um profissional de projeto de hoje vive em um mundo cada vez mais virtual, resultando na necessidade de liderar projetos virtuais. A dinâmica de uma equipe remota exige que os gerentes de projeto se comuniquem com suas equipes de maneira diferente. Neste artigo, apresentamos a situação atual e compartilhamos as melhores práticas e estratégias práticas. Isso ajudará um líder de projeto a superar as barreiras culturais, temporais e linguísticas e ajudará a eliminar a distância entre equipes virtuais, tanto equipes dentro de uma organização quanto entre freelancers e parceiros de diferentes organizações.
palavras-chave: equipes virtuais, liderança virtual
introdução
as equipes de projetos virtuais são aquelas em que pelo menos um membro da equipe está remoto dos outros. Devido a uma combinação de globalização, terceirização, o uso das pessoas mais talentosas onde quer que estejam, trabalho flexível e muito mais, os projetos virtuais estão em ascensão. O gerente de projetos de hoje precisa ser capaz de entregar projetos virtualmente, e este artigo visa ajudá-los a fazê-lo.
a pesquisa
primeiro, consideramos os resultados da pesquisa do Dr. Penny Pullan com profissionais de todo o mundo, obtendo uma visão mais profunda do que torna o trabalho virtual um desafio para muitos hoje. Em seguida, com base nos resultados, apresentamos nossas sugestões combinadas de melhores práticas e estratégias práticas que o líder do projeto de hoje pode aplicar para fazer seus projetos virtuais funcionarem.
então, vamos mergulhar. Penny realizou um webinar sobre liderança virtual com 205 profissionais de projetos em julho de 2015 (Pullan, 2015) e obteve respostas para suas perguntas iniciais sobre esse assunto. Ela então abriu uma pesquisa fazendo perguntas mais detalhadas, que decorreu de julho de 2015 a fevereiro de 2016 com 168 participantes. Estes vieram de 24 países, predominantemente o Reino Unido com 66%, onde Penny está baseado. Outros países representados incluíram os Estados Unidos (10%), seguidos pela Bélgica, itália, alemanha, austrália, suíça e Finlândia, todos em torno de 2%. A maioria dos participantes trabalha para empresas multinacionais (60%), muitas Para grandes organizações com mais de 250 funcionários (46%), embora também houvesse pessoas respondendo que eram de microempresas com dez ou menos funcionários (18%). Pouco mais da metade eram membros de equipes virtuais e pouco menos da metade lideravam o trabalho virtual.
os participantes foram convidados a marcar todos os desafios do trabalho virtual que encontraram aplicados à sua situação e a comentar o que eles pessoalmente acharam difícil ao trabalhar virtualmente. “Envolver participantes remotos” se destacou como o principal desafio, marcado por 76% dos participantes da pesquisa.
próximo na lista como desafios foram um grupo de comentários, todos classificados de forma semelhante:
- Falta de dinâmica e nuances de conversa (58%)
- Trabalho em fusos horários (56%)
- Trabalhando em diferentes culturas (56%)
- a Construção de confiança (55%)
Estas são questões-chave para os líderes de projeto, especialmente ao lidar com os mínimos detalhes de projetos.
o próximo agrupamento incluído:
- trabalho de Monitoramento feito (47%)
- entendimento Diferente sobre o mesmo termo ou palavra (44%)
- Detectar e lidar com o conflito (42%)
- eu não consigo passar muito tempo com remoto pessoas e por isso não sei bem como aos membros da equipa local (42%)
- Trabalhando em diferentes idiomas (41%)
- Usando a tecnologia (41%)
O levantamento, em seguida, perguntou o que eram as coisas que fez equipes virtuais funcionam juntos de forma mais produtiva. As respostas eram de forma gratuita e a resposta mais popular de longe era encontrar-se cara a cara, uma vez no início do projeto, uma vez por ano, ou mais regularmente. Outras sugestões comuns incluídas:
- regular, comunicação clara, sem longos hiatos entre
- papéis e responsabilidades claros,
- o uso de agendas de reuniões
- ser claro sobre como a equipe irá trabalhar em conjunto nas reuniões, e, em geral
- visão compartilhada, resultados e senso de propósito
- um abra o team cultura, com cada pessoa que ouviu e capaz de pedir ajuda a outros
- tempo para conhecer o outro e construir o rapport e confiança
- entendimento de cada membro da equipe perspectivas e como eles preferem trabalhar
- tecnologia deve ser fácil de usar e até para o desafio
- o uso do vídeo áudio sozinho
- uso generalizado de compartilhamento de tela em tecnologia
- o uso de um repositório comum que todos podem aceder facilmente
Curiosamente, apesar de algumas pessoas preferiu usar o telefone, outros preferem usar o instant messenger. Talvez essas pessoas fossem de gerações diferentes? Além deste ponto, o feedback foi muito consistente.
