guia para Planejamento Estratégico de cenários(análise What-If)

planejamento de cenários, análise de cenários, análise de portfólio, modelagem de portfólio, análise what-if. Muitos nomes para o que é essencialmente a mesma coisa. Um aspecto crítico do gerenciamento estratégico de portfólio que ajuda as organizações a se adaptarem e se ajustarem efetivamente às circunstâncias em mudança. As organizações precisam se destacar no pensamento estratégico para otimizar o desempenho. O planejamento de cenários é algo que é frequentemente mal compreendido e raramente executado bem.

este guia tentará ajudá-lo a superar os desafios do desenvolvimento de múltiplos cenários e criar um ambiente onde sua análise estratégica seja o mais eficaz e eficiente possível. Ele explicará por que uma abordagem integrada à análise de cenários é uma extensão crítica do gerenciamento estratégico de portfólio, idealmente construída em um conjunto de dados comum em toda a empresa, que é a única maneira de entregar consistentemente.

o que é planejamento estratégico de cenários?O planejamento estratégico de cenários, ou análise What-if, é uma série de análises interconectadas projetadas para ajudar a organização a entender as escolhas disponíveis para ajustar ou adaptar portfólios organizacionais. O planejamento de cenários pode ser aplicado a ativos, produtos, recursos, Programas, Projetos e qualquer outro portfólio que a organização precise gerenciar.

o processo de planejamento de cenários depende da alavancagem de dados existentes para desenvolver opções para mixagens de portfólio revisadas, juntamente com as implicações dessas mudanças em várias áreas do negócio. Este guia examinará cada um dos tipos de análise What-if e as considerações que precisam ser feitas.O planejamento estratégico de cenários é uma parte essencial do planejamento contínuo, o ciclo de revisão regular (muitas vezes trimestral) para portfólios de investimentos, e também pode ser aplicado em uma base ad hoc quando ocorre uma mudança significativa, ameaça ou oportunidade.

por que o planejamento estratégico de cenários / análise de e se é importante?As organizações não podem ter apenas um plano estratégico. No mundo de hoje, as coisas se movem rapidamente com oportunidades e ameaças emergentes, novas tecnologias que possibilitam a inovação e mudanças de prioridades e imperativos. Em um mundo em constante mudança, as organizações precisam de um plano B. e um plano C. e potencialmente muitas outras variações.

mas a única coisa pior do que não mudar um plano estratégico em resposta a mudanças nas circunstâncias, é fazer as mudanças erradas. É por isso que a análise estratégica eficaz dos dados organizacionais e a capacidade de desenvolver as recomendações corretas com insights sobre as implicações, dependências e limitações são tão essenciais. A construção de cenários pode ser a diferença entre sucesso e fracasso de toda a empresa.

os desafios da análise de cenários what-if

existem duas categorias principais de desafios que as organizações devem superar para implementar o tipo de construção de cenários que lhes permitirá ter sucesso. Essas categorias são:

• A disponibilidade, integridade e precisão dos dados que as unidades de análise what-if
• O cenário e-se ferramentas de análise a ser utilizado para realizar as análises e desenvolver cenários alternativos

Vamos considerar cada um desses na sua vez.

desafios de dados

o processo de planejamento de cenários depende da capacidade de avaliar dados organizacionais e desenvolver vários cenários em apoio ao processo de planejamento de cenários estratégicos. Os líderes devem ser capazes de avaliar cenários alternativos, equilibrar prioridades conflitantes e entender os trade-offs envolvidos em cada escolha. E eles devem ser capazes de fazer isso com confiança de que os cenários que estão revisando são precisos e completos.

em muitas organizações, o planejamento de cenários simplesmente não pode ser alcançado por causa dos desafios com os dados organizacionais, que é o combustível para o processo de análise. Os dados geralmente são armazenados em diferentes sistemas que não têm integração entre si. Os formatos de dados são muitas vezes inconsistentes uns com os outros, tornando impossível construir cenários para comparações what-if. Em muitas áreas do negócio, há lacunas na integridade dos dados e questões significativas em torno da integridade de quais dados existem. Além disso, com o trabalho sendo entregue através da realidade tri-modal, diferentes abordagens de trabalho geralmente geram diferentes conjuntos de dados que não podem ser facilmente combinados e comparados.

todos estão familiarizados com a frase ‘garbage in, garbage out’ por um motivo. Se os dados organizacionais não são integrados, consistentes e de alta qualidade, o planejamento estratégico eficaz do cenário simplesmente não é possível.

