movendo escritórios? Aqui está sua lista de verificação final

assim como uma família pode superar uma casa, as empresas podem superar um espaço de escritório. Com pesquisas sugerindo que as empresas se realocam em média a cada sete anos, seja para o crescimento dos negócios, a realocação da empresa ou simplesmente uma mudança de cenário, a mudança de escritórios pode ter um impacto enorme em seus funcionários.

na esteira de uma pandemia global, muitas empresas estão procurando mudar seu ambiente de trabalho físico para atender aos regulamentos de distanciamento social necessários. Independentemente de suas circunstâncias organizacionais, à medida que sua empresa evolui e se expande, chegará um momento em que seu escritório atual não será suficiente para suportar todo o pessoal e Tecnologia de que você precisa. Quando isso acontecer, você se encontrará diante de um mal complexo, mas necessário: a mudança. Embora a mudança possa ser uma coisa valiosa no mundo dos negócios, também é algo que muitos funcionários e líderes empresariais têm problemas para gerenciar.

reunimos nosso guia final de realocação de escritório para ajudá-lo a executar o seu movimento de escritório sem problemas, mitigar os efeitos adversos da mudança e posicionar seu movimento como um desenvolvimento positivo e emocionante para o seu negócio e sua equipe.

lista de verificação passo a passo do Office Move

nossa lista de verificação passo a passo útil ajudará você a planejar e se preparar para sua grande mudança de escritório e examinar como:

Passo 1. Considere suas necessidades de mudança de escritório

Antes de se comprometer com a grande mudança, é importante avaliar as necessidades do seu negócio. Há muitas razões para mudar o local do escritório, mas identificar as razões para a mudança no início do processo pode ajudá-lo a formar um processo de mudança de escritório mais estratégico e cuidadosamente considerado.

mover o local do escritório pode aumentar o moral de sua equipe, melhorar a produtividade e abrir sua empresa para um novo pool de talentos. Existem várias razões para mover o local do escritório, mas muitas empresas mover-se pelas seguintes razões possíveis:

• o crescimento dos Negócios

Como seu negócio cresce, é importante planejar expansões em termos de seu ambiente físico. A realocação pode ajudá-lo a personalizar o design do seu escritório de uma forma que se adapte às suas equipes em um nível prático, mas também se adapte ao seu ethos e valores organizacionais. Se você está procurando introduzir mais estações de trabalho, mais espaço colaborativo aberto ou fornecer mais acessibilidade às salas de reuniões, escolher um novo espaço de escritório que atenda às necessidades de sua equipe a longo prazo é uma consideração fundamental para empresas modernas que procuram o escritório perfeito para o crescimento.

• atrair clientes

seu espaço de escritório atua como uma ‘vitrine’ para sua marca, por isso precisa dizer aos seus clientes o que você representa como uma organização. Ter um local de escritório do qual você se sinta orgulhoso e confortável para convidar seus clientes é importante. O espaço que você habita como um negócio pode deixar um impacto duradouro sobre aqueles que trabalham com você escolher um espaço de escritório em um local invejável pode ajudar a dar ao seu negócio mais seriedade e, em alguns casos, pode até ajudá-lo a atrair novos negócios.

• melhorar a produtividade

escolha um local de escritório com a produtividade de seus funcionários em mente. O bem-estar da equipe é fundamental para a produtividade e o moral, portanto, considere o equilíbrio trabalho/vida e a saúde e bem-estar como um fator-chave para a escolha de um novo local de escritório. Tem um ginásio nas proximidades? Existem muitos espaços verdes nas proximidades? Existem lugares nas proximidades onde os funcionários podem comprar almoço ou lanches? Considerações ainda menores, como luz natural e design de plano aberto, podem ter um enorme impacto no moral e na produtividade de sua equipe. Mover um escritório de negócios e mudar-se para um ambiente mais moderno pode melhorar a conectividade e motivar as equipes e desenvolver o envolvimento dos funcionários.

• atrair talentos

além de potencialmente atrair novos negócios, sua realocação de escritório poderia potencialmente ajudá-lo a atrair um melhor conjunto de talentos, para ajudá-lo a moldar os futuros líderes de sua organização. Se o seu escritório de negócios é difícil de chegar, em uma área indesejável ou em um local particularmente rural, pode ser mais difícil para grandes candidatos imaginarem seu futuro como parte de sua organização. Como o rosto do seu negócio, o local do seu escritório deve ser escolhido como um centro acessível para a próxima geração de sua força de trabalho talentosa, ajudando você a atrair as pessoas certas para desempenhar um papel no seu futuro.

