O Que É O Layout Do Escritório? Objetivos, princípios, tipos

o que é Layout de escritório?

o layout do Escritório pode ser definido como o arranjo do equipamento dentro do espaço disponível. O layout do Escritório lida com o design e a configuração de um escritório. Leva em consideração todos os acessórios e equipamentos necessários em um escritório.

os detalhes do trabalho de escritório dependem do tipo de negócio envolvido e das atividades realizadas. As características de um escritório, como pessoas, espaço, equipamentos,móveis e meio ambiente, devem se encaixar bem para que os trabalhadores se sintam saudáveis e confortáveis e possam trabalhar de forma eficiente e produtiva.

objetivos do layout do Escritório

como mencionado anteriormente, o principal objetivo do layout do escritório é garantir economia e eficiência no trabalho de escritório. Os objetivos mais específicos do layout do escritório são:

para fornecer o espaço máximo para a supervisão.
para garantir a máxima utilização do espaço.
para fornecer Privacidade e segurança adequadas às pessoas com trabalho confidencial.
para deixar espaço suficiente para o movimento dos homens e uso de máquinas.
para permitir um fluxo suave de trabalho.
para manter o custo operacional no mínimo.

certos princípios de layout podem ser seguidos para atingir esses objetivos. A tendência do Departamento de se espalhar para preencher o espaço disponível, mesmo ao custo de inconveniência, precisa ser evitada. A devida atenção também deve ser dada à aparência ordenada do local de trabalho, pois ajuda a alcançar um melhor moral dos funcionários.

princípios de layout de escritório

os seguintes princípios de layout de escritório foram desenvolvidos para a orientação do gerente de escritório projetando o layout de escritório:

Princípio da inter-departamental relação
Princípio de fluxo de trabalho
Princípio da máxima utilização de
Princípio da flexibilidade
Princípio de instalações de serviço
Princípio da boa-ambiente
Princípio do menor custo

Princípio da inter-departamental relação

Atividades realizadas em alguns dos departamentos do office estão estreitamente inter-relacionados. Esses departamentos devem ser colocados adjacentes uns aos outros. O escritório geral deve ser colocado no centro para que os serviços comuns possam ser prestados convenientemente a vários departamentos. Partições e paredes à prova de som devem ser colocadas para segregar departamentos usando máquinas barulhentas, como duplicações, máquinas de escrever, etc.

Relações Públicas que podem envolver o atendimento de solicitações de recibos e pagamentos de dinheiro, recebimento de E-mails, etc. deve estar perto da entrada do Escritório. Os indivíduos e departamentos em causa devem ser colocados em conformidade.

Princípio do fluxo de trabalho

Antes de preparar o layout de plano, é necessário estudar o fluxo de trabalho no escritório. Os sistemas e procedimentos estabelecidos para várias operações também precisam ser examinados cuidadosamente. Se o layout deve ser um arranjo em linha reta ou em forma de V depende do fluxo de trabalho. Na medida do possível, o fluxo de trabalho deve ser contínuo, suave, reto e sem movimento para trás.

princípio de utilização máxima

o espaço disponível deve ser totalmente utilizado. Espaço adequado deve ser fornecido para cada equipe individual. Cerca de 30 m2. pés espaço é necessário para cada funcionário individual em um departamento. Equipamentos e arquivadores devem ser colocados de tal forma que a equipe possa abordá-los sem perda de tempo ou inconveniência.

princípio da flexibilidade

o layout do Escritório deve ser planejado de forma que as adições ao pessoal e ao equipamento necessários para lidar com o aumento do volume de trabalho no futuro possam ser possíveis com pouco ajuste.

princípio das instalações de serviço

ao planejar o layout do escritório, deve ser feita uma provisão adequada para instalações de Serviço para funcionários como telefone, Cantina, Banheiros, elevadores, água potável, etc. Essas instalações são essenciais para a eficiência do trabalho e são propícias ao conforto e ao bem-estar dos funcionários.

princípio da supervisão

com um grande número de funcionários administrativos no trabalho, o layout deve ser projetado de modo a facilitar a supervisão e o controle eficazes.

princípio do bom ambiente

a iluminação e a ventilação adequadas desempenham um papel significativo no funcionamento do Escritório. A decoração de interiores e a aparência externa aumentam a estabilidade mental e o moral.

