É a sua equipe a realização regular de auditorias de RH? Processos, sistemas e políticas ineficazes de RH podem prejudicar seu negócio. Se esses fatores não forem monitorados continuamente, uma empresa pode se encontrar do lado errado das leis trabalhistas. Tipo, enfrentando duras penalidades por não ter um programa de segurança dos funcionários. A realização de uma auditoria de RH ajuda a garantir que você esteja configurando seus funcionários e sua empresa para o sucesso e a conformidade a longo prazo.Talvez tenha sido tanto tempo desde que você participou de uma auditoria de RH que você esqueceu o quão benéfico isso pode ser para sua organização. Especialmente quando nos aproximamos de um mundo pós-pandemia, muitas coisas podem mudar rapidamente em um negócio com seu pessoal. Isso requer um rápido passo para trás e avaliar para onde a organização está indo em termos de gerenciamento de capital humano.
o que é uma auditoria de RH?
uma auditoria de RH analisa os processos e políticas de Recursos Humanos para identificar áreas que podem precisar de melhorias e quais áreas estão tendo um bom desempenho. As organizações podem usar uma auditoria de RH para garantir a conformidade e alinhar os programas de RH com os objetivos de negócios. Eles estão garantindo que esses processos realmente contribuam para o desempenho organizacional.Uma auditoria de Recursos Humanos é semelhante a uma auditoria de processo interno. Simplificando, é como dar ao seu departamento de recursos humanos um boletim de quão eficaz é. Executar uma auditoria do seu departamento de RH também captura áreas de não conformidade para reduzir o risco para o negócio.Essencialmente, uma auditoria de RH é uma oportunidade para apertar processos para que aspectos como recrutamento, retenção, integração, treinamento, salário e remuneração, folha de pagamento e gerenciamento de desempenho recebam a atenção de que precisam.
pode parecer muito trabalho. Afinal, você já não tem muito em seu prato tentando recrutar e reter funcionários e, em seguida, certificando-se de que eles executam? No entanto, melhorar continuamente seus processos de RH ajuda você a garantir não apenas que eles estejam em conformidade com as leis e regulamentos, mas também que ajudem sua força de trabalho e sua organização a ter mais sucesso.
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por que realizar uma auditoria de RH?
os objetivos de uma auditoria de RH são múltiplos. Embora não seja obrigatório, todas as áreas de RH revisadas se beneficiam de ter feito esse esforço. De acordo com Mark S. Floyd, sócio do Escritório de advocacia de Cleveland Walter e Haverfield, ” as auditorias examinam a eficácia das políticas, procedimentos e sistemas atuais do Departamento de RH em relação às últimas mudanças e desenvolvimentos no direito do trabalho e do emprego.”Além disso, ele acrescenta:” a liderança sênior depende muito do departamento para garantir que a estratégia geral de negócios da empresa seja consistente com as muitas leis e regulamentos complexos que governam o ambiente de trabalho.”
ainda não convencido? Aqui estão algumas razões pelas quais as auditorias de RH devem ser uma prioridade em sua organização:
- melhora processos e políticas que impactam os funcionários. Uma auditoria de RH é uma oportunidade para melhorar as áreas de seus processos e políticas que têm o maior impacto sobre os funcionários. Isso capacita os trabalhadores, ajuda a retê-los e, em última análise, contribui para uma empresa mais forte.
- garante conformidade corporativa. Nunca tome como certo que suas políticas estão em conformidade com todas as leis. Existem novas leis de emprego e mudanças nas leis que ocorrem o tempo todo. Para obter e permanecer em conformidade e evitar ações judiciais indesejadas, você deve estar à frente do jogo com auditorias de Conformidade de RH que identificam quaisquer áreas de risco potenciais.
- torna os dados de RH significativos e estratégicos. Coloque todos esses dados de RH em bom uso, conectando-os à realidade de suas políticas e procedimentos de RH.
- ajuda a prevenir o impacto adverso nas práticas de emprego. Você pode mitigar problemas com impacto díspar nos candidatos no recrutamento e nos candidatos em salário e remuneração, planejamento de sucessão e, geralmente, ao longo do ciclo de vida dos funcionários, fazendo auditorias.
- cria uma compensação equitativa e justa. Durante suas auditorias financeiras e análise de compensação, também pode ser uma boa prática auditar o quão equitativo e competitivo são seus pacotes de salário e compensação. Isso pode apoiar os esforços de recrutamento e retenção e também evitar reclamações.
- identifica ineficiências em sistemas e práticas. No mínimo, as auditorias de RH podem ajudar a descobrir quaisquer práticas ou sistemas que não sejam eficientes. Tarefas ou processos redundantes que são muito longos podem causar erros.
quando você deve realizar uma auditoria de RH?
não espere que os problemas apareçam antes de realizar uma auditoria de RH. Adotar uma abordagem proativa é sempre melhor do que reativa. Lauren Brown, aPHR, colaboradora do blog Bernard Health, compartilha: “a melhor época do ano para realizar uma auditoria dependerá das necessidades e do cronograma da organização. Uma época do ano mais lenta pode ser mais produtiva do que a temporada ocupada da organização. Da mesma forma, o final ou início do ano pode ajudar uma organização a avaliar melhorias ano após ano.”