Passo 2. Planeje sua mudança de escritório

um plano de mudança de escritório bem organizado é fundamental em qualquer estratégia de transformação-se você está se movendo para um novo sistema telefônico ou mudando para um escritório diferente.

certifique-se de seguir estas dicas sobre como criar um plano de realocação de escritório:

• crie um cronograma para a realocação do seu escritório com prazos sobre quando novas tecnologias e sistemas devem ser estabelecidos.
• analise seu novo local e certifique-se de entender seus recursos, instalações e utilitários de TI.
• Projete seu espaço de escritório e pense nas mudanças que você pode precisar fazer nas estações de trabalho, Infraestrutura de TI e acessórios.
• considere como seu movimento do Escritório afetará todos os projetos existentes que você tem em movimento.

ETAPA 3: Identificação de custos e planejar o seu orçamento

Mover escritórios pode ser caro e pode também ser uma grande turbulência em termos de seus custos acumulados por qualquer tempo de inatividade. É importante identificar todos os custos possíveis para a realocação do seu escritório antes de definir um orçamento. Dessa forma, seu gerente de projeto de realocação de escritório pode estabelecer qual nível do orçamento pode ser razoável e viável.

para começar a pesquisar custos e despesas ocultas que você pode encontrar, reunimos uma lista de despesas de movimentação típicas para consideração.

• Alugar (incluindo alugar comentários e IVA)
• Depósitos e taxas de abandono
• quebra de Contrato de honorários
• Administrativas/agência taxas
• Segurança
• empresa de mudança/mudança de fornecedores
• taxas de Armazenagem
• Seguro
• taxas de Serviço
• Renovação/design de interiores taxas
• Utilitários
• Conectividade e o provedor de comunicações taxas
• Pós redirecionamento

Transferir seu escritório mover despesas lista de verificação como um útil ponto de partida de modelo para agrupar chave custos de mudança de escritório.

ETAPA 4: Criando uma tarefa de projeto lista de verificação

Quando você decidir alterar o office, você precisará de um plano no lugar para que você não perca todos os detalhes essenciais no seu processo de mudança.

se não for tratada de forma eficiente, uma mudança de escritório pode causar uma série de problemas e pode prejudicar significativamente sua linha de fundo. Com foco em manter a máxima produtividade e reduzir a interrupção para sua equipe e clientes, recuar cedo para criar estratégias e planejar sua principal manobra comercial com cuidado pode evitar frustrações da equipe, faturas perdidas e relações com os clientes danificadas.

tendo estabelecido um orçamento e antecipado os custos de remoção do Escritório, você precisará montar uma lista de verificação abrangente do projeto com metas e objetivos claros que podem ser facilmente seguidos por sua equipe e equipe de projeto. Inclua metas mensuráveis em relação a prazos e minimizando o tempo de inatividade e inclua isso em sua lista de verificação de Tarefas abrangente e viável.

lembre-se, garantir que você possa preparar tudo com antecedência e fazer a mudança no dia com o mínimo de tempo de inatividade e interrupção mínima para sua equipe é uma consideração fundamental quando o projeto gerencia sua iminente mudança de escritório.

Do e não fazer para incluir em sua lista de verificação:

Do:

nomeie seu gerente de mudança de escritório

você precisa nomear uma pessoa que possa liderar seu projeto de realocação de escritório. Embora você precise de buy-in de toda a sua equipe e seu gerente precise de pessoas para delegar, sua mudança de escritório precisará de uma pessoa que possa ser responsável pelo orçamento, planejamento e resposta a quaisquer dúvidas sobre sua mudança de escritório.

Reserve muito tempo para o processo de planejamento

o processo de planejamento de sua mudança de escritório deve realmente começar em torno de 3-6 meses antes do prazo de sua mudança de escritório. Certifique-se de deixar tempo suficiente para orçamento, pesquisa, delegar tarefas e garantir que toda a sua logística seja viável nessa escala de tempo.

estabeleça suas prioridades (mas não apenas dentro da equipe de liderança sênior)

certifique-se de saber o que está procurando com sua mudança de escritório. Você pode querer se concentrar em simplesmente reduzir seus custos de aluguel, enquanto seus funcionários podem precisar de um melhor estacionamento ou um ambiente mais seguro quando saem tarde da noite. A realização de uma pesquisa com seus funcionários pode ajudá-lo a sentir mais funcionários envolvidos e envolvidos com o projeto, portanto, leve em consideração suas necessidades ao reunir suas prioridades.

descreva seus critérios orçamentários

depois de ter uma ideia geral do que tudo deve custar, deve ser mais fácil estabelecer qual deve ser o seu orçamento geral. Lembre-se de sempre superestimar seu orçamento para que você tenha um pouco de espaço de manobra, caso as coisas somem um pouco mais do que você esperava.

