Como posso começar com os padrões de sistemas de gerenciamento ISO?

os padrões estão ao nosso redor, nos bastidores. Eles silenciosamente garantem nossa segurança, conforto e conveniência em todos os aspectos de nossas vidas privadas e profissionais. Para os não iniciados, os padrões só podem se tornar perceptíveis por sua ausência, quando as coisas dão errado.
se você estiver lendo este guia, provavelmente estará ciente dos padrões dos sistemas de gerenciamento ou já os usará para gerenciar o desempenho organizacional. Os padrões devem ser sua referência confiável e indispensável ao planejamento, implementação e otimização de seus sistemas de gerenciamento.
o objetivo deste guia é duplo: em primeiro lugar, fornecer um ponto de partida para aqueles que não estão familiarizados com os padrões e, em segundo lugar, fornecer atualização para aqueles que usam padrões para alavancar o valor máximo deles.
dá uma indução à sensação e ao fluxo do documento, compreensão dos Requisitos genéricos aplicáveis à gama de padrões e conceitos de manchete específicos para as principais disciplinas de sistemas de gerenciamento. Eles incluem ISO 9001:2015 sistemas de gestão da qualidade e ISO 14001:2015 sistemas de gestão ambiental.

quais são os padrões?A ISO publicou mais de 19.000 padrões internacionais e define um padrão como um documento que fornece requisitos, especificações, diretrizes ou características que podem ser usadas de forma consistente para garantir que materiais, produtos, processos e serviços sejam adequados ao seu propósito.O primeiro ponto notável é que um padrão é um documento a ser compreendido e implementado. Semelhante em conceito ao Código da rodovia – é documentado, praticado e testado para garantir que os motoristas atendam à competência mínima aceita para a segurança pública.
existem muitos tipos de padrão, mas nos concentraremos em padrões de sistemas de gerenciamento dos quais existem dois tipos principais:

normas genéricas. Aplicável a qualquer tipo de organização, abordando disciplinas de gerenciamento, como Qualidade, Meio Ambiente, Energia ou segurança da informação. Esses padrões estão entre os sistemas de gerenciamento mais amplamente adotados em todo o mundo.

padrões específicos da indústria. Projetado para atender às necessidades específicas dos mercados verticais. Por exemplo, o padrão AS 9100 usa a ISO 9001 como base e adiciona requisitos específicos da cadeia de suprimentos de aviação e aeroespacial.

os padrões de sistemas de gerenciamento ISO fornecem estruturas para planejar, implementar e otimizar sistemas de gerenciamento para diferentes disciplinas de gerenciamento ou áreas de risco. Eles não são muito prescritivos e dão um bom grau de flexibilidade para diferentes tipos de organização implementar um sistema de gerenciamento que funcione para eles em seu contexto específico.

estrutura e conceitos comuns

os padrões de sistemas de gerenciamento ISO agora seguem o anexo de Documento ISO SL, que estabelece a estrutura de alto nível e os principais conceitos dos sistemas de gerenciamento. Vários padrões agora seguem essa estrutura, incluindo ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 27001:2013. A próxima norma de saúde e segurança ISO 45001 seguirá o exemplo.Este desenvolvimento significativo permite que diferentes sistemas de gestão sejam integrados com maior eficiência e eficácia. A estrutura comum é parafraseada nas páginas de Conteúdo e seções dos padrões da seguinte forma:

1. Ambito. Isso define o resultado pretendido e os limites do padrão. Não deve ser confundido com o escopo do sistema de gerenciamento de organizações ou escopo de certificação, que se refere ao escopo da estrutura organizacional e atividades às quais um padrão foi implementado.

2. Referências Normativas. Os padrões também podem fazer referência a padrões e documentos de orientação relacionados e estes especificados nas referências normativas. Alguns padrões, como ISO 14001:2015 não tem referências normativas e contém todas as informações necessárias para a implementação.

