Hoje, todas as empresas precisam de um sistema telefônico para se conectar com seus clientes. Sim, existem vários canais que servem ao mesmo propósito (chat ao vivo, mídia social, e-mail, etc.). No entanto, os telefones ainda representam 61% de todas as interações de suporte.
um sistema de telefone de escritório pode facilitar a conexão com seus clientes, reduzindo os custos operacionais, melhorando a segurança e a produtividade. E não se trata apenas de se comunicar com os clientes. Um sistema de telefone de escritório também facilita a comunicação entre equipes, Análise de desempenho e revisão de estratégia.
nos últimos anos, os sistemas de telefonia de escritório passaram por uma vasta transformação. Os sistemas de telefonia de escritório da era moderna, como o VoIP, aproveitam a internet para fazer e receber chamadas, reduzindo os custos em até 75%, são altamente escaláveis e são fáceis de manter.
então, como você sabe qual sistema de telefone de escritório de negócios é bom para o seu negócio? Quais são as vantagens de cada sistema telefônico? Neste artigo, discutiremos exatamente isso. Vamos começar.
O Que é um sistema de Telefone Do Escritório?Um sistema de telefone de escritório é uma rede de telefones baseados em hardware ou software que permitem funções complexas de telefonia em um ambiente de negócios usando protocolo de internet e linhas telefônicas tradicionais.
os modernos sistemas de telefone de escritório permitem que você se conecte com seus clientes em todo o mundo a um custo nominal. Além disso, você pode ficar conectado com eles 24 horas por dia, graças ao aplicativo móvel dos provedores de sistemas telefônicos.
tipos de Sistema de telefone de escritório
existem três tipos principais de sistemas de telefone de escritório.
1 ) Legacy Public Switched Telephone Network (PSTN)
também conhecido como telefones fixos, o PSTN está em uso desde o final de 1800. ele usa fios de cobre subterrâneos para conectar chamadas telefônicas. Ao usar o PSTN, você terá que instalar linhas telefônicas em seu escritório.
embora sejam amplamente utilizados globalmente, os sistemas PSTN não são adequados para empresas. Você precisará ter uma linha separada para cada funcionário. E, além dos altos custos de chamadas, você precisa gastar centenas de dólares em manutenção todos os anos.
2 ) sistemas telefônicos PBX
o sistema PBX (Private Branch Exchange) é uma rede telefônica privada que permite às empresas operar um sistema telefônico interno e usar menos linhas telefônicas. Ele permite que você alterne chamadas entre usuários em linhas locais, permitindo assim que todos os seus funcionários compartilhem um certo número de linhas telefônicas externas.
os sistemas telefônicos do escritório do PBX são baseados em dois componentes-o conjunto telefônico e o PBX. O conjunto telefônico está conectado ao PBX para concluir a rede. Além disso, o sistema de telefone do escritório possui alguns recursos inerentes, como transferência de chamadas, espera de chamadas, saudações personalizadas, etc.
o PBX, por sua vez, permite que a rede se comunique em grupos com chamadas em conferência, faça chamadas de vídeo, trabalhe com faxes e impressoras sem operá-las manualmente.
3 ) VoIP Phone System
VoIP (Voice over Internet Protocol) software é um sistema de telefone de escritório que permite que você faça e receba chamadas comerciais pela internet. Não requer nenhum hardware ou equipamento especial para permitir comunicações comerciais. Tudo que você precisa é a internet e um dispositivo (smartphone, laptop, desktop ou softphone).
há uma lista exaustiva de recursos que incluem gerenciamento de chamadas, monitoramento de chamadas, encaminhamento de chamadas, correio de voz personalizado, voz para E-mail e muitos desses recursos que permitem que o VoIP envolva uma função multifuncional.
um dos recursos adicionais dos sistemas de Telefonia VoIP office é que você pode escolher qualquer número de telefone que desejar. Além disso, você pode pegar quantos números precisar sem incorrer em despesas de capital.
você pode gravar chamadas, monitorá-las em tempo real, e até mesmo barcaça no meio se você sentir que o agente é incapaz de lidar com o cliente de forma eficiente.