desafios da ferramenta

vamos começar com o óbvio. O Excel não é uma ferramenta de planejamento estratégico. O Microsoft Excel pode ter uma função de análise de e-if, mas isso não significa que você deva usá-la para determinar o destino de seus investimentos organizacionais. No entanto, é exatamente isso que muitas organizações fazem. Eles compõem os desafios de dados descritos acima copiando e colando esses dados em planilhas e, em seguida, manipulando-os manualmente com fórmulas ou usando um modelo de planejamento de cenário para download.

mas os desafios em torno das ferramentas não são simplesmente um caso de depender de planilhas manuais. Os projetos de planejamento de cenários são multidimensionais – você não pode simplesmente realizar uma análise de cenário e esperar tomar as decisões certas. Em vez disso, vários cenários são necessários, desenvolvendo múltiplas perspectivas para cada um dos cenários em consideração. Só então uma imagem completa das vantagens e limitações de cada curso de ação possível pode ser desenvolvida.

muitas organizações não têm as ferramentas para fazer isso. Eles têm uma ferramenta que suporta o gerenciamento de recursos e permite alguma consideração de diferentes cenários futuros para alocações de recursos. Ou eles têm ferramentas de análise financeira que permitem a comparação entre diferentes modelos de financiamento. Mas eles não têm tudo o que precisam (veremos os diferentes tipos de análise mais adiante no Guia). Além disso, as ferramentas de análise que eles têm muitas vezes não são integradas entre si, ou com a plataforma estratégica de gerenciamento de portfólio, tornando a análise abrangente ainda mais difícil.

o impacto dos desafios

a combinação de dados e desafios de ferramentas deixa as organizações com total incapacidade de desenvolver cenários eficazes e escolher entre eles com qualquer grau de confiança. A equipe acaba ficando atrasada para triturar números não confiáveis em ferramentas inadequadas para tentar desenvolver opções que sempre serão insatisfatórias.

e mesmo que eventualmente haja um cenário do qual a organização esteja um pouco confiante, o processo para chegar a esse ponto não é escalável ou repetível. O ambiente em que as organizações operam está em constante evolução, e isso significa que a análise abrangente de cenários deve acontecer pelo menos trimestralmente. E deve haver a capacidade de executar rápida e facilmente uma análise ad hoc sempre que ocorrer um evento significativo que tenha o potencial de impulsionar ajustes nos investimentos em portfólio.

tipos de análise de cenário what-if

que tipo de análise as organizações precisam considerar? E quais formas são apropriadas para quais situações? Nesta seção, vamos identificar e explorar algumas das formas mais comuns de técnicas de análise que suportam a análise estratégica de cenários. Mas lembre-se, a análise e modelagem eficazes requer a consideração de múltiplas dimensões para cada cenário. Uma melhoria em um elemento pode resultar em um agravamento de outro. Uma mudança impulsionada por uma análise pode violar uma restrição em outro elemento do negócio.

é, portanto, essencial garantir que tantos cenários what-if relevantes quanto possível sejam executados e que os resultados dessas análises sejam considerados em sua totalidade. Isso, é claro, requer o conjunto de ferramentas certo para suportar isso. Já discutimos os desafios em torno disso e, mais tarde, veremos a abordagem mais apropriada, mas, por enquanto, vamos nos concentrar nas seguintes formas de análise.

• Carteira de priorização
• Custo / valor de otimização e análise de sensibilidade
• Recurso de planejamento de capacidade e de utilização de
• a curto prazo e multi-ano roteiro de otimização
• a curto prazo e de capital plurianuais de planejamento
• Benefício suficiência / otimização
• Ad hoc cenário de modelagem

Carteira de priorização

o Que é?

a priorização de portfólio é o processo de determinar em quais ativos investir, em qual ordem. Deve considerar como esses investimentos se alinham com as prioridades estratégicas para garantir que os recursos estejam focados em elementos de trabalho que farão o maior benefício para o negócio. Embora as mudanças nas priorizações sejam potencialmente disruptivas porque podem envolver a mudança do trabalho que já está em andamento, é vital garantir que o trabalho que está sendo feito esteja sempre alinhado de maneira ideal com as necessidades em constante evolução do negócio.

onde é aplicado?A priorização de portfólio deve ser uma consideração para todos os portfólios, mas particularmente aqueles que estão diretamente alinhados com o trabalho para apoiar as metas e objetivos atuais da organização – o portfólio estratégico, Programas, Projetos, PRODUTOS E assim por diante.

quem o usa?A priorização de portfólio é essencial para todos os proprietários de portfólio e líderes executivos.

otimização de custo / valor e análise de sensibilidade

o que é isso?A otimização de custo / valor está preocupada em garantir que o retorno sobre o investimento (ROI) para todos os investimentos organizacionais seja o mais alto possível. Esta é principalmente uma medida financeira (consideraremos outros benefícios mais adiante nesta seção) e ajuda a garantir que os fundos disponíveis para investimento sejam distribuídos entre esses investimentos de uma forma que otimize o desempenho financeiro.

a análise de sensibilidade é uma parte importante desse processo. Considera o grau em que o retorno do investimento responde a uma mudança nesse investimento.

