o saldo das contas a receber de uma empresa, incluindo dívida envelhecida e vendas de dias pendentes (DSO), podem fornecer informações sobre ineficiências no processo O2C que podem ser abordadas para melhorar o fluxo de caixa.
essas ineficiências tendem a vir de processos manuais, que afetam a capacidade da equipe de contas a receber (AR) de lidar com a criação, apresentação e distribuição de faturas. Como resultado, um processo O2C ineficiente terá um impacto negativo nos prazos de pagamento, potencialmente aumentando o DSO e inibindo o fluxo de caixa.
a boa notícia é que existem soluções. Ao automatizar todo o processo de contas a receber, desde o gerenciamento de crédito até a reconciliação de faturamento e pagamento, as empresas podem otimizar cada etapa do processo O2C para melhorar o fluxo de caixa, trazendo dinheiro para sua organização mais rapidamente.
o que é order-to-cash e onde isso se encaixa no ciclo de caixa?
o processo order-to-cash engloba todas as etapas desde quando um pedido do cliente é feito até que o negócio seja pago (o dinheiro). Essas etapas incluem gerenciamento de Pedidos e atendimento de pedidos, até gerenciamento de crédito, faturamento e cobrança de pagamentos.
O2C tem uma conexão implícita com o fornecimento de mercadorias e o atendimento de Pedidos, portanto, impulsionando a necessidade de bons processos de gerenciamento da cadeia de suprimentos.
benefícios de otimizar o processo de ordem em dinheiro
o maior obstáculo para a produtividade de contas a receber é o fato de que os processos de RA são muitas vezes muito complexos, com muitos sistemas financeiros díspares, pouca padronização e muitas etapas manuais. Esses processos geralmente são agravados por interrupções resultantes de problemas que exigem resolução rápida.Como todo líder de negócios sabe, o fluxo de caixa livre é a métrica mais importante para determinar a saúde de seus negócios. O departamento de AR tem um papel de influência única na facilitação do fluxo de caixa. Ao encurtar o tempo de compra para encomenda e entrega de faturas, bem como simplificar o processo de pagamento, o caixa flui mais prontamente. Portanto, avaliar e ajustar o processo O2C é o lugar mais óbvio para enfrentar os desafios do fluxo de caixa.
além das melhorias no fluxo de caixa, os principais benefícios da otimização do processo de ordem para caixa incluem o seguinte:
- geração de receita ─ um processo simplificado de compra e atendimento, faturamento rápido e preciso e facilidade de pagamento melhoram a satisfação do cliente e incentivam a compra repetida, bem como a defesa do cliente. Esses fatores podem ter um impacto positivo no crescimento das vendas.
- experiência do cliente ─ o relacionamento com o cliente pode ser ganho ou perdido com a experiência de atendimento ao pedido, faturamento e pagamentos. Um sistema O2C confiável para gerenciar faturamento e cumprimento, além de disputas e cobrança de crédito, promove precisão e pontualidade, contribuindo para melhorar a experiência do cliente.
- economia de custos ─ controles internos mais fortes por meio de um processo O2C automatizado reduzem ou eliminam significativamente os erros e facilitam o suporte a descontos de pagamento antecipado. Com a melhoria do processo de Negócios, qualquer empresa pode reduzir as despesas gerais, resultando em menores despesas operacionais e apoiando a alavancagem operacional.
medidas tomadas na ordem para processos de Caixa
1. Gerenciamento de Pedidos
tudo começa com um pedido. Um cliente faz um pedido por meio de comércio eletrônico, processos de pedidos de vendas diretas ou outros meios. Uma vez que a ordem é colocada, o inventário é verificado pelo sistema de processamento da ordem para confirmar os bens pode ser despachado. Uma vez verificado, um prazo de entrega é emitido. A facilidade de crédito do cliente será verificada para determinar se o pedido foi aceito nos termos de crédito existentes. O pedido é então registrado no livro de vendas e as mercadorias são enviadas. Finalmente, a reordenação automática por meio do sistema ERP é acionada na cadeia de suprimentos para garantir que o estoque seja reabastecido para vendas futuras.
2. Gestão de crédito
a grande maioria das vendas B2B são feitas a crédito, permitindo tempo para que uma fatura seja gerada, enviada e paga, sem desacelerar o cumprimento de cada pedido. Mas o crédito deve ser concedido com base em uma avaliação da capacidade de pagamento de cada comprador. Determinar cuidadosamente o crédito nesta fase inicial evita riscos de pagamento quando as faturas são devidas.
3. Sistema de faturamento do cliente
os clientes são faturados para cada pedido para solicitar o pagamento, dentro de um prazo especificado, para as mercadorias que compraram. Os melhores sistemas de faturamento do cliente geram e entregam faturas automaticamente aos clientes quando compram. No entanto, a automação de faturamento precisa levar em consideração um grande número de nuances e variáveis, incluindo formato de fatura, mecanismo de entrega e mídia, destinatário, processo de aprovação, documentação associada e muitos outros fatores.
