o que é folha de pagamento?
a folha de pagamento é o processo pelo qual os empregadores pagam um funcionário pelo trabalho que concluíram. Qualquer negócio com funcionários deve ter um processo de gerenciamento de folha de pagamento estabelecido. Um processo de folha de pagamento eficaz e eficiente garante que os funcionários sejam pagos com precisão e consistência e dá ao RH a chance de se concentrar em outros aspectos de seu trabalho.
folha de pagamento parece simples em seu núcleo, mas torna-se complicado por causa das várias deduções que entram em jogo. Os empregadores devem entender completamente como fazer a folha de pagamento, como reter impostos de cada cheque de pagamento e como garantir que os impostos sejam pagos à agência governamental correta. Os empregadores também podem ser responsáveis por deduzir e pagar prêmios de seguro e depositar fundos em contas de aposentadoria ou em instituições de caridade selecionadas.Os deveres de gerenciamento de folha de pagamento podem criar um enorme fardo e estresse indesejado para os proprietários de pequenas empresas e podem ser esmagadores para grandes empresas. Um prazo perdido ou depósito incorreto de impostos pode resultar em multas ou prisão. Para evitar esses problemas, todas as pequenas, médias e grandes empresas devem usar software de folha de pagamento.
O Que O Software De Folha De Pagamento Faz?
um sistema de gerenciamento de folha de pagamento é um programa de software projetado para organizar todas as tarefas de pagamento de funcionários e arquivamento de impostos. Essas tarefas incluem acompanhar as horas, calcular os salários, rastrear a frequência, reter impostos e deduções, imprimir e entregar cheques, concluir depósitos diretos, pagar prêmios a Seguradoras e/ou pagar impostos sobre o emprego ao governo. Este software pode ser adquirido através de um fornecedor de software de RH ou incluído em um pacote de software de RH como um módulo dentro de um sistema abrangente.
o software de folha de pagamento exige que os empregadores insiram informações e horas de salário dos funcionários-mas não muito além disso. A partir daí, o software usa as informações para calcular e deduzir as retenções automaticamente. A maioria dos softwares de folha de pagamento é atualizada automaticamente sempre que uma lei tributária muda e lembrará aos empregadores quando registrar vários formulários fiscais.
Por Que As Pequenas Empresas Devem Adquirir Software De Processamento De Folha De Pagamento?
a folha de pagamento é algo que precisa ser feito com precisão e regularidade, por isso faz sentido que as empresas invistam em um sistema que automatiza esses processos. O software de folha de pagamento pode mitigar erros, melhorar a conformidade e economizar tempo. Com opções cada vez mais fáceis de usar, o software de folha de pagamento está ajudando as empresas em todos os lugares a manter o controle sobre os processos de folha de pagamento, proporcionando maior flexibilidade do que com a folha de pagamento terceirizada.O software de folha de pagamento é fácil de usar e acessível e pode mitigar erros no processo de folha de pagamento e reduzir as horas gastas calculando as horas dos funcionários, salários e retenções fiscais, especialmente para pequenas empresas. Os proprietários de pequenas empresas podem comprar um sistema acessível em seu computador local ou por meio de um serviço em nuvem usando um modelo pay-as-you-go. Eles também podem manter o controle do processo de folha de pagamento com este software, o que lhes permite compilar relatórios em seu próprio ritmo e fazer alterações rapidamente, se necessário.
como fazer folha de pagamento
quando os departamentos de RH optam por fazer folha de pagamento manualmente, consome muito tempo. Embora seja econômico, exige que os funcionários aprendam leis relacionadas à folha de pagamento e impostos e deixa muito espaço para erros. Há também uma longa curva de aprendizado para este trabalho.
se você fizer a folha de pagamento manualmente, os membros da equipe de RH passarão um tempo considerável rastreando informações sobre taxa de pagamento e retenção de informações, dados de funcionários e muito mais. Depois de obter esses dados, eles podem calcular os salários multiplicando os cartões de tempo dos funcionários pela taxa de pagamento, incluindo horas extras ou gorjetas ganhas. Finalmente, eles deduzirão retenções fiscais e distribuirão cheques e depósitos diretos aos funcionários.