crie uma linha do tempo realista e atenha-se a ela

defina uma linha do tempo razoável delineando prazos claramente e nomeando membros de sua equipe de projeto para tarefas específicas. Tente não perder prazos; quanto mais você conseguir marcar a lista de verificação cedo, menos estressante será o seu dia de mudança (e as semanas anteriores).

não:

não tente fazer a mover-se

Embora possa ser tentador para guardar os custos de um escritório de empresa de remoções ou gerenciar o projeto apenas no seu próprio, certifique-se de compartilhar a carga. Não subestime o quão extenso um projeto de mudança de escritório pode ser. Certifique-se de delegar e contratar uma empresa confiável de remoções para ajudá-lo a fazer o trabalho pesado.

não subestime seu orçamento

não diga a si mesmo que você pode ser capaz de cortar cantos sobre os detalhes mais finos do seu movimento escritório. Não há como negar que será caro. Aceite isso e deixe-se um pouco de margem de manobra para que, se as coisas ficarem mais caras, você tenha um buffer. Caso contrário, trate sua equipe com algo extra para ajudar todos a celebrar seu novo ambiente de trabalho.

não deixe tudo até o último minuto

procrastinar em relação ao seu processo de realocação não é uma boa ideia. Como diz o ditado, mudar de casa é o evento de vida mais estressante que temos que superar. Mover escritórios certamente não vem sem estresse significativo também, mas se você seguir seus horários e não empinar em sua logística no final, seu dia de mudança pode ser mais suave do que você espera.

Não exclua sua equipe ou seus clientes

compartilhar seus planos e informar sua equipe sobre como eles podem contribuir pode ter um enorme impacto no moral de sua equipe. Colocar seus funcionários a bordo com a mudança de escritório é essencial para o engajamento dos funcionários, é muito importante em termos de aquisição em massa de sua força de trabalho. Da mesma forma, comunicar-se cedo com seus clientes e informá-los sobre sua mudança de escritório pode ajudar a fortalecer suas relações com os clientes a longo prazo.

não se esqueça dos detalhes mais finos

certifique-se de fazer um brainstorm com sua equipe de projeto pode ser a chave para garantir que você tenha pensado em todos os detalhes mais finos. Por exemplo, faça uma lista dos suprimentos gerais que você pode precisar adquirir, como o seguinte:

• caixas de Armazenamento em diferentes tamanhos
• papéis para Embalagem e bubble wrap
• Uma mesa de embalagem dedicado / embalagem secretária
• marcadores Permanentes e marcadores
• Ar-cheio de preenchimento

Seu ultimate office mover lista de verificação

Fase um: estabelecer os fundamentos

• Nomear seu escritório mover gerente de projeto e equipe do projeto
• Revisão de seu contrato vigente e estabelecer qualquer início de quebra de custos
• estabelecidos os critérios e conduta pessoal necessário inquéritos
• custos de Pesquisa e definir o seu orçamento
• Estabelecer seu escritório mover prazo
• Pesquisa de remoção do office e empresas escritório em movimento custos de seguro
• Começar a pesquisa online para o office espaços que atendam às suas necessidades de negócios
• Documento, o plano e cronograma
• lista Restrita, discutir e escolher o seu novo office e completar a papelada necessária

Fase dois: comunicar

• Garantir o seu atual cliente listas são atualizadas
• Executar uma auditoria detalhada de todos os on-line e off-line e o conteúdo da lista de exigir e de atualização para o endereço de
• Notificar o escritório de postagem do seu novo endereço de
• Colaborar com o seu equipes jurídicas para atualização de contratos necessários com o novo endereço
• Atualização de suas redes sociais e contas on-line (incluindo o Google, o Negócio etc.) com o novo endereço de
• listas de Revisão dos parceiros e partes interessadas para informar a mudança de endereço (listas de atualização, sempre que necessário)
• Executar uma auditoria em artigos de papelaria e identidade visual de material para atualização de endereços sempre que necessário
• Revisão e atualização de toda a entrega de assinaturas
• Comunicar os seus planos para a sua equipe (deixá-los saber como se envolver)
• Dar aviso ao atual proprietário/gestor de reforço
• Definir uma data na agenda para o pessoal para atualizar o endereço em assinaturas de e-mail
• Reserve o seu escolhido escritório de empresa de remoções
• Iniciar coordenação seu escritório mover logística com sua equipe de TI para discutir os sistemas e equipamentos de necessidades
• Enviar mudança de endereço de avisos aos clientes, clientes, parceiros, órgãos do setor, e publicações na mídia de que você é um membro ou assinante
• Informar seus provedores de serviço de internet do seu escritório mover e discutir conexão com a internet precisa de
• Informe o seu provedor de telecomunicações de seu escritório mover e dispor para todas as atualizações necessárias para o seu número de telefone, sistemas de telefone ou a necessidade de cabos