estratégias para o sucesso
como vimos, equipes de sucesso são aquelas em que os membros estão engajados e colaboram e confiam uns nos outros, trabalhando juntos de forma eficaz para alcançar a visão e os resultados de sua equipe. As equipes virtuais permitem que as organizações usem as melhores pessoas, com as habilidades e talentos apropriados, onde quer que estejam localizadas no mundo. Muitas equipes virtuais incluem funcionários de empresas parceiras terceirizadas e freelancers (EFIP, 2013) (FUED, 2014). No entanto, construir confiança e desenvolver colaboração remotamente e além das fronteiras da cultura, linguagem, organização, fusos horários e gerações pode ser um grande desafio!Certamente, nossa tecnologia do século 21 pode ajudar. e-mail, instant messenger, telefone e videoconferência, a capacidade de compartilhar telas uns com os outros, e software de colaboração que suporta comunicação e fornece repositórios de informações, são realmente úteis. No entanto, mesmo com toda essa tecnologia, a comunicação é difícil em comparação com uma equipe cara-a-cara eficaz, que pode alcançar um ao outro caminhando até as mesas um do outro. Muitas vezes, o feedback dos colegas é lento e a comunicação é difícil. Sem o feedback instantâneo da linguagem corporal, é mais provável que as pessoas interpretem mal as informações, o que pode levar a mal-entendidos em um ambiente virtual.Vamos explorar algumas práticas recomendadas que ajudarão os gerentes de projeto a se tornarem líderes Virtuais eficazes.
executar reuniões virtuais eficazes desde o início
reuniões de equipe Virtual são o núcleo de grandes equipes virtuais e reuniões ruins realmente afetam a produtividade. Na pesquisa, o principal desafio para os gerentes de projeto foi envolver os participantes remotos. O contato Regular entre colegas remotos os ajudará a se sentirem parte da equipe, mas reuniões eficazes e envolventes precisam de mais.
formas claras de trabalho acordadas no início da reunião ajudarão todos a saber trabalhar juntos de forma eficaz. Normalmente, isso inclui indicar seu nome quando você contribui e garantir que as pessoas silenciem se estiverem em um ambiente barulhento, para que todos os participantes possam ouvir bem.
outra estratégia útil para reuniões virtuais é pesquisar pessoas. Polling significa pedir aos participantes, por sua vez, seus comentários. Penny faz isso algumas vezes em suas teleconferências de uma hora, muitas vezes em cerca de vinte minutos e quarenta minutos após a ligação. Isso realmente ajuda a informar seus próprios participantes no início de sua reunião virtual que você fará isso, pois as pessoas têm muito menos probabilidade de verificar mentalmente e fazer outras coisas.
desacelere para acelerar
embora seja tentador correr à frente, desacelerar dá aos gerentes de projeto tempo para entender o que é necessário, o que faz com que cada membro da equipe marque, como as coisas funcionam e o que pode ajudar a equipe a operar perfeitamente. É realmente útil reservar um tempo para construir uma carta de equipe como um grupo e concordar como a equipe operará em conjunto, evitando assim muitas armadilhas pela frente. Uma visão e objetivos comuns, com metas compartilhadas e um forte propósito, ajudarão os membros da equipe a encontrar seu lugar e trabalhar em conjunto com seus colegas virtuais.
ao desacelerar como este em um ambiente virtual, o líder da equipe estabeleceu as bases para a equipe, em última análise, passar para uma entrega de projeto mais eficaz e rápida.
comunique-se para envolver sua equipe
os gerentes de projeto já estão familiarizados com o uso de planos de comunicação para as partes interessadas em seus projetos. Faz sentido tomar tanto cuidado no planejamento de comunicações dentro de suas equipes virtuais. Com base nas necessidades e preferências individuais de cada membro da equipe, este plano também deve considerar como os membros da equipe interagem durante o curso do projeto. Ele também deve cobrir a tecnologia, tanto para reuniões virtuais quanto para Ferramentas de colaboração para compartilhar informações e armazenar documentos. Certifique-se de que a tecnologia atenda aos requisitos da equipe e seja fácil de usar. As opções úteis incluem a capacidade de fazer gravações para que as pessoas possam acompanhar se perderem as reuniões. Lembre-se de obter informações de sua equipe e atualizar seu plano à medida que seu projeto se desenvolve.
dentro do seu trabalho virtual, ajuda a usar várias estratégias para envolver as pessoas. Use histórias, visuais e fotos dos rostos dos membros da equipe para ajudar as pessoas a se manterem engajadas.
construa conexões individuais com sua equipe
parte de suas comunicações com sua equipe incluirá interação individual com os membros da equipe. Reserve um tempo para ouvir as preocupações das pessoas e ajudá-las a superar os problemas que enfrentam. Isso ajudará as pessoas a se envolverem com seu projeto e priorizá-lo entre as muitas tarefas que precisam concluir. Ajuda a construir confiança, nos dois sentidos! Às vezes, um toque pessoal, como um cartão manuscrito para dizer “Obrigado”, pode ser muito poderoso para fazer as pessoas se sentirem apreciadas e parte de sua equipe.