com o software de gerenciamento de folha de pagamento, sua empresa ainda está lidando com seus próprios processos de folha de pagamento, mas os aspectos demorados são automatizados. O software de folha de pagamento é um pouco mais caro do que fazer a folha de pagamento manualmente, mas o dinheiro gasto valerá o risco reduzido de erro e o tempo economizado em horas-homem.Tudo o que você precisa fazer é comprar um software de folha de pagamento de sua escolha, Inserir informações de negócios e funcionários, capacitar os funcionários a rastrear seu tempo usando software on-line e permitir que o sistema execute a folha de pagamento automaticamente e distribua seus salários.
como escolher o software de gerenciamento de folha de pagamento para suas necessidades de negócios
escolher um sistema de folha de pagamento que melhor se adapte ao seu negócio é essencial, e há vários fatores a ter em mente ao decidir.
- orçamento da sua empresa: Primeiro, analise o tamanho do seu negócio e decida quanto você está disposto a gastar no processamento da folha de pagamento. Conhecer seu orçamento e a classificação de tamanho de sua empresa restringirá a lista de fornecedores de software de folha de pagamento. Pequenas empresas que não antecipam um rápido crescimento podem querer investir em software de folha de pagamento mais barato que executa funções básicas de folha de pagamento.Reputações e capacidades de Fornecedores: em seguida, compare as ofertas de fornecedores viáveis e leia as avaliações de alguns de seus clientes atuais. Empresas grandes ou em rápido crescimento podem querer investir em sistemas de software de folha de pagamento integrados a outros aspectos do planejamento e gerenciamento de Recursos Humanos. Considere quantos funcionários a solução de software de folha de pagamento pode lidar e levar em consideração o crescimento potencial. Se disponível, solicite demonstrações e veja por si mesmo como o software é fácil de trabalhar e como ele se encaixa bem com o seu negócio. Certifique-se de que o software é feito por uma marca bem conhecida e não por uma empresa nova ou instável.
- características de segurança: ao escolher um sistema de folha de pagamento, você vai querer olhar para a segurança. Ter um software protegido por senha protege sua empresa contra adulteração de informações e possíveis violações de dados. Idealmente, o sistema deve ter boas avaliações e classificações de segurança. Os representantes do Fornecedor também devem ser capazes de responder a quaisquer perguntas que você tenha sobre segurança.
- flexibilidade e compatibilidade de Software: ao lado de considerar é se o software prova ser compatível e flexível. É importante ter um software de folha de pagamento que funcione bem com seus outros sistemas de negócios e cresça com seu negócio. Procure recursos de integração e certifique-se de que o sistema seja compatível com qualquer software de RH ou financeiro que você esteja usando no momento. Alternativamente, considere a obtenção de um sistema que lida com folha de pagamento e quaisquer outras funções que você deseja automatizar.
- visibilidade do relatório e do histórico: por fim, você precisará de um sistema de processamento de folha de pagamento que permita manter o controle e visualizar relatórios e informações históricas. Embora o software de processamento de folha de pagamento seja menos suscetível a erros do que os sistemas manuais, ainda há potencial para falhas e falhas. Pode ser útil poder revisar as informações e fazer correções manualmente às vezes.
benefícios do Software De Processamento De Folha de pagamento
investir em software de folha de pagamento pode economizar dólares trabalhistas, eliminar erros e evitar problemas de Conformidade. Os processos podem ser concluídos em uma fração do tempo, o que libera os funcionários para atividades mais propícias à geração de receita. O software de folha de pagamento também torna mais fácil para uma empresa se adaptar e assumir mais funcionários à medida que cresce.A mudança da terceirização de terceiros para o software de folha de pagamento também economiza dinheiro, elimina o potencial de falhas de comunicação em relação à folha de pagamento e minimiza o número de fornecedores envolvidos. Se uma solução de folha de pagamento fizer parte de um sistema abrangente de software de RH, os processos serão simplificados e pode ser mais fácil cruzar informações para fins de tomada de decisão.
melhora a conformidade
calcular impostos da empresa e arquivar relatórios pode ser confuso, e perder prazos para este trabalho pode angariar pesadas multas e penalidades. Os programas de software de folha de pagamento fornecem informações e lembretes sobre as necessidades de Conformidade. O software é atualizado regularmente, para que as empresas sempre tenham as informações mais atuais sobre mudanças nas leis fiscais e outros regulamentos. Alguns softwares podem ser configurados para gerar relatórios e taxas de arquivo automaticamente, portanto, gerentes e empregadores simplesmente precisam enviar uma aprovação antes de finalizar.