princípio do custo mínimo

o arranjo e o re-arranjo do layout do escritório devem envolver despesas mínimas. Como um bom layout visa fazer o uso mais econômico e eficaz do espaço disponível, o custo dos serviços de escritório é reduzido automaticamente.

tipos de layout de escritório

existem diferentes tipos de layout de escritório, dependendo dos requisitos do Escritório. Existem basicamente dois tipos de escritório, ou seja, escritório aberto e escritório privado. Esses dois tipos de layout podem ser segmentados em três tipos diferentes com base nas tendências recentes no layout do escritório, que são discutidas da seguinte forma:

Open office
Escritório Privado

Open office

Um open office refere-se a uma grande sala, onde todos os departamentos de funcionários e equipamentos estão alojados sob um único teto, sem partições.

vantagens do open Office

é possível uma melhor utilização do espaço.
permite que as pessoas se comuniquem facilmente dentro do Escritório.
Sem Paredes divisórias ou salas separadas em um grande salão, pode-se ter melhor iluminação e ventilação.
a disposição de um escritório pode ser arranjada e rearranjada para serir a exigência do tempo.
a supervisão eficaz é possível por menos supervisores, pois não há barreiras físicas para a observação de pessoas no trabalho.

desvantagens do Escritório Aberto

o trabalho será afetado pelos visitantes e pelo movimento da própria equipe.
haverá ruído interno de conversa pela própria equipe ou com os visitantes.
infecção ou doenças podem se espalhar rapidamente.
o crescimento e a expansão dos negócios e a adição de pessoal podem resultar em superlotação e congestionamento.

escritório privado

os escritórios privados são salas pequenas ocupadas por departamentos. Cada departamento será colocado em cada quarto. Tais salas são atribuídas considerando a natureza do assunto confidencial a ser tratado, ou para altos funcionários, etc.

vantagens do escritório privado

há um aumento na eficiência por causa da ausência de ruído.
a confidencialidade pode ser mantida, pois é possível maior privacidade.
promove uma atmosfera pessoal.

desvantagens do escritório privado

muito espaço é desperdiçado para partição.
é mais caro construir escritórios separados.
a limpeza do escritório torna-se um trabalho tedioso.

em relação ao exposto, podemos ter algumas variações na forma como os escritórios são organizados. Alguns deles são indicados abaixo.

Escritório Paisagístico: Um escritório paisagístico é um escritório aberto que o arranjo de linhas retas de mesas. Este tipo de estrutura é adequado para especialista técnico, serviços de informação de gestão, etc.
Divisórias Móveis: este tipo de estrutura é utilizado em escritórios privados. As separações móveis da altura do teto, a parcial ou a contrária compo do metal, da madeira, do vidro ou dos materiais plásticos são usadas para segregar o espaço de escritório.
unidades modulares: ocupam menos espaço; aumentam a eficiência do trabalho eliminando movimentos desnecessários. O tipo o mais popular de mesa modular é a unidade da mesa do L-teste padrão com uma superfície plana.

> Vantagens de Bom Layout de Escritório

Um layout projetado após observando cuidadosamente os passos mencionados acima e com os princípios e objectivos em vista, deve fornecer as seguintes vantagens:

Como o layout foi concebido depois de estudar a natureza das atividades e gráficos de fluxo de cada departamento, a eficiência de um indivíduo membro do pessoal do escritório é esperado para ser de alta. Isso, por sua vez, deve melhorar a eficiência geral do Escritório.
porque – da eficiência melhorada, o custo das operações de escritório, deve ser menor com um aumento correspondente nos lucros.
é possível ter o uso o melhor das máquinas e do equipamento no escritório. O layout fornece o uso conjunto de máquinas e equipamentos que reduz o investimento de capital.
a aparência ordenada do local de trabalho é importante para os funcionários do Escritório. Na verdade, os trabalhadores de escritório estão tão orgulhosos de um escritório impressionante quanto os gerentes da empresa. Um local de trabalho SEM tensão e refrescante aumenta o moral dos funcionários em um escritório.
um escritório bem projetado e as pessoas que trabalham aumentam a boa vontade da organização. Visitantes e clientes se sentem orgulhosos de estar associados a essa organização.
um bom layout de escritório torna a supervisão mais eficaz. À medida que o fluxo de trabalho segue o caminho mais curto, a supervisão real é reduzida ao mínimo·. Supervisão eficaz com mínimo cost.is assegurado.

