como proprietário de uma pequena empresa, rastrear seu inventário e solicitar suprimentos e bens vendáveis pode não ser sua tarefa favorita, mas certamente é essencial para o sucesso de sua empresa. Os pedidos de compra são cruciais para um processo de compra bem gerenciado, embora muitos empresários e mulheres não entendam o que realmente são ou como usá-los para o sucesso financeiro.
neste artigo, vamos cobrir:
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o Que uma ordem de compra
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o Que você precisa incluir em uma ordem de compra
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A diferença entre uma ordem de compra e nota fiscal
o Que é uma Ordem de Compra
Uma ordem de compra (PO) é um documento juridicamente vinculativo, criado por um comprador e apresentado ao vendedor. Muito parecido com o seu “carrinho” em um site de comércio eletrônico, um pedido de compra é essencialmente uma lista do que você deseja comprar. Ele estabelece os detalhes do pedido, incluindo a quantidade e os tipos de produtos de que o comprador precisa, bem como as condições de pagamento e os detalhes de entrega.
a diferença entre uma requisição de compra e uma ordem de compra é que esta última atua como um contrato entre o comprador e o vendedor. Ao enviar um pedido, o comprador está se comprometendo a comprar bens ou serviços pelo valor acordado. Como o pedido é preenchido antes que o comprador receba sua fatura, um pedido de compra oferece ao vendedor um seguro contra não pagamento.
como funciona um pedido de compra?
as ordens de Compra são geralmente usadas por pequenas empresas que estão a encomenda de bens em grandes quantidades. Por exemplo, uma loja de animais pode precisar comprar vários tipos de comida de cachorro de um fornecedor e pedir muitos sacos de cada tipo de alimento. Aqui está o processo de pedido de compra que o dono da loja de animais usaria para obter os produtos de que precisam:
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o proprietário da loja cria uma ordem de compra que estabelece exatamente o que eles precisam do Fornecedor.
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se o fornecedor tiver o inventário para preencher o pedido, ele aceitará o pedido de compra, o cumprirá e entregará os itens na data de vencimento acordada.
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o fornecedor enviará uma fatura ou fatura de vendas para os itens comprados.
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o comprador paga pelo item e a venda é processada através do sistema POS do vendedor.
os compradores também podem criar pedidos especiais para remessas especialmente grandes ou compras recorrentes. Uma ordem de compra permanente permite que um comprador compre os mesmos produtos muitas vezes usando o mesmo número PO.
um pedido de compra geral é um acordo entre ambas as partes para entregas múltiplas durante um período definido, por um preço definido. Os pedidos gerais são normalmente usados entre empresas com um relacionamento forte e às vezes vêm com descontos ou outros incentivos.
a diferença entre um pedido de compra e uma fatura
como os pedidos de compra e as faturas são documentos juridicamente vinculativos que são trocados entre vendedores e compradores, não é surpreendente que muitas vezes sejam misturados. Os dois também estão conectados porque um pedido de compra é frequentemente usado para criar uma fatura, como referência para os produtos comprados e seus preços. No entanto, cada documento é usado em um ponto diferente no processo de compra e muitas vezes usado por pessoas diferentes, também.
Aqui estão algumas diferenças entre pedidos de compra e faturas:
Ordem de Compra
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Criado pelo comprador
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Criado antes da compra
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Estabelece bens necessários
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Inclui propostas detalhes do pagamento
Fatura
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Criado pelo vendedor
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Criado após a compra
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Confirma mercadorias entregues
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Requer o pagamento em uma data específica
Quando Usar uma Ordem de Compra vs. uma fatura
uma ordem de compra é usada por um comprador para fazer um pedido e é emitida antes da entrega.
uma fatura é emitida por um vendedor usando o software de faturamento após a entrega de um pedido. Ele define o valor que o comprador deve pelos bens adquiridos e a data em que o comprador precisa pagar.
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como criar um pedido de compra
os proprietários de empresas podem encontrar software online para ajudar a criar pedidos de compra, mas você também pode usar um documento simples do Word ou Excel para fazer seus próprios formulários de pedido.
aqui está o que você precisa incluir:
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data de Emissão
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Produtos necessários e a quantidade de cada produto
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detalhes do Produto incluindo SKU números, os números do modelo e de marca, nomes de
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Preço de cada produto por unidade
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data de Entrega
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Número do pedido
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informações de Negócios, incluindo o transporte e endereço de cobrança, o nome da empresa e informações de contato
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Termos de pagamento, tais como “pago mediante a entrega” ou específico da data de pagamento, opções de
o Que Faz um Ordem De Compra Parece?
ordens de Compra também são muito semelhantes a notas fiscais–no topo, você tem as informações de contato e detalhes para cada empresa, mais o número do pedido e a data. Abaixo dessa informação é geralmente uma tabela com os produtos, quantidades, detalhes e preços em colunas separadas. Na parte inferior do pedido de compra, você colocará o valor total do pedido, o preço total e qualquer outro pedido ou condições de pagamento, juntamente com uma assinatura autorizada.
benefícios do uso de pedidos de compra
para o comprador, os pedidos de compra são úteis para rastrear o inventário e o histórico de compras. Além disso, o comprador pode encomendar mercadorias com antecedência sem ter que pagar imediatamente. Da mesma forma para o vendedor, os pedidos de compra ajudam a rastrear inventário, pedidos recorrentes e muito mais. O melhor de tudo é que esta documentação compromete o comprador a pagar uma vez que o pedido é cumprido, dando ao vendedor paz de espírito e segurança legal.
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