uma reunião organizada da melhor maneira é uma ótima maneira de fazer um trabalho real. Sigo esta regra na minha prática de gestão quando quero planear e acompanhar os meus projetos de forma eficiente. Sei com certeza que as reuniões de projeto (Gerenciamento) desempenham um papel significativo no desenvolvimento de comunicações de equipe, Liderança e trabalho em equipe. Também confirmo que as reuniões do projeto permitem organizar discussões formais e workshops designados para gerar as melhores decisões e soluções do grupo.
então decidi escrever este artigo que dá a definição da reunião do projeto, explica o que significa a reunião de início e descreve como escrever uma agenda para uma reunião típica. Acredito que meu trabalho será útil para você, especialmente se você desenvolver sua carreira de gerente de projeto. Como as reuniões de gerenciamento de projetos são necessárias e os eventos regulares são realizados ao longo do ciclo de vida da implementação do projeto, suponho que será muito importante que você entenda a definição e saiba como planejar agendas e organizar a reunião de início. Então, por favor, leia o artigo e deixe seus comentários e sugestões. Obrigado antecipadamente!
definição de reunião
as reuniões do projeto referem-se a um método eficaz para distribuir informações e se comunicar com a equipe e as partes interessadas. Existem muitos tipos e tipos de reuniões de projeto, e às vezes é difícil dar uma definição abrangente de reunião de projeto que possa cobrir todos os aspectos do evento. Neste artigo, apresentamos uma definição comum de reuniões de projetos.
uma reunião de projeto é um evento regular que envolve todos, que compartilham ou estão interessados no projeto, na comunicação com outros participantes e partes interessadas, discutindo questões, fazendo propostas, aprovando ou rejeitando ofertas, com o objetivo de gerar decisões de grupo que contribuam para uma entrega mais rápida do projeto, de acordo com as metas planejadas e os resultados esperados.
Aqui estão vários tipos de reunião de projeto:
- as reuniões regulares da equipe são as reuniões mais frequentes que podem ser organizadas e conduzidas muitas vezes durante o curso do processo de implementação do projeto. Reuniões regulares (diárias, semanais, mensais) são agendadas e discriminadas no plano de gerenciamento de comunicação.
- as reuniões de controle de mudança são organizadas por um painel de controle de mudança e destinadas a revisar as solicitações de mudança. O Conselho toma decisões sobre a aprovação de todas as mudanças ocorridas e a comunicação com as partes interessadas para informações e ações de acompanhamento.
- as reuniões de revisão de Status são organizadas regularmente para trocar e analisar informações sobre o andamento atual do projeto e seu desempenho. Durante essa reunião, o gerente de projeto distribui relatórios de desempenho entre os participantes para permitir que a equipe e as partes interessadas obtenham visibilidade dos níveis de desempenho atuais e do progresso das tarefas. As reuniões de revisão de Status também são conhecidas como revisões de desempenho.
Kick-Off Meeting
Um Projeto de Kick-off meeting é um planejamento de eventos (normalmente organizada e conduzida na forma de uma oficina a ser realizada no início do projeto (ou a sua fase específica) para garantir que todas as pessoas envolvidas na realização do projecto compreende claramente os objetivos, procedimentos e planos.
a reunião de kick-off é frequentemente considerada como o início formal do processo de team building quando o gerente de projeto com assistência de Líderes de equipe apresenta atividades para team building e treinamento. Se a reunião for organizada no início da fase de algum projeto, geralmente serve como a maneira de alinhar a compreensão da equipe sobre as metas do projeto com os planos e procedimentos reais.
uma agenda típica para a reunião de início do projeto inclui os seguintes itens:
- estabelecer a estrutura de gerenciamento, incluindo fases-chave, objetivos, partes interessadas, critérios de sucesso, necessidade de negócios, entregas, etc.
- revise e atualize (se necessário) o caso comercial.