alojamento de escritório

cada gerente de escritório está preocupado em realizar o trabalho de escritório com a máxima eficiência e ao custo mínimo. Isso só seria possível se ele fizesse uma seleção adequada de funcionários, lhes desse um treinamento e orientação adequados e os colocasse em empregos apropriados.

no entanto, para que o pessoal do Escritório funcione de forma eficiente, ele deve ser devidamente acomodado, ter um bom ambiente de trabalho e estar devidamente equipado com acomodações adequadas. Equipamentos modernos e condições de trabalho adequadas não são de forma alguma menos importantes para melhorar a eficiência e reduzir custos.

o local de trabalho e seus arredores são fatores importantes que afetam em grande parte a eficiência dos funcionários. Uma vez que a equipe tem que ficar por longas horas no escritório, e uma vez que faz principalmente o trabalho do cérebro e se concentra nas atividades repetitivas e monótonas de preenchimento, indexação, despacho, relatórios etc., sua ineficiência normalmente seria maior nos escritórios onde a acomodação é suficiente e o meio ambiente e as condições de trabalho são agradáveis.

princípios de acomodação de escritório

ao decidir sobre acomodação de escritório, O gerente de escritório deve ter em mente os seguintes princípios

o escritório deve estar localizado em algum local conveniente para que possa servir toda a organização da melhor maneira possível.
o espaço de escritório deve ser suficiente do ponto de vista das necessidades presentes e futuras da organização.
devem ser tomadas as devidas providências para as conveniências e comodidades necessárias para o conforto e bem-estar da equipe, por exemplo, sala de lavagem, banheiro, refrigeradores de água, cantina, etc.
instalações de serviço como telefone, Elevador, comunicação interna, etc, devem estar disponíveis no escritório, enquanto outros como bancos, transportes, mercado, correios, etc, devem estar disponíveis perto das instalações do Escritório.

localização do Escritório

uma vez que o escritório está configurado, é muito difícil mudar para outro lugar. Portanto, antes de iniciar o escritório, o local adequado deve ser selecionado para o escritório, de acordo com os requisitos dos funcionários, visitantes e clientes.

o gerente do escritório deve considerar uma ampla gama de fatores como mercados, oferta de mão-de-obra, leis locais, energia, impostos, tendências no desenvolvimento regional e local, Instalações de transporte e melhores instalações de infraestrutura, etc. antes de escolher um local.

a seleção da localização também depende do fator de custo. A melhor localização é aquela que dá a máxima vantagem ao menor custo possível.

ao selecionar o local, os seguintes aspectos devem ser levados em consideração:

conveniência para os clientes: o local do escritório deve estar perto das partes com as quais a empresa tem contato quase diário.
instalações de Transporte, Correios e Bancos: o escritório deve estar localizado em um local onde haja boas instalações de Transporte, Correios e Bancos.
disponibilidade de espaço suficiente: o local selecionado para o escritório de localização deve ter acomodação suficiente e escopo de expansão futura.

escolhendo um local de escritório

como o principal objetivo de um escritório é facilitar a condução do negócio, sua localização adequada depende principalmente de onde pode ser o maior benefício para o negócio. O local do escritório pode ser em local urbano ou em local suburbano, dependendo do serviço que prestam.

Basicamente, existem cinco fatores que afetam a seleção da localização:

proximidade com o comércio relacionado: é desejável ter um escritório perto de outros escritórios que estão envolvidos na mesma linha de comércio.
proximidade com outros departamentos: quando todas as funções de uma empresa são realizadas em um local, o escritório deve estar localizado no mesmo local, para que funcione de maneira mais eficaz.
proximidade de instalações de Serviço: o escritório deve estar localizado perto de instalações de serviço como bancos, postos e escritórios de telégrafo, estações ferroviárias, mercados, comércio ou bolsas de valores etc.
proximidade das instalações de transporte: a localidade em que um escritório está situado deve ser adequadamente servida por serviços de transporte de todos os tipos.
disponibilidade de mão-de-obra: grandes escritórios onde são necessários diferentes tipos de funcionários devem considerar esse fator.

o que é Layout de escritório? Objetivos, princípios,tipos