas subjacentes à abordagem contábil da sua empresa. Por exemplo, se uma equipe de contas a pagar não se envolver com o processo de compra a tempo, ela terá que jogar catch up no final do mês para emitir todos os pagamentos perdidos e verificar novamente o backlog de documentos e faturas.
o software de automação dá a essas equipes consciência da atividade financeira em toda a empresa, dando-lhes a chance de fornecer informações para decisões de compra desde o início.