3. Termos e definições. Os padrões vêm com sua própria linguagem técnica para garantir uma implementação precisa. A Seção 3 define todos os Termos e definições necessários.

4. Contexto da organização. O contexto está relacionado aos fatores internos e externos que criam riscos e oportunidades para uma organização. Ferramentas como PESTEL analysis, McKinsey 7s model e SWOT podem ajudar a definir o contexto. Essas ferramentas estão se tornando mais relevantes para os sistemas de gerenciamento, pois a liderança estratégica é exigida pelos padrões.

5. Lideranca. Os padrões de sistemas de gestão enfatizam a liderança, não apenas a gestão, e os requisitos dos líderes e formuladores de políticas são especificados nesta seção.

6. Planeamento. Cada norma tem requisitos para definir as ações necessárias para alcançar objetivos com sucesso, capitalizar oportunidades e gerenciar riscos.

7. Suportar. Os líderes da organização devem fornecer os recursos necessários para o estabelecimento, manutenção e melhoria contínua do sistema de gerenciamento.

8. Operacao. Esta seção passa para a implementação operacional do sistema com requisitos para estabelecer, implementar e controlar processos. Dependendo da natureza do padrão, isso pode conter muitos ou poucos requisitos. No caso da ISO 9001:2015, A maior parte de seus requisitos está nesta seção.

9. Avaliação De Desempenho. Definido em cada norma como a necessidade de monitorar, medir, analisar e avaliar o desempenho. Os requisitos para auditoria interna e revisão de gerenciamento são encontrados aqui.

10. Melhoria. Usando os resultados da avaliação de desempenho, tome medidas tomadas para alcançar a melhoria contínua. Este é um requisito explícito dos padrões de sistemas de gerenciamento.

é notável que cada padrão use o modelo Plan-Do-Check-Act (PDCA) como princípio fundador e processo para melhoria contínua do sistema de gerenciamento. O Anexo SL estrutura descrita acima alinha diretamente para as etapas do modelo PDCA, como segue:

Plano = Context > Liderança > Planejamento > Suporte

Do = Operação

Verifique = avaliação de Desempenho

Lei = Melhoria

A anatomia de um ISO de sistemas de gestão padrão

vale a pena se familiarizar com a estrutura do documentada padrão que você escolheu para trabalhar. Ele se tornará uma referência indispensável e saber onde procurar informações específicas será inestimável.
os elementos estruturais das normas são:

página de Título. Indica o nome e o número precisos do padrão fornecido. Isso é essencial, pois muitas vezes os padrões de sistemas de gerenciamento fazem parte de uma série relacionada. Por exemplo, a ISO 9000 não é o mesmo padrão da ISO 9001. O primeiro estabelece os fundamentos e o vocabulário dos sistemas de gestão da qualidade. Este último especifica os requisitos de um sistema de gestão da qualidade e refere-se à ISO 9000 em suas referências normativas.
conteúdo. As páginas de conteúdo listam todas as seções da norma, incluindo os requisitos. É uma referência rápida útil para identificar cláusulas, subcláusulas e subcláusulas.
Prefácio. Explica qual Comitê ISO é responsável pelo desenvolvimento da norma. A informação é para referência e não tem implicações práticas para a implementação do sistema de gestão.
introdução. Define o fundo e os principais objetivos do padrão, às vezes referido como o ‘espírito’ do padrão.
requisitos. As seções um a dez detalham os requisitos específicos da norma. As seções 1-3 declaram amplamente os Termos de referência para a norma e não são requisitos auditáveis. As seções 4-10 especificam os requisitos do sistema de gerenciamento, conforme explicado na estrutura comum acima.
anexos. Fornecer orientação adicional e esclarecimento do que se espera em termos de conformidade com os requisitos declarados.
bibliografia. Refere-se a padrões relacionados, que também podem ser definidos na Seção 2 Referências normativas.
Índice de termos. Fornece um índice alfabético de termos, com referência cruzada aos Termos e definições da Seção 3.

traduzindo o idioma dos padrões

além dos Termos e definições, os padrões ISO usam os dois termos a seguir, que não devem ser usados como sinônimos.