Nota: O VoIP oferece os benefícios máximos quando comparado com os sistemas telefônicos PSTN e PBX.
O Que Torna O Sistema De Telefone De Escritório VoIP Melhor Do Que Outros Sistemas De Telefone De Escritório?
1 – Custo-benefício
conforme discutido acima, o VoIP usa uma única rede de voz e dados para fornecer serviços de voz e elimina redes comutadas por circuito para reduzir o custo. Como resultado, fazer chamadas telefônicas de longa distância também se torna mais acessível ao usar um provedor de VoIP.
se você está procurando um pequeno sistema de telefone de escritório ou um de nível empresarial, há uma solução para você em seu orçamento.
2 – encaminhamento de chamadas
VoIP office phone systems permite encaminhar chamadas para qualquer número. Pode ser a extensão de seus colegas, seu número pessoal ou outro número de sua escolha. No entanto, o chamador só verá o número que discou e nem será notificado de que a chamada está sendo encaminhada.
análise de 3 chamadas
acompanhamento de métricas de chamadas importantes, como duração da chamada, número de chamadas recebidas, chamadas efetuadas, níveis de satisfação do cliente e muito mais, permite que você entenda melhor o desempenho do seu agente e encontre oportunidades de melhoria. O Call analytics fornece uma compreensão aprofundada de suas operações, permitindo que você melhore seus serviços ao longo do tempo.
4 – correio de voz
os Correios de Voz permitem que os clientes deixem uma mensagem quando você não estiver disponível para escolher as chamadas. Os principais sistemas telefônicos de escritório VoIP, como CallHippo, enviam mensagens de voz diretamente para o seu e-mail, permitindo que você ouça seus clientes quando quiser. Isso, por sua vez, permite que você resolva suas preocupações e volte para elas assim que estiver disponível.
5-VoIP integra-se facilmente com outros sistemas de negócios
Integrando seu sistema VoIP com outras ferramentas de negócios permitem automatizar processos tediosos e equipar seus agentes com todas as informações necessárias que eles precisam para fazer seu trabalho de forma eficiente.
6 – melhor engajamento do cliente
o mercado de hoje é altamente centrado no cliente em sua abordagem e, se você não abrir vários canais de comunicação para os clientes, eles se moverão em direção aos seus rivais de negócios. Ter um segundo número de telefone separado para sua organização é a melhor maneira de aumentar a interação com o cliente, pois permite que eles cheguem à equipe de suporte e aos representantes a qualquer hora do dia.
então, se sua empresa quer saltar até o topo dos gráficos de classificação de satisfação do cliente, escolha um provedor de serviços confiável para obter o melhor sistema de telefone de escritório VoIP no mínimo!
7 – Imagem Profissional
os números de Telefone Do Escritório são uma plataforma vital para dar à sua organização uma imagem profissional e melhorar positivamente a reputação do negócio. Você pode gravar mensagens de saudação personalizadas para chamadores. Também é possível reproduzir música ou mensagens de voz para os clientes enquanto eles esperam para serem atendidos pelos membros da equipe de suporte.
os sistemas automatizados de resposta por voz eliminam a necessidade de recepcionistas 24 horas por dia e tornam a comunicação com o cliente mais ágil, flexível e responsiva. Como resultado, os números de telefone comerciais mudam a maneira como os clientes percebem sua organização e criam uma reputação corporativa robusta para sua empresa.