• é mais valor ganho e / ou o valor alcançado mais cedo se o investimento for aumentado?
• em caso afirmativo, onde está o ponto de retornos decrescentes?
• o valor maior é melhor do que desviar esses fundos para um investimento diferente?
• quais investimentos podem ser reduzidos com impacto mínimo ou nenhum no retorno?

onde é aplicado?

otimização de custo / valor e análise de sensibilidade é uma consideração importante para cada portfólio e deve ser uma pedra angular de cada revisão de portfólio para considerar as opções e impactos de quaisquer ajustes de alocação de fundos.

quem o usa?

embora esta seja uma análise financeiramente focada, não é apenas importante para a função financeira. Também é uma consideração crítica para os proprietários de portfólio garantir que seus investimentos estejam gerando o melhor retorno e para os proprietários de benefícios pelo mesmo motivo.

planejamento e utilização da capacidade de recursos

o que é isso?

o planejamento e a utilização da capacidade de recursos são focados principalmente nas pessoas. O gerenciamento de recursos é um elemento separado e crítico do gerenciamento estratégico de portfólio e tem seu próprio guia. No entanto, no âmbito da análise de cenários, a consideração é otimizar a forma como os recursos existentes são utilizados – a porcentagem de tempo alocado; o uso de diferentes conjuntos de habilidades, níveis de experiência, funções de trabalho; etc.

considerações neste cenário particular também incluem a facilidade com que ajustes nos recursos podem ser feitos.

• onde estão os próximos gargalos e com que facilidade eles podem ser aliviados?
• Onde está o excesso de capacidade atualmente existente, Isso persistirá e, em caso afirmativo, como esses indivíduos podem ser recarregados ou reposicionados?
• quais são as estratégias adequadas para a mudança de recursos – contratação, Treinamento, terceirização ou contratação?

onde é aplicado?

todos os portfólios usam recursos para executar o trabalho em que estão sendo investidos, mas esta é uma consideração particularmente importante para portfólios onde as alocações de recursos são mais fluidas – programas, projetos, etc. É também uma área que é criticamente importante entender sempre que os resultados de outras análises indicam que ajustes substantivos são necessários.

quem o usa?

o software de gerenciamento de recursos é mais útil para um dos maiores grupos de partes interessadas. Além dos proprietários de portfólio, é exigido pelos proprietários de recursos para que eles possam equilibrar as necessidades de seu próprio trabalho com a alocação para esses investimentos. É fundamental para os proprietários de itens de trabalho individuais dentro de cada portfólio, pois afeta como eles podem planejar e entregar esse trabalho (independentemente da estrutura e abordagem de trabalho). E é essencial para as funções de RH, liderança e desenvolvimento e aquisição, para que possam planejar quaisquer alterações de recursos necessárias. Finalmente, as finanças devem estar envolvidas para entender as implicações financeiras de quaisquer ajustes de recursos.

otimização de roteiro de curto prazo e plurianual

o que é isso?

Roadmapping é outro imperativo estratégico que é essencial para o sucesso organizacional e que tem seu próprio guia. Dentro do contexto da análise de cenários, é o elemento em fases do tempo, ajudando a organização a entender como as mudanças na estratégia corporativa atual afetam os planos de curto e longo prazo. Otimizar essa área requer consideração de dependências entre investimentos, o impacto a jusante de mudanças no escopo, cronograma ou abordagem nos investimentos atuais e assim por diante. As ferramentas de Roadmapping ajudam a fazer isso.

os roteiros se tornaram uma importante ferramenta de gerenciamento estratégico nos últimos anos e devem ser integrados a toda a abordagem estratégica de gerenciamento de portfólio da organização. Como resultado, eles também devem ser uma das análises realizadas como parte do planejamento de cenários para garantir que a organização não esteja hipotecando seu futuro, a fim de melhorar o desempenho hoje.

onde é aplicado?

se uma organização tiver um roteiro para um portfólio ou área de negócios (e esses roteiros devem estar em vigor para cada portfólio, área de negócios, departamento, etc.), então a análise de otimização deve ser realizada nesse roteiro.

quem o usa?A otimização do roteiro de curto prazo e plurianual é principalmente uma consideração para os proprietários desses roteiros, para que qualquer impacto nos planos futuros seja compreendido e ajustado.