“deve” indica um requisito que deve ser atendido para cumprir a norma. Os auditores internos e externos avaliarão a conformidade quando as cláusulas declararem “deve”.
“deve” indica uma recomendação. Isso está no espírito das melhores práticas e, embora não seja obrigatório, pode proporcionar oportunidades de melhoria, o que é um requisito.

estes termos indicam o que você deve fazer para cumprir e o que é recomendado boas práticas.

onde começar com a implementação

uma vez decidido usar padrões para implementar um sistema de gerenciamento, você pode seguir o modelo PDCA durante todo o processo de gerenciamento de projetos.
qualquer que seja o método escolhido, as dicas a seguir irão ajudá-lo a começar:

obtenha uma cópia do padrão. Compre-o da ISO aqui
Leia pelo menos duas vezes. Leia o padrão várias vezes para se orientar com sua estrutura, definições e requisitos de título.
faça anotações. Leia o padrão com mais detalhes, usando seu método preferido para fazer anotações antes do planejamento detalhado-identifique ações-chave, potenciais membros da equipe, recursos críticos, patrocinadores do projeto, etc.
faça uma análise de lacunas. Faça uma auditoria de execução seca antes de iniciar a implementação. Audite os requisitos das cláusulas 4-10 para identificar lacunas significativas e desafios prováveis. Isso ajudará a concentrar seu esforço.
Construa sua equipe. A implementação pode ser difícil sem suporte; considere ser treinado ou contratar um consultor – nem são essenciais, mas podem ajudar dependendo do seu orçamento, recursos e prazo para implementação.

existem muitas outras dicas práticas para implementar um sistema de gerenciamento, que abordaremos em artigos futuros.

Requisitos Essenciais de normas específicas

além da estrutura genérica e dos conceitos fornecidos pelo Anexo SL, cada norma de sistemas de gestão tem seus próprios requisitos para gerenciar disciplinas e riscos específicos.
Aqui vamos analisar brevemente o título de conceitos das seguintes normas:

ISO 9001:2015 – sistemas de gestão da qualidade
ISO 14001:2015-sistemas de gestão ambiental

a compreensão dos conceitos e princípios abaixo é um ponto de partida para obter o máximo valor dos requisitos específicos de cada padrão.

ISO 9001:2015 Sistemas de gestão da qualidade

o objetivo final da ISO 9001 é ajudar as organizações a atender consistentemente às necessidades dos clientes e melhorar seu desempenho geral, tornando-se mais eficaz e mais eficiente.
os princípios fundamentais incluem:

7 princípios de Gestão – ISO 9001:2015 é sustentado por sete princípios de gestão que são aplicáveis ao bom funcionamento de qualquer organização. Estes são descritos totalmente em ISO 9000:2015
- foco no cliente. O foco principal da Gestão da qualidade é atender aos requisitos do cliente e se esforçar para exceder as expectativas do cliente.
- liderança. Líderes em todos os níveis estabelecem unidade de propósito e direção e criam condições nas quais as pessoas estão engajadas em alcançar os objetivos de qualidade da organização.
- engajamento das pessoas. Pessoas competentes, capacitadas e engajadas em todos os níveis em toda a organização são essenciais para melhorar a capacidade da organização de criar e entregar valor.
- abordagem do processo. Resultados consistentes e previsíveis são alcançados de forma mais eficaz e eficiente quando as atividades são entendidas e gerenciadas como processos inter-relacionados que funcionam como um sistema coerente.
- melhoria. As organizações de sucesso têm um foco contínuo na melhoria.
- tomada de decisão baseada em evidências. As decisões baseadas na análise e avaliação de dados e informações têm maior probabilidade de produzir os resultados desejados.
- Gestão de Relacionamento. Para um sucesso sustentado, as organizações gerenciam seus relacionamentos com as partes interessadas, como fornecedores, funcionários e reguladores.
modelo Plan-Do-Check-Act – como explicado acima no, O modelo PDCA é a base da melhoria contínua.
pensamento baseado em risco. Este conceito explícito refere – se a um processo subconsciente ou dinâmico-embora-que considera riscos e oportunidades de fontes internas e externas. Não requer avaliação formal de risco; este conceito é semelhante ao deslocamento de motoristas e pedestres que realizam avaliação de risco subconsciente em tempo real para evitar acidentes.