8 – aumento da mobilidade
mobilidade é o nome do jogo nesta era digital atual, e os sistemas de telefonia VoIP são o meio mais rápido para melhorar a acessibilidade do cliente, promovendo a comunicação empresarial em movimento! Os números de telefone do escritório que são alimentados com a tecnologia VoIP são uma ferramenta útil para empresas que têm trabalhadores remotos e operam em vários locais em todo o mundo.Os números de telefone virtuais também permitem que os membros da equipe permaneçam conectados com parceiros e gerentes externos, independentemente da localização geográfica – tudo o que é necessário é uma conexão de internet de alta velocidade para que os funcionários permaneçam acessíveis.
supervisão de 9 chamadas
essas funções são amplamente úteis ao treinar funcionários ou supervisioná-los.
existem quatro maneiras principais em que o sistema hel=
- Monitoramento: permite ouvir uma conversa telefônica. Nenhuma das partes na chamada pode ouvi-lo. Esse recurso é útil para manter a vigilância sobre a qualidade da chamada. Sussurrando: os executivos podem exigir alguma orientação ao lidar com determinados clientes. Esse recurso ajuda você a falar com os membros internos da organização sem informar ao cliente quem está falando ou o que a pessoa está falando.
- Barging: Esse recurso permite que você insira uma chamada contínua que permite que ambas as partes o ouçam. Isso é semelhante à chamada em conferência, mas pode ser iniciada a qualquer momento. Por exemplo, suponha que uma conversa esteja acontecendo entre um funcionário e um cliente; você pode monitorar e pular para dar sugestões quando quiser.
- gravação: a gravação também é possível através de um simples toque de um botão. Esta gravação pode ser armazenada como um arquivo de áudio e recuperada posteriormente para qualquer treinamento ou fins legais.
quais recursos você deve procurar em um sistema de Telefone Do Escritório?
escolher um sistema de telefone de escritório com todos os recursos essenciais que você precisa ajuda você a tirar o máximo proveito do seu investimento.
1 – Transferência de chamadas
deseja transferir sua chamada quando estiver inacessível ou ocupado? CallHippo oferece dois tipos de recursos de transferência de chamadas: frio e quente.
uma transferência a frio é quando você transfere a chamada para contato sem falar com o novo contato. Usando esta opção, a conexão selecionada pode optar por aceitar ou rejeitar a solicitação. Assim que a chamada for recebida, ela será descartada no seu final.
uma transferência quente é quando você fala com o novo contato antes que a chamada seja transferida. Você também pode participar e fazer uma chamada de 3 vias.
gravação de 2 chamadas
há apenas um pequeno número de sistemas telefônicos VoIP que oferecem gravação de chamadas. O áudio é armazenado na nuvem e você pode recuperar as informações a qualquer momento, conforme sua conveniência.
Aqui estão alguns dos principais benefícios da gravação de chamadas para o seu negócio:
- melhorar o desempenho do agente: Ao monitorar as chamadas, você pode fornecer feedback aos agentes sobre o que fazer e o que não fazer no gerenciamento de atendimento ao cliente e ajudá-los a melhorar com o tempo.
- Acompanhe o progresso e a melhoria: comparar a maneira como sua equipe fala com seus clientes agora com a maneira como eles costumavam há algum tempo é uma boa ideia. Isso lhe dá uma idéia de se alguma melhoria é alcançada ou não.
- escopo de R&D: os sistemas telefônicos em nuvem, como o CallHippo, permitem que você compartilhe suas gravações de chamadas dentro de sua organização. Ao compartilhar as chamadas com seu departamento R&D, Você pode ter uma ideia melhor de como os clientes usam seu Produto, Quais problemas eles estão enfrentando e assim por diante. Essas informações resultam em melhorias em seus produtos e serviços.
- evite problemas desnecessários: muitas vezes acontece que clientes insatisfeitos arquivam Litígios contra uma empresa que, em seguida, envolve suítes de lei e as coisas ficam confusas. Assim, ter um banco de dados de registro de chamadas oferece alavancagem contra esses problemas e os resolve sem a irritação de envolver advogados. Além disso, esse banco de dados de chamadas é mantido automaticamente por um sistema de telefone baseado em nuvem e o ajudará a cumprir as diretrizes técnicas, legais e de nível de serviço.