calcula deduções e Renda Líquida
depois que a renda bruta de um funcionário foi determinada, o software de folha de pagamento calcula automaticamente deduções como impostos, seguros e economias de aposentadoria. Os valores de dedução são subtraídos automaticamente e um cheque é sacado ou depositado diretamente em uma conta bancária especificada. Algumas soluções de software de folha de pagamento também podem ser configuradas para adicionar automaticamente o reembolso de milhagem, despesas de viagem e outras despesas dos funcionários.
prepara formulários fiscais
o software de folha de pagamento alivia parte do estresse no momento do imposto, gerando automaticamente todos os formulários fiscais necessários para funcionários, contratados e empresas. Formulários fiscais comuns que podem ser gerados e impressos ou enviados com o apertar de um botão incluem W2s, W3s, 1099-MISCs e 1099s.
calcular e arquivar impostos é complicado na melhor das vezes. Quando você faz negócios e tem funcionários em vários Estados, todos com diferentes taxas de imposto, pode rapidamente se transformar em um pesadelo de RH. Usar um HRIS pode ajudar seu departamento de RH a ficar por dentro das diferenças e mudanças nas taxas de imposto, que podem variar de acordo com o código postal ou o estado.
mantém registros sem esforço
manter registros com um sistema manual pode ser difícil e requer muito espaço para arquivos e papelada. Manter registros com software de folha de pagamento é fácil e armazena arquivos eletronicamente. Arquivos antigos também podem ser acessados ou excluídos com o apertar de um botão, portanto, manter-se organizado é simples.
permite o autoatendimento do funcionário
embora geralmente não seja necessário para empresas menores, as opções de autoatendimento do funcionário podem facilitar a vida dos gerentes de Recursos Humanos em empresas maiores. O autoatendimento dá aos funcionários acesso a informações pessoais sobre Histórico de pagamentos, deduções, horas trabalhadas, benefícios e solicitações de folga. Eles podem solicitar automaticamente alterações e revisar informações em vez de ter que entrar em contato com o departamento de Recursos Humanos.
baseado na nuvem
software baseado em nuvem de todos os tipos está se tornando cada vez mais comum, e software de folha de pagamento não é exceção. Os empregadores estão vendo benefícios de poder acessar informações de locais remotos e pagar mensalmente por “software como serviço” de acordo com suas necessidades, em vez de chegar a uma grande quantia para uma solução interna completa.
atualizações de software na nuvem automaticamente quando as leis fiscais e de Conformidade mudam, enquanto o software local precisará ser atualizado manualmente. Isso economiza tempo em pesquisas e atualizações técnicas e garante que gerentes e empregadores tenham acesso às informações necessárias.
elimina erros de folha de pagamento
lidar com a folha de pagamento é outra função importante de um departamento de RH — e é um trabalho ingrato. Ninguém percebe a folha de pagamento, a menos que algo esteja errado, e então é estressante e demorado resolver quaisquer erros que surjam. Mesmo sem erros, a folha de pagamento interna pode ocupar muito tempo e esforços do RH. Usar um HRIS pode liberar tempo e aliviar o estresse automatizando o processo.
alerta a equipe de discrepâncias
um HRIS alertará a equipe de RH se houver alguma discrepância. Se alguém inserir um valor em dólar incorreto ou número de horas ou se algo for diferente dos contracheques anteriores, o sistema poderá enviar um alerta. Desta forma, quaisquer erros podem ser capturados e corrigidos imediatamente.
garante pagamentos oportunos
alertas HRIS não são apenas para erros e discrepâncias. Pagar seus funcionários a tempo é essencial para o seu negócio. Um HRIS pode enviar lembretes quando é hora de fazer a folha de pagamento. Ele também pode agilizar e automatizar o processo de Depósito direto, tornando a folha de pagamento oportuna ainda mais fácil.
Evita erros de classificação
em organizações com muitos funcionários, é fácil que ocorram erros de classificação. Os contratados podem ser inseridos no sistema como funcionários e vice-versa. Os funcionários podem ser contratados e inseridos no sistema, mas não aparecem no primeiro dia. Esses funcionários fantasmas, se não forem pegos, poderiam sacar um salário sem nunca trabalhar um dia. O uso de um HRIS pode ajudar a detectar e eliminar erros e classificações incorretas, como esses.