4. Contas a receber
uma vez que uma venda é feita e as mercadorias são enviadas, o processo de contas a receber entra em ação. Isso engloba geração e entrega de faturas, rastreamento e reconciliação de pagamentos em relação ao livro-razão.
as equipes de contas a receber experientes automatizarão o envio de lembretes de pagamento, ou extratos, antes que as faturas sejam devidas. É da responsabilidade da equipe de contas a receber investigar e resolver erros de faturamento, reemitindo faturas no valor correto Se ocorrerem erros.
5. Cobrança de pagamento
o processo de pagamento do cliente deve ser esclarecido no momento da compra e na fatura (ou documentação anexa). A cobrança de pagamentos ocorre por meio de clientes que fazem pagamentos on-line, transferências bancárias ou enviam pagamentos em algum outro formato. Um número de pedido de compra é uma referência de rastreamento típica que garante que cada pagamento seja correspondido corretamente ao pedido correspondente. As faturas pendentes são perseguidas diretamente até um ponto predefinido, momento em que são baixadas como dívidas incobráveis ou passadas para uma agência de cobrança de terceiros.
6. Gerenciamento de dados
em todo o processo O2C, um bom gerenciamento de dados é fundamental. O sistema de gerenciamento de Pedidos precisa se conectar, em tempo real, ao gerenciamento de inventário por meio de um sistema de planejamento de recursos corporativos (ou ERP). Dessa forma, a organização pode trabalhar em todos os sistemas para determinar os níveis de estoque e atender pedidos ou acionar reordenações.
o sistema de faturamento precisa aceitar um gatilho para criar uma fatura quando os pedidos são cumpridos, o sistema então extrai dados sobre o pedido, verificando os limites de crédito do cliente e os Termos de pagamento acordados, antes de gerar e entregar uma fatura para o contato correto.
o processo de cobrança de pagamentos precisa vincular de volta ao livro de compras para garantir que os pagamentos sejam reconciliados com a ordem correta. Cada passo pode e deve ser automatizado para melhorar a eficiência e a precisão.
Optimize order-to-cash com automação
uma abordagem abrangente para otimizar o processo O2C combinará tecnologia, serviços consultivos e serviços financeiros. Muitas organizações aproveitam a tecnologia porque podem automatizar a decisão de crédito do cliente ou os processos de ar e Tesouraria dentro do ciclo o2c. A automação reduz ou elimina processos manuais e baseados em papel. A redução de custos e a redução de erros do atendente geralmente apresentam um ROI positivo. Automatizar o processo O2C traz uma riqueza de benefícios, incluindo o seguinte:
economia de tempo: A criação e entrega de faturas podem ser processos muito manuais, consumindo valiosas horas de pessoal qualificado. Ao automatizar a impressão e entrega postal, ou o e-mail de faturas e entrega de comunicações de acompanhamento para perseguir pagamentos, a equipe de AR pode se concentrar em questões mais orientadas para os negócios. A automação pode até tirar a saída de um sistema ERP e conectá – lo diretamente aos portais de faturamento de contas a Pagar dos compradores-ignorando a necessidade de reescrever manualmente ou copiar e colar faturas neles.
Fluxo De Caixa Melhorado: A automação não apenas economiza tempo de processo, mas evita gargalos na entrega de faturas, processamento de pagamentos e reconciliação. Esses fatores reduzem o atrito em trazer dinheiro para o negócio, melhorando assim o fluxo de caixa.Precisão melhorada: a automação tem um impacto positivo na precisão em todo o processo o2c. Quando os sistemas de máquinas falam uns com os outros, por transferência direta de dados, não há risco de copiar e colar ou outros erros humanos ocorrerem.
Redução De Custos: A economia de tempo da automação de processos, bem como a redução de consultas e chamadas de helpdesk, podem ser tão significativas que muitas vezes fazem investimentos em aspectos da automação o2c, como a automação AR, pagam por si mesmos dentro de alguns meses.
melhore a experiência do cliente: os relacionamentos com os clientes se beneficiam das melhorias que a automação traz à consistência do processo, confiabilidade do atendimento, percepção da marca e facilidade de pagamento.
ganhe visibilidade em tempo Real: A automação de processos de ordem para caixa significa que cada etapa é tratada digitalmente, portanto, facilmente rastreada e apresentada rapidamente por meio de painéis de informações de gerenciamento ou outros métodos.Simplifique relatórios e auditorias: ao automatizar o processo O2C, todas as ações e dados estão disponíveis para agrupamento e análise como relatórios ou como trilhas de auditoria com o toque de um botão.