Fase três: prepare a sua logística

• Realizar uma auditoria do seu atual mobiliário de escritório e identificar quaisquer novos móveis que você pode precisar
• Mapear o seu novo escritório de design com um plano detalhado da planta e dimensões
• Planejar o seu novo espaço de acordo com o espaço de escritório e secretária blocos
• Identificar sala de reuniões, espaços públicos e de espaços no novo layout de escritório
• Organizar para qualquer externos de armazenamento temporário onde necessário
• Plano de artigos de escritório e de equipamento para o novo office
• Estabelecer as necessidades de segurança para o novo office
• Arrange/nomear serviços de limpeza (ambos para verificar para fora do antigo escritório e limpeza regular para o novo espaço)
• confira e reserve o carregamento ou de estacionamento dedicado para mover dia
• Finalizar todas as novas contrato papelada
• Discutir e fazer arranjos para quaisquer novos equipamentos para o novo espaço de escritório e salas de reunião
• Check-in com internet/telecomunicações e de outros fornecedores para garantir o grande dia corra bem e sem excesso de tempo de inatividade

PASSO 5: Prepare seu equipamento de escritório ao mover escritórios

o que você planeja fazer com seu hardware físico ao mudar para um novo escritório? Se você planeja se mudar para o cloud communications ou já possui um sistema hospedado, tudo o que você precisa fazer é transportar seus telefones de mesa e outros endpoints para seu novo local. Se você tem um sistema de comunicação empresarial completo, pode ser necessário pensar se é hora de atualizar ou se vale a pena levá-lo com você.

lembre-se de considerar essas coisas ao preparar seu equipamento de escritório antes de seus escritórios em movimento:

• Faça uma lista de verificação de todos os ativos de TI e telecomunicações que você deseja trazer para seu novo escritório.
• Determine se todos os seus ativos funcionarão bem com a infraestrutura de TI em seu novo local.
• decida se é hora de atualizar várias partes de sua estratégia de comunicação mudando para a nuvem.
• considere quaisquer aquisições ou atualizações futuras de TI / Telecomunicações e determine se elas podem ser realizadas ao mesmo tempo que a mudança.

PASSO 6: o Endereço do Seu Sistema de Telecomunicações

Como mencionado acima, o hardware no seu sistema de telecomunicações é apenas um componente do endereço durante o seu escritório mover. Você também precisará pensar em várias outras partes de sua estratégia de comunicação comercial.

considere esta lista de verificação do Office move do sistema de telecomunicações:

• avalie o que você precisa fazer sobre os dados de voz em seu novo sistema. Você vai adotar novas tecnologias e soluções em nuvem?
• Determine quantas linhas telefônicas você precisa e notifique seu provedor de telecomunicações se quiser ficar com elas.
• decida o que você vai fazer com seus números de telefone existentes. Se seus clientes já os conhecem, pode valer a pena mantê-los iguais.
• Explore quaisquer atualizações que possam estar disponíveis como parte de sua mudança. A largura de banda adicional disponibiliza novas opções de comunicação?
• faça backups de quaisquer dados de voz ou comunicação que você levará com você. O armazenamento em nuvem garantirá que você possa fazer backup e executar rapidamente do outro lado.

etapa 7: Gerencie sua segurança ao mover escritórios

finalmente, lembre-se de não ignorar os detalhes administrativos durante a realocação do Escritório. Agora é a oportunidade perfeita para considerar a segurança da sua rede e garantir que tudo esteja seguro.

coisas a lembrar ao gerenciar sua segurança de rede antes de uma mudança de escritório:

• crie um inventário de todos os seus ativos e recursos e desenvolva um plano para proteger suas informações em trânsito.
• crie uma lista de funcionários e os direitos de acesso à rede que eles deveriam ter.
• detalhe e atualize suas políticas de segurança, se necessário, antes da realocação do Escritório.
• avalie contratos com fornecedores de segurança e analise as soluções de segurança disponíveis em seu provedor de telecomunicações.

mover escritórios pode ser uma experiência complicada no melhor dos tempos. Felizmente, com os flexíveis sistemas de comunicação baseados em nuvem da RingCentral, você pode minimizar o estresse de sua mudança e reduzir as interrupções em sua empresa.