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escolha a época do ano mais conveniente para sua organização e carga de trabalho.
tipos de auditoria de RH
existem vários tipos de auditoria de RH que você pode realizar, cada um com foco em uma área específica do capital humano da organização. Você pode optar por executar a auditoria criando um comitê de profissionais internos de RH (verificando uma área que eles geralmente não lidam), ou você pode decidir utilizar um serviço de auditoria de RH de terceiros.
Aqui estão os vários tipos de HR de auditoria você vai querer conduta:
| Registros de auditoria | |
| I-9 de auditoria | Auditoria destinadas a garantir a conformidade contínua com o empregador sanção disposições da Lei de Imigração e Nacionalidade (INA). |
| Arquivos de Funcionários | seus arquivos de funcionários estão em um local bloqueado e seguro e arquivos de pessoal digital criptografados e seguros? |
| registros da folha de pagamento | você mantém registros detalhados da folha de pagamento e quem tem acesso a eles? |
| retenção de registros | quanto tempo você está armazenando registros de funcionários e está aderindo às regras de retenção de registros? |
| funções de RH de auditoria | |
| Recrutamento e contratação. | você manter os registros de esforços de recrutamento, a partir de anúncios para entrevistas e as práticas de contratação? Você atende aos requisitos de ação afirmativa? |
| práticas de integração | como novos funcionários são assuntos integrados. Que tipo de estrutura seu programa de integração tem? Você recebe feedback de suas novas contratações? |
| remuneração e salário | certifique-se de que sua remuneração e salário sejam competitivos e garanta que diferentes grupos de funcionários recebam os mesmos salários por empregos equivalentes. Determine também se você está classificando os funcionários corretamente como assalariados/por hora, funcionários em tempo integral, trabalhadores em meio período ou contratados independentes. |
| desempenho e treinamento | como você realiza avaliações de desempenho e que tipo de suporte de treinamento é oferecido? |
| auditoria de conformidade Legal | |
| EEOC | você aderir a EEOC orientações? Existem violações em potencial? |
| Fair Labor Standards Act (FLSA) | você está em conformidade com FLSA, leis de salário mínimo? |
| Lei de licença familiar e médica (FMLA) | Qual é o seu processo de revisão, aprovação e monitoramento de licenças solicitadas pela FMLA? |
| Americans with Disabilities Act (Ada) | você oferece oportunidades para trabalhadores com deficiência de acordo com a ADA? |
| benefícios | você oferece acesso a pacotes de benefícios de saúde acessíveis, se necessário? Como você gerencia o COBRA? |
| auditoria de políticas | |
| disciplina progressiva | seu processo disciplinar é claro, consistente e por escrito? |
| Política de rescisão | sua política de rescisão está de acordo com as leis estaduais de emprego à vontade? |
| Política de PTO | você oferece folga remunerada para todos os seus trabalhadores elegíveis? |
| auditoria de Segurança | |
| riscos OSHA | você manter uma OSHA log? Você toma medidas para manter um local de trabalho seguro, incluindo treinamento? |
| MSDS | seu local de trabalho está equipado com um livro MSDS e os funcionários sabem onde encontrá-lo? |
| PPE | você fornece equipamento de proteção individual adequado, incluindo uniformes conforme necessário? |
7 passos para um processo eficaz de auditoria de RH
quer saber como realizar uma auditoria de RH? Aqui está uma lista de verificação de auditoria de RH útil para você começar:
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Etapa 1: Determine o que você gostaria de auditar.Como mencionamos acima, existem muitos tipos diferentes de auditorias de RH nas quais você pode se concentrar. Para esse fim, no entanto, você desejará especificar claramente as metas de auditoria para sua organização. Não tente fazer tudo de uma vez. Defina um cronograma para conclusão.
Passo 2: Obter buy-in da Gestão.
a única maneira de fazer uma mudança duradoura que impactará positivamente sua organização é garantir que você tenha sua equipe de gerenciamento executivo a bordo. Você precisará do apoio deles, especialmente se solicitar a contratação de terceiros para conduzir a auditoria.Etapa 3: Determine quem estará conduzindo a auditoria.
você tentará fazer a auditoria sozinho ou contratará fora da organização? Decida quem é responsável por quais tarefas se for um esforço conjunto. Defina expectativas para sua avaliação desde o início.Etapa 4: Reúna os dados.Inicialmente, você precisará coletar todos os dados relevantes que têm a ver com o que você está auditando. Por exemplo, você pode usar dados de seu ATS se estiver auditando seus processos de recrutamento. Certifique-se de ter permissão para usar os dados.
Passo 5: revise suas descobertas.
reserve um tempo para organizar e analisar as informações que você descobriu. Tente identificar possíveis problemas e oportunidades de melhoria. Por exemplo, você pode evitar lesões futuras aumentando a frequência com que a empresa solicita EPI para os trabalhadores.Etapa 6: planeje e implemente suas melhorias.Primeiro, priorize as áreas mais problemáticas, por exemplo, aquelas que podem colocar sua organização nos problemas mais legais. Em seguida, faça sua lista de prioridades para melhorar processos e políticas que são fracos e precisam de melhorias.Etapa 7: seja transparente sobre as alterações.
os funcionários estarão interessados em saber sobre as mudanças e melhorias que você está fazendo nos processos de RH. Encontre maneiras de comunicar essas mudanças a eles e peça aos gerentes para atualizar os funcionários.