3- Conferência de chamadas
conduzir negócios não é um passeio no parque. Muitas vezes você precisa empregar uma ou mais pessoas de sua equipe para fazer o seu trabalho. Nesses casos, você precisa de uma comunicação unificada que ofereça conferência de chamadas.
mesmo um pequeno sistema de telefone de escritório tem um recurso de conferência de chamadas permite reunir pessoas, mesmo que não estejam no mesmo escritório. Eles podem atender chamadas de qualquer lugar do mundo, desde que tenham o número de telefone do Escritório. Além disso, a transferência de chamadas ajuda as pessoas a
fila de 4 chamadas
se você tiver mais trabalho em sua mão do que pode lidar, uma fila de chamadas pode salvar seu bacon. Os chamadores não precisam ouvir bipes envolventes enquanto esperam. Em vez disso, eles serão colocados em uma linha. Você também pode colocar uma mensagem automatizada que informa sobre seus produtos, serviços, descontos e outras ofertas para que as chances de desligar as chamadas reduzam.
a Fila de chamadas reduz a proporção de atrito, pois informa ao chamador a hora exata da resposta e os impede de desligar.
oferecemos filas de chamadas em bronze e acima dos planos. Para preços, verifique aqui.
5 – Call Barging
os gerentes de chamadas podem usar call barging para avaliar o desempenho dos agentes de chamada. Se eles descobrirem que um agente está enfrentando algum problema ao conversar com o cliente, eles podem ajudá-los e lidar com a situação. Quando eles vêem que um cliente é incapaz de resolver qualquer consulta, eles podem intervir e salvar sua pele. Portanto, ajuda a cortar o problema pela raiz.
Barging é um recurso de telefone comercial onde os gerentes podem ouvir chamadas ao vivo em tempo real. Isso ajuda você a entender seus clientes e oferecer valor a eles de uma maneira melhor. CallHippo oferece recursos de barganha de chamadas em prata e acima dos planos.
6 – IVR
é impossível ter sempre uma recepcionista humana para atender chamadas. Além disso, com a revolução tecnológica, empresas como você estão empregando atendentes de automóveis para gerenciar chamadas recebidas.
este recurso cumprimenta os clientes em vários idiomas e faz perguntas como o que eles precisam. Também os direciona para realizar uma ação específica que os levará na direção necessária.
CallHippo oferece IVR multilingue para ajudá-lo a ajudar seus clientes. Você pode selecionar seu idioma preferido na lista diretamente em sua conta.
bom ter recursos do sistema de telefone do Escritório:
- Anúncios (Saudações)
- atendedor Automático
- Busy lamp status
- reencaminhamento de Chamadas
- parqueamento de Chamadas
- gravação de Chamadas
- Chamada de conferência
- Marcação interna Directa (DID)
- a música em espera
- Interno/externo de transferência de chamada
- mensagens Instantâneas
- extensões de Linha
- ID do Chamador
- Multi-suporte de dispositivo
- em tempo Real do google analytics
- tempo Real, chamada de monitoramento
- números de ligação gratuita
Quem Precisa de um Telefone com o Sistema?
não importa o setor em que você esteja ou o tamanho da sua empresa, você precisará de um sistema de telefone para o escritório gerenciar seu negócio de forma eficiente. Veja como um sistema de telefone de escritório pode desempenhar um papel vital em diferentes setores:
empresas de TI e Software
sendo uma empresa de TI, falamos com experiência pessoal quando dizemos que ter um bom sistema de telefone de escritório pode economizar até 20% do seu tempo nas interações com os clientes. Recursos como IVR, mensagens de Boas-Vindas e espera e suporte de chamadas 24*7 fornecem aos seus clientes uma experiência suave e agradável. Dá uma sensação profissional à sua equipe de suporte ao cliente e permite que eles se conectem com clientes em todo o mundo.
escolas e universidades
com telas substituindo quadros-negros, a indústria da educação está se tornando mais experiente em tecnologia para fornecer educação de alta qualidade aos alunos. Com o uso do sistema de telefonia do escritório, a indústria da educação está dando mais um passo em frente no caminho do avanço tecnológico. O sistema de Telefonia VoIP visa fornecer uma comunicação melhor e mais econômica na indústria da educação, levando o sistema telefônico on-line. Seja os pais de um aluno, um membro da família da equipe ou um fornecedor terceirizado que deseja fazer negócios com sua instituição educacional, o sistema telefônico VoIP baseado em nuvem para escolas e Bibliotecas da CallHippo responde a cada chamador 24*7 para todos os 365 dias do ano.