USE vídeo
um desafio fundamental para as pessoas na pesquisa de Penny foi ” perder a dinâmica e as nuances da conversa.”Uma maneira de envolver as pessoas e ganhar o máximo possível da linguagem corporal e das nuances da conversa é usar reuniões cara a cara sempre que possível. Eles não precisam ser colocados, mas podem ser alcançados por meio de vídeo. Isso ajuda as pessoas a ver o que você quer dizer e ajuda você a captar o máximo de comunicação possível.
mantenha seus olhos e ouvidos abertos para conflitos
o conflito parece ser mais provável em equipes virtuais do que em equipes alocadas, muitas vezes devido a uma mistura multicultural mais ampla e separação geográfica (Lui et al., 2008) (Mortensen & Hinds, 2001). Em equipes alocadas, é mais fácil ver um conflito emergindo e conversar com os indivíduos envolvidos para resolver os problemas. Em uma equipe remota, a menos que o gerente de projeto esteja alerta para conflitos, é provável que passe despercebido e cause problemas! Embora possa ser tentador ignorar o conflito e fingir que não está acontecendo, o conflito virtual precisa de atenção imediata, sem o qual ficará fora de controle.
saiba o que você deseja ao recrutar membros da equipe VIRTUAL dentro e fora de sua organização
os gerentes de projeto Virtual podem recrutar membros da equipe de todo o mundo, trazendo pessoas de fora, bem como recursos internos. Para poder selecionar a pessoa certa para a função, os gerentes de projeto ou seus colegas de RH precisam ter uma boa compreensão do conhecimento, experiência e características pessoais necessárias para sua equipe, bem como das habilidades específicas necessárias. Procure pessoas que serão capazes de se comunicar bem entre culturas e serão flexíveis para trabalhar em fusos horários, se você precisar disso. Pode ser uma boa ideia ter algumas reservas disponíveis também, para cobrir os riscos à frente.
lembre-se de desenvolver os membros da sua equipe
para projetos de sucesso, faz sentido ajudar os membros da sua equipe a desenvolver suas habilidades para o futuro, bem como para o seu próprio projeto. Conheça suas habilidades atuais e seu potencial e procure ajudá-los a realizar e aplicar seus talentos.
em resumo
neste artigo, você ouviu as opiniões de um grande número de gerentes de projeto e nossas idéias de estratégias práticas para o que fazer e o que não fazer de equipes virtuais. Desejamos – lhe tudo de melhor no futuro, que conterá um número crescente de equipes virtuais. Esperamos que você seja capaz de colocar nossas ideias em prática para ajudá-lo a ganhar as pessoas certas em suas equipes virtuais e trabalhar efetivamente juntos.
sobre os autores
Penny Pullan, PhD, PMP, diretor de Making Projects Work Ltd, ajuda pessoas de todos os setores que estão lidando com projetos complicados (requisitos arriscados e ambíguos, equipes virtuais e partes interessadas desengatadas). O livro de Penny sobre liderança virtual sai este ano. Outros livros se concentram em facilitar o risco, Análise de negócios e liderança. Suas sessões no Congresso são desafiadoras e divertidas, e ela espera que um pouco disso chegue aos leitores deste artigo.
Evi Prokopi, MA, é um certificado de trabalho avaliador, especializa-se no projeto de gestão de recursos humanos para empresas da lista Fortune 100, e funciona como um programa de consultoria de gestão para Palo Alto Networks, um diploma em gestão de projetos assessor de Paradigma Soluções, e um projeto de gestão de treinador para Lloyd’s Register. Ela viaja muito e trabalha com pessoas de quase todos os continentes, tornando-a uma especialista multicultural.
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Fórum Europeu de Profissionais Independentes (EFIP). (2013). Trabalho futuro: a ascensão dos profissionais independentes da Europa (IPROS). Consultado emhttp://wp.efip.org/wp-content/uploads/2014/03/Future_Working_Full_Report.pdf
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Liu, Y., Luo, M., & Wei, X. (2008). Os efeitos da diversidade cultural, conflito e gestão de conflitos no desempenho em equipes virtuais globais. 4ª Conferência Internacional IEEE sobre Comunicações Sem Fio, Rede e Computação Móvel, Dalian, China.
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