planejamento de capital de curto prazo e plurianual

o que é isso?O planejamento de capital de curto prazo e plurianual é o equivalente financeiro da otimização do roteiro que acabamos de analisar. Ele considera as implicações financeiras no curto e longo prazo dos ajustes que são feitos hoje. Isso inclui questões fundamentais, como investimentos futuros, mas também o mix planejado de capital e gastos operacionais, implicações para o fluxo de caixa e assim por diante.

com tanto planejamento de investimento predicado pela capacidade financeira e capacidade da organização, esta é uma análise essencial para concluir e acertar. Erros ou lacunas nessa análise podem resultar na incapacidade da organização de entregar no futuro e podem comprometer a própria existência da organização. É por isso que é fundamental que o software de planejamento de capital de uma organização possa se integrar a vários conjuntos de dados e realizar análises de cenário de E-if.

onde é aplicado?

muito parecido com roadmapping, esta análise deve ser realizada para cada portfólio que está sujeito a revisão e ajuste.

quem o usa?

os departamentos financeiros são os principais consumidores dos resultados desta análise, mas sua interpretação dos resultados e as recomendações que eles fazem como resultado dessa interpretação são fundamentais para todas as partes interessadas em cada portfólio.

realização / otimização de benefícios

o que é isso?

anteriormente nesta seção, analisamos a otimização de custo / valor, mas os benefícios e resultados não são restritos apenas a medidas financeiras. Os investimentos também geram benefícios em termos de participação de mercado, satisfação do cliente e do funcionário, redução de risco, aprimoramento da reputação e assim por diante. Todos esses benefícios são impactados quando ocorrem mudanças dentro de um portfólio e todos devem ser considerados como parte da análise de cenários.

a análise aqui deve considerar não apenas se o ambiente em mudança ou os ajustes propostos nas carteiras de investimento estão impactando os benefícios, mas também se a mudança das prioridades da empresa está fazendo com que as categorias de benefícios individuais se tornem mais ou menos relevantes. Além disso, as organizações devem fazer mais do que garantir que as metas de benefício sejam cumpridas, elas devem garantir que os benefícios estejam sendo otimizados – que o melhor retorno possível esteja sendo alcançado para o investimento que está sendo feito. Ter software de realização de benefícios que oferece o planejamento de cenários what-if é vital para o gerenciamento estratégico de portfólio.

onde é aplicado?

espera-se que cada portfólio ofereça benefícios à organização, portanto, essa análise deve ser aplicada em todas as situações. Muitas vezes, variações na execução que indicam benefícios esperados podem não ser mais alcançáveis, são um prompt para ciclos de análise ad hoc, mas essa análise é um elemento essencial para todas as revisões.

quem o usa?

existem várias partes interessadas nesta análise. Líderes e carteira de proprietários de utilizar a informação como um dos principais elementos na sua tomada de decisão em torno de qualquer carteira de ajustes; trabalho proprietários de consumir as saídas para entender como seus produtos e resultados esperados estão evoluindo; e representantes dos clientes precisam entender como sua responsabilização por resultados de negócio está sendo afetado.

modelagem Ad hoc

o que é isso?

às vezes, cenários futuros são movidos por um Investimento Específico, iniciativa ou circunstância. Pode haver uma oportunidade inesperada em um segmento de mercado, uma grande falha de sistemas impactando um elemento das operações, etc. Esses cenários exigem uma resposta, mas exigem a resposta certa. É aí que entra a modelagem ad hoc.

esta é a consideração de um ajuste específico-cancelando uma iniciativa, adicionando um novo investimento, atrasando ou acelerando um trabalho, e assim por diante. Esse tipo de análise ainda deve ser feito em conjunto com os outros elementos da análise de cenários, mas essas análises ad hoc fornecem à equipe de cenários um contexto específico para o ciclo de análise do qual eles fazem parte.

onde é aplicado?

como o nome sugere, a modelagem ad hoc é aplicada onde quer que seja necessária em uma base única.

quem o usa?

as partes interessadas na área de investimento ou negócios diretamente afetadas serão os principais usuários, mas dependendo do impacto e dos possíveis ajustes, pode haver um conjunto muito mais amplo de partes interessadas organizacionais em análises ad hoc.

planejamento de cenários multidimensionais

mencionamos em várias ocasiões o fato de que o planejamento de cenários é multidimensional e agora queremos explorar esse aspecto com mais detalhes. Quando é necessário ou desejável fazer ajustes em um portfólio corporativo, essas alterações devem ser feitas com o entendimento mais completo possível. Não basta saber como melhorar os benefícios ou como melhorar a utilização de recursos. Cenários what-if devem permitir que os tomadores de decisão considerem e respondam a perguntas como:

• Qual é o custo em outras áreas (financiamento, planos de longo prazo, capacidade de recursos, etc.) da melhor escolha de benefício?
• quais opções de compromisso estão disponíveis que afetam o equilíbrio em todas as áreas?
• onde estão os limiares em que o desempenho se torna marginal / deixa de melhorar / atinge um nível não viável?
• quais são as diferenças, agora e no futuro, entre as opções mais preferidas?

sem esse nível de percepção, é impossível tomar decisões com a confiança de que as melhores escolhas possíveis estão sendo feitas. Isso arrisca a necessidade de reverter decisões durante o próximo ciclo de revisão, potencialmente comprometendo a capacidade geral de entrega.

obviamente, atingir esse nível de análise precisa das ferramentas certas de planejamento de cenários para ajudá-lo. Abordamos isso na seção desafios acima, mas agora vamos explorá-lo com mais detalhes.

Gestão de investimentos em evolução

muitas organizações evoluíram sua abordagem ao planejamento estratégico nos últimos anos. O planejamento anual deu lugar ao planejamento trimestral, que por sua vez está evoluindo para um planejamento contínuo e adaptativo. É por isso que o planejamento de cenários se tornou tão importante no mundo incerto de hoje. Mas simplesmente acelerar a frequência dos ciclos de planejamento e revisão não é suficiente.

para criar um ambiente em que todos os dados necessários para gerar uma análise eficaz de e-se possam ser criados, mantidos e gerenciados de forma consistente, as organizações devem mudar a forma como planejam criando seus próprios cenários. Sua abordagem de gerenciamento de investimentos deve evoluir do uso de projetos como o principal veículo de entrega de trabalho para uma abordagem que abrace o gerenciamento de investimentos em nível de programa e produto. Isso permite elevar as decisões de financiamento e governança a um nível mais estratégico e garante que todo planejamento e entrega continuem sendo um exercício de cima para baixo, ajudando a manter o alinhamento entre prioridades, entrega e benefícios.Além disso, as organizações devem procurar evoluir além de programas e produtos, adotando métodos emergentes, como planejamento e entrega orientados para a capacidade. Ao vincular diretamente o que uma organização faz ao que precisa, todo o processo de planejamento, gerenciamento e análise é tornado mais eficaz e eficiente – e, portanto, mais provável de ter sucesso.

Strategic what-if scenario planning software

você já viu que as ferramentas de planejamento de cenários capazes são parte integrante do gerenciamento estratégico de portfólio. O pensamento estratégico deve ser gerenciado a partir do topo da organização para baixo, proporcionando uma visão significativa e apoio à decisão prática através de todos os tipos de investimento, todas as estruturas de trabalho e em toda a realidade tri-modal. O planejamento de cenários não pode ser separado de outros imperativos estratégicos e, de fato, apóia a capacidade de entregar muitos desses imperativos.

no entanto, esse nível de análise e insight depende de dados precisos, completos e oportunos. E isso significa que também deve haver integração com o gerenciamento de projetos adaptativo-os aspectos focados na execução do gerenciamento de portfólio. A menos que haja uma capacidade de capturar e Gerenciar dados das linhas de frente, não há capacidade de realizar análises significativas de e-se. E esses dados devem vir de todas as linhas de frente – Projetos, Programas, produtos, recursos, etc. Deve incluir cada uma das realidades tri-modais e deve ter uma linha de base comum para comparação de dados entre tipos de ativos e métodos de trabalho.Finalmente, a análise deve cobrir cada um dos tipos comuns que discutimos aqui. Se suas ferramentas estão focadas apenas no gerenciamento de recursos, ou apenas na análise financeira, então você está tomando decisões com informações incompletas e pelo menos algumas dessas decisões provarão estar erradas. Na UMT360, estamos orgulhosos de que nosso software de gerenciamento de portfólio estratégico inclua a funcionalidade de planejamento de cenários what-if capaz de entregar tudo isso.

em resumo

as organizações não podem otimizar o desempenho, a menos que sejam capazes de garantir que estão obtendo o melhor retorno possível em cada investimento sem comprometer outras áreas de seus negócios – hoje e no futuro. É isso que torna o planejamento estratégico de cenários, a análise de e-se ou qualquer nome que você escolha usar, tão importante.

mas é apenas um dos imperativos dentro de uma abordagem de gerenciamento de portfólio estratégico completo para entregar o sucesso de forma consistente e de cima para baixo. O desempenho sustentável requer um compromisso com todos esses imperativos.