instituições governamentais
administrar um país inteiro não é tarefa fácil. A comunicação rápida e segura é a chave para um governo funcional. Um sistema de telefone de escritório baseado em nuvem é a solução completa para todos os problemas de comunicação enfrentados pelo governo. CallHippo promete comunicações unificadas seguras e colaborativas a preços acessíveis. Os números gratuitos locais fornecerão maior acesso a clientes em potencial e os ajudarão a estender seu alcance em suas respectivas localidades. O CallHippo fornece recursos como Dynamic Number Insertion (dni), que analisa o tráfego on-line e aponta áreas que exigem mais atenção.
setor de saúde
um sistema de telefone de escritório médico é um sistema baseado em VoIP que todos no setor de saúde usam para se manter conectado. Todo o sistema telefônico é carregado na nuvem, de onde pode ser acessado apenas por pessoal autorizado. Permite que os profissionais de saúde mantenham contato com suas equipes médicas e atendam às necessidades dos pacientes. O sistema de telefone de escritório baseado em nuvem da CallHippo oferece linhas de comunicação eficientes e de alta qualidade para instituições de saúde a preços razoáveis e acessíveis.
Indústria da Hospitalidade
Em uma indústria onde o serviço ao cliente é a espinha dorsal, tem-se usar o estado-da-arte da tecnologia para se comunicar com os clientes, escutar suas consultas ou reclamações e voltar para eles com uma solução. Usando sistemas telefônicos VoIP, a equipe pode atender às chamadas dos clientes de qualquer parte do hotel ou restaurante. Caso um membro da equipe não esteja por perto, o recurso de gravação de voz e IVR estará lá para atender ao cliente.
o recurso de encaminhamento de chamadas e intercomunicação permite que a equipe do hotel se comunique de forma eficiente em todos os cantos do hotel. Isso torna mais fácil para o gerente coordenar eventos, resolver reclamações de clientes e gerenciar a equipe do hotel, melhorando assim o atendimento ao cliente e aprimorando a experiência do cliente.
o negócio imobiliário
quando se trata de agentes imobiliários, sejam eles freelancers ou trabalhem para uma agência estabelecida, os benefícios de um sistema de telefonia de escritório baseado em nuvem são incontáveis. Além de proporcionar-lhes maior flexibilidade, também lhes dá acesso 24 horas por dia a potenciais clientes em toda a cidade. Esse sistema de telefone de escritório comercial é portátil, ou seja, o agente pode carregá-lo para onde quer que vá. Além disso, não requer nenhum dispositivo de telefone físico ou mesmo um cartão SIM. Tudo que você precisa é de qualquer dispositivo com conexão à internet!
na CallHippo, os sistemas telefônicos de escritório de negócios para o negócio imobiliário são muito acessíveis e ricos em recursos. Não apenas para negócios de nível empresarial, CallHippo oferece um sistema de telefone de escritório para pequenas empresas também. Oferecemos a flexibilidade de escolher entre uma ampla gama de recursos e pagar pelos recursos que você realmente precisa. Nós da CallHippo, fazemos tudo ao nosso alcance para garantir que seu negócio imobiliário suba na escada de crescimento e aprimoramento!
Pensamentos finais
não importa o tamanho da sua organização ou da indústria em que você está, um sistema de telefone de escritório pode tornar as comunicações comerciais mais fáceis e eficientes. Ele permite que você fique conectado com nossos clientes 24 horas por dia (usando atendimento automático).
recursos como análise de chamadas, gravação de chamadas, Transferência de chamadas e IVR permitem que você forneça a melhor experiência possível ao cliente e melhore a reputação da sua marca.
Procurando um sistema de telefone de escritório? Entre em contato conosco para saber por que CallHippo poderia ser o seu melhor investimento!