- faça a estrutura de governança, incluindo responsabilidades e funções de gerenciamento, procedimentos de relatórios, controles, documentação de governança, etc.
- iniciar atividades de planejamento, incluindo marcos importantes, sequência de Tarefas,priorização, dependências de Tarefas etc.
- Inicie o processo de gerenciamento de risco por meio da execução da análise de risco.
- Construa a equipe.
- Crie o plano de gestão da qualidade, incluindo procedimentos de controle de qualidade e garantia.
Agenda da reunião de lançamento do projeto (modelo)
dicas sobre reuniões de status de planejamento
se você assumir o papel de gerente de projeto, você deve estar pronto para planejar e conduzir reuniões de projeto regularmente. Isso fará parte de suas tarefas de gerenciamento de projetos. As reuniões do projeto ajudam você a garantir que o projeto esteja progredindo conforme o planejado e que quaisquer problemas estejam sendo resolvidos da maneira certa.
as seguintes dicas de planejamento de reuniões de projeto são projetadas para ajudá-lo a entender como organizar as reuniões e quais itens essenciais são necessários para tornar seu esforço mais eficaz. Aqui estão as dicas:
- definir objetivos. Esta dica de reunião do projeto pressupõe que, se você não definir objetivos de reunião claros, a reunião está fadada ao fracasso porque não dá resultados e nenhuma solução será gerada. Antes de decidir agendar uma data de reunião, certifique-se de definir uma série de Objetivos inteligentes. SMART significa específico, mensurável, realizável, relevante e oportuno.
- escreva uma Agenda de reunião. Desenvolver e seguir uma agenda permite que você torne a reunião de status mais curta e eficaz. Você tem mais chances de terminar a reunião com os resultados esperados e em tempo hábil. Você precisará produzir uma agenda 2-3 dias antes da data de início e incluir uma lista de eventos agendados e priorizados. O software de agendamento de reuniões ajudará a fazê-lo.
- Mantenha Os Documentos Organizados. Isso significa que você precisa tornar os documentos da reunião o mais curtos possível. Quando você usa pilhas de papel para realizar a reunião, é provável que você falhe porque vários documentos podem desmotivar e enganar sua equipe e causar uma bagunça. É por isso que você deve tentar manter 1 ou 2 folhas de papel para manter a reunião. Também é recomendável usar um modelo de reunião de revisão que inclua itens gerais de sua agenda e descreva quais problemas devem ser abordados.
- convide as pessoas certas. Os membros da sua equipe são obviamente os principais participantes da sua reunião de gerenciamento de projetos. No entanto, de vez em quando, algumas reuniões exigem alguém dos idosos. Seguindo esta dica de planejamento da reunião do projeto, você deve saber com antecedência se a participação da alta administração é necessária e, em seguida, certifique-se de que cada pessoa em questão seja notificada da próxima reunião e dos problemas a serem resolvidos. Por conveniência, você pode usar o software de planejamento de reuniões para fazer anotações em sua lista de tarefas e agenda.
- crie um ambiente físico adequado e confortável. Observe que sua reunião de projeto deve ser realizada em uma sala confortável e bem ventilada, especialmente se for Verão. Não se esqueça de dar aos seus participantes água gelada, chá, café ou/e algumas bebidas não alcoólicas que fazem seus ouvintes se sentirem mais confortáveis. Após esta dica de planejamento de reunião, você deve adicionar registros à sua lista de tarefas e criar uma lista de todas as bebidas a serem preparadas com antecedência antes do início da reunião.
- inicie e termine a reunião a tempo. As pessoas não gostam se um evento sair do cronograma e, provavelmente, não há nada mais frustrante do que reuniões tardias. Esta dica da reunião do projeto diz que você deve se certificar de que cada participante esteja ciente do horário de início e término. Recomenda-se enviar notificações (orais ou escritas) aos participantes. Além disso, você pode usar seu software de planejamento de reuniões para definir lembretes de E-mail e enviar notificações eletrônicas.