ISO 14001:2015 Sistemas de Gestão Ambiental

ISO 14001 especifica os requisitos para um sistema de gestão ambiental, mas não os ambientais específicas, critérios de desempenho, que são para a organização a definir.
seu principal objetivo é fornecer uma estrutura que ajude as organizações:

melhorar o desempenho ambiental. Protegendo o meio ambiente através da prevenção, mitigação e reversão de impactos negativos.
cumprir as obrigações de Conformidade. Requisitos obrigatórios e voluntários. (por exemplo, requisitos legais e outros, incluindo necessidades e expectativas relevantes das partes interessadas).
alcançar objetivos ambientais. Definição de KPIs relacionados à gestão de riscos e melhoria do desempenho ambiental.

os principais princípios para alcançar esses objetivos são:

contexto. A avaliação do contexto organizacional visa fornecer uma compreensão de alto nível das principais questões que afetam positiva ou negativamente a gestão das responsabilidades ambientais. Estes vêm de três fontes principais:
- condições Ambientais (relacionados aos aspectos ambientais) – clima, qualidade do ar, qualidade da água, uso do solo, contaminação, recursos naturais, biodiversidade, etc.
- externo-legal / regulatório, econômico, tecnologia, social / cultural, concorrência, motoristas / tendências, partes interessadas, etc.
- direção estratégica interna, capacidades, status de Conformidade, cultura, padrões, sistemas operacionais, relações contratuais, etc.
partes interessadas. Para identificar possíveis obrigações de conformidade, a organização deve avaliar o leque de partes interessadas que podem ser, ou se perceberem, afetadas pelos aspectos ambientais da organização, por exemplo:
- Acionistas, membros da diretoria e funcionários
- Clientes, fornecedores e empreiteiros
- Reguladores, comunidades e grupos de pressão
ciclo de Vida de perspectiva. A avaliação dos aspectos ambientais deve considerar questões a montante e a jusante, desde a aquisição de matérias-primas até o descarte final. Isso garante uma avaliação holística uma compreensão das relações entre os aspectos como um sistema interligado, mas não requer uma análise detalhada do ciclo de vida.

resumo: Introdução

a chave para começar com os padrões de sistemas de gerenciamento ISO é relativamente simples: obter o padrão e estudar os principais conceitos, terminologia e requisitos de título. Faça isso antes de planejar a implementação para garantir que seus planos sigam na direção certa; isso economizará tempo e concentrará seus recursos.
em artigos futuros, abordaremos os aspectos práticos da implementação com mais detalhes. Analisaremos mais profundamente os requisitos específicos dos principais padrões de sistemas de gerenciamento e as atividades comuns necessárias, como avaliação de contexto, revisão de gerenciamento e Auditoria Interna. Também consideraremos como integrar sistemas de gerenciamento para maximizar a eficiência e alcançar sinergia.
para obter mais informações sobre como começar com os padrões:

Comece no início-leia as descrições dos padrões de gerenciamento ISO.
desenvolva suas habilidades-veja nosso treinamento de implementação e auditoria de sistemas de gerenciamento.
Planeje seu orçamento-obtenha uma cotação rápida para a certificação de sistemas de gerenciamento.
encontre um consultor – se precisar de Ajuda, pesquise nosso registro de Consultor Associado.
integre para otimizar-saiba mais sobre a integração de seus sistemas.

se você tiver algum conselho sobre como começar com os padrões, adoraríamos ouvir de você.

Introdução aos padrões de sistemas de